ГЛAВНА СЛУЖБА ЗА РЕВИЗИЈУ ЈАВНОГ СЕКТОРА РЕПУБЛИКЕ СРПСКЕ Бања Лука, Вука Караџића 4 Република Српска, БиХ Тел: +387(0)51/ Факс:+387(0)51

Транскрипт

1 ГЛAВНА СЛУЖБА ЗА РЕВИЗИЈУ ЈАВНОГ СЕКТОРА РЕПУБЛИКЕ СРПСКЕ Бања Лука, Вука Караџића 4 Република Српска, БиХ Тел: +387(0)51/ Факс:+387(0)51/ revizija@gsr-rs.org Извјештај о ревизији финансијских извјештаја Генералног секретаријата Владе Републике Српске за период године Број: РВ Бања Лука, године

2

3 САДРЖАЈ I ИЗВЈЕШТАЈ ГЛАВНОГ РЕВИЗОРА... 1 II РЕЗИМЕ ДАТИХ ПРЕПОРУКА... 5 III КРИТЕРИЈУМИ ЗА РЕВИЗИЈУ УСКЛАЂЕНОСТИ... 6 IV ИЗВЈЕШТАЈ О СПРОВЕДЕНОЈ РЕВИЗИЈИ (НАЛАЗИ) Увод Спровођење препорука из претходног извјештаја Закључак о функционисању система интерних контрола Набавке Припрема и доношење буџета Финансијски извјештаји Извјештај о извршењу буџета Приходи и примици Расходи и издаци Имовина, обавезе и извори Имовина Обавезе Извори и промјене на нето имовини Ванбилансна евиденција Потенцијална имовина и потенцијалне обавезе Напомене/образложења уз финансијске извјештаје... 25

4

5 I ИЗВЈЕШТАЈ ГЛАВНОГ РЕВИЗОРА Предмет МИШЉЕЊЕ О ФИНАНСИЈСКИМ ИЗВЈЕШТАЈИМА Извршили смо ревизију финансијских извјештаја Генералног секретаријата Владе Републике Српске који обухватају преглед прихода, примитака, расхода и издатака; преглед имовине, обавеза и извора; извјештај о броју и структури запослених са стањем на дан 31. децембар године и за годину која се завршава на тај дан. Ревизијом смо обухватили преглед значајних трансакција, објашњавајућих напомена и примјену рачуноводствених политика у ревидираном периоду. Одговорност руководства за финансијске извјештаје Генерални секретар је одговоран за припрему и фер презентацију ових финансијских извјештаја у складу са Међународним рачуноводственим стандардима за јавни сектор и Међународним стандардима финансијског извјештавања. Ова одговорност обухвата: осмишљавање, примјену и одржавање интерних контрола које су релевантне за припрему и фер презентацију финансијских извјештаја који не садрже материјално значајне погрешне исказе настале усљед преваре и грешке; одговарајућа објелодањивања релевантних информација у Напоменама уз финансијске извјештаје; одабир и примјену одговарајућих рачуноводствених политика и рачуноводствених процјена које су примјерене датим околностима. Одговорност ревизора Наша је одговорност да изразимо мишљење о финансијским извјештајима на основу проведене ревизије. Ревизију смо извршили у складу са Законом о ревизији јавног сектора Републике Српске и релевантним ISSAI стандардима ревизије Овим стандардима се налаже да поступамо у складу са етичким захтјевима и да ревизију планирамо и извршимо на начин који омогућава да се, у разумној мјери, увјеримо да финансијски извјештаји не садрже материјално погрешне исказе. Ревизија укључује спровођење поступака у циљу прибављања ревизијских доказа о износима и објелодањивањима датим у финансијским извјештајима. Избор поступака је заснован на ревизијском просуђивању, укључујући процјену ризика материјално значајних погрешних исказа у финансијским извјештајима, насталих усљед преваре и грешке. Приликом процјене ризика, ревизор разматра интерне контроле које су релевантне за припрему и фер презентацију финансијских извјештаја, у циљу осмишљавања ревизијских поступака који су одговарајући у датим околностима, али не у циљу изражавања одвојеног мишљења о ефективности интерних контрола. Ревизија такође укључује оцјену примијењених рачуноводствених политика и значајних процјена извршених од стране руководства, као и оцјену опште презентације финансијских извјештаја. Сматрамо да су прибављени ревизијски докази, с обзиром на прописани оквир финансијског извјештавања довољни и одговарајући и да обезбјеђују основу за наше ревизијско мишљење о финансијском стању имовине, обавеза и извора и извршењу буџета. Због чињенице да се у предметним финансијским извјештајима не презентује финансијски резултат, не изражавамо мишљење о финансијском резултату за годину. Извјештај о ревизији финансијских извјештаја Генералног секретаријата 1

6 Мишљење По нашем мишљењу, финансијски извјештаји Генералног секретаријата Владе Републике Српске, истинито и објективно приказују, у свим материјалним аспектима, финансијско стање имовине и обавеза на дан године и извршење буџета за годину која се завршава на тај дан, у складу са прописаним оквиром финансијског извјештавања. Скретање пажње Не изражавајући резерву на дато мишљење скрећемо пажњу на наведено под тачком извјештаја: Влада Републике Српске је донијела закључак којим је прихваћена Информација о изради Стратегије развоја Републике Српске и оцијењено је да је потребно: са Економским институтом а.д. Бања Лука закључити Анекс уговора у погледу временског периода за који се ради Стратегија развоја Републике Српске, на начин да се дефинише нови период година и овлашћена је предсједница Владе да потпише предметни Анекс. Такође, именована је радна група од 17 чланова (са представницима из различитих министарстава и Кабинета), која у сарадњи са Економским институтом а.д. Бања Лука учествује у поступку иновирања текста Стратегије развоја Републике Српске. Према писаној информацији од г. о активностима на провођењу Закључка Владе Републике Српске сва министарства су добила задатак да упуте примједбе и коментаре са конкретним приједлозима за измјенама и допунама понуђеног текста документа Стратегије према тематским поглављима, те да их у одређеном року доставе у циљу њихове инкорпорације у документ. Бања Лука, године Главни ревизор Др Душко Шњегота, с. р. 2 Извјештај о ревизији финансијских извјештаја Генералног секретаријата

7 Предмет МИШЉЕЊЕ О УСКЛАЂЕНОСТИ Уз ревизију финансијских извјештаја Генералног секретаријата Владе Републике Српске за годину, извршили смо ревизију усклађености активности, финансијских трансакција и информација исказаних у финансијским извјештајима са значајним законским и другим прописима. Одговорност руководства за усклађеност Поред одговорности за припрему и фер презентацију финансијских извјештаја генерални секретар је такође одговоран да осигура да су активности, финансијске трансакције и информације исказане у финансијским извјештајима у складу са прописима којима су регулисане. Одговорност ревизора Ревизију усклађености смо извршили у складу са Законом о ревизији јавног сектора Републике Српске и ISSAI 4200 Смјерница за провођење ревизије усклађености уз ревизију финансијских извјештаја. Поред одговорности да изразимо мишљење о финансијским извјештајима, наша одговорност подразумијева и изражавање мишљења о томе да ли су активности, финансијске трансакције и информације исказане у финансијским извјештајима, у свим материјалним аспектима, у складу са прописима којима су регулисане. Одговорност ревизора укључује обављање процедура како би прибавили ревизијске доказе о томе да ли је пословање Генералног секретаријата Владе Републике Српске, обухваћено према дефинисаним критеријумима, усклађено са законским и другим прописима. Процедуре подразумијевају процјену ризика од значајних неусклађености са законима и прописима који регулишу пословање Генералног секретаријата Владе Републике Српске. Вјерујемо да су прибављени ревизијски докази довољни и одговарајући и да обезбјеђују основу за наше мишљење о усклађености активности, финансијских трансакција и информација исказаних у финансијским извјештајима са прописима којима су регулисане. Основа за изражавање мишљења са резервом Као што смо навели под тачком 4 извјештаја: Уговори за услуге одржавања и сервисирања превозних средстава и за услуге одржавања канцеларијске опреме су закључени на основу цијене норма-часа, према понуди која садржи само цијену услуге. За услуге одржавања канцеларијске опреме, добављач није фактурисао цијену услуга по норма-часу, као што је уговорено, већ само цијену резервних дијелова. Пошто су у испостављеним рачунима вриједносно преовлађујуће ставке резервни дијелови, а за услуге сервисирања кроз процедуру набавки нису дефинисани описи задатака и нормирани часови рада сервисних послова, тендерска документација за набавке услуга текућег одржавања возила и канцеларијске опреме није припремљена у складу са чланом 53 став (3) тачка д) Закона о јавним набавкама. Као што смо навели под тачком извјештаја: Одобравање и исплата средстава за грантове у земљи у износу од КМ извршени су без утврђених критеријума и без поднесених одговарајућих програма, односно пројекта за додјелу средстава гранта, што није у складу са чланом 14. став (3) Закона о извршењу буџета Републике Српске за годину. Извјештај о ревизији финансијских извјештаја Генералног секретаријата 3

8 Мишљење са резервом По нашем мишљењу, осим за наведено у пасусу Основа за изражавање мишљења са резервом активности, финансијске трансакције и информације исказане у финансијским извјештајима Генералног секретаријата Владе Републике Српске за годину су, у свим материјалним аспектима, у складу са прописима којима су регулисане. Скретање пажње Не изражавајући резерву на дато мишљење скрећемо пажњу на наведено под тачком извјештаја: Од укупно исказаних краткорочних обавеза (сем краткорочних финансијских обавеза) на дан године у износу од КМ закључно са године Генерални секретаријат Владе Републике Српске није измирио обавезе у износу од КМ. Према одредбама чланова 39. и 40. Закона о буџетском систему Републике Српске износ неизмирених обавеза до године није могао бити одобрен као извршење буџета за годину. Бања Лука, године Главни ревизор Др Душко Шњегота, с.р. 4 Извјештај о ревизији финансијских извјештаја Генералног секретаријата

9 II РЕЗИМЕ ДАТИХ ПРЕПОРУКА Препоруке везане за финансијске извјештаје Препоручујемо генералном секретару: 1) да обезбиједи да стручна лица из Сектора за ИТ доставе одговарајуће пратеће документе уз фактуре добављача и разграниче различите групе средстава и поједина средства, на основу којих се могу извршти исправна аналитичка и синтетичка књижења у евиденцијама сталних средстава (у складу са захтјевима пар. 45 МРС ЈС 1 Презентација финансијских извјештаја и пар. 21, 52, МРС ЈС 17 Некретнине, постројења и опрема); 2) да се изврши пренос књиговодствене вриједности са Генералног секетаријата и да се укупна улагања по пројекту Унапређење сарадње Републике Србије и Републике Српске у складу са споразумом о успостављању специјалних паралелних односа са посебним освртом на комплементарност њихових привреда и прекограничну сарадњу обједине код ресорно надлежног министарства. Препоруке везане за усклађеност пословања Препоручујемо генералном секретару: 1) да обезбијeди да се на веб страници Генералног секретаријата Владе Републике Српске врши објављивање: плана набавки према чл. 17. став (2) Закона о јавним набавкама, одлуке о избору најповољнијег понуђача сходно чл. 70. став (6) и основних елемената уговора са измјенама до којих дође у току реализације уговора како је прописано чл. 75. став (2), уз поштовање обавезе објављивања обавјештења о набавци у складу са чл. 35 истог закона; 2) да обезбиједи да се припрема тендерске документације за набавку услуга текућег одржавања возила и опреме врши у складу са чланом 53. став (3) тачка д) Закона о јавним набавкама; 3) да донесе Правилник о располагању средствима репрезентације и утврди интерне контролне поступке који ће онемогућити неовлаштено и/или нерационално трошење средстава предвиђених за репрезентацију и да се обезбиједе суштинске периодичне контроле трошења средстава за репрезентацију; 4) да са Угоститељским сервисом Владе унапријед дефинише начин утврђивања и основне елементе цијена услуге како би се избјегло накнадно паушално искњижавање стварно насталих трошкова репрезентације; 5) да у циљу ефикаснијег коришћења буџетских средстава намијењених за службена путовања обезбиједи адекватна рјешења, одлуке и извјештавања о сврси, релацији и времену проведеног службеног путовања; 6) да се утврде одговарајући критеријуми, као и захтјеви за подношење одговарајућих програма, односно пројеката, приликом одобравања средстава за грантове (помоћи) како је то дефинисано чланом 14. став (3) Закона о извршењу буџета Републике Српске за г. Извјештај о ревизији финансијских извјештаја Генералног секретаријата 5

10 III КРИТЕРИЈУМИ ЗА РЕВИЗИЈУ УСКЛАЂЕНОСТИ Прописи који су коришћени као критеријуми у ревизији усклађености су сљедећи: - Закон о буџетском систему Републике Српске; - Закон о извршењу буџета Републике Српске за годину; - Одлука о усвајању буџета за г. и Одлука о усвајању ребаланса буџета за г; - Закон о платама запослених у органима управе Републике Српске; - Закон о доприносима; - Закон о посебном доприносу за солидарност; - Закон о порезу на доходак; - Закон о државним службеницима; - Закон о јавним набавкама; - Уредба о накнадама за службена путовања у земљи и иностранству за запослене у јавном сектору Републике Српске; - Методологија управљања грантовима за програме и пројекте који се финансирају или суфинансирају средствима буџета Републике Српске; - Правилник о интерним контролним поступцима у Генералном секретаријату Владе Републике Српске; - Правилник о коришћењу средстава који се признају као трошкови репрезентације у Генералном секретаријату Владе. 6 Извјештај о ревизији финансијских извјештаја Генералног секретаријата

11 IV ИЗВЈЕШТАЈ О СПРОВЕДЕНОЈ РЕВИЗИЈИ (НАЛАЗИ) 1. Увод Влада Републике Српске (у даљем тексту: Влада) као орган извршне власти је организована у складу са Уставом и Законом о Влади Републике Српске ( Службени гласник Републике Српске, бр. 118/08). У вршењу власти Влада спроводи политику, извршава законе и друге прописе Народне скупштине и одговорна је за стање у Републици у свим областима из своје надлежности. Стручне и друге послове за потребе Владе, а на основу Закона о Влади, врши Генерални секретаријат Владе (у даљем тексту: Генерални секретаријат). Дјелокруг и организација Генералног секретаријата уређује се законом, Пословником Владе, а организација Правилником о унутрашњој организацији и систематизацији радних мјеста. Радом Генералног секретаријата руководи и одговоран је за његов рад генерални секретар Владе (у даљем тексту генерални секретар), којег именује Влада. У Генералном секретаријату обављају се послови којима треба да се обезбиједи правовремено и дјелотворно планирање, спровођење, надгледање и представљање политике Владе и функционисање Кабинета предсједника Владе. Према Правилнику о финансијском извјештавању за кориснике прихода буџета Републике, општина, градова и фондова (''Службени гласник Републике Српске, број: 16/11 и 126/11), финансијске извјештаје буџетских корисника чине табеларни прегледи који обухватају сљедеће: Преглед прихода, примитака, расхода и издатака; Преглед имовине, обавеза и извора; Преглед новчаних токова; Извјештај о броју и структури запослених, уз које су буџетски корисници дужни да доставе и писано образложење. Усвојени оквир финансијског извјештавања у Републици Српској подразумијева да се све трансакције, процјене и политике одмјеравају у односу на усаглашеност са МРС ЈС. Ревизијски налази и закључци о фер и истинитој презентацији финансијских извјештаја Генералног секретаријата се ослањају на прописани оквир финансијског извјештавања у Републици Српској. Због чињенице да се ревизија спроводи провјером на бази узорака и да у систему интерне контроле и рачуноводственом систему постоје инхерентна ограничења, постоји могућност да поједине материјално значајне грешке остану неоткривене. Препоруке дате у овом извјештају, у циљу њиховог наглашавања, болдоване су и писане италик словима. 2. Спровођење препорука из претходног извјештаја извршила је ревизију финансијских извјештаја Генералног секретаријата за г. и том приликом је дато осам препорука, од којих се пет односи на отклањање недостатака који су од утицаја на финансијске извјештаје, а три се односе на усклађеност са законском и другом регулативом. У ревидираној години проведене су три дате препоруке, које су се односиле на: одговарајућу економску и подекономску класификацију при евидентирању лож-уља за гријање резиденцијалног објекта Вила Мраковица, обрачун пореза и доприноса на накнаде запосленим приликом рођења дјетета и утврђивање коначног статуса улагања у пројекат Унапређење сарадње Републике Србије и Републике Српске у Извјештај о ревизији финансијских извјештаја Генералног секретаријата 7

12 складу са споразумом о успостављању специјалних паралелних односа са посебним освртом на комплементарност њихових привреда и прекограничну сарадњу и евидентирање умањења вриједности поменуте имовине (тачка ). Препорука која се односила на доношење правилника којим би се дефинисале методе обрачуна амортизације, амортизационе стопе и процијењени вијек трајања појединих категорија сталне имовине, у г. проширена је и дата као препорука у извјештају о ревизији Консолидованог годишњег финансијског изјештаја за кориснике буџета Републике. Према информацијама из Министарства финансија Ресор за рачуноводство и ревизију припрема измјене и допуне Правилника о рачуноводству, рачуноводственим политикама и рачуноводственим процјенама за буџетске кориснике у Републици Српској у којем је предвиђена и обавеза буџетских корисника на примјену номенклатуре средстава и стопа амортизације према законским и подзаконским прописима којима се уређује опорезивање добити у Републици Српској, уз додатно дефинисање могућих изузетака од прописаних стопа. Примјену јединствене номенклатуре средстава и амортизационих стопа Министарство финансија планира за годину. Провођење препоруке која се односила на признавање губитка од умањења вриједности улагања у Стратегију развоја Републике Српске за период године минимално у износу 20% годишње од набавне вриједности условљено је доношењем одговарајућих одлука Владе (тачка ). Генерални секретаријат не располаже потпуним информацијама које опредјељују коначан третман ове имовине, поменута стратегија још увијек није у примјени (није стављена у употребу), а према Закључку Владе од г. у току је њено иновирање и закључивање анекса уговора, чиме се мијења вијек трајања и употребна вриједност која је дефинисана пар. 44 МРС ЈС 21 уз избор најадекватнијег приступа одмјеравању према пар. 50а). Препоруку која се односила на признавање расхода за образовне и едукативне услуге (у склопу Јединственог регистра привредних субјеката), у износу од КМ у финансијским извјештајима за г. уз корекцију у г. Генерални секретаријат није провео сматрајући да се расходи односе на текући период према коначном периоду завршетка обуке, примјеном параграфа 12(б) МРС-ЈС 3 - Рачуноводствене политике, промјене рачуноводствених процјена и грешке. Према писаном појашњењу у вези са Записником о извршеној обуци корисника система, записник је састављен након што је Јединствени ИС за регистрацију привредних субјеката Републике Српске почео са функционисањем ( ) и када корисници више нису имали захтјеве за додатне обуке. Генерални секретаријат наведени износ није евидентирао у финансијским извјештајима у г. због реализације кроз Програм јавних инвестиција, у складу са Одлуком о измјени одлуке о одређивању приоритетних пројеката из Програма јавних инвестиција Републике Српске (од г.) за финансирање из буџета у са расподјелом средстава. Препорука везана за додјелу грантова и средстава помоћи према одредбама чл. 14 став (3) Закона о извршењу буџета Републике Српске није проведена. Нису успостављени критеријуми у складу са датом препоруком, није примијењена Методологија управљања грантовима за програме и пројекте који се финансирају или суфинансирају средствима буџета Републике Српске (од г), а није проведена ни препорука из извјештаја о ревизији за г. да се пројекти које је могуће предвидјети, адекватно финансијски процијенити и термински планирати упуте на финансирање преко ресорно надлежног министарства, на основу 8 Извјештај о ревизији финансијских извјештаја Генералног секретаријата

13 утврђених критеријума (конкурси, приоритети и сл.), а не преко Генералног секретаријата или из буџетске резерве. Препорука да се исплате накнада трошкова превоза ради посјете породици лицима која користе службени стан ускладе са одредбама чл. 2 став (3) Правилника о накнади трошкова превоза запослених у Генералном секретаријату Владе је дјелимично проведена. Наиме, у поменутом члану правилника је дефинисано да се лицима која користе службени стан као мјесто становања сматра адреса службеног стана. Накнада трошкова превоза ради посјете породици за вријеме седмичног одмора у г. плаћана је једном лицу (савјетник у Кабинету) у висини пуне цијене повратне карте у јавном међуградском саобраћају. 3. Закључак о функционисању система интерних контрола За обављање послова из дјелокруга Генералног секретаријата формиране су основне организационе јединице и то: сектори (Сектор за сједнице Владе, Сектор Биро за односе са јавношћу, Сектор за ИТ и Сектор за финансијске, опште и правне послове) и Кабинет предсједника Владе Републике Српске (у даљем тексту Кабинет), са укупно 48 радних мјеста за 73 извршиоца. Кабинетом предсједника Владе руководи шеф Кабинета који је за свој рад и рад Кабинета одговоран предсједнику Владе. Секторима руководе помоћници генералног секретара, а за свој рад и рад сектора одговорни су генералном секретару. Организација Генералног секретаријата уређена је Правилником о унутрашњој организацији и систематизацији радних мјеста у Генералном секретаријату Владе Републике Српске који је у току године мијењан три пута. Првом измјеном правилника повећан је број радних мјеста и укупан број извршилаца и мијењана је структура (ранг извршилаца) у Кабинету, Сектору за ИТ и Сектору за финансијске и опште послове. Током године заснован је радни однос (на одређено или неодређено вријеме) са 9 лица, а још два лица су именована од стране предсједника Владе. Пријем шест запослених извршен је након спроведеног јавног конкурса за пријем у радни однос, а један запослени је примљен путем конкурса који је провела Агенција за државну управу. За пријем два приправника није проведена конкурсна процедура. Ријеч је о запосленима који су прије стицања високе стручне спреме били распоређени на радна мјеста са средњом стручном спремом (доношењем Правилника о измјенама и допунама Правилника о унутрашњој организацији и систематизацији та радних мјеста су укинута), те су рјешењима радници прераспоређени на нова радна мјеста (приправника) према измијењеном правилнику. Другом измјеном Правилника о организацији и систематизацији мијењани су услови за радна мјеста у Кабинету (виши сарадник за планирање и мониторинг и виши сарадник за протокол). Услови за радно мјесто сарадника за протокол проширени су са претходно побројаних факултета друштвених наука и за: електротехнички, технички, природно-математички, пољопривредни и технолошки факултет или висока школа смјер за менаџмент у јавним услугама (180 ECTS бодова). Трећом измјеном Правилника о организацији и систематизацији поново су мијењани услови за радно мјесто виши сарадник за планирање и мониторинг, додавањем могућности за комуниколошки факултет. На дан г. у Генералном секретаријату је било запослено 68 извршилаца, од тога 47 на неодређено вријеме, 20 на одређено вријеме и 1 именовано лице (предсједница Владе). Од 20 запослених на одређено вријеме њих Извјештај о ревизији финансијских извјештаја Генералног секретаријата 9

14 12 је ангажовано у Кабинету, 2 су приправници и 6 намјештеници. Правилником о унутрашњој организацији и систематизацији радних мјеста предвиђено је и радно мјесто интерног ревизора, које није попуњено. Контролне активности дефинисане су Правилником о интерним контролним поступцима, којим су одређене интерне процедуре и контролни поступци битни за примјену закона и прописа из области буџетског и трезорског пословања. Правилником о репрезентативним поклонима предсједника Владе регулисане су процедуре и правила, репрезентативни поклони, службене странке, вриједност поклона, евиденција додијељених поклона коју води Одјељење за протокол, у оквиру Кабинета. С обзиром на структуру остварених расхода за репрезентацију (детаљније под тачком ), нису постављена јасна ограничења, нити су детаљније регулисана питања трошкова за репрезентацију у смислу овлаштења, начина и врсте трошења, те износа одобрених за одређене намјене (угоститељске услуге). Правилник о коришћењу средстава која се признају као трошкови репрезентације из године није адекватан, врста и количина угоститељских услуга из чл. 5 није дефинисана посебним актом, а нови правилник није донесен. Свакодневна конзумација хране и напитака од стране једног дијела запослених се не може сматрати трошковима репрезентације, него би према закону требало да се третирају као лична примања. Правилником о условима и начину коришћења службених возила прецизно су дефинисани поступци и процедуре везане за трошкове службених возила, техничко одржавање (редовно и ванредно) уз образложење стања у којем се возила налазе и одобрене нормативе потрошње горива. Прати се употреба возила, потрошња по возилу, а за неоправдана прекорачења врши се наплата од запослених. Правилником о коришћењу мобилних телефона прописан је начин коришћења мобилних телефона, постављени су одређени услови и ограничења. Обрачунски радник прати мјесечно износе рачуна за сваки појединачни телефонски број на основу чега се утврђују евентуална прекорачења и наплата од задуженог радника. Попис у Генералном секретаријату састоји се од активности на провођењу два одвојена пописа: попис сталних средстава у Административном центру Владе са ознаком Влада РС и сталних средства Генералног секретаријата. Стална средства са ознаком Влада РС се односе на средства изграђена и набављена у оквиру изградње Административног центра, а евидентирана су у Генералном секретаријату. Корисници су министарства и Генерални секретаријат, на основу уговора о коришћењу. Начин обављања пописа путем бар-код читача, прилози појединачним извјештајима о попису и везе са књиговодственом евиденцијом (помоћном књигом сталних средстава) по инвентурном броју обезбјеђује разумно увјеравање у тачност пописа. На основу свега наведеног закључујемо да је систем интерних контрола у Генералном секретаријату успостављен, да доприноси финансијском управљању и одлучивању нарочито у: обављању послова у складу са прописима, обезбјеђењу поузданог, потпуног и благовременог извјештавања и заштите имовине, али да су примјетне осцилације у начину рада и протоку информација у свим пословним процесима. С тим у вези, недостаци процеса планирања директно везани за поменути сегмент система интерних контрола огледају се у сљедећем: планирају се средства (ребалансом који је усвојен крајем буџетске године) за намјене за које неће бити утрошена (нпр. владине информативне кампање, друге уговорене услуге и сл), 10 Извјештај о ревизији финансијских извјештаја Генералног секретаријата

15 планирана средства значајно одступају у односу на коначно извршење (детаљније под тачком ), из године у годину се понављају додјеле различитих врста грантова које нису у складу са законским ограничењима. Недостаци процеса управљања људским ресурсима и запошљавања у Генералном секретаријату се огледају у прилагођавању постојећег Правилника о организацији и систематизацији, односно прилагођавањима потребних услова за поједина радна мјеста која нису праћена анализом расположивих људских ресурса и одржавања потребног нивоа стручности, затим у погрешној примјени утврђених платних коефицијената и других одступања у обрачуну личних примања (детаљније под тачком ). Процедуре набавки су успостављене на начин да задовоље кључне законске захтјеве, међутим ревизијом је утврђен већи број релативно ситних и нематеријалних грешака и пропуста који упућују на закључак да су и у овом сегменту информациони и комуникациони канали недовољно развијени (детаљно наведено у Писму руководству које је у прилогу овом извјештају). Трошење буџетских средстава за различите врсте расхода за робе и услуге лимитирано је оперативно расположивим буџетским средствима, тако да постојеће контролне активности и компетентност запослених омогућавају поштовање утврђених правила, изузев у појединим сегментима (претходно наведено за расходе по основу репрезентације као и под тачком ). Такође, присутни су фактори инхерентног ризика повезани са интерним правилима и праксама у Генералном секретаријату, са дјелимично нејасном подјелом одговорности за финансијске трансакције и процедуре уговарања. Генерални секретар је одговоран за документовање свих трансакција и послова унутар Генералног секретаријата и њихово потпуно, тачно и благовремено евидентирање, те тако и за провођење препорука ревизије. 4. Набавке Планом набавки за г. у Генералном секретаријату предвиђено је десет појединачних набавки за робе (укупна вриједност до КМ) и осам набавки услуга (укупне вриједности до КМ). План набавки (већих од вриједности утврђених у члану 14. став 1 Закона о јавним набавкама) није објављен на вебстраници, што није у складу са чланом 17. став (2) Закона о јавним набавкама ( Службени гласник Републике Српске, бр. 38/14). Генерални секретар је г. донио интерни Правилник о јавним набавкама роба, услуга и радова. Према интерно доступним подацима и објављеним обавјештењима о набавци у ревидираном периоду покренуто је 14 поступака набавки, од чега су 4 отворена поступка. Отворени поступци набавке су се односили на: набавку горива за возила, набавку услуга одржавања data-центра и инфраструктуре информационог система Владе, лиценцирање Microsoft софтвера и на набавку службених одијела и кравата. Све остале набавке су спроведене путем конкурентског захтјева за достављање понуда или директним споразумом. За сва четири проведена отворена поступка ревизија је утврдила да нису објављене одлуке о избору најповољнијег понуђача на веб-страници што није у складу са чл. 70 став (6) Закона о јавним набавкама. Обавјештења о додјели уговора су достављена Агенцији за јавне набавке, а сажетак обавјештења о додјели уговора се објављује у Службеном гласнику БиХ. Комисија за набавке није донијела Пословник о раду што није у складу са чланом 9. став (2) Правилника о успостављању и раду комисије за набавке. Према писаној информацији од године, Генерални секретаријат је за набавке у г. започео са праксом доношења појединачних пословника о раду комисије. Извјештај о ревизији финансијских извјештаја Генералног секретаријата 11

16 Ревизијом поступака по конкурентском захтјеву за набавке роба и услуга за г. утврђено је да су поступци јавних набавки компјутерског материјала за г. ( КМ) и набавке и монтаже ауто-гума за путничка моторна возила ( КМ) проведени прије доношења плана набавки за годину. Пошто претходним Законом о јавним набавкама није била прописана обавеза доношења плана набавки, тако ни стављање одређене набавке у план набавке није представљало предуслов за провођење поступка. Међутим, Правилником о интерним контролним поступцима у Генералном секретаријату у чл. 2 прописано је да за покретање поступка набавке морају бити кумулативно испуњени услови: донесен план набавки за буџетску годину са утврђеним предметом, врстом, процијењеном вриједношћу набавке и осигурана оперативна новчана средства за текућу буџетску годину, тако да у наведеним случајевима провођење поступака јавне набавке није било у складу са интерним актима. Уговори за услуге одржавања и сервисирања превозних средстава и за услуге одржавања канцеларијске опреме су закључени на основу цијене норма-часа, према понуди која садржи само цијену услуге. Увидом у тендерску документацију утврђено је да није захтијевано да се достави цјеновна спецификација за карактеристичне резервне дијелове по основу редовног одржавања, тако да уговори у том смислу не одступају од захтјева из тендерске документације и понуда. Међутим, за услуге одржавања канцеларијске опреме, добављач није фактурисао цијену услуга по норма-часу, као што је уговорено, већ само цијену резервних дијелова. Пошто су у испостављеним рачунима вриједносно преовлађујуће ставке резервни дијелови, а за услуге сервисирања кроз процедуру набавки нису дефинисани описи задатака и нормирани часови рада сервисних послова, тендерска документација за набавке услуга текућег одржавања возила и канцеларијске опреме није у потпуности припремљена у складу са чланом 53 став (3) тачка д) Закона о јавним набавкама. Ревизијом појединих врста расхода утврђено је да за набавке по директном споразуму на веб-страници Генералног секретаријата нису објављивани основни елементи уговора, што није у складу са чланом 75. став (2) Закона о јавним набавкама (набавка молерских услуга; набавка услуга сервисирања опреме за аудио видео streaming), да нису проведене процедуре набавке (за услуге одржавања једног аутомобила марке Лада КМ; за коричење и увезивање књига, елабората и других штампаних материјала КМ; за екстерне угоститељске услуге - најмање у износу од КМ), као и да је реализација уговора за набавку услуга сервисирања и одржавања возила већа за КМ у односу на уговорену вриједност. Препоручујемо Генералном секретару да обезбиједи да се: - припрема тендерске документације за набавку услуга текућег одржавања возила и опреме врши у складу са чланом 53 став (3) тачка д) Закона о јавним набавкама; - на веб страници Генералног секретаријата Владе Републике Српске врши објављивање: плана набавки према чл. 17. став (2) Закона о јавним набавкама, одлуке о избору најповољнијег понуђача сходно чл. 70. став (6) и основних елемената уговора са измјенама до којих дође у току реализације уговора како је прописано чл. 75. став (2), уз поштовање обавезе објављивања обавјештења о набавци у складу са чл. 35 истог закона. 12 Извјештај о ревизији финансијских извјештаја Генералног секретаријата

17 5. Припрема и доношење буџета Генерални секретаријат је у законском року подниo буџетски захтјев за г. у значајно већем износу од почетног буџетског ограничења које је износило КМ. Приликом достављања буџетског захтјева Генерални секретаријат је доставио и захтјев за додатним средствима у износу од КМ намијењених за покриће расхода Сектора за ИТ, као и издатака за нематеријалну произведену имовину (јединствен регистар штета КМ). Послије овог захтјева Генерални секретаријат је упутио Министарству финансија још један додатни захтјев за средствима у износу од КМ за текуће трошкове Фонда солидарности. У примједбама на приједлог буџета за г. (од г.) Генерални секретаријат је упутио захтјев за додатним средствима у износу од КМ на име текућих расхода Кабинета предсједнице Владе, односно инсталирања Јединственог регистра штета. Тиме је укупан буџетски захтјев за г. износиo КМ. Oдлуком о усвајању буџета за годину Генералном секретаријату су одобрена средства у износу од КМ, од чега су: расходи за лична примања КМ, расходи по основу коришћења роба и услуга КМ, субвенције јавним медијима КМ, грантови КМ, дознаке грађанима КМ, трансфери између буџетских јединица (истог нивоа власти) КМ и издаци за нефинансијску имовину КМ. Издаци се односе на издатке за: произведену сталну имовину КМ, непроизведену сталну имовину КМ и за залихе материјала, ситног инвентара и амбалаже КМ. Ребалансом буџета Генералном секретаријату су одобрена средства у укупном износу од КМ (више за КМ или за 4% од првобитног буџета), при чему су расходи за лична примања повећани за КМ, расходи по основу коришћења роба и услуга за КМ, грантови за КМ, дознаке грађанима повећане за КМ, трансфери јединицама локалне самоуправе за КМ и издаци за нефинансијску имовину повећани у нето износу за КМ, док су износи за субвенције и за трансфер Комисији за концесије остали непромијењени. Након ребаланса буџета (послије г.) проведене су три интерне реалокације по рјешењима генералног секретара (у укупном износу од КМ) и једна реалокација по рјешењу Владе којим су Генералном секретаријату умањена средства у износу од КМ и пренесена на друге буџетске кориснике. 6. Финансијски извјештаји 6.1. Извјештај о извршењу буџета Приходи и примици Приходи Генералног секретаријата исказани су у укупном износу од КМ, од чега се на непореске приходе односи КМ, а на приходе обрачунског карактера износ од КМ. Непорески приходи се односе на приходе од имовине ( КМ) и на остале непореске приходе ( КМ). Евидентирани приходи од имовине у укупном износу КМ односе се на два призната одштетна захтјева од стране осигуравајућег друштва за штете на аутомобилима. Извјештај о ревизији финансијских извјештаја Генералног секретаријата 13

18 Остале непореске приходе чине: приходи по основу потраживања од запослених за коришћење мобилних телефона ( КМ) и приходи по основу потраживања од фондова социјалне заштите за рефундацију по основу боловања ( КМ). Ненаплаћена потраживања по основу коришћења мобилних телефона на крају ревидиране године износе КМ и односе се на дио рачуна за децембар. Приходи обрачунског карактера односе се на приходе по основу признате амортизације дониране опреме. Генерални секретаријат врши признавање ових прихода у складу са параграфима 44 и 45 МРС-ЈС 23 Приходи од трансакција које нису трансакције размјене Расходи и издаци Укупно извршење буџета за годину износи КМ, што је у оквиру средстава одобрених ребалансом (92,6%). Значајно прекорачење ребалансом одобрених средстава је исказано на расходима за текуће одржавање (16%) и издацима за инвестиционо одржавање опреме (45%), док су значајно мање од ребалансом планираног остварени: расходи за путовања и смјештај, расходи стручних услуга и остали непоменути расходи (остварење 86%, 70% и 65% респективно), као и издаци за набавку опреме (свега 36%) и издаци за залихе (65%). У образложењима уз годишње извјештаје наведени су разлози за поједине значајне разлике у односу на план и у односу на претходну годину, како је то прописано чл. 57 Правилника о финансијском извјештавању за кориснике прихода буџета Републике, општина и градова. Расходи и издаци исказани су у износу од КМ, од чега се на средства буџета за годину односи КМ, а КМ су расходи обрачунског карактера за чије измирење се не планирају средства у буџету. Расходе и издатке из буџетских средстава чине остварени расходи: за бруто плате и накнаде ( КМ), по основу коришћења роба и услуга ( КМ), субвенције ( КМ), грантови ( КМ), дознаке грађанима ( КМ), трансфери између буџетских јединица ( КМ) и издаци за нефинансијску имовину ( КМ). Расходи обрачунског карактера за годину исказани су у износу од КМ, од тога су расходи по основу амортизације КМ (99%), набавна вриједност реализованих залиха ( КМ) и остали расходи обрачунског карактера (4.460 КМ) Текући расходи Текући расходи осим расхода обрачунског карактера исказани су у укупном износу од КМ, што представља извршење од 91% у односу на ребалансом одобрена средстава, а односе се на: расходе за лична примања; расходе по основу коришћења роба и услуга; субвенције; грантове и дознаке на име социјалне заштите које се исплаћују из буџета Републике, општина и градова. Расходе за лична примања, који су исказани у износу од КМ, односно 98% ребалансом одобрених средства, чине: расходи за бруто плате у износу од КМ и расходи за бруто накнаде трошкова и осталих личних примања запослених у износу од КМ. Бруто накнаде трошкова и осталих личних примања запослених односе се на: накнаде за превоз на посао и са посла ( КМ), расходе за отпремнине ( КМ), јубиларне награде (1.386 КМ), расходе за новчане помоћи приликом рођења дјетета (3.333 КМ), расходе за новчане помоћи породици у случају теже болести 14 Извјештај о ревизији финансијских извјештаја Генералног секретаријата

19 или смрти радника (2.502 КМ) и порезе и доприносе на накнаде (1.096 КМ). Од двије препоруке ревизије из претходног извјештаја које су се односиле на усклађеност обрачуна бруто накнада једна је проведена, а једна није, о чему је детаљније наведено под тачком 2 овог извјештаја. Ревизијом обрачуна плате на бази узорка, утврђено је да се за једног запосленог (на радном мјесту начелника одјељења) обрачун плате врши по коефицијенту 18, а не 15 како је то дефинисано Законом о платама запослених у органима управе Републике Српске. Коефицијент већи од прописаног утврђен је рјешењем генералног секретара о утврђивању основа за обрачун основне плате од г. што није у складу са чланом 12. тачка б) Закона о платама запослених у органима управе Републике Српске ( Службени гласник Републике Српске, бр. 31/14). Расходи по основу коришћења роба и услуга исказани су у укупном износу од КМ. Укупно извршење ове групе расхода у односу на ребаланс је 79%, а у односу на претходну годину 84%. Чине их сљедећи расходи: по основу утрошка енергије, комуналних, комуникационих и транспортних услуга ( КМ); за режијски материјал ( КМ); расходи за текуће одржавање ( КМ); по основу путовања и смјештаја ( КМ); за стручне услуге ( КМ); расходи за услуге одржавања јавних површина и заштите животне средине ( КМ) и остали непоменути расходи ( КМ). Расходи за текуће одржавање исказани су у износу од КМ, што је за 16% више у односу на ребаланс буџета, а за 9% више у односу на претходну годину. Прекорачење је покривено интерном реалокацијом са позиције Расходи за Владине информативне кампање. Расходи текућег одржавања највећим дијелом се односе на расходе за одржавање и сервисирање превозних средстава ( КМ) и на одржавање канцеларијске опреме ( КМ), те на текуће одржавање зграда (3.173 КМ), централног гријања објекта на Мраковици (2.899 КМ), комуникационе опреме (3.052 КМ) и гријне, расхладне и заштитне опреме (2.094 КМ). Расходи по основу путовања и смјештаја исказани су у износу од КМ, што је извршење од 86% у односу на ребаланс и за 20% су мањи у односу на претходну годину. Чине их: расходи за дневнице, смјештај и исхрану на службеном путу у земљи ( КМ), расходи за дневнице, смјештај, исхрану и превоз на службеном путу у иностранству ( КМ) и расходи за гориво ( КМ). Расходи за гориво се односе на трошкове горива 14 службених аутомобила. Потрошња горива за узоркована возила је у оквиру норматива потрошње, који су утврђени интерним актом. Нормативи за свако поједино возило су процијењени на више у односу на декларације произвођача, уз образложење да је повећана потрошња узрокована природом посла, тј. 80% пређених километара се пређе у екстремним условима (велика брзина, рад мотора приликом чекања и сл.). Расходи за стручне услуге исказани су у износу од КМ, што је 77% у односу на ребаланс и 69% у односу на претходну годину. С обзиром да је ребаланс буџета усвојен пред крај буџетске године, уочљиво је значајно одступање извршења буџета на овој позицији, односно потенцијално стварање резерви буџетских средстава. Тзв. Владине информативне кампање које су по првобитном буџету у оквиру стручних услуга планиране у износу од КМ, а по ребалансу смањене на КМ, нису реализоване, него су средства реалоцирана на друге позиције. Извјештај о ревизији финансијских извјештаја Генералног секретаријата 15

20 Најзначајнији расходи за стручне услуге се односе на компјутерске услуге (одржавања рачунарских програма, лиценци и остале компјутерске услуге) које су исказане у укупном износу од КМ. Набавка услуга Microsoft premier подршке за г. је извршена од Microsoft BiH d.o.o. Сарајево, на основу уговора који се закључен на период од три године ( КМ годишње). Ревизијом претходне године је утврђено да није исправно извршено књиговодствено разграничење расхода (припадајући дио на годину на коју се услуга односи, почев од г), те су расходи за г. били прецијењени, у корист расхода за г. за износ од КМ. Услуге одржавања ''data центра'' и инфраструктуре информационог система Владе ( КМ) су вршене на основу уговора са Lanaco computers д.о.о. Бања Лука од г, те након истека важности истог на основу уговора од г. Услуге се фактуришу мјесечно. Остали непоменути расходи исказани су у износу од КМ, што је 65% од ребалансом одобрених средстава ( КМ) и за 6% су мањи у односу на претходну годину. Обухватају: расходе за бруто накнаде ван радног односа ( КМ), расходе за репрезентацију ( КМ), расходе за таксе, накнаде и доприносе на терет послодавца ( КМ), расходе за стручно усавршавање (9.944 КМ) и расходе по судским рјешењима (6.743 КМ). Као накнаде за привремене и повремене послове ( КМ) обрачунвају се и исплаћују бруто накнаде за: три савјетника именована рјешењем предсједника Владе, девет запослених на пословима обезбјеђења предсједника Владе, као и за извршиоце који су ангажовани на пословима обезбјеђења функционалности резиденцијалног објекта на Мраковици и на пословима евидентирања и праћења представки грађана. С обзиром да су наведене накнаде исплаћиване током цијеле године (трајање уговора дуже од 60 дана за иста лица и за исте послове), није адекватан њихов третман као привремених и повремених послова. Остале бруто накнаде се односе на накнаде ангажованим извршиоцима обезбјеђења предсједника Владе који су запослени у Министарству унутрашњих послова, накнаде члановима Комисије за ревизију приватизације, уговоре о дјелу преводиоцима и другим ангажованим лицима, те остале појединачне уговорене накнаде. У оквиру осталих непоменутих расхода исказани су расходи за репрезентацију у износу од КМ чије је извршење 48% у односу на планирана средства, а у односу на претходну годину расходи за репрезентацију су мањи за КМ или за 39%. Чине је: репрезентација у земљи, репрезентација у иностранству и расходи за поклоне. Репрезентација у земљи исказана у износу од КМ се односи на угоститељске услуге, од чега највећи дио на услуге Угоститељског сервиса Владе Републике Српске, континуирано поводом редовних радних активности и састанака. Средином г. Генерални секретаријат је вршио усаглашавање потраживања и обавеза са Угоститељским сервисом, те је том приликом оспорен износ од КМ, а по основу остварене разлике у цијени, из разлога што се за рад Угоститељског сервиса средства одобравају у буџету, а уз то се без накнаде користи простор, опрема и инвентар за пружање угоститељских услуга. На тај начин су укупно фактурисане услуге Угоститељског сервиса за г. у износу од КМ путем књижне обавијести умањене за наведени оспорени износ, те су ови расходи исказани у износу од КМ. За поједине групе рачуна који се налазе у оквиру збирних фактура Угоститељског сервиса, као и за одређене рачуне 16 Извјештај о ревизији финансијских извјештаја Генералног секретаријата

21 локалних угоститељских радњи није могуће потврдити да се ради о расходима у сврхе репрезентације, односно о службеним активностима или протоколарним састанцима. У прилогу рачуна од екстерних пружаоца угоститељских услуга одговорне особе које овјеравају рачун не наводе сврху и повод којих су настали расходи, иако се ради о групама од преко 60 особа и без провођења процедуре уговарања или јавне набавке. Препоручује се Генералном секретару да: - донесе Правилник о располагању средствима репрезентације и утврди интерне контролне поступке који ће онемогућити неовлаштено и/или нерационално трошење средстава предвиђених за репрезентацију; - проводи суштинску периодичну контролу трошења средстава за репрезентацију; - са Угоститељским сервисом Владе унапријед дефинише начин утврђивања и основне елементе цијена услуге како би се избјегло накнадно паушално искњижавање стварно насталих трошкова репрезентације. Репрезентација у иностранству исказана у износу од КМ се односи на угоститељске услуге делегација на службеним путовањима, за које у износу најмање КМ (или 39% укупне репрезентације у иностранству) ревизији нису презентовани докази да су трошкови настали у службене сврхе. Непостојећи или неадекватни извјештаји са службеног путовања, када истовремено нема налога шефа делегације (предвиђено чл. 4 Правилника о коришћењу средстава који се признају као трошкови репрезентације), не пружају довољно увјерљив доказ да је путовање заиста и обављено у службене сврхе, у ком случају су поред наведених расхода за репрезентацију настали и расходи за смјештај, дневнице и гориво. Пепоручује се Генералном секретару да у циљу ефикаснијег коришћења буџетских средстава намијењених за службена путовања обезбиједи адекватна рјешења, одлуке и извјештавања о сврси, релацији и времену проведеног службеног путовања. Исказани расходи за поклоне ( КМ) се односе на поклоне поводом одласка у пензију, јубиларне годишњице рада у служби, новогодишње пакетиће, репрезентативни штампани материјал Владе и сл. Службени поклони регулисани су Правилником о репрезентативним поклонима предсједника Владе (процедуре и правила, репрезентативност поклона, службене странке (ниво истих), вриједност поклона и слично). Евиденцију расположивих и додијељених поклона води Одјељење за протокол (у оквиру Кабинета), а ревизијом је утврђено да у г. није било набавки ове врсте репрезентативних поклона. Субвенције су исказане у укупном износу од КМ и у цјелости се односе на субвенције Новинској агенцији Срна а.д. Бијељина. Новинска агенција Срна је доставила писани извјештај о утрошку средстава субвенција за г, гдје је наведено да су примљена средстава утрошена за: бруто плате за 72 запослена ( КМ), бруто накнаде запосленима ( КМ), бруто накнаде 34 хонорарна сарадника ( КМ), накнаде члановима Надзорног одбора ( КМ), набавку опреме ( КМ), континуирану мјесечну отплату репрограмираних обавеза за јавне приходе буџета Републике ( КМ) и отплату кредита за куповину аутомобила ( КМ). Извјештај о ревизији финансијских извјештаја Генералног секретаријата 17