UDC: 675.6: PREGLEDNI RAD OBUKA OPERACIONIH MENADŽERA KROZ POSLOVNU IGRU TOPSIM GENERAL MANAGEMENT II TRAINING OPERATIONAL MANAGERS THROUGH B

Транскрипт

1 UDC: 675.6: PREGLEDNI RAD OBUKA OPERACIONIH MENADŽERA KROZ POSLOVNU IGRU TOPSIM GENERAL MANAGEMENT II TRAINING OPERATIONAL MANAGERS THROUGH BUSINESS GAME TOPSIM GENERAL MANAGEMET II Mr Branko Matić Visoka poslovna škola strukovnih studija Valjevo REZIME U ovom radu je opisana primena poslovne igre TOPSIM za obuku operacionih menadžera. Dati su mehanizmi igre i detaljno opisani svi elementi operacionog menadžmenta koji su u njoj prisutni. Za svaki element opisan je način delovanja u poslovnoj igri. U tabelama su prikazani parametri pojedinih elemenata. Dat je i izgled prozora za unos podataka. Objašnjena je uloga operacionog menadžera u TOPSIM-u. Ključne reči: TOPSIM, poslovna igra, obuka, operacioni menadžment. ABSTRACT This paper presents the application of thr business game TOPSIM that is aimed at the training of operational managers. The game mechanisms are given and all present elements of operational management are described in detal. There is also description of the each element action in the business game. In the charts are given the parameters of each single element. There is the form of the windows for data input. The role of operational manager in the TOPSIM is explained. Key words: TOPSIM, business game, education, operational management. 1. UVOD Sticanje iskustva kod operacionih menadžera je dug proces i uslovljen je njihovim radom u proizvodnim sistemima. To za studente operacionog menadžmenta predstavlja veliki problem. Sa druge strane, zaposleni operacioni menadžeri nemaju vremena da povremeno osveže svoja znanja. Zbog toga, i za jedne i za druge, simulacija realnih stanja iz pomoć kompjutera je odličan način da se isprobaju u praktičnom radu i treningom poboljšaju postojeće znanje. Šire o korišćenju simulacije u OM može se pročitati u literaturi [1]. Kao jedna od mogućnosti za obrazovanje studenta operacionog menadžmenta i poslovnih studija i trening menadžera iz prakse od godine koristi se poslovna igra TOPSIM General Management II, proizvod kompanija Tertia Edusoft GmbH, sada Tata Interactive Systems GmbH, iz Nemačke.[2] TOPSIM je strategijska menadžment simulacija koja uspostavlja vezu između teorije menadžmenta i poslovne prakse. Obuhvata sve oblasti poslovanja, a u značajnoj meri sadrži razne elemente operacionog menadžmenta, pa predstavlja odlično sredstvo za sticanje iskustva studenata i trening aktivnih operacionih menadžera. Slogan ove igre je Učenje poslova radom na poslovima (Learning business by duing business), koji najbolje govori da je cilj igre da se uz njenu pomoć simulira poslovanje jednog preduzeća u kome će učesnici raditi i tako učiti. Osnovu igre čini složeni model poslovanja jednog proizvodnog preduzeća kojim upravljaju učesnici igre. Oni su u ulozi članova tima top menadžmenta i vode preduzeće tokom 5 godina tako što donose odluke o mnogim elementima poslovanja za svaku godinu (period). TOPSIM zatim, po ugrađenim modelima, vrši obračun poslovnih rezultata za tu godinu, na osnivu donetih odluka, a uzimajući u obzir prethodne (polazne) podatke. Da bi donosili pravilne odluke učesnici igre moraju imati široko predznanje iz oblasti: prodaje, IR-a, finansija i računovodstva, nabavke, proizvodnje, i ljudskih resursa. TOPSIM verzija 10,0 pored ostalih poslovnih funkcija omogućava sticanje iskustva i iz operacionog menadžmenta. Razni elementi OM su prisutni u većini poslovnih funkcija: skladištenje materijala u okviru nabavke, skladištenje gotovih proizvoda u okviru prodaje a najviše aktivnosti nalazi se u funkciji Proizvodnja (Production). Iako je broj odluka o proizvodnji koje učesnici donose naizgled mali, njihov uticaj na poslovanje je presudan. Zbog toga, da bi preduzeće ostvarilo dobit, što je osnovni zadatak učesnika u igri, oni moraju u velikoj meri imati znanja iz operacionog menadžmenta, a igrom stiču iskustvo u njihovoj primeni u praksi. TEHNIČKA DIJAGNOSTIKA (BROJ ) 33

2 Igra se može sprovesti za najmanje 5 a najviše osam perioda. Za postizanje učinka obuke sasvom je dovoljno 5 perioda, koji se mogu simulirati u 3 dana po tipičnom rasporedu, koji preporučuje proizvodjač, a koji je proveren u praksi. 2. MEHANIZMI TOPSIMA-a Posle startovanja igre pred učesnicima je početni ekran igre koji je prikazan na slici 1. To je u stvari meni programa, a svaki pravougaonik krije obilje podataka o svakom od prikazanih činilaca poslovanja. Osnovni mehanizmi delovanja pojedinih poslovnih činilaca i njihovih parametara u poslovnoj igri TOP- SIM II su poznati i dati su u priručnicima igre i Help meniju. Ipak, iako je šema međusobnog delovanja u simulaciji poznata i prikazana je na slici 2, obračun rezultata je stvar programa i nije dostupan ni učesnicima igre ni instruktoru. Time se postiže efekat neizvesnosti i učesnici uče delovanju faktora rizika. Odluke se donose kao odgovor na scenario koji je zadat za svaki period igre. Donete odluke mogu se proveriti kroz tri planska modula (elementi operacionog menadžmenta su u Planskom modulu 1), ali će to izazvati povećanje troškova, jer se njihovo korišćenje u programu kalkuliše kao spoljne konsultanske usluge. Zbog toga planske module treba obazrivo koristiti, a za proveru ispravnosti odluka treba koristiti podatke iz opsežne analize koja je na raspolaganju učesnicima posle završetka prethodnog perioda. Najbolje se uči upravo tako, jer se direktno vidi kako je svaka doneta odluka uticala na poslovne rezultate. Slika 1. Izgled početnog ekrana TOPSIM-a sa menijima programa 3. ELEMENTI OPERACIONOG MENADŽMENTA U TOPSIM-u 34 Virtuelna proizvodna kompanija (akcionarsko društvo) Copyfix izrađuje jedan proizvod, crno beli kopir aparat Proizvod 1. U sledećim godinama moguće je kao rezultat istraživanja i razvoja u proizvodnju uvesti novi, poboljšani crno beli kopir aparat Proizvod 2, a još kasnije i kolor kopir aparat Proizvod 3. Operacioni menadžer učestvuje u donošenju odluke kada će biti uvedeni novi proizvodi i svojim odlukama priprema uslove za to. Uticaj Proizvoda 1 na tehnologiju i zaštitu životne sredine se ispituje od strane nezavisnog potrošačkog magazina i u početnom periodu njegovi Tehnološki i Ekološki indeksi su 100,00. Sa njihovim povećanjem povećava se prihvatljivost proizvoda na tržištu, a samim tim i tražnja. Zbog toga je potrebno stalno ulagati novac za povećanje ova dva indeksa. U TOPSIM-u se to ostvaruje u okviru funkcije IR-a. Za svaki Proizvod je moguće sprovesti Analizu vrednosti, za koju je potrebno izdvojiti željenu količinu novca. Ulaganje u analizu vrednosti utiče na Indeks analize vrednosti koji je u početnom periodu 100,00, a sa ulaganjima se povećava. Povećani indeks analize vrednosti omogućava trošenje manje od jednog kompleta materijala za izradu jednog proizvoda. Odluka operacionog menadžera o dubini analize vrednosti može značajno da pojeftini materijal za izradu. TEHNIČKA DIJAGNOSTIKA (BROJ )

3 Slika 2. Povezanost delovanja činilaca u poslovnoj igri TOPSIM II U proizvodnji postoje zalihe (skladištenje) materijala potrebnih za izradu gotovih proizvoda, čije držanje ima za posledicu troškove od 50 po jedinici materijala. Zbog toga je vrlo važno da se dobro odredi obim proizvodnje i količina potrebnog materijala što je zadatak operacionog menadžera. Materijal za izradu jednog komada proizvoda se definiše kao komplet i može se normalnim putem nabaviti po ceni od 650 za količinu od 1 do Nabavna cena zavisi od naručene količine i opada sa povećanjem narudžbine, pa za nabavku od 30 do 50 hiljada iznosi 550. Za još veće količine cena dalje opada. Količina potrebnog materijala zavisi od stanja na zalihama i donete odluke o broju proizvoda kaji će biti izrađeni. Međutima ako se ne prodaju svi proizvedeni proizvodi zalihe se povećavaju, što vrlo negativno utiče na rezultat poslovanja. Materijal za izradu mora u potrebnoj količini biti na zalihama materijala. Ukoliko se želi izrada veće količine proizvoda nego što su zalihe materijala TOPSIM hitnim nabavkama obezbeđuje nedostajuću količinu materijala ali je on tada za 20% skuplji. Pored kompleta koristi se i određena količina pomoćnih pogonskih materijala koji se troše za izradu jednog komada proizvoda, a kao celina imaju cenu koštanja 50 sa kojom utiču na troškove proizvodnje. Oni se automatski nabavljaju i uvek su raspoloživi u potrebnoj količini. Proizvodna oprema Copyfix-a su 4 proizvodne linije čije karakteristike su date u tabeli 1. Kao što se vidi iz tabele 1 proizvodnu opremu preduzeća Copyfix čine četiri proizvodne linije tipa A, ali različite starosti, zbog čega im se razlikuje normalni kapacitet (kolona 2 tabele 1) i indeksi uticaja na okruženje. Podrazumeva se da je jedna jedinica kapaciteta dovoljna za izradu jednog proizvoda ali raspoloživi kapacitet je manji od normalnog. Operacioni menadžer svojim odlukama utiče na njegovu veličinu, a on je promenljiv i zavisi od sledećih pet faktora: 1) Investiranja u novu opremu, 2) Rashodovanja postojećih linija, 3) Održavanja, 4) Racionalizacije i 5) Prekovremenog rada proizvodnih linija. Tabela 1. Karakteristike proizvodne opreme Copyfix-a Production Normal Procurement value term (meur/ book val. fixed costs Acquisit. Remain. Deprec. Net- Other Environm. line capacity index Tip No. (Units) period (meur) (Periods) period) (meur) (meur) A A A A Ukupno TEHNIČKA DIJAGNOSTIKA (BROJ ) 35

4 Type of line Purchase price (meur) Tabela 2. Nabavne cene i karakteristike nove opreme Term (Periods) Normal capacity (Units/ period) Other fixed costs (meur/ period) Environm. index Rem. revenue (% of the net book value) Rationalisation factor A B C ) Investiranje u novu opremu, se vrši nabavkom novih proizvodnih linija A, B ili C, čije karakteristike su date u Tabeli 2. Ova tri tipa proizvodnih linija se razlikuju po ceni, kapacitetu, fiksnim troškovima i indeksu okruženja. Sve su vrlo skupe i za nabavku se mora uzeti kredit od banke, a prilikom odlučivanja o nabavci nove ili zadržavanje stare opreme treba uzeti u obzir niz mogućih posledica. 2) Rashodovanja postojećih linija, je način da se smanje troškovi, ali ga treba vršiti samo kada se nabavlja nova oprema. Program dozvoljava da se oprema koristi i kad je linija knjigovodstveno otpisana, ali to zahteva povećano ulaganje u održavanje. Ako se pak donese odluka o prodaji otpisane linije, time će se ostvariti prihod od: 20% nabavne vrednosti za tip A, 25% za tip B i 30% za tip C. 36 Tabela 3. Ulaganja u održavanje i uticaj na kapacitet Maintenance costs per period and production line in meur Type A Type B Type C Degree of availability in % of the normal capacity ) Održavanjem se utiče na kapacitet proizvodnih linija i ako je ono nedovoljno on će se smanjivati. Održavanje se ostvaruje ulaganjem novca za te namene, pri čemu je minimalan iznos 0,1 m i ako igrači ništa ne ulože program će sam uložiti toliko. Raspoloživi kapacitet se izračunava kao proizvod normalnog kapaciteta i faktora održavanja i da bi se raspoloživi kapacitet izjednačio sa normalnim (ugrađenim) potrebno je uložiti značajna sredstva u održavanje. 4) Racionalizacijom se takođe utiče na kapacitet proizvodnih linija i ona se ostvaruje ulaganjem određene količine novca u nju. 5) Prekovremenim radom proizvodnih linija može se ostvariti povećanje raspoloživog kapaciteta ali samo za 10%. Kada nema dovoljno kapaciteta za planirani obim proizvodnje program automatski aktivira ovu stavku, ali to izaziva povećanje fiksnih troškova za 2,5 m za godinu dana. Zalihe gotovih proizvoda takođe utiču na poslovanje preduzeća i konačan poslovni rezulat. U ovoj verziji programa nema elemenata Logističkog pristupa koji se razmatra u literaturi [5] ali postoje određeni aspekti upravljanja zalihama gotovih proizvoda o kojima se mora voditi računa. Najpre je važno da se zna da se gotovi proizvodi isporučuju kupcu sa zaliha na kraju godine (obračunskog perioda) i da se njihova količina izračunava kao zbir zaliha na kraju prethodnog perioda i proizvedene količine u tekućem periodu. Takođe je važno da se uzme u obzir da obim moguće prodaje (koji se postiže raznim marketinškim aktivnostima) mora da bude podržan odgovarajućom količinom gotovih proizvoda na zalihama. Ukoliko se obezbedi prodaja, a nema dovoljno proizvoda na zalihama, program će 80% nedostajućih prodatih proizvoda rasporediti konkurentskim preduzećima. To zahteva od učesnika igre da stalno uzimaju u obzir početne zalihe i moguću proizvodnju. Ako se pak ostvare veće zalihe nego što je moguća prodaja, to izaziva troškove min. 100 po komadu gotovog proizvoda (0,1 m za svakih započetih 1000 kom.), što je vrlo mnogo, pa vrlo ozbiljno treba pristupiti planiranju potrebne količine gotovih proizvoda. Pakovanje i transport gotovih proizvoda takođe utiču na poslovni rezultat jer za svaki prodat kopir aparat iznose 25. Na ovaj iznos igrači ne mogu da utiči ali ga treba imati u vidu jer on utiče na rezultate poslovanja. Iako je za elemente koji se odnose na radnu snagu zadužen menadžer za ljudske resurse, operacioni menadžer mora da ih zna i uzima u obzir jer je mogućnost korišćenja proizvodnih kapaciteta zavisna od postojanja potrebnog broja zaposlenih u proizvodnji. U programu je ta zavisnost ostvarena na više načina o čemu treba voditi računa. Prvi parametar je početna produktivnost jednog proizvodnog radnika koja iznosi 50 komada kopir aparata za period (godinu), a drugi je početni broj zaposlenih u proizvodnji koji iznosi TEHNIČKA DIJAGNOSTIKA (BROJ )

5 868. Prilikom donošenja odluka moraju se uzeti u obzir faktori i njihovo dejstvo na ova dva parametra: 1) prekovremeni rad zaposlenih (povećava kapacitet), 2) produktivnost (povećava ili smanjuje), 3) obuka (povećava), 4) iskustvo (povećava sa svakom godinom rada) i 5) odsustvo sa posla (smanjuje kapacitet). Sve odluke u vezi sa navedenim elementima unose se interaktivno u program u prozoru čiji je izgled dat na slici 3. Važno je da se podaci koji se unose pravilno formatiraju. Odluke o svim elementima OM-a moraju biti zasnovane na objektivnim procenama i proračunima budućih dešavanja na tržištu i poznavanju karakteristika svoje proizvodne opreme i zaposlenih i njihovih mogućnosti. Pored pojedinačnog uticaja mora se uzeti u obzir uzajamno dejstvo, naročito na troškove proizvodnje. Slika 3. Izgled prozora za unošenje podataka o parametrima 4. ULOGA OPERACIONOG MENADŽERA U TOPSIM-u Jedan od članova tima top menadžera je i Operacioni menadžer koji u timu mora da da odgovore na sledeća pitanja: Koliko proizvodne linije mogu da proizvedu? Koliko mora/treba da bude proizvedeno? Koliko postižu projekti lean managementa? Kolika treba da bude produktivnost? Šta utiče na troškove proizvodnje? Tek kada zna odgovore na ova pitanja operacioni menadžer može upravljati elementima navedenim u tački 3. i pravilnim izborom veličine faktora i parametara postići da prozvodni proces funkcioniše kako je potrebno i pozitivno utiče na poslovanje preduzeća. Pa i tada su moguće greške, jer je ukupno poslovanje preduzeća zavisno i od odluka donetih u drugim funkcijama, prvenstveno prodaji i finansijama. Zbog toga, operacioni menadžer, prilikom donošenja odluka, mora da se konsultuje sa menadžerima ovih funkcija. Kako se poslovanje kompanije Kopyfix odvija u uslovima konkurencije od min još 4 preduzeća, sve donete odluke zavise i od ponašanja konkurenata. Ono može dovesti do drugačijih rezultata poslovanja Kopyfix-a od očekivanih iako su naizgled odluke bile dobro donete. Naročito zbog toga što se odluke u proizvodnji nadovezuju na odluke u prodaji i nabavci o količinama i cenama. Zbog toga je vrlo važno da se sprovede detaljna analiza posledica donetih odluka posle svakog perioda i ako je moguće uoče greške i utvrde njihovi uzroci. Za to treba koristiti razne izveštaje i analize koje TOPSIM nudi posle svakog obračunskog perioda. Izveštaj broj 2: PRODUCTION PLANTS EN- VIRONMENTAL TECHNOLOGY, čiji je deo prikazan na slici 4, daje detaljne podatke o donetim odlukama operacionog menadžera i njihovim posledicama. Pored brojnih podataka, program na dnu tabelarnog brojčanog dela izveštaja daje i kratak tekstualni komentar rezultata. Moguće je da se svi podaci iz izveštaja prikažu grafički korišćenjem velikog broja grafičkih prikaza. Svi izveštaju mogu da se odštampaju i da se potom analiziraju nezavisno od računara. Sve ranije rečeno ponavlja se min 5 puta (5 obračunskih perioda godina) što pruža priliku da se greške popravljaju ali sa svakim novim periodom i posložnjava poslovanje i otežava donošenje odluka. Pri tome značajnu pomoć može doneti mogućnost programa da se posle svakog perioda pogledaju rezultati (i donete odluke) konkurentskih preduzeća. TEHNIČKA DIJAGNOSTIKA (BROJ ) 37

6 Slika 4. Izgled jednog dela izveštaja 5. ZAKLJUČAK Program za simulaciju poslovanja (poslovnu igru) TOPSIM II na vrlo savremen i interesantan način omogućava studentima i menadžerima da svoja znanja upotrebe i isprobaju u praksi. Iako se radi o simulaciji, zbog kvaliteta programa stiče se utisak kao se radi u pravom preduzeću. Time se stiče praktično iskustvo još za vreme školovanja i navikava na poslovanje u uslovima promena na tržištu koje se dešavaju svake godine, a aktivni menadžeri se uvežbavaju za nove situacije. Deo programa koji je opisan je vrlo podesan alat za sticanje iskustva operacionih menadžera jer LITERATURA [1] Hejzer, Dž., Render, B., Operacioni menadžment, Ekonomski fakultet, Beograd, [2] (pristupljeno sep. 2011) [3] Knežević, B., Višnjić, Č., Priručnik sa instrukcijama za učesnike poslovne igre TOPSIM General 38 kroz niz faktora i parametara iz proizvodnje i njihov međusobni odnos stvara osećaj kao da se radi o pravoj proizvodnji i omogućava učesnicima igre da steknu iskustvo u vezi sa odlukama koje će donositi u realnim situacijama. Posebno je važno to što se igra odvija kroz više godina tako da je analizom izveštaja omogućeno učenje na greškama. Time je takođe pružena prilika da se u narednim godima greške otklone što će ako se u tome uspe biti vrlo korisno iskustvo. Ovaj program omogućava sticanje iskustva i u vezi zajedničkog rada operacionog i drugih menadžera što je takođe vrlo važno u praksi. Management II, Beogradska poslovna škola, Beograd, [4] TOPSIM General Management II Participant s Manual, UNICON Management Game, 10,0 edition, Mearsburg [5] Васиљевић, Д., Јовановић, Б., Менаџмент логистике и ланаца снабдевања, ФОН, Београд, TEHNIČKA DIJAGNOSTIKA (BROJ )