8 2 upiti_izvjesca.indd

Транскрипт

1 1 2. Baze podataka Upiti i izvješća baze podataka Na početku cjeline o bazama podataka napravili ste plošnu bazu podataka o natjecanjima učenika. Sada ćete izraditi relacijsku bazu u Accessu o učenicima te škole i vidjeti kako iz relacijske baze dobiti podatke o učenicima koji su išli na državno natjecanje. U tu svrhu upotrijebit ćemo novi objekt baze podataka upit. Primjer 3. Stvorit ćemo novu bazu podataka i nazvati je e-dnevnik. Pri izradi nove baze podataka važno je dobro isplanirati koji nam podatci trebaju, za što nam trebaju, u koliko ćemo ih tablica smjestiti te kako ćemo ih prikazati. Podatke je bolje spremiti u više manjih tablica i međusobno ih povezati. Napraviti ćemo dvije tablice: tablicu o učenicima i tablicu o natjecanjima. Koji nam podatci trebaju o učenicima? Ime i prezime učenika i razred. No može se dogoditi da dva učenika imaju jednako ime i prezime u istome razredu pa nam treba još neki podatak koji će biti jedinstven svakom učeniku. Najčešće je to neki broj. Takve brojeve nazivamo identifikacijskim brojevima i u bazi podataka uglavnom ih označavamo s ID. Zadatak 1. Napravite novu tablicu Tablica_učenici koja će imati sljedeća polja: Naziv polja ID_ucenika Vrsta Podataka Samonumeriranje Ime Kratki tekst 25 Prezime Kratki tekst 35 Razred Kratki tekst 3 Tablica 2. Struktura nove tablice Svojstva polja Veličina polja Kombinacija brojeva i slova definira se kao tekstualni podatak. Zašto su podatci u polju Razred vrste Kratki tekst, a ne Broj? Odredite primarni ključ, polje koje osigurava jedinstvenost zapisa. Rješenje: Pogledati sliku 42. Gotova prazna tablica izgleda kao na slici 43. Slika 42. Tablica_učenici u prikazu dizajna Slika 43. Gotova prazna tablica Tablica_učenici

2 2. Baze podataka 2 Unesite u tablicu sljedeće podatke o učenicima: Slika 44. Podatci o učenicima Zadatak 2. Napravite obrazac i pomoću njega unesite podatke o preostalim učenicima: Slika 45. Podatci o učenicima Obrazac možete urediti i oblikovati u prikazu Prikaz dizajna (slika 46.). Slika 46. Alat Prikaz dizajna obrasca Slika 47. Dizajn obrasca U dizajnu obrasca (slika 47.) možete oblikovati tekst, promijeniti veličinu i raspored polja, urediti zaglavlje i podnožje itd (slika 48.). Slika 48. Gotov dizajniran Obrazac_učenici

3 3 2. Baze podataka Tablica s podatcima o svim učenicima izgleda kao na slici 49. Slika 49. Gotova tablica Tablica_učenici Vježba 9. Izrada nove tablice Napravite tablicu Tablica_natjecanja u koju ćete upisati na kojim natjecanjima i iz kojeg je predmeta učenik sudjelovao. Ponovno nam trebaju podatci o učeniku, ali sada nećemo opet pisati ime, prezime i razred učenika, nego samo njegov identifikacijski broj koji smo u tablici Tablica_učenici nazvali ID_ucenika. Taj je broj jedinstven svakom učeniku. Nova tablica imat će sljedeća polja: Naziv polja Vrsta podataka Svojstva polja Veličina polja ID_ucenika Broj Cijeli broj Natjecanje Kratki tekst 10 Predmet Kratki tekst 30 ID_ucenika treba indeksirati i dopustiti duplikate jer jedan učenik može ići na više natjecanja (slika 50.). Tablica 3. Struktura nove tablice Slika 50. Indeksiranje polja Upišite sljedeće podatke: Dio podataka upišite u tablicu, a drugi dio pomoću obrasca koji ćete oblikovati prema slici 52. Slika 51. Tablica Tablica_natjecanja

4 2. Baze podataka 4 Slika 52. Obrazac Obrazac_natjecanja Zadatak 3. Sortirajte tablicu Tablica_natjecanja po polju ID_ucenika uzlazno i prikažite učenike koji su išli na državno natjecanje. Rješenje: Pogledati sliku 53. Slika 54. Tablica sortirana i filtrirana prema državnom natjecanju Slika 53. Sortiranje i filtriranje tablice Tablica_natjecanja Rezultat sortiranja i filtriranja jest tablica kao na slici 54. Zadatak 4. Prikažite učenike koji su išli na županijsko natjecanje. Ne zaboravite maknuti filtar državno prije nego što postavite novi filtar županijsko (slika 55.). Slika 55. Prije postavljanja novog filtra treba očistiti prijašnji Rješenje: Pogledati sliku 56. Slika 56. Tablica filtrirana prema županijskom natjecanju

5 5 2. Baze podataka Tablice prikazuju iz kojih su predmeta učenici išli na državno ili županijsko natjecanje. Vidimo koliko je učenika bilo na tim natjecanjima, ali ne vidimo imena i prezimena učenika ni iz kojeg su razreda jer je upisan samo identifikacijski broj učenika. Kako ćemo saznati koji se učenik krije iza kojeg broja? Povezat ćemo te dvije tablice i stvoriti relaciju između njih. Tako će nastati relacijska baza podataka Povezivanje tablica Tablice o učenicima i natjecanjima povezat ćemo kako bismo mogli prikazati podatke iz obje tablice. Na kartici Alati za baze podataka u grupi Odnosi odaberite alat Odnosi (slika 57.). Slika 57. Alat Odnosi Otvorit će se prozor u kojem ćemo odabrati tablice koje želimo povezati i zatim kliknuti na gumb Dodaj (slika 58.). Na kartici Odnosi pojavit će se dvije male tablice. Obje imaju jednako polje ID_ucenika. To polje koje je jednako u jednoj i u drugoj tablici povezat će ih u relaciju. Kako? Vježba 10. Povezivanje tablica Kliknite lijevom tipkom miša na polje ID_ucenika u tablici Tablica_učenici i metodom povuci i pusti (engl. drag and drop) odvucite ga do polja ID_ucenika u tablici Tablica_natjecanja. Kad otpustite tipku miša, prikazat će se dijaloški okvir Uređivanje odnosa. Provjerite jesu li navedena jednaka polja u tablici i kliknite na gumb Stvori (slika 59.). Slika 58. Odabir tablica za povezivanje Slika 59. Dijaloški okvir Uređivanje odnosa Ako ste dobro povezali tablice, kartica Odnosi izgleda kao na slici 60.

6 2. Baze podataka 6 Slika 60. Povezane tablice Sada ćemo iz ovako povezanih tablica izvući podatke koristeći se upitom Upiti Upiti su objekti u bazi podataka kojima se izdvajaju i prikazuju određeni podatci iz tablica prema nekom uvjetu, kriteriju. Na primjer, želimo li prikazati učenike razreda 8.a, napravit ćemo upit koji će iz tablice Tablica_učenici izdvojiti samo učenike koji idu u razred 8.a. Vježba 11. Stvaranje novog upita Na kartici Stvaranje u grupi Upiti odaberite alat Čarobnjak za upite koji će vas u nekoliko koraka voditi do novog upita (slika 61.). U prvome koraku Čarobnjak pita kakvu vrstu upita želite. Već je označeno Jednostavan upit (slika 62.) pa ćete to i odabrati. Slika 61. Alat Čarobnjak za upite Slika 62. Stvaranje jednostavnih upita U drugome koraku odredite iz koje ćete tablice napraviti upit i s kojim poljima. Iz tablice Tablica_učenici odaberite sva polja (slika 63.). Slika 63. Čarobnjak za izradu upita

7 7 2. Baze podataka U nazivu upita ne smije biti točka! U zadnjem koraku treba odrediti ime upita pa upišite 8a (slika 64.). Pazite! Ne 8.a, nego samo 8a. Slika 64. Zadnji korak Čarobnjaka za upit Odaberite mogućnost Izmijeni dizajn upita. Upit će se otvoriti u prikazu Dizajn (slika 64.) i tu ćete vidjeti tablicu iz koje ste napravili upit i sva odabrana polja (slika 65.). Tablica iz koje je upit napravljen Polja Slika 65. Obrazac u prikazu dizajna Redak Kriterij U retku Kriterij postavlja se uvjet koji upit treba zadovoljiti. Želite li prikazati sve učenike iz razreda 8.a, u polju Razred upisat ćete 8.a. Kad pokrenete upit, prikazat će se zapisi koji u polju Razred imaju vrijednost 8.a. Obratite pozornost da u retku Kriterij podatak mora biti napisan točno kao i u tablici.

8 2. Baze podataka 8 Upit pokrećete odabirom alata Prikaz ili Pokreni u grupi Rezultati, na kartici Alati za upite. Kad pokrenete upit ili promijenite prikaz u Prikaz podatkovne tablice (slika 66.), rezultat će biti tablica u kojoj su prikazani zapisi koji u polju Razred imaju vrijednost 8.a (slika 67.). Slika 66. Grupa Rezultati Slika 67. Tablica rezultata upita 8.a Upit možemo napraviti iz dviju i više tablica. Odaberemo polja iz tablica, zadamo kriterije i pokrenemo upit. Zadatak 5. Napravite upit koji će prikazati ime, prezime i razred učenika koji su išli na državno natjecanje. Rješenje: Traženi podatci nalaze se u dvjema tablicama. Iz tablice Tablica_učenici odaberite polja Ime, Prezime i Razred, a iz tablice Tablica_natjecanja odaberite polja Natjecanja i Predmet (slika 68.). Slika 68. Odabir polja iz dviju tablica U koje polje treba staviti kriterij kako bi se prikazali učenici koji su išli na državno natjecanje? Koji kriterij treba postaviti?

9 9 2. Baze podataka Rješenje pogledajte na slici 69.: Slika 69. Kriterij državno u polju Natjecanje Rezultat upita jest tablica s popisom svih učenika koji su išli na državno natjecanje. Slika 70. Rezultat upita jest tablica Dobivenu tablicu možemo ispisati na pisaču pomoću izvješća Izvješća Izvješće je objekt kojim se prikazuju podatci u obliku dokumenta spremnog za ispis na pisaču, izvoz u druge programe MS Officea ili objavljivanje na internetu. Izvješćem se mogu prikazati ili ispisati tablice i upiti. Stvaramo ga pomoću Čarobnjaka za izvješća u nekoliko koraka na sličan način kao i obrasce i upite. Pri izradi izvješća možemo sortirati podatke, izabrati izgled izvješća i usmjerenje (portret ili pejzaž). U prikazu Prikaz dizajna izvješće možemo dodatno oblikovati, urediti zaglavlje i podnožje izvješća, umetnuti sliku itd. Pretpregled izvješća pokazuje konačan izgled izvješća.

10 2. Baze podataka 10 Slika 71. Izvješće Zadatak 6. Stvorite izvješće iz upita 8a. Odaberite polja ime, prezime i razred, izgled Tablično i sortirajte podatke prema prezimenu učenika uzlazno, usmjerenje portret. Izvješće nazovite Učenici 8a (bez točke iza broja 8). Dizajnirajte izvješće kao na slici 72. Slika 72. Izvješće Učenici 8a Dodatna je prednost izvješća što ga možete izvesti, tj. pretvoriti u druge poznate formate dokumenata, primjerice Word, Excel, PDF ili pak HTML dokument. Da biste to mogli učiniti, najprije morate otvoriti izvješće u pretpregledu. Naime, tada će se u vrpci prikazati grupa naredbi Podaci u kojoj odabirete izvozni format.