ГЛAВНА СЛУЖБА ЗА РЕВИЗИЈУ ЈАВНОГ СЕКТОРА РЕПУБЛИКЕ СРПСКЕ 78000 Бања Лука, Бана Милосављевића 8 Република Српска, БиХ Тел: +387 (0 ) 51 / 211 286 Факс:+387 (0)51 / 211 312 e-mail: revizija@gsr-rs.org Извјештај о ревизији финансијског извјештаја Републичког секретaријата за законодавство за период 01.01. -31.12.2005. године Број: РВ066-06 Бања Лука, 10.04.2006. године
Извјештај Главног ревизора Извршили смо ревизију финансијског извјештаја Републичког секретaријата за законодавство РС (Биланс стања на дан 31.12.2005. године, Биланс успјеха за 2005. годину и Извјештаја о извршењу буџета за 2005. годину), те ревизију усклађености пословања Републичког секретaријата за законодавство РС. За Финансијски извјештај и податке исказане у Финансијском извјештају одговоран је директор. Наша одговорност је да изразимо мишљење на основу ревизије коју смо обавили, о томе да ли Финансијски извјештај одражава тачан и истинит приказ пословања током године и стања на крају године, те да ли је поштована законска и друга важећа регулатива. Ревизију смо планирали и извршили на основу одредби Закона о ревизији јавног сектора Републике Српске (Сл. гл. РС број 98/05), у складу са INTOSAI стандардима ревизије и Стандардима ревизије Републике Српске. Ови стандарди нам налажу да планирамо и извршавамо ревизију на начин који нам омогућава да се у разумној мјери увјеримо да финансијски извјештај Секретaријата не садржи материјално значајне грешке и да је пословање Секретaријата усклађено са законима и другим прописима. Ревизија укључује испитивање доказа на бази провјере узорака, који поткрепљују износе објелодањене у Финансијском извјештају. Ревизија такође укључује оцјену примјене општеприхваћених рачуноводствених начела, усвојених рачуноводствених стандарда за јавни сектор, битних рачуноводствених процјена и донесених одлука менаџмента Секретеријата у ревидираном периоду. Сматрамо да ревизија коју смо извршили обезбјеђује разумну основу за наше мишљење. По нашем мишљењу финансијски извјештај истинито и објективно по свим материјално значајним аспектима приказује финансијско стање Секретaријата на дан 31.12.2005. године, резултате његовог пословања у 2005. години и извршење буџета за 2005. годину. Пословање Секрeтaријата је у свим важнијим сегментима усклађено са Законским и другим важећим прописима. Не изражавајући резерву на дато мишљење скрећемо пажњу Секрeтaријату да: - обезбједи раздваjање дужности у складу са Упутством о спровођењу интерних контролних поступака, - врши закључивање главне благајне у складу са Правилником о интерним контрoлним поступцима, - да се придржавају процедура и књижења код евидентирања пословних трансакција. Бања Лука, 10.04.2006. године Главни ревизор Бошко Чеко
САДРЖАЈ 1 УВОД...1 2 ПРЕДМЕТ, ЦИЉ И ОБИМ РЕВИЗИЈЕ...2 3 НАЛАЗИ...3 3.1 СИСТЕМ ИНТЕРНЕ КОНТРИЛЕ... 3 3.2 ПЛАНИРАЊЕ И ИЗВРШЕЊЕ БУЏЕТА... 4 3.3 ФИНАНСИЈСКИ ИЗВЈЕШТАЈ... 7
1 УВОД Републички секретaријат за законодавство је републичка управна организација, основана Законом о министарствима (Сл. гл. РС 70/02 и 33/04). Републички секретaријат за законодавство (у даљем тексту Секретaријат) врши стручне послове који се односе на: изграђивање, праћење и унапређивање правног система; обезбјеђивање усаглашености прописа и општих аката у правном систему у поступку њиховог доношења и старања о њиховој нормативно - техничкој и језичкој ваљаности, надзор над објављивањем и старање о објављивању прописа и других аката Владе, министарства и других органа и организација за које је то одређено, као и друге послове одређене законом. Секретaријат припрема прописе који се односе на: изборе за републичке органе, државне симболе, непосредно изјашњавање грађана, службену употребу језика и писма, организацију и начин рада Владе, као и друге прописе који спадају у дјелокруг министарства. Републички секретаријат за законодавство одговоран је Влади Републике Српске. Правилником о организацији и систематизацији утврђена је унутрашња организација, дјелокруг послова и задатака Секретаријата, систематизација радних мјеста и услови за њихово обављање и број извршилаца, руковођење и организација рада, сарадња у вршењу послова и задатака између организационих јединица унутар Секретаријата, као и са републичким органима управе, Секретаријатом Владе Републике Српске, Одборима и другим стручним службама и тијелима Владе РС. У Секретаријату у складу са овим правилником, образоване су основне организационе јединице: 1.Сектор за државну управу, 2.Сектор за привреду и финансије, 3.Сектор за друштвене дјелатности. Директор Секретaријата, представља Секретаријат, руководи његовим радом и одговоран је за његов рад Влади РС односно Предсједнику Владе. Помоћници директора руководе радом Сектора и за свој рад и рад сектора одговорни су директору Секретaријата. За потписивање аката из надлежности Секрaтаријата надлежан је директор, а у случају спријечености замјењује га један од помоћника које он овласти, о чему се доноси посебан акт. Секретaријат је у 2005. години своје финансијско пословање обављао преко Јединственог рачуна трезора (у даљем тексту ЈРТ). Финансијске трансакције се евидентирају на обрасцима за трезорско пословање, на основу којих се врши унос података у Главну књигу трезора (у даљем тексту ГКТ). За финансијски извјештај и податке приказане у финансијском извјештају одговоран је директор секретаријата и лице одговорно за састављање финансијских извјештаја. Препоруке дате у овом извјештају, у циљу њиховог наглашавања, су болдоване и писане италик словима. 1
2 ПРЕДМЕТ, ЦИЉ И ОБИМ РЕВИЗИЈЕ Ревизија је планирана и извршена на основу Закона о ревизији јавног сектора Републике Српске (Сл. гл. РС број 98/05), у складу са INTOSAI ревизијским стандардима и Стандардима ревизије Републике Српске. Ови стандарди нам налажу да ревизију планирамо и извршимо на начин који нам омогућује да се у разумној мјери увјеримо да финансијски извјештај који je предмет ревизије не садржи материјално значајне грешке, те да се пословање Секретaријата одвијало у складу са важећом законском регулативом. С обзиром да се ревизија обавља провјерама на бази узорака и да постоје инхерентна ограничења у рачуноводственом систему и систему интерних контрола постоји могућност да поједине материјално значајне грешке могу остати неоткривене. Предмет ревизије је финансијски извјештај Секретаријата и усклађеност пословања Секретаријата са важећом законском регулативом. Циљ ревизије је да се омогући ревизору да изрази мишљење о Финансијском извјештају који је предмет ревизије тј. да ли финансијски извјештај у материјално значајном смислу објективно и истинито приказује финансијско и имовинско стање Секретаријата на дан 31.12.2005. године, резултата пословања током године, усклађеност пословања са важећим законима, намјенско и рационално трошење средстава, те да ли је Финансијски извјештај сачињен у складу са Рачуноводственим стандардима за ЈС и важећим прописима. Обим ревизије обухвата процјену организације и функционисања рачуноводственог система и система интерних контрола, те процјену имовинског и финансијског стања и резултата пословања кроз утврђивање усклађености извршења буџета у обрачунском периоду, законску усклађеност и документованост обављених финансијских трансакција. Ревизија такође укључује оцјену примјене општеприхваћених рачуноводствених начела и усвојених рачуноводствених стандарда за ЈС, оцјену рачуноводствених процјена и Одлука донесених од стране менаџмента Секретаријата. Ревизија је обављена уз примјену адекватних ревизионих метода у периоду од 20.02.2006. године до 08.04.2006.године. 2
3 НАЛАЗИ 3.1 СИСТЕМ ИНТЕРНЕ КОНТРИЛЕ Систем интерних контрола је дефинисан Правилником о интерним контролним поступцима. Поред њега Секретaријат је донио следеће правилнике и то: Правилник о организацији и систематизацији радних мјеста, Правилник о коришћењу средстава за материјалне трошкове и посебне намјене, Правилник о јавним набавкама, Правилник о начину и роковима вршења пописа и усклађивања књиговодственог са стварним стањем. Наведеним правилницима дефинисане су политике и контролни поступци у дијелу руковођења и надзора над извршавањем послова, овлаштења и одговорности запослених, основни контролни поступци у оквиру материјално финансијског пословања, праћење трошења и извјештавања и усклађености са законом и другим важећим прописима. Правилником о интерним контролама и контролним поступцима у Секретаријату утврђени су поступци набавке робе и услуга, пријема, контроле, обраде и уноса у пословне књиге књиговодствених докумената о насталим пословним промјенама и начин извршавања обавеза по основу расхода. Правилником о систематизацији радних мјеста у Секретаријату за радно мјесто благајник, није обезбјеђено адекватно раздвајање дужности. Једно лице обавља финансијско књиговодствене и благајничке послове, обрачун личних примања, послове на изради периодичних и годишњих извјештаја о пословању, израду анализа стања расположивих средстава, супотписује акте које потписује директор из ове области. Препоручује се директору Секретаријата да обезбједи раздвајање дужности, у складу са Упутством о спровођењу интерних контролних поступака Министарства финансија. На основу проведене ревизије за 2005. годину уочени су одређени недостаци у функционисању система интерних контрола, а односе се на : - нису прописани критерији за награђивања запослених, по основу посебних резултата у раду, није донесен акт којим се дефинише стимулативни елеменат награђивања, - трошкови осигурања нису адекватно разграничени, па су трошкови будућег периода књижени као расход у 2005. години, - благајнички извјештаји нису сачињавани у складу са чл. 9 Правилника о интерним контролним поступцима, Препоручује се директору Секретаријата да успостави потпуно и ефикасно функционисање интерних контрола, да обезбједи раздваjање дужности у складу са Упутством о спровођењу интерних контролних поступака. 3
3.2 ПЛАНИРАЊЕ И ИЗВРШЕЊЕ БУЏЕТА Секретаријат је сачинио прелиминарни Буџетски захтјев за 2005. годину и доставио Министарству финансија 07.09.2004. године на износ од 470.094 KM. Буџетски захтјев урађен је на процјени годишњих активности и планираних потреба. Секретаријат je сачинио детаљну структуру главних група трошкова (планиране ставке су образложене са јасном намјеном за захтјевани износ средстава). Буџетски захтјев је након корекција од стране Министарства финансија (22.11.2004. године) дефинисан на износ од 160.850 КМ, a буџет одобрен од стране Народне скупштине, је у износу од 219.800 КМ. Значајна смањења односе се на планирана средства за плате, (по основу предвиђеног повећања броја запослених), и расходе за трошкове закупа, уговорене услуге и набавку опреме. Током године извршено је седам реалокација у износу од 26.500 КМ. Реалокације су извршене у оквиру трошкова личних примања, у износу од 12.000 КМ, у оквиру трошкова материјала и услуга, у износу од 4.500 КМ, по Рјешењу директора Секретаријата и Одобрења Министарства финансија. По Рјешењу Владе извршена је реалокација средстава са трошкова материјала на капиталне расходе, у износу од 7.000 КМ, и реалокација између буџетских корисника, Владе и Секретаријата, у износу од 3.000 КМ. Укупно извршење буџета износи 190.698 КМ, што је 87% од одобреног буџета. Извршење Буџета Републичког секретаријата за законодавство РС за 2005. годину дато је у следећој табели. 4
Конто Врста расхода Усвојен буџет Извршење по извјештају клијента Извршењ е по налазу ревизора Индекс Индекс 1 2 3 5 6=(5/3) 7=(5/4) Нето плате 83.400 62.709 62.709 75 100 Порези и доприноси на плате 43.400 32.605 32.605 75 100 6111 Бруто плате 126.800 95.314 95.314 75 100 6112 Накнаде трошкова запослених 5.000 16.932 16.932 339 100 6121 Порези и доп. на остала лична прим. 1.000 967 967 97 100 611 и 612 Бруто плате и накнаде запослених 132.800 113.212 113.212 86 100 6131 Путни трошкови 5.000 3.359 3.359 67 100 6132 Трошкови енергије 4.000 1.635 1.635 41 100 6133 Трошкови комуналних услуга 4.000 3.306 3.306 83 100 6134 Набавка материјала 6.000 8.378 8.378 140 100 6135 Трошкови за услуге превоза и горива 3.000 0 0 0 0 6136 Закуп имовине и опреме 25.000 19.305 19.305 77 100 6137 Трошкови текућег одржавања 3.000 1.072 1.072 36 100 6138 Трошкови осигурања и банкарских услуга 2.000 600 600 30 100 6139 Уговорене услуге 13.000 7.989 7.990 61 100 613 Трошкови материјала и услуга 65.000 45.644 45.645 70 100 61 УКУПНО ТЕКУЋИ РАСХОДИ 197.800 158.857 158.857 80 100 8213 Набавка опреме 22.000 31.841 31.841 80 100 8216 Реконструкција и инвестиционо одржавање 0 0 0 0 0 821 Набавка сталних средстава 22.000 31.841 31.841 145 100 82 УКУПНО КАПИТАЛНИ РАСХОДИ 22.000 31.841 31.841 145 100 УКУПНИ РАСХОДИ 219.800 190.698 190.698 87 100 Бруто плате и накнаде у Секретаријату остварене су у износу од 113.212 KM, што је у оквиру планираних средстава за ове намјене. Обрачунате бруто плате у износу од 95.314 КМ се односе на обрачунате и исплаћене нето плате и накнаде за топли оброк, порезе и доприносе. Обрачун нето плата вршен је према одредбама Одлуке о платама запослених у органима и организацијама ( Сл. гл. РС број 21/98), Посебног колективног уговора за запослене у области управе у Републици Српској. Приликом обрачуна плата је 5
примјењена најнижа цијена рада од 68 КМ. Стимулација, као елемент награђивања, није у складу са чланом 11. Посебног колективног уговора за запослене у области управе. Препоручује се директору Секретаријата да донесе посебан акт и критерије награђивања по основу посебних резултата, са одредбама Посебног колективног уговора за запослене у области управе у РС. Обрачунате и исплаћење бруто накнаде износе 16.932 КМ, а обухватају накнаде за превоз, у износу од 3.552 КМ, накнаде за зимницу, у износу од 2.618 КМ, накнада за огрев у износу од 1.596 КМ, накнада за привремене и повремене послове ( обављање материјално књиговодствених послова, уговор о допунском раду ради обављања административних послова) у износу од 8.592 КМ, једнократне помоћи у износу од 574 КМ. Трошкови материјала и услуга остварени су у износу од 45.645 КМ, што је 70% од планираних. Односе се на путне трошкове, у износу од 3.359 КМ, трошкове енергије у износу од 1.635 КМ, трошкове комуналнух услуга у износу од 3.306 КМ, трошкове набавке материјала, у износу од 8.378 КМ, закуп имовине и опреме, у износу од 19.305 КМ, трошкове текућег одржавања у износу од 1.072 КМ, трошкове осигурања и банкарских услуга у износу од 600 КМ и уговорене услуге, у износу од 7.790 КМ. Путни трошкови, се односе на трошкове смјештаја и путних дневница у иностранству у износу од 2.915 КМ, трошкови превоза и дневница у земљи у износу од 444 КМ. Трошкови комуналних услуга остварени су у оквиру средстава одобрених буџетом, а односе се на трошкове телефонских и поштанских услуга у износу од 3.141 КМ, трошкове воде, канализације и одвоза смећа у износу од 166 КМ. Признавање трошкова мобилних телефона Секретаријат вршио је у складу са донесеном Правилником о коришћењу средстава за материјалне трошкове и посебне намјене. Трошкови набавке материјала се односе највећим дијелом на трошкове образовања кадрова у износу од 3.302 КМ, трошкови канцеларијског материјала у износу од 2.899 КМ, остали материјал у износу од 1.308 КМ, и материјал за чишћење у износу од 796 КМ, трошкови папира и таксе, у износу од 73 КМ. За набавке материјала, Секретаријат је провео процедуре у складу са Законом о јавним набавкама. Набавка канцеларијског материјала је вршена од добављача Графо комерц Бања Лука. Трошкови набавка материјала у 2005. години су за 40% више у односу на планирана средства. Разлика средстава финансирана је реалокацијама на основу Рјешења директора уз сагласност Министарства финансија. Трошкови закупа односе се на трошкове закупа канцеларијског простора за обављање дјелатности Секретаријата. Увидом у документацију ревизија је констатовала да је Влада РС провела процедуру у складу са одредбама Закона о поступку набавке, робе, услуга и уступању радова. Секретаријат је склопио уговор са физичким лицем, стамбене површине 98м² по нето цијени од 17,90 КМ по м², мјесечно унапријед. Према Уговору, трошкови струје, воде одвоза смећа, плаћа закупац и исти су исправно евидентирани и измиривани у висини испостављених рачуна. Трошкове текућег одржавања (1.072 КМ) чине трошкови материјала за одржавање радног простора и трошкови материјала и услуга за одржавање опреме. Трошкови осигурања се односе на трошкове колективног осигурања радника (309 КМ) и осигурање од пожара и других опасности у износу од 291 КМ. Трошкови осигурања 6
који се односе на будући период нису разграничени, и исти су књижени као расход у 2005. години. Због наведеног препоручујемо директору Секретаријата да у циљу поузданог и фер извјештавања обезбиједи правилно разграничавање трошкова на обрачунски период којем припадају. Уговорене услуге (7.989 КМ) односе се на услуге јавног информисања у износу од 1.169 КМ, услуге репрезентације, у износу од 1.664 КМ, остале стручне услуге у износу од 1.837 КМ, остале услуге у износу од 1.947 КМ и остале непоменуте услуге у износу од 1.371 КМ. Начин коришћења средстава репрезентације дефинисани су чл.4 до чл.10 Правилника о коришћењу средстава за материјалне трошкове и посебне намјене. Услуге јавног информисања односе се на услуге објављивања огласа, конкурса у јавним гласилима, а остале стручне услуге односе се на услуге стручног оспособљавања и усавршавања запослених. У оквиру трошкова - остале услуге, Секретаријат је евидентирао трошкове по основу Уговора о привременим и повременим пословима за обезбјеђивање језичке, правописне и граматичке правилности прописа, аката и других материјала који се упућују Влади, услуге обављања чистоће службених и других просторија, привремени и повремени послови за извршавање послова курира. Капитална улагања су реализована у износу од 31.841 КМ, односно 45% више од планираног износа за те намјене. Улагања се односе на набавку канцеларијског намјештаја, рачунарске опреме и остале канцеларијске опреме и уређаја, а што је описано под тачком 4.3 (стална средства). Разлика је финансирана путем реалокација на основу Рјешења Владе. 3.3 ФИНАНСИЈСКИ ИЗВЈЕШТАЈ Рачуноводствени систем Секретаријата успостављен је и организован у складу са Законом о рачуноводству, Законом о Трезору и Правилником о садржини појединих рачуна у контном оквиру за кориснике прихода буџета и Законом о трезору. У рачуноводству су успостављене рачуноводствене пословне књиге прописане Правилником о садржини појединих рачуна у контном оквиру за кориснике прихода буџета које омогућавају приказивање стања средстава и извора средстава, прихода и расхода и обављених финансијских трансакција. Биланс стања Финансијски извјештај Биланс стања на дан 31.12.2005. године састављен је на основу евиденција извршених у Главној књизи Трезора. Готовина, краткорочна потраживања и разграничења исказана у Билансу стања у износу од 33.909 КМ, а односе се на новчана средства у износу од 681 КМ и исказане финансијске и обрачунске односе са другим повезаним јединицама у износу од 33.228 КМ. 7
Новчана средства (681 KM) односе се на новчана средства исказана у главној благајни и иста су потврђена пописом новчаних средстава. Ревизија је увидом у документацију благајничког пословања констатовала да сачињавање благајничког извјештаја није вршено у складу са чл. 9 Правилника о интерним контролним поступцима. Препоручује се директору Секретаријата да обезбиједи досљедну примјену Правилника везано за сачињавање и закључивање благајничког извјештајадневника (чл. 9 Правилника). Финансијски и обрачунски односи са другим повезаним јединицама (33.228 КМ), односе се на потраживања од буџета за неизмирене обавезе у 2005. години. Стална средства су исказана у Билансу стања у износу од 40.364 КМ набавне вриједности, 3.786 КМ отписане вриједности сталних средстава и 36.578 КМ садашње вриједности сталних средстава. Повећање вриједности сталних средстава у 2005. години износи 31.841 КМ, а односи се на набавку рачунарске опреме у износу од 11.404 КМ, канцеларијског намјештаја у износу од 14.007 КМ, канцеларијске опреме у износу од 1.435 КМ, уређаја и остале опреме у износу од 4.598 КМ. Увидом у документацију, ревизија је констатовала да су набавке обављене у складу са Законом о поступку набавке роба, услуга и уступању радова и Законом о јавним набавкама БиХ. Секретаријат је извршио искњижавање основних средстава предложених за расход набавне вриједности 2.833 КМ, исправке вриједности у износу од 1.435 КМ и садашње вриједности у износу од 1.398 КМ. Амортизација је обрачуната примјеном минималних стопа у износу од 3.785 КМ. Краткорочне обавезе и разграничења у Билансу стања на дан 31.12.2005. године износе 33.909 КМ, а односе се на краткорочне текуће обавезе у износу од 18.432 КМ, обавезе према радницима, у износу од 14.404 КМ и разграничене обавезе из 2001. године, у износу од 1.073 КМ. Краткорочне текуће обавезе односе се на обавезе према добављачима. У структури ових обавеза најзначајније су обавезе по основу закупа, у износу од 3.510 КМ, обавезе по основу набавке рачунарске опреме - сервера према Биро Кип Бања Лука, у износу од 3.883 КМ, канцеларијског намјештаја према Визор Инжињеринг Бања Лука, у износу од 1.453 КМ, набавка канцеларијске опреме према Микро Клима Челинац, у износу од 2.895 КМ. Обавезе према радницима односе се на неисплаћену плату за децембар 2005. године у износу од 12.544 КМ и плате привремено запослених у износу од 1.860 КМ. Извори сталних средстава износе 36.578 КМ и усклађени су са садашњом вриједношћу сталних средстава. Биланс успјеха Биланс успјеха сачињен је на основу евиденције која се води у ГКТ - извршења расхода евидентираних у ГКТ. Секретаријат је у Билансу успјеха исказао је укупне приходе у износу од 190.698 КМ, и који у цјелости потичу од прихода одобреног буџета. Укупни расходи су исказани у износу од 158.857 КМ, а односе се на расходе бруто плата и накнада, у износу од 112.245 КМ, расходи по основу пореза и доприноса на остала лична примања у износу 8
од 967 КМ, расходи материјала и услуга, у износу од 45.644 КМ. Остварени вишак прихода над расходима у износу од 31.841 КМ распоређен је унапријед по основу капиталних набавки. Детаљно образложење расхода насталих у 2005. години дато је по тачком 4.2. Виши ревизор: Чвокић Стоја Дмитровић Ненад 9