ГЛAВНА СЛУЖБА ЗА РЕВИЗИЈУ ЈАВНОГ СЕКТОРА РЕПУБЛИКЕ СРПСКЕ 78000 Бања Лука, Бана Милосављевића 8 Република Српска, БиХ Тел: +387 (0 ) 51 / 211 286 Факс:+387 (0)51 / 211 312 e-mail: revizija@gsr-rs.org Извјештај о ревизији Финансијског извјештаја Одбора државне управе за жалбе РС за период 01.01-31.12.2005. године Број: РВ009-06 Бања Лука, 14. март 2006. године
Извјештај главног ревизора Извршили смо ревизију Финансијског извјештаја Одбора државне управе за жалбе РС (у даљем тексту Одбор) за 2005. годину (биланс стања, биланс успјеха, извјештаја о извршењу буџета). За податке исказане у Финансијском извјештају Одбора одговорна је предсједница Одбора. Наша одговорност је да изразимо мишљење на основу извршене ревизије, о томе да ли Финансијски извјештај одражава тачан и истинит приказ пословања током године и стања на крају године по свим материјално значајним аспектима, те да ли је испоштована законска и друга важећа регулатива. Ревизију смо планирали и извршили у складу са Законом о ревизији јавног сектора Републике Српске (Сл.гл.РС број 98/05), Ревизијским стандардима Координационог одбора институција за ревизију БиХ (INTOSAI) и Стандардима ревизије РС. Ови стандарди нам налажу да ревизију планирамо и извршавамо на начин који омогућава да се у разумној мјери увјеримо да Финансијски извјештај не садржи материјално значајне погрешне исказе и да је пословање Одбора усклађено са законима и другим прописима. Ревизија укључује испитивање доказа на основу провјере узорака, који поткрепљују износе објелодањене у финансијском извјештају. Ревизија, такође, укључује оцјену и примјену рачуноводствених начела и рачуноводствених стандарда, значајних рачуноводствених процјена и одлука, општу презентацију Финансијског извјештаја, документованост финансијских трансакција и њихову усклађеност са законском регулативом. Сматрамо да ревизија коју смо извршили, обезбјеђује разумну основу за изражавање нашег мишљења. По нашем мишљењу, Финансијски извјештај даје истинит и објективан приказ имовинског и финансијског стања Одбора државне управе за жалбе РС по свим материјално значајним аспектима на дан 31.12.2005. године као и резултате пословања у 2005. години и извршење буџета за 2005.годину, а у складу са важећим законским прописима и рачуноводственим стандардима РС. Не изражавјући резерву у нашем мишљењу, скрећемо пажњу на наводе назначене у тачки 3.2 Извјештаја. Бања Лука, 14.03.2006. године ГЛАВНИ РЕВИЗОР Бошко Чеко
САДРЖАЈ 1 Увод...1 2 Предмет, циљ и обим ревизије...1 3 Налази...2 3.1 Систем интерне контроле... 2 3.2 Планирање и извршење буџета... 3 3.3 Финансијски извјештаји... 5
1 Увод Одбор државне управе за жалбе (у даљем тексту Одбор) је основан Одлуком Владе РС број 02/1-020-1112/02 од 27. децембра 2002.године, а на основи члана 9 Закона о администартивној служби у управи РС. Одбор као другостепени орган, у оквиру својих надлежности, одлучује о жалбама изјављеним на одлуке органа управе или Агенције за државну управу РС које се односе на статус државних службеника, одлучује о изузећу члана Изборне комисије за провођење поступка запошљавања, именовања и постављања државних службеника, одлучује по жалбама на рад Комисије за полагање стручног испита за рад у органима управе РС, разматра извјештаје Секретаријата Одбора у вези са провођењем одлуке и препорука Одбора достављених органу државне управе, извјештава Владу о непровођењу одлука и препорука Одбора од стране органа државне управе, разматра и друга питања у вези са афирмацијом водећих принципа државне управе који проистичу из Закона о административној служби, у циљу унапређења рада државне управе. Одбор се састоји од три члана, које именује Влада РС на основи јавне конкуренције, на период од четири године. Радом одбора руководи предсједник Одбора, који организује и обезбјеђује законито и ефикасно обављање послова из надлежности Одбора. Унутрашња организациона јединица Одбора је Секретаријат у којем се обављају стручни и административно-технички послови, нарочито у погледу припремања сједница Одбора, сарадње са надлежним органима у циљу квалитетније припреме предмета за рад Одбора, израде нормативних аката Одбора, вођење финансијске евиденције и благајне, вођење материјалног књиговодства, вођење евиденција из области радних односа и канцеларијског пословања. Секретаријатом Одбора руководи секретар Одбора, којег именује Влада. У извршавању послова из своје надлежности, Одбор остварује сарадњу са Агенцијом за државну управу и другим органима државне управе у циљу размјене информација потребних за рад и функционисање Одбора. О свом раду Одбор сачињава годишњи извјештај који доставља Влади РС на разматрање. Сједиште Одбора је у Бања Луци. Средства за финансирање Одбора се обезбјеђују у буџету РС. Одбор је своје пословање у 2005. години обављао преко јединственог рачуна трезора са којим није повезан директном конекцијом. Препоруке дате у овом извјештају су болдоване и писане италик словима. 2 Предмет, циљ и обим ревизије Ревизија је планирана и проведена на основу Закона о ревизији јавног сектора РС (Сл.гл.РС број 98/05), у складу са INTOSAI ревизијским стандардима Координационог одбора институција за ревизију Босне и Херцеговине (Сл.гл. РС бр.20/01) и Стандарда ревизије РС. Ови стандарди нам налажу да планирамо и извршавамо ревизију на начин који нам омогућава да се у разумној мјери увјеримо да Финансијски извјештај, који је предмет ревизије, не садржи материјално значајне грешке. Обзиром да се ревизија проводи на бази изабраног узорка, те да у рачуноводству Одбора постоје 1
инхерентна ограничења, напомињемо да постоји могућност неоткривања неких материјално значајних грешака. Предмет ревизије: је ревизија Финансијског извјештаја Одбора државне управе за жалбе РС за 2005. годину и усклађености пословања са важећом законском регулативом. Циљ ревизије: је да се омогући ревизору да изрази мишљење о Финансијском извјештају који је предмет ревизије, као и усклађености пословања са важећом законском регулативом, тј. да ли Финансијски извјештај, у материјално значајном погледу објективно и истинито приказује финансијско и имовинско стање Одбора на дан 31.12.2005.године те да ли је Финансијски извјештај сачињен у складу са Рачуноводственим стандардима за ЈС и важећим прописима, као и резултате пословања, те да ли су средства трошена намјенски, ефикасно и рационално. Обим ревизије: обухвата процјену организације и функционисања финансијскорачуноводственог система и система интерне контроле, утврђивање финансијског и имовинског стања, утврђивања резултата пословања кроз утврђивање остварених прихода и извршених расхода, усклађеност пословања са важећом законском регулативом, као и документованост обављених трансакција, примјену усвојених рачуноводствених стандарда и општеприхваћених рачуноводствених начела. Ревизија је обављена уз примјену одговарајућих метода ревизије у периоду од 16.01.- 14.03.2006. године. Одбор је доставио Примједбе на Нацрт извјештаја о ревизији Финансијског извјештаја за 2005. годину, у законском року. Главни ревизор је детаљно размотрио достављене примједбе и уважио дио примједби који се односи на обрачун прековременог рада запослених у Одбору. 3 Налази 3.1 Систем интерне контроле Функционисање система интерних контрола опредјељују интерна акта донесена на нивоу Одбора као што су : Правилник о унутрашњој организацији и систематизацији радних мјеста, Правилник о интерним контролним поступцима, Правилник о рачуноводству, Правилник о платама и другим личним примањима запослених, Правилник о условима и начину кориштења службених возила. Примјена наведених правилника као и других прописа екстерног карактера (закона и подзаконских аката ) су имали за ефекат стварање свих потребних претпоставки за функционисање система интерних контрола на задовољавајућем нивоу. Наведеним правилницима су дефинисане процедуре рада и контролни поступци за све значајније процесе у пословању Одбора, који су оцјењени као подручја са могућим ризиком од настанка материјално значајне грешке. Правилник о интерним контролним поступцима дефинише контролне поступке у процесу набавки, евиденцијама благајни и улазних рачуна, обрачуна личних примања, евиденција о обавезама, евиденција о сталним средствима. Правилником о платама и другим личним примањима запослених је дефинисан обрачун плата и накнада запослених као и накнада за обављање привремених односно повремених послова, те накнада екстерним члановима Одбора. Потрошња горива и техничко одржавање аутомобила је дефинисано Правилником о условима и начину кориштења службених возила. 2
Контролом важнијих процеса у Одбору државне управе за жалбе РС (планирање и извршење буџета, обрачун плата и накнада, евиденције и извјештавање), смо утврдили следеће: - систем интерних контрола је функционисао на задовољавајућем нивоу, - контролни поступци су се проводили у значајној мјери, у свим горе наведеним процесима, изузев у дијелу обрачуна накнада екстерним члановима Одбора и прековременог рада запосленима у Одбору, - попис сталних средстава, новчаних средстава, бонова за гориво и обавеза према запосленима и добављачима је проведен у складу са Правилником о начину и роковима вршења пописа и усклађивања књиговодственог стања са стварним стањм. 3.2 Планирање и извршење буџета Одлуком о усвајању буџета РС за 2005. годину, Одбору су предвиђена средства у укупном износу од 172.470 КМ. Првобитни захтјев Одбора за буџетским средствима је гласио на износ од 240.284 КМ који је садржавао финансијски захтјев и писмена образложења а како је то дефинисано чланом 20. Закона о буџетском систему РС. Исти је коригован и сведен на редуковани оквир захтјева за буџетским средствима на износ од 172.470 КМ. Током 2005.године је вршена прерасподјела средстава (реалокације интерног карактера), буџетом предвиђених средстава Одбора у оквиру текућих расхода у укупном износу од 4.650 КМ. Наведена прерасподјела је вршена на основи приједлога рјешења о реалокацији предсједника Одбора. У посматраном периоду је извршена реалокација средстава екстерног карактера у износу од 4.820 КМ, којом су средства Одбора са позиције бруто плата и накнада умањена у корист средстава намјењених Секретаријату Владе РС. Одбор је у 2005. години приказао укупно извршење од 131.912 КМ што претставља извршење од 76% у односу на планирана средства. Ревизијом је утврђено да је извршење Одбора у 2005. години требало да износи 118.414 КМ, што чини свега 69% од буџетом предвиђених средстава за посматрану годину. Наиме, због неусклађености интерних аката Одбора Правилника о платама и другим личним примањима запослених у Одбору државне управе за жалбе и Рјешења Одбора о одређивању накнаде за рад екстерним члановима Одбора, са Одлуком Владе РС број 02/1-020-1490/04 од 25.11.2004. године, током 2005. године је по основи накнада екстерним члановима Одбора обрачунато и исплаћено више за 9.460 КМ у нето износу (11.352 КМ у бруто износу). Током 2005.године, Одбор државне управе за жалбе је запримио и ријешио 63 предмета (већина предмета су жалбе државних службеника које се односе на њихов радно-правни статус), о чему је сачињен Извјештај о раду Одбора у 2005. години. По основи прековременог рада запосленима је у Одбору, током 2005. године обрачунато исплаћено 1.372 КМ у нето износу (2.086 КМ у бруто износу), а што није у складу са Законом о раду (члан 39.и 40.). 3
Конто Врста расхода Усвојен буџет Извршење по извјештају клијента Извршење по налазу ревизора Индекс Индекс 1 2 3 4 5 6=(5/3) 7=(5/4) Нето плате 53.905 42.478 42.478 79% 100% Порези и доприноси на плате 28.031 22.088 22.088 79% 100% 6111 Бруто плате 81.936 64.566 64.566 79% 100% 6112 Накнаде трошкова запослених 37.200 33.965 33.965 91% 100% 6121 Порези и доп. на остала лична прим. 7.440 6.730 6.730 90% 100% 611 и 612 Бруто плате и накнаде запослених 126.576 105.261 105.261 83% 100% 6131 Путни трошкови 4.560 887 887 19% 100% 6132 Трошкови енергије 3.480 2.058 2.058 59% 100% 6133 Трошкови комуналних услуга 4.680 1.781 1.781 38% 100% 6134 Набавка материјала 4.200 4.999 4.999 119% 100% 6135 Трошкови за услуге превоза и горива 4.800 0 0 0% 0% 6136 Закуп имовине и опреме 1.800 1.500 1.500 83% 100% 6137 Трошкови текућег одржавања 3.360 350 350 10% 100% 6138 Трошкови осигурања и банкарских услуга 1.460 3.597 3.597 246% 100% 6139 Уговорене услуге 13.554 8.681 8.681 64% 100% 613 Трошкови материјала и услуга 41.894 23.853 23.853 57% 100% 61 УКУПНИ РАСХОДИ 168.470 129.114 129.114 77% 100% 8213 Набавка опреме 4.000 2.796 2.796 70% 100% 8216 Реконструкција и инвестиционо одржавање 0 0 0 0% 0% 821 Набавка сталних средстава 4.000 0 0 0% 0% 82 УКУПНО КАПИТАЛНИ РАСХОДИ 4.000 2.796 2.796 70% 100% УКУПНИ РАСХОДИ 172.470 131.910 131.910 76% 100% - бруто плате и накнаде На позицији бруто плата и накнада запослених су исказани трошкови у износу од 105.261 КМ што претставља извршење од 83 % и мањи су за 17% у односу на планирана средства. Ревизијом је утврђено да су трошкови обрачунатих и исплаћених бруто плата и накнада требало да износе 91.764 КМ или што је мање у односу на приказано за 4
13.497 КМ. Наведена разлика од 13.497 КМ, на позицији бруто плата и накнада се односи на: - више обрачунате и исплаћене накнаде екстерним члановима Одбора у износу од 11.352 КМ, - више обрачунате и исплаћене плате по основи прековременог рада запосленима у Одбору, у износу од 2.086 КМ, - више обрачунате и исплаћене порезе на лична примања у износу од 59 КМ. Одговорнима у Одбору државне управе за жалбе препоручујемо: - да ускладе обрачун плата запослених за прековремени рад, имајући у виду стварни обим посла тј. број запримљених предмета, уз потпуно поштовање одредби Закона о раду, - да ускладе обрачун накнада екстерним члановима Одбора са Одлуком Владе РС број 02/1-020-1490/04 од 25.11.2004. године, са којом је потребно ускладити и наведени Правилник о платама и личним примањима запослених (члан 15., став 2.). - трошкови материјала и услуга Трошкови материјала и услуга су остварени у укупном износу од 23.853 КМ и мањи су у односу на планиране трошкове за 43%. У оквиру ових трошкова, трошкови набавке материјала су остварени у износу од 4.999 КМ што је више у односу на планирана средства за 19%. Недостајућа средства, за позицију набавке материјала, су надомјештена реалокацијом интерног карактера. Одбору се препоручује, да приликом планирања буџета за наредну годину ускладе планирана средства са стварним потребама, а којима треба да претходе детаљни прорачуни са свим потребним образложењима, имајући у виду стварно извршење буџета од 76% за 2005. годину. - капитална улагања У 2005.години, Одбор је остварио извршење на капиталним улагањима од 70% у односу на планирана средства или у апсолутном износу 2.796 КМ. 3.3 Финансијски извјештаји Одбор је, у складу са Упутством о изради годишњег обрачуна буџета и фондова за 2005.годину, одредбама Закона о буџетском систему и Закона о рачуноводству, сачинио Финансијски извјештај за 2005. годину, у законском року. Рачуноводствени систем у Одбору је успостављен и организован у складу са Правилником о унутрашњој организацији и систематизацији радних мјеста, Законом о 5
рачуноводству, Законом о Трезору. Пословне књиге се воде у складу са Правилником о садржини појединих рачуна у контном оквиру за кориснике прихода буџета. Током 2005. године, у Одбору су примјењивани међународни рачуноводствени стандарди за јавни сектор. Биланс стања - Новчана средства У билансу стања Одбора на дан 31.12.2005. године су исказана новчана средства у износу од 4.336 КМ и претстављају: - новчана средства у благајни у износу 1.227 КМ, - новчани бонови за гориво у вриједности од 3.109 КМ. - Стална средства У билансу стања на дан 31.12.2005.године је исказана садашња вриједност сталних средстава у износу од 44.981 КМ, чија је набавна вриједност 63.870 КМ и исправка вриједности 18.889 КМ. Током 2005. године у Одбору је вриједност сталних средстава, путем редовних набавки, увећана за 2.796 КМ. Извори сталних средстава, као кореспондирајућа ставка вриједности сталних средстава су исказани у износу од 44.981 КМ. - Краткорочне обавезе На дан 31.12.2005. године су у билансу стања исказане краткорочне обавезе и разграничења у износу од 17.403 КМ и односе се на: - Обавезе према добављачима у износу од 4.068 КМ, - Обавезе према радницима (бруто плата и накнаде за децембар) у износу од 6.398 КМ, - Обавезе према екстерним члановима Одбора и по уговору о дјелу у бруто износу од 3.828 КМ, - Краткорочна разграничења у износу од 3.109 КМ. Ревизијом је утврђено да су краткорочне обавезе према добављачима измирене почетком 2006.године. Ревизијом је такође утврђено да су обавезе према екстерним члановима Одбора и по уговору о дјелу износиле 2.796 КМ. Разлика у износу од 1.032 КМ се односи на више обрачунате накнаде за екстерне чланове Одбора а што није у складу са Одлуком Владе РС број 02/1-020-1490/04 од 25. новембра 2004. године. 6
Биланс успјеха Одбор државне управе за жалбе је у билансу успјеха за 2005.годину исказао укупне расходе у износу од 129.115 КМ и односе се на: - Трошкове бруто плата и накнада у износу од 105.262 КМ и - Материјални трошкови 23.854 КМ, Ревизијом је утврђено да су укупни расходи исказани у износу већем за 13.497 КМ, за колико је више обрачунато и исплаћено више екстерним члановима Одбора и запосленима у Одбору по основи прековременог рада а како је то назначено у тачки 3.2 Извјештаја у дијелу планирања и извршења буџета. Виши ревизор: Божана Трнинић Млађи ревизор: Мирјана Радановић 7