Sve što trebate znati o eračunima u javnoj nabavi U našem priručniku smo ukratko pojasnili što nam je donio Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi.
ZAKONSKA REGULATIVA Stupanjem na snagu Zakona o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi, uvodi se obveza zaprimanja eračuna u postupcima javne nabave od 01.12.2018. godine te obveza izdavanja eračuna u procesima javne nabave od 01.07.2019. godine.
Što je eračun? eračun je račun koji je izdan, poslan i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom obliku, a koji omogućuje njegovu automatsku i elektroničku obradu. eračun mora sadržavati sve obvezne stavke propisane važećom regulativom te mora biti usklađen s europskom normom i njezinim ispravcima, izmjenama i dopunama.
Zašto država uvodi obvezno slanje eračuna prema obveznicima javne nabave? Donošenjem Direktive o elektroničkom računu u javnoj nabavi (2014/55/EU) koju su izdali Europski parlament i vijeće s ciljem da se razvije norma o elektroničkom računu, stvoreni su pravni preduvjeti za uvođenje eračuna u državu kao snažna mjera za ostvarenje značajnih ušteda i optimizacije u poslovanju javnog sektora. Cilj uvođenja eračuna je unaprjeđenje poslovanja i stvaranje ušteda za svaku pojedinu instituciju i cjelokupno gospodarstvo.
Na koga se Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi primjenjuje?
Zakon se primjenjuje na javne i sektorske naručitelje kao obveznike javne nabave, izdavatelje elektroničkih računa u postupcima javne nabave te informacijske posrednike koji pružaju usluge razmjene elektroničkih računa i pratećih isprava u postupcima javne nabave. Iako se primjena navedenog Zakona ponajprije odnosi na obveznike Zakona o javnoj nabavi, neizravno utječe i na poslovanje svih drugih poslovnih subjekata.
Ako dobavljač isporuči uredski materijal javnom naručitelju u postupku javne nabave i pošalje mu eračun, mora li on isti zaprimiti? Ako je javnom naručitelju poslan eračun isti mora zaprimiti i ne smije ga odbiti. Ako dobavljač koji nije obveznik primjene Zakona o javnoj nabavi izda papirnati račun, javni naručitelj će zaprimiti papirnati račun. To znači da će papirnato izdavanje računa u javnoj nabavi biti moguće do 01.07. 2019. godine. Nakon navedenog datuma dobavljač mora izdati javnom naručitelju eračun, a javni naručitelj ga mora zaprimiti i obraditi.
Na koje sve načine možete poslati eračun obveznicima javne nabave?
eračune moguće je slati automatskom razmjenom putem web servisa PKI, EDI ili nekom drugom metodom. Izdavatelj može odabrati hoće li eračune izdavati: 1. direktno iz svojeg računovodstvenog programa odnosno ERP programa 2. putem informacijskog posrednika koji je povezan sa servisom eračun za državu 3. pojedinačno putem web aplikacije eračun za državu
Koje su prednosti za izdavatelje, a koje za primatelje eračuna? Prednosti za izdavatelje eračuna Prednosti za primatelje eračuna manji administrativni troškovi (nema više troškova poštarine, tiska i skladištenja dokumentacije) brže, sigurnije, jednostavnije i jeftinije slanje računa bolja raspodjela resursa i veća produktivnost brža komunikacija između dobavljača i obveznika javne nabave brže zaprimanje i obrada računa osigurava se brže plaćanje povećava se efikasnost upravljanja računima olakšan je pristup i korištenje računa brža i jednostavnija revizija računa mogućnost potpune automatizacije procesa fakturiranja
Tko su informacijski posrednici?
Razmjenu eračuna između izdavatelja i primatelja obavlja informacijski posrednik u skladu s europskom normom. Informacijski posrednik može obavljati i usluge upravljanja cjelokupnim poslovnim procesom izdavanja, zaprimanja, slanja i arhiviranja eračuna. Kao centralni informacijski posrednik za javne naručitelje zakonom je određena Financijska agencija (FINA). Izuzeti javni naručitelji i sektorski naručitelji mogu izabrati bilo kojeg informacijskog posrednika u Hrvatskoj ili EU.
U kojem formatu se zaprima eračun? Da li je uz eračun moguće priložiti prateće isprave odnosno popratne dokumente? Je li je slanje eračuna sigurno? Koliko dugo se čuvaju eračuni?
Odgovori na pitanja U kojem formatu se zaprima eračun? eračun se zaprima u XML-u strukturirani format i PDF-u čitljivi format. Da li je uz eračun moguće priložiti prateće isprave odnosno popratne dokumente? Da, uz eračun moguće je priložiti različite vrste dokumenta (u elektroničkom obliku ili skenirane) kao što su dopisi, ugovori, obrasci i ostali dokumenti u formatu koji dozvoljava EU Norma (.pdf;.jpeg;.jpg; png;.csv; vnd.openxmlformatsofficedocument.spreadsheetml.sheet (.xlsx) i vnd.oasis.opendocument.spreadsheet (.ods)). Je li slanje eračuna sigurno? eračuni temelje se na PKI tehnologiji što jamči visoku razinu sigurnosti i autentifikacije korisnika, elektroničko potpisivanje računa te ovjeru vremenskim žigom. Koliko dugo se čuvaju eračuni? eračuni se pohranjuju u skladu sa Zakonom o računovodstvu na rok od 11 godina.
Za sve sudionike razmjene eračuna u javnoj nabavi (izdavatelje, obveznike javne nabave i informacijske posrednike) određene su prekršajne odredbe ako se neće pridržavati odredbi Zakona o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi ili predviđenih rokova za prilagodbu i implementaciju.
Predviđene kazne Prema Zakonu o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi, odgovorna pravna osoba odnosno naručitelj će se kazniti za prekršaj novčanom kaznom u iznosu od 10.000 do 100.000 kuna ako: zaprima i obrađuje eračune i prateće isprave koji nisu sukladni europskoj normi i njezinim ispravcima, izmjenama i dopunama u izvršenju ugovora u javnoj nabavi ne zaprima ili ne obrađuje eračune i prateće isprave izvrši plaćanje eračuna koji nije sukladan odredbama Zakona kao izdavatelj eračuna ne izdaje eračune Za kršenje navedenih stavki kaznit će se i odgovorna osoba državnog tijela koji je javni naručitelj i to novčanom kaznom u iznosu od 5.000 do 20.000 kuna. Za informacijske posrednike koji pružaju uslugu zaprimanja ili izdavanja eračuna koji nije sukladan odredbama Zakona predviđena je novčana kazna u iznosu od 10.000 do 100.000 kuna.
Procedura uvođenja eračuna u poslovanje
Procedura uvođenja eračuna u poslovanje 1. Odabir i registracija kod informacijskog posrednika - za početak trebate odabrati informacijskog posrednika te provesti registraciju. Informacijski posrednik, razmjenu eračuna između izdavatelja i primatelja mora obavljati u skladu s europskom normom. S informacijskim posrednikom se radi i priprema tehničkog rješenja za razmjenu eračuna. 2. Obavijest kupcima i dobavljačima - obavijestite svoje kupce i dobavljače (primatelje vaših računa) da krećete s korištenjem eračuna u poslovanju te ih zamolite da pošalju email adresu na koju će ubuduće primati eračune. 3. Priprema tehničkog rješenja za razmjenu eračuna sam postupak ovisi o tome hoćete li eračune slati direktno iz računovodstvenog odnosno ERP programa, da li je taj ERP već integriran s informacijskim posrednikom ili ne. Ako ERP nije integriran s informacijskim posrednikom ili ne koristite ERP za izdavanje računa (npr. račune radite u Excelu) potrebna vam je neka od aplikacija za izdavanje i primanje eračuna. 4. Razmjena eračuna podrazumijeva međusobnu razmjenu eračuna između izdavatelja i primatelja. Račune koje primite (ulazni računi) potrebno je i obraditi te se predlaže rješenje koje će omogućiti opticaj i distribuciju elektroničkih dokumenata unutar tvrtke. 5. Arhiviranje eračuna nakon razmjene i obrade eračuna, iste je potrebno arhivirati (prema Zakonu o računovodstvu na rok od 11 godina). Možete odlučiti hoćete li uslugu elektroničkog arhiviranja koristiti od strane informacijskog posrednika ili ćete osigurati vlastite servere za pohranu.
Želite saznati više o eračunima? Niste dobili odgovor na određeno pitanje? Pišite nam Saop d.o.o. Puževa 13 10020 Zagreb 01 555 97 73 info@saop.hr www.minimax.hr
Pogledajte kako izgleda izdavanje i primanje eračuna u računovodstvenom programu Minimax. Pogledaj video
Izjava o odricanju odgovornosti Saop d.o.o. je ovaj dokument pripremio za lakše razumijevanje sadržaja, ali ne kao i glavni izvor informacija namijenjenih stvaranju konačnih poslovnih odluka ili tumačenju postojećeg sadržaja. Za ostale smjernice i detaljniji uvid u obrađenu temu, savjetujemo da se obratite stručnjacima.