Razmjena računa u javnom i privatnom sektoru Sektor komercijalnih digitalnih rješenja 1
Pregled tema: Što je e-račun? (Direktiva 2014/55/EU) Implementacija EU Direktive u nacionalnom okruženju Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi Koje su prednosti razmjene e-računa? Zakonski preduvjeti za pravovaljanost računa Informacijski posrednik vs. Dobavljač ERP sustava Fina e-račun za državu Izdavatelji e-računa prema obveznicima javne nabave Fina e-račun za poslovne korisnike (B2B) Fina e-arhiv 2
Definicija e-računa prema direktivi 2014/55/EU Elektronički račun račun izdan, prenijet i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom formatu koji omogućuje njegovu automatsku i strojnu obradu CEN europski odbor za normizaciju; prema Direktivi 2014/55/EU izrađen je europski standard za definiranje ključnih elemenata elektroničkog računa - Semantički model podataka 28.06. 2017. CEN izdao europsku normu za e-račun i prateće dokumente definirane Direktivom 16.10.2017. Komisija objavila usvajanje EU standarda (norme) za e-račun u službenom listu EU 3
Što Direktiva 2014/55/EU obuhvaća? primjenjuje se na izdavanje e-računa unutar javne nabave samo na ugovore sklopljeni kao rezultat postupka javnog natječaja Koje zahtjeve Direktiva 2014/55/EU postavlja? Javna uprava obvezna je prihvatiti i obraditi zaprimljene elektroničke račune od dobavljača, usklađene s europskim standardom za e-račun Računi moraju biti izdani, proslijeđeni i zaprimljeni u strukturiranom elektroničkom formatu koji omogućuje njihovu automatsku i strojnu (elektroničku) obradu Javna uprava ne smije odbiti elektroničke račune koji ispunjavaju zahtjeve Direktive 2014/55/EU 4
Direktiva 2014/55/EU Vrijeme prilagodbe 27.11.2018. rok za donošenje, objavu i primjenu zakona i drugih propisa potrebnih za usklađivanje s Direktivom 01.12.2018. naručitelji su obvezni zaprimati i obrađivati te izvršiti plaćanje e-računa i pratećih isprava u postupcima JN 18.04.2019. stupanje na snagu mjera Direktive o obvezi zaprimanja i obrade e-računa usklađenih sa novom EU normom 01.07.2019. naručitelji obvezni izdavati i slati elektroničke račune i prateće isprave u postupcima JN 5
Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi Najvažnije iz Zakona Primjenjuje se na e-račune izdane temeljem ugovora o JN Javna nabava koju provode javni, sektorski i drugi naručitelji Postupci nabave roba i usluga te provedenih projektnih natječaja procjenjene vrijednosti manje od 200.000,00 kn Radovi procjenjene vrijednosti manje od 500.000,00 kn Usluge informacijskog posredništva zaprimanja i slanja e-računa i pratećih isprava za javne naručitelje obavlja FINA Primarna uloga Fine je osiguravanje Centralnog čvora za razmjenu računa prema javnim naručiteljima, radi olakšanih međusobnih integracija, no svakako i radi nadzora i transparentnosti Usluge informacijskog posredništva sektorski i drugi javni naručitelji povjeravaju Fini ili bilo kojem drugom informacijskom posredniku Javni i sektorski naručitelji obvezni su izdavati i slati elektroničke račune i prateće isprave u postupcima JN Predviđene stroge novčane kazne za prekršaje ovih odredbi 6
Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi Pravilnici Pravilnik o vrsti i visini naknada za usluge zaprimanja i slanja elektroničkih računa za javne naručitelje u javnoj nabavi Pravilnik o tehničkim elementima, izdavanju i razmjeni elektroničkog računa i pratećih isprava u javnoj nabavi MINGPO donosi 2 provedbena akta - pravilnike iz članka 5. stavka 3. i članka 6. stavka 8. Zakona Pravilnici su objavljeni u NN br: 32/19 Tehnički pravilnik i pravilnik kojim se propisuju visine naknada za usluge zaprimanja i slanja elektroničkih računa (kuna/lipe) 7
Prednosti e-računa u javnoj nabavi? Smanjeni troškovi isporuke izlaznih i obrade ulaznih računa Automatizacija poslovanja, Bolja raspodjela ljudskih resursa Trenutna i sigurna dostava računa do primatelja Sigurna arhiva računa i pratećih dokumenata te njihovo brzo pretraživanje Kontrola naplate Usklađenost sa zakonom 8
Zakonski preduvjeti za pravovaljanost e-računa Zakon o porezu na dodanu vrijednost (čl.80) Pravilnik o porezu na dodanu vrijednost (čl. 161) UVJET UVJET ISPUNJEN Suglasnost za primanje računa u pisanom obliku Vjerodostojnost podrijetla Cjelovitost sadržaja Čitljivost računa 9
Zakonski preduvjeti za pravovaljanost e-računa Metode osiguravanja uvjeta iz Zakona i Pravilnika o PDV-u PKI metoda primjena digitalnih certifikata i elektroničkog potpisa EDI metoda bilateralni ugovori; definiranje sigurnosnih postavki, standarda razmjene, komunikacijskog protokola te načina čuvanja razmjenjenih poruka Metode procesnih kontrola proces koji kreiraju, provode i ažuriraju odgovorne osobe radi osiguranja financijskog, računovodstvenog i izvještavanja i postupanja u skladu sa zakonskim uvjetima 10
Zakonski preduvjeti za pravovaljanost e-računa Osiguravanje vjerodostojnosti podrijetla i integriteta sadržaja 6/19/2019 Centar digitalnih usluga 11
Razlika između informacijskog posrednika i dobavljača ERP sustava Informacijski posrednik Pravna osoba koja pruža razmjene e-računa između izdavatelja i primatelja Mogu obavljati usluge upravljanja cjelokupnim poslovnim procesom izdavanja, zaprimanja i arhiviranja e-računa Dobavljač ERP sustava (internog poslovnog sustava) Pravna osoba koja pruža uslugu sistemske integracije - međusobnog povezivanja hardverskih komponenata u jednu cjelinu zajedno s implementiranim softverskim komponentama, čineći zajedno informacijski sustav 12
e-račun za državu Centralni servis za razmjenu e-računa u javnoj nabavi Sektor komercijalnih digitalnih rješenja 13
Servis e-račun za javne naručitelje Centralni servis za razmjenu elektroničkih računa s obveznicima javne nabave (OJN) Jamči visoku razinu sigurnosti i autentifikacije korisnika servisa Usklađen s novom EU normom o elektroničkom izdavanju računa Moguća integracija direktno u interni poslovni sustav (ERP) korisnika Web aplikacija preko koje OJN zaprimaju e-račune od svojih dobavljača Omogućen proces likvidature primjenom web aplikacije Osigurana arhiva e-računa u skladu sa Zakonom Servis spreman za prekograničnu razmjenu e- računa temeljem članstva u PEPPOL-u 14
e-račun za javne naručitelje Međunarodna razmjena ČLAN PEPPOL-a Fina je izgradila Pristupnu točku i postala član PEPPOL mreže PEPPOL SPECIFIKACIJE Komunikacija sa svim pristupnim točkama unutar PEPPOL mreže - osigurana razmjena e-dokumenata temeljenih na PEPPOL specifikacijama JEDINSTVENA NORMA Servis prilagođen službeno prihvaćenoj jedinstvenoj Europskoj normi o elektroničkom izdavanju računa (Službeni list Europske unije) INTEROPERABILNOST Cilj: osigurati veću interoperabilnost između sudionika u prekograničnoj razmjeni 15
Povezivanje s centralnom točkom za e-račun u JN Grafički prikaz povezivanja s centralnom točkom e-račun u JN 16
e-račun za javne naručitelje Registracija na servis Posjedovanje digitalnih poslovnih certifikata Pristupnica za registraciju na servis i odabir korisničkih prava Pristupnica za registraciju subjekta s organizacijskim jedinicama Registracija subjekta na servis i dodjela korisničkih prava 17
e-račun za javne naručitelje Modeli razmjene Pojedinačno slanje i zaprimanje e-računa Prikladno za institucije s manjim brojem računa Korištenje web aplikacije za pojedinačan unos/zaprimanje računa Preduvjet: Certifikat na kripto uređaju (USB stick, e-kartica) Razmjena računa putem web servisa integracija u interni sustav Prikladna za institucije s velikim brojem računa Direktna razmjena kroz interni poslovni sustav (ERP) Preduvjet: Aplikativni certifikat i/ili poslužiteljski certifikat (SSL) 18
e-račun za javne naručitelje Web aplikacija unos dokumenta 19
e-račun za javne naručitelje Web aplikacija pregled i dohvat ulaznih računa 20
e-račun za javne naručitelje Web aplikacija likvidatura 21
e-račun za javne naručitelje Web aplikacija likvidatura 22
Integracija ERP sustava naručitelja 1. Prilagodba internog računovodstvenog sustava (ERP sustava) sa servisom e-račun za državu Tehnička specifikacija - razmjena podataka web servisima sinkronom/asinkronom obradom Prilagodba ERP sustava za zaprimanje i obradu ulaznog računa, za slanje računa sukladno novoj EU normi Mogućnost korištenja integracijskog modula Dokumentacija dostupna na Fininim stranicama 2. Testiranje sa servisom e-račun za državu na demo okolini Pribavljanje demo aplikacijskog / poslužiteljskog certifikata Registracija naručitelja na demo okolinu servisa e-račun za državu Registracija naručiteljevih organizacijskih jedinica na demo okoinu (opcionalno) Dokumentacija dostupna na Fininim stranicama 3. Registracija i integracija na produkcijsku okolinu servisa Dokumentacija dostupna Pribavljanje produkcijskog aplikacijskog / poslužiteljskog certifikata na Fininim stranicama Registracija naručitelja na produkcijsku okolinu servisa e-račun za državu Registracija naručiteljevih organizacijskih jedinica na produkcijsku okolinu (opcionalno) 23
e-račun za javne naručitelje Naknade za izdavanje certifikata Certifikat Aplikacijski certifikat standardne razine sigurnosti Jedinična cijena bez PDV-a 300,00 kn/5 godina Naknade za korištenje servisa e-račun za JN Opis Cijena bez PDV-a Mjesečna pretplata 10,00 kn / org. jedinica* Poslužiteljski certifikat srednje razine sigurnosti Certifikat na kripto uređaju (USB stick, Fina e-kartica) Poslovni soft certifikat (opcionalno za likvidaturu) 300,00 kn/2 godine 390,00 kn/godišnje Ili 50,00 kn mjesečno* 100,00 kn/5 godina Naknada po izlaznom računu 1,50 kn / račun *U naknadi od 50,00 kn/mjesečno korisnici digitalnih certifikata imaju uračunat pristup i ostalim Fininim e-servisima te servisima državne uprave i javnih službi, a to su: e-regos, RGFI putem weba, WEB BON, Registar koncesija, e-plaćanje, e-porezna, e-hzmo, e-zdravstveno, e-blokade i e-držaba U naknadi od 390,00 kn/godišnje, korisnici certifikata imaju uračunat pristup servisima državne uprave i javnih službi: e-porezna, e-mirovinsko, e-zdravstveno, e-carina, e-pošta 24
Izdavatelji računa Dobavljači obveznika javne nabave 25
Izdavatelji računa Izdavatelj odabire način slanja računa prema obvezniku javne nabave Direktno iz svojeg računovodstvenog sustava (Billing, SAP) Putem informacijskog posrednika Pojedinačno putem web aplikacije 26
Web aplikacija Slanje računa putem web aplikacije 1. Tehnički preduvjet Posjedovanje certifikata na kripto uređaju (Fina, AKD cert.na OI) 2. Proces registracije preko online sučelja: Samostalna on-line registracija na web aplikaciju 3. Slanje računa obveznicima javne nabave: Pošiljatelj putem web aplikacije kreira pojedinačne račune i šalje prema obvezniku JN 27
Direktno slanje iz ERP sustava Direktno slanje iz ERP sustava izdavatelja 1. Prilagodba internog računovodstvenog sustava (ERP sustava) sa servisom e-račun za JN Konzultiranje tehničke specifikacije za razmjenu podataka web servisom PKI/EDI/Ostalim metodama Konzultiranje osnovne specifikacije upotrebe e-računa (UBL 2.1 i CII) Moguće korištenje integracijskog modula 2. Testiranje sa servisom e-račun za JN na demo okolini Pribavljanje demo aplikacijskog/poslužiteljskog certifikata Zahtjev za registraciju izdavatelja na Demo okolinu (za potrebe testiranja) 3. Registracija i integracija na produkcijsku okolinu servisa Pribavljanje produkcijskog aplikacijskog/poslužiteljskog certifikata Dostavljanje potvrde o registraciji domene Zahtjev za registraciju izdavatelja na produkcijsku okolinu (početak rada) Sva dokumentacija dostupna na Fininim stranicama 28
Slanje putem IP-a Slanje putem informacijskog posrednika (IP-a) Servis e-račun za državu tehnički je povezan s nekoliko informacijskih posrednika u RH Rok za povezivanje ovisi o tehničkoj spremnosti za ispunjenje tehničkih preduvjeta za povezivanje na strani informacijskog posrednika i dobavljača ERP-a Na stranicama MINGPO-a objavljen popis IP-a : https://www.mingo.hr/page/kategorija/e-racun Kliknuti na Kako do e-računa Preduvjeti za integraciju IP-a sa servisom 1. Prilagodba i testiranje Prilagodba XML-a računa prema EU normi (UBL 2.1 ili CII) Pribavljanje demo poslužiteljskog certifikata Pribaljvanje demo aplikacijskog certifikata (ukoliko IP koristi potpis u svojem rješenju) 2. Produkcija Pribavljanje poslužiteljskog certifikata Pribaljvanje aplikacijskog certifikata (ukoliko koristi potpis u svojem rješenju) Integracija na produkcijsku okolinu servisa e-račun za JN Registracija ili izmjena podataka na servisu e-račun za državu korisnika drugog IP-a Registracija ili izmjena podataka IP-a na servisu e-račun za državu Moguće korištenje integracijskog modula 29
e-račun za poslovne korisnike Servis za razmjenu e-računa između dobavljača i kupaca 30
e-račun za poslovne subjekte FINA e-račun za poslovne subjekte temelji se na PKI tehnologiji usklađen sa zakonskim uvjetima Kompatibilan sa sličnim rješenjima na inozemnom tržištu Prilagođen svim tržišnim segmentima Nema potpisivanja bilateralnih ugovora između korisnika Osigurana arhiva elektroničkih računa u skladu sa Zakonom Lako provjerljiv od strane poreznog nadzora Direktno povezan s e-računom za državu Prilagođen sa razmjenu e-računa prema EU normi 31
e-račun za poslovne subjekte Registracija na servis Posjedovanje digitalnih poslovnih certifikata Pristupnica za registraciju na servis i odabir korisničkih prava Pristupnica za registraciju subjekta s poslovnim jedinicama Registracija subjekta na servis i dodjela korisničkih prava 32
e-račun za Poslovne subjekte Modeli razmjene Pojedinačno slanje i zaprimanje e-računa Prikladno za male korisnike s malim brojem računa Korištenje portalske aplikacije za unos računa Certifikat na kripto uređaju (USB stick, e kartica) Razmjena datotekom Kreirani računi se spremaju u datoteku na računalu Korištenje portalske aplikacije za učitavanje datoteke u sustav Certifikat na kripto uređaju (USB stick, e kartica) Razmjena web servisom - integracija Prikladna za velike korisnike s velikim brojem računa Direktna razmjena kroz poslovni sustav (ERP) Aplikativni certifikat i/ili poslužiteljski certifikat (SSL) 33
Direktno slanje iz ERP sustava Integracija ERP sustava izdavatelja sa servisom e-račun za poslovne subjekte 1. Prilagodba internog računovodstvenog sustava (ERP sustava) sa servisom e-račun za poslovne subjekte Konzultiranje tehničke specifikacije za integraciju sa servisom prema EU Normi Konzultiranje tehničke specifikacije za integraciju za razmjenu s ostalim poslovnim subjektima 2. Testiranje sa servisom e-račun za poslovne subjekte na Demo okolini Pribavljanje demo aplikacijskog/poslužiteljskog certifikata (ovisno o vrsti web servisa) Pristupnica za registraciju izdavatelja na Demo okolinu servisa (za potrebe testiranja) Pristupnica za registraciju tvrtke s poslovnim jedinicama (opcionalno) 3. Integracija i registracija na produkcijsku okolinu servisa Pribavljanje produkcijskog aplikacijskog/poslužiteljskog certifikata (ovisno o vrsti web servisa) Pristupnica za internetski servis e-račun (početak rada) Pristupnica za registraciju tvrtke s poslovnim jedinicama (opcionalno)* *samo u slučaju postojanja zasebnih poslovnih jedinica koje zasebno zaprimaju račune, neovisno o centrali Sva dokumentacija dostupna na Fininim stranicama e-račun za poslovne subjekte 34
Naknade za servis i za certifikate Naknade za korištenje servisa e-račun za svaki poslani e-račun obračunava se jedinična naknada ukupni iznos naknade ovisi o broju poslanih e-računa obračunava se na mjesečnoj razini naplaćuje se slanje samo onih računa koji su ispravni i zaprimljeni u sustav zaprimanje računa se ne naplaćuje razmjena putem web aplikacije pojedinačno/datotekom - korisnikom se smatra certifikat na kripto uređaju korisnik koji već ima certifikat na kripto uređaju, predajom Pristupnice može se odmah registrirati na servis razmjena putem web servisa - korisnikom se smatra aplikacijski certifikat Opis Mjesečna pretplata do 1500 Naknada bez PDV-a 7,00/korisnik 2,00 kn/račun 1501 do 3000 1,80 kn/račun 3001 do 5000 1,60 kn/račun Certifikat Aplikacijski certifikat standardne razine sigurnosti Poslužiteljski certifikat srednje razine sigurnosti Naknada bez PDV-a 300,00 kn/5 godina 300,00 kn/2 godine e-račun za poslovne subjekte 5001 do 7000 1,40 kn/račun 7001 do 9000 1,20 kn/račun Više od 9000 1,00 kn/račun Certifikat na kripto uređaju (USB stick, Fina e-kartica) 50,00 kn/mjesečno ili 390,00 kn/godišnje 35
e-arhiv Papir ili datoteka? Sve na jednom mjestu! 36
e-arhiv Funkcionalnosti servisa, strukture i koncepti arhiviranja Servis za pohranu različitih vrsta dokumenata u elektroničkom obliku Svi razmijenjeni računi dostupni za cijelo vrijeme pohrane Računi se pohranjuju u izvornom obliku (XML) te njihov prikaz u PDF-u Uz račune se pohranjuju prilozi, elektronički potpis i vremenski žig Vjerodostojnost podrijetla i cjelovitost sadržaja zajamčeni za cijelo vrijeme pohrane Prilikom ulaska u arhivu računi se ovjeravaju vremenskim žigom Računi se čuvaju na period od 11 godina u skladu sa Zakonom o računovodstvu Dokument Ugovor između Y i dobavljača X Klasa UGOVOR Metapodaci DATUM POTPISNIK OIB Direktorij 2016 Spremnik Ugovori 37
e-arhiv opis servisa kroz funkcionalnosti 2 1 3 4 38
e-arhiv opis servisa kroz funkcionalnosti Pretraživanje Filtriranje po: spremniku direktoriju klasi Pretraživanje po: nazivu dokumenta datumu dokumenta bilo kojem metapodatku Upravljanje pravima Obavlja poslovni subjekt za svoje zaposlenike. Administrator Korisnik preuzimanje dokumenta brisanje direktorija pretraživanje spremnika kreiranje klase cca 30 prava 39
Naknade i tehnički preduvjeti Financijski i tehnički preduvjeti za korištenje servisa e-arhiv 1) Naknade Naknada za arhiviranje elektroničkih računa obračunava se različito, ovisno o vrsti (tipu) dokumentacije koja se pohranjuje: a) Arhiva e-računa b) Arhiva druge dokumentacije Broj računa mjesečno do 500 Naknada bez PDV-a 50,00 kn / mjesečno Zauzeće diskovnog prostora Cijena/mjesec 501 do 850 80,00 kn / mjesečno 851 do 1700 145,00 kn / mjesečno 1701 i više 0,07 kn / račun do 500 50,00 kn / mjesečno do 2 GB Svaki dodatni GB 70,00 kn 50,00 kn 2) Tehnički preduvjeti Certifikat na kripto uređaju za pristup putem web aplikacije Aplikativni certifikat za pristup direktno iz poslovnog sustava korisnika (ERP-a) e-arhiv 40
E-RAČUN ZA PRIVATNI SEKTOR: e-racun@fina.hr E-RAČUN ZA JAVNE NARUČITELJE eracun.obveznici@fina.hr TEHNIČKA PODRŠKA ZA INTEGRACIJU: eracun.itpodrska@fina.hr E-ARHIV: e-poslovanje@fina.hr Zahvaljujemo na pažnji... Pitanja? 41