KORISNIČKA UPUTA za servis e-račun prema EU normi Zagreb, 28. srpnja 2019.

Транскрипт

1 Zagreb, 28. srpnja 2019.

2 strana: 2/81 Sadržaj: 1. UVOD... 3 Cilj i svrha... 3 Područje primjene POJMOVI I SKRAĆENICE PREDUVJETI KORIŠTENJA PREGLED APLIKACIJE OPIS EKRANA Prijava u aplikaciju Uspješna prijava u aplikaciju Neuspješna prijava u aplikaciju DOKUMENTACIJA REGISTRIRANI KORISNICI POSTAVKE... 8 Postavke poslovnog subjekta/poslovne jedinice... 9 Postavke djelatnika KORISNICI KREIRANJE DOKUMENATA Kreiranje dokumenata koji su napravljeni prema EU normi Podaci o dokumentu Reference Sudionici Specifikacija stavke Uvjeti isporuke Napomena Podaci za plaćanje Kreiranje dokumenata koji nisu napravljeni prema EU normi Podaci o računu Reference Odgovorna osoba Sudionici Specifikacija Ukupni iznosi i popusti na razini dokumenta Uvjeti isporuke, Napomena, Operater Podaci za plaćanje Prilozi Pretraga kreiranih dokumenata IZLAZNI DOKUMENTI ULAZNI DOKUMENTI Pregled i dohvat ulaznih dokumenata Pretraga ulaznih dokumenata UPRAVLJANJE LIKVIDATUROM LIKVIDATURA...56 Zaprimljeni u likvidaturi Dokumenti u likvidaturi Dokumenti za plaćanje...61 Prihvaćeni dokumenti DODACI Instalacija FinaPKI potpisnog rješenja Preuzimanje nove verzije FinaPKI potpisnog rješenja Podešavanje preglednika Mozilla Firefox za rad sa smart karticom/usb tokenom PRIMJERI IZRADE RAČUNA - KARTICA SPECIFIKACIJA STAVKE Povratna naknada Prijenos porezne obveze Porez na promet motornih vozila PPMV Porez na potrošnju...78

3 strana: 3/81 1. UVOD Elektronički račun je opći oblik prikaza računa (dokumenta, isprave) za njegovo slanje u elektroničkom formatu kupcu od strane prodavatelja. To je najraširenija elektronička isprava u svijetu. Iako pokriva samo jedan segment u cjelokupnom dobavnom lancu, elektronički račun ima središnju ulogu za razvitak elektroničkog poslovanja. On u sebi sadrži važne podatke za obračun PDV-a pa primjena elektroničkog računa ima posebnu važnost za provedbu nacionalne fiskalne politike. Uvođenje elektroničkog računa je dobar primjer horizontalnog povezivanja unutar e-poslovanja te je stoga od interesa kako za velika i mala poduzeća, tako i za javni sektor. Cilj i svrha Aplikacija e-račun prema EU normi (u daljnjem tekstu: e-račun B2B) namijenjena je registriranim korisnicima, a cilj joj je omogućiti kreiranje i slanje računa, te pregled i plaćanje ulaznih računa kroz postupak likvidature ili bez potrebe prolaska kroz likvidaturu. Područje primjene Aplikacija e-račun B2B je namijenjena korisnicima koji imaju poslovne 1 certifikate 2. Korisnicima koji račune plaćaju putem postupka likvidature dodijeljene su i posebna prava na korištenje procesa elektroničke likvidature. Korisniku je omogućen pristup aplikaciji preko web preglednika sa smart karticom 3 /USB tokenom i Fininim certifikatom. 2. POJMOVI I SKRAĆENICE Likvidatura proces nastanka zapisa/traga kojim se potvrđuje nastanak određenog poslovnog događaja (parafiranje računa, plaćanje računa i sl. ) Grupe likvidature - opće postavke na razini cijele aplikacije FinaPKI potpisno rješenje - rješenje koje se koristi za potpisivanje dokumenata naprednim elektroničkim potpisom 3. PREDUVJETI KORIŠTENJA Za korištenje aplikacije e-račun B2B potrebno je imati sljedeće: Osobno računalo Pristup Internetu Operativni sustav: Microsoft Windows 7 ili noviji Internetski preglednici: Google Chrome, Opera, Firefox, Microsoft Edge, Internet Explorer (preporučuje se Google Chrome) FINA USB token/e-kartica ili co-branding USB token/kartica poslovnih banaka u kojoj je integriran odgovarajući Finin digitalni certifikat Finin poslovni soft certifikat (isključivo za elektroničku likvidaturu, nije obvezan) 1 Fizičke osobe povezane s poslovnim subjektom/organizacijom, poslužitelj povezan s poslovnim subjektom/organizacijom, aplikacija/servis povezana s poslovnim subjektom/organizacijom, uređaj-vpn povezan s poslovnim subjektom/organizacijom 2 Digitalni certifikat je skup podataka u elektroničkom obliku koji predstavlja svojevrsnu elektroničku iskaznicu kojom se može jedinstveno identificirati osoba, poslužitelj, aplikacija ili neki drugi uređaj. 3 Digitalni certifikat je skup podataka u elektroničkom obliku koji predstavlja svojevrsnu elektroničku iskaznicu kojom se može jedinstveno identificirati osoba, poslužitelj, aplikacija ili neki drugi uređaj.

4 strana: 4/81 Čitač smart kartice za FINA e-karticu ili co-branding karticu Program za upravljanje USB tokenima/smart karticama (npr. ActiveClient, verzija 7.x ili viša, middleware za USB tokene i kartice) 4. PREGLED APLIKACIJE U prilogu su navedene funkcionalnosti korisničke aplikacije e-račun B2B: 1. Prijava korisnika u aplikaciju putem certifikata 2. Pregled i podešavanje korisničkih postavki poslovnog subjekta/poslovne jedinice 3. Pregled i podešavanje korisničkih postavki djelatnika 4. Pretraga poslovnih subjekata/poslovnih jedinica 5. Kreiranje i slanje računa uz dodavanje priloga (veličina priloga ne smije biti veća od 5MB) 6. Pregled izlaznih dokumenata 7. Pregled ulaznih dokumenata 8. Upravljanje grupama likvidature 5. OPIS EKRANA Ovo poglavlje opisuje ekrane i s njima povezane naredbe, tekstualne okvire, padajuće izbornike, elemente podataka, te sam rad s aplikacijom Prijava u aplikaciju Uspješna prijava u aplikaciju Pristup aplikaciji ostvaruje se unosom adrese u internetski preglednik. Samim pristupom stranici otvara se skočni prozor za odabir certifikata. Ako se skočni prozor nije otvorio, potrebno je provjeriti je li kartica umetnuta u čitač (svijetlo na čitaču ne smije treperiti), čitač ili USB token u računalo, kao i ispunjenost svih tehničkih preduvjeta za rad s aplikacijom. Ovisno o verziji preglednika, izgled ekrana može biti drugačiji, a na sljedećoj slici je primjer za Google Chrome (Slika 1). Slika 1. Odabir certifikata u internetskom pregledniku Google Chrome

5 strana: 5/81 NAPOMENA: u skočnom prozoru bit će ponuđeni svi certifikati kojima se korisnik prijavljivao na računalu kojim se trenutno koristi. Potrebno je odabrati odgovarajući certifikat za autentifikaciju. Nakon odabira odgovarajućeg certifikata, otvara se prozor za unos PIN-a i potvrde unosa za korištenje odabranog certifikata. Slika 2. Unos PIN-a 4 Uspješnom prijavom u aplikaciju korisniku se prikazuje poruka Dobrodošli u Finin sustav e- Račun! te mu je omogućen daljnji rad u sustavu za poslovne jedinice za koje ima dodijeljena prava. Omogućene su mu funkcionalnosti prema dodijeljenim pravima za pojedinu poslovnu jedinicu. Dokumente ne mogu slati korisnici koji imaju dodijeljena prava samo za primanje dokumenata. Slika 3. Početna stranica aplikacije 4 Kartica/USB token će se zaključati ako se pet puta unese pogrešan PIN (instaliran Activ Client). U slučaju da se kartica/usb token zaključa, potrebno je doći na šalter Fine gdje je kartica/usb token preuzet kako bi se izvršilo otključavanje istog, pod uvjetom da je navedeno moguće. Pokušaj otključavanja sa proizvoljnim pogrešnim upisivanjem unlock code-a rezultira nepovratnim zaključavanjem kartice/usb tokena, što konačno ima za posljedicu opoziv certifikata i izdavanje novog (naplaćuje se). Ako se radi o CoBrending kartici/usb tokenu, korisnik se treba obratiti službi korisničke podrške same banke.

6 strana: 6/ Neuspješna prijava u aplikaciju Ako je korisnik odabrao certifikat koji nema prava za ulazak u sustav, korisniku se javlja poruka o grešci.. Slika 4. Odabir pogrešnog certifkata Ako korisnik nije unio ispravan PIN na ekranu će se pojaviti sljedeća poruka. Slika 5. Unos pogrešnog PIN-a Ako korisniku nisu dodijeljena potrebna prava na certifikat, pojavit će se sljedeći ekran. Slika 6. Neuspješna prijava u aplikaciju 6. DOKUMENTACIJA Odabirom rubrike Dokumentacija iz izbornika korisnik može pristupiti Korisničkim uputama te Općim uvjetima korištenja servisa.

7 strana: 7/81 Slika 7. Dokumentacija 7. REGISTRIRANI KORISNICI Nakon odabira rubrike Registrirani korisnici otvara se ekran pretrage registriranih korisnika. Slika 8. Pregled registriranih korisnika Korisnik može pretraživati registrirane korisnike odabirom kriterija pretrage: a) Registriran kao (Neaktivan, Prodavatelj, Kupac, Prodavatelj i kupac) b) Tip subjekta (Poslovni subjekt, Obveznik JN) c) upisom naziva ili OIB-a registriranog korisnika u unosno polje Slika 9. Kriterij pretrage Registriran kao Slika 10. Kriterij pretrage Tip subjekta Korisnik može upisati cijeli ili dio naziva te cijeli ili dio OIB-a. Slika 11. Pretraga registriranih korisnika U rezultatima pretrage vidljive su informacije o poslovnim subjektima/poslovnim jedinicama: Naziv OIB Ulica i kućni broj

8 strana: 8/81 Mjesto Registriran kao Kupac, Prodavatelj, Prodavatelj i kupac, Neaktivan. Tip subjekta Kreiraj dokument U stupcu Kreiraj dokument moguće je odabrati opciju koja korisnika automatski preusmjerava na ekran za kreiranje dokumenta s popunjenim podacima za Kupca pod uvjetom da ima status Kupac ili Prodavatelj i kupac. Slika 12. Kreiraj dokument Klikom na link Javna tražilica registriranih korisnika otvara se ekran u novom prozoru. Slika 13. Javna tražilica 8. POSTAVKE Klikom na naziv korisnika koji se prikazuje u gornjem desnom uglu aplikacije, otvaraju se Postavke, O aplikaciji, Odjava. Slika 14. Postavke Klikom na Postavke omogućen je odabir kartice Postavke poslovnog subjekta te Postavke djelatnika.

9 strana: 9/81 Slika 15. Postavke - odabir kartice Osim postavki, korisnik može odabrati opciju O aplikaciji, nakon čega se otvara ekran s podacima o aplikaciji (naziv, verzija i datum postavljanja u produkciju). Slika 16. O aplikaciji Postavke poslovnog subjekta/poslovne jedinice Klikom na Postavke poslovnog subjekta/poslovne jedinice otvara se obrazac s popunjenim osnovnim podacima o registriranom poslovnom subjektu/poslovnoj jedinici, a u padajućem izborniku mogu se pregledavati i uređivati podaci i za pripadajuću poslovnu jedinicu.

10 strana: 10/81 Slika 17. Postavke poslovnog subjekta/poslovne jedinice detalji Korisniku je omogućena promjena podatka o IBAN-u i BIC/SWIFT broju, Telefonu/Telefaksu/Mobitelu, Web i adresi poslovnog subjekta i/ili poslovne jedinice koja je registrirana za korištenje servisa e-račun. Ostali podaci jednoznačno su mu dodijeljeni na kartici/usb tokenu s pravima. NAPOMENA: prilikom promjene podataka potrebno je obratiti pozornost na upozorenje na dnu obrasca, da će navedeni podaci biti vidljivi svim registriranim Prodavateljima prilikom kreiranja novih računa. Ako korisnik nije registrirao poslovnu jedinicu poslovnog subjekta prilikom registracije, aplikacija automatski otvara osnovnu poslovnu jedinicu poslovnog subjekta. Ako korisnik naknadno registrira jednu ili više poslovnih jedinica, osnovna poslovna jedinica može se i dalje koristiti kao i prije registracije novih poslovnih jedinica. U padajućem izborniku postoji mogućnost odabira registriranog poslovnog subjekta i/ili poslovne jedinice u ovisnosti o dodijeljenim pravima na kartici/usb tokenu. Nakon izvršenih promjena podataka o poslovnom subjektu, unutar ekrana Postavke poslovnog subjekta/poslovne jedinice, podatke je potrebno potvrditi klikom na gumb Spremi.

11 strana: 11/81 Postavke djelatnika Klikom na karticu Postavke djelatnika, otvara se obrazac s popunjenim osnovnim podacima o registriranom korisniku nekog poslovnog subjekta/poslovne jedinice. Korisniku je omogućena promjena podatka o Ulici, Kućnom broju, Mjestu i Poštanskom broju Telefonu/Mobitelu, te adresi. Ostali podaci jednoznačno su mu dodijeljeni na kartici/usb tokenu, zajedno s pravima. U polje adrese korisnik upisuje osobnu adresu elektroničke pošte na koju Želi/Ne želi zaprimati poruke o statusima dokumenata. Slika 18. Postavke djelatnika Ako korisnik ne želi zaprimati poruke na upisanu adresu elektroničke pošte tada treba odabrati Ne želim i kliknuti na gumb Spremi. 9. KORISNICI Korisnik može unositi i pretraživati korisnike samo za OIB-ove za koje ima prava za rad. Slika 19. Odabrani prodavatelj Za odabranog prodavatelja izaberemo opciju korisnici Unos i pretraga. Slika 20. korisnici Odabirom opcije Unos i pretraga korisnika otvara se ekran na kojem korisnik može registrirati korisnike koji se ne mogu naći pretragom na opciji Registrirani korisnici i pretraživati već registrirane korisnike.

12 strana: 12/81 Slika 21. Unos i pretraga korisnika prema nazivu Slika 22. Unos i pretraga korisnika prema OIB-u Klikom na opciju Unos novog korisnika aplikacija otvara ekran na kojem se mogu unositi podaci korisnika kako bi bio registriran za odabranog prodavatelja. Slika 23. Unos novog korisnika Obavezni podaci su Naziv, OIB, Broj telefona, Država i bar jedna ispravna adresa.

13 strana: 13/81 Slika 24. Popunjavanje obaveznih podataka korisnika Nakon popunjavanja obaveznih podataka potrebno je odabrati gumb Spremi nakon čega je uneseni korisnik registriran kao korisnik za odabranog prodavatelja i vidljiv je na popisu njegovih registriranih korisnika (Slika 25). Slika 25. Registrirani korisnik Prikazane zapise korisnik može mijenjati ili brisati ovisno o odabranoj akciji u koloni Akcije. Odabirom akcije Uredi korisnika unutar kolone Akcije, aplikacija otvara ekran s prikazom podataka odabranog zapisa. Mogu se mijenjati svi podaci. Odabirom akcije Brisanje korisnika unutar kolone Akcije brišemo registriranog korisnika. NAPOMENA: opcija korisnici neće biti vidljiva korisnicima koji su registrirani u sustav e- Računa samo kao primatelji dokumenata. 10. KREIRANJE DOKUMENATA Odabirom opcije Kreiranje dokumenta aplikacija nudi izbornik Unos i Pretraga. Slika 26. Kreiranje dokumenta

14 strana: 14/81 Kreiranje dokumenata koji su napravljeni prema EU normi Korisnik je za odabranog prodavatelja odabrao kupca. Svaki puta kada mijenjamo prodavatelja aplikacija nas usmjerava na početni ekran. Odabirom opcije Unos, otvara se ekran za Odabir procesa. Korisnik odabire proces i vrstu dokumenta koju želi kreirati. Slika 27. Odabir procesa prilikom unosa dokumenta Korisnik može vidjeti detaljan opis procesa na gumbu Detalji prikazan na slici u nastavku. Slika 28. Detaljan opis procesa P1: Fakturiranje isporuka dobara i usluga preko narudžbi, na temelju ugovora U ovom procesu Kupac i Prodavatelj zaključuju formalni ugovor (ili se pretpostavlja da po pravnoj definiciji ugovor postoji) u kojem su navedeni odredbe i uvjeti pod kojima će roba i usluge biti isporučeni i plaćeni. Kupac naručuje robu i usluge navodeći specifikacije roba i

15 strana: 15/81 usluga, količine te mjesto i vrijeme isporuke. Prodavatelj isporučuje naručenu robu i usluge Primatelju kako je specificirano u narudžbi. Tu isporuku Prodavatelj tada fakturira Kupcu. Na kraju, Kupac plaća Primatelju plaćanja. P2: Periodično fakturiranje isporuka na temelju ugovora U ovom procesu ugovor direktno aktivira isporuku i ne postoji potreba za narudžbenicom. Ovaj scenarij je uobičajen u isporuci komunalnih usluga, ali i u isporuci npr. usluga dostave hrane uredima, školama i bolnicama. Računi se izdaju na način da pokrivaju određeni vremenski period (koji se može razlikovati na stavkama računa) te postoje kontinuirani slučajevi isporuka dobara ili usluga. Račun se može odnositi samo na jedan ugovor. P3: Fakturiranje isporuka preko nepredviđene narudžbe U ovom procesu ne postoji odvojeni ugovor. Narudžbe se obavljaju putem telefona, interneta ili na šalteru Narudžbenica služi kao ugovor i aktivira isporuku. Svaka isporuka rezultira računom. Narudžbenica može biti potvrđena od strane Prodavatelja. P4: Plaćanje predujma (avansno plaćanje) Kupac naručuje robu i usluge. Plaćanje predujma je obavljeno u potpunosti ili djelomično. Račun navodi iznos predujma i iznos za plaćanje na način da se iznos plaćen predujmom odbija od ukupnog iznosa računa, tj., bilancu. Ukoliko je bilanca pozitivna, još uvijek postoji nepodmireni iznos za Kupca te se izvršava završno plaćanje. Ukoliko je bilanca negativna, šalje se račun s negativnim iznosom ili odobrenje. Tada Prodavatelj plaća bilancu Kupcu. Svaka isporuka rezultira računom i račun se može odnositi samo na jednu isporuku i na jednu narudžbenicu. P5: Plaćanje na licu mjesta (Spot payment) Kupac naručuje robe i usluge bez prethodne narudžbenice ili ugovora (npr. naručivanje putem telefona, interneta ili šaltera). Plaćanje se vrši prije računa, npr. kreditnom ili debitnom karticom. Potrebno je imati na umu da bi trebale postojati poslovne kontrole u administraciji obje poslovne strane s obzirom na nepostojanje pisane narudžbenice. Fakturiranje se može izvršiti prije, poslije ili istovremeno kad i isporuka. Račun se odnosi na broj računa ili kartice korištene za plaćanje i navodi iznos plaćen unaprijed. Račun se može odnositi samo na jednu isporuku. P6: Plaćanje prije isporuke na temelju narudžbe Narudžbenica je razmijenjena između Kupca i Prodavatelja, ali dogovoreno je da će se fakturiranje i plaćanje izvršiti prije isporuke. Račun se može odnositi samo na jednu narudžbu. P7: Račun s referencom na otpremnicu Nakon zaprimanja narudžbenice Prodavatelj šalje otpremnicu prije isporuke. Otpremnica navodi jednu isporuku. U računu se navodi referenca na relevantnu otpremnicu. Sadržaj računa treba odražavati sadržaj otpremnice na koju se odnosi. Račun se može odnositi samo na jednu narudžbu i jednu otpremnicu. P8: Račun s referencom na otpremnicu i primku Nakon isporuke, a prije nego je račun izdan, Prodavatelj čeka na primku od Primatelja u kojoj Primatelj potvrđuje da su roba i usluge zaprimljene te ukoliko postoje ikakvi problem s isporukom. Prodavatelj temelji račun na informacijama sadržanim u primci. Račun se može odnositi na jednu otpremnicu, jednu primku i jednu narudžbu. P9: Odobrenje ili negativno fakturiranje U slučaju nadoknade materijala za pakiranje ili povrata, ukupan fakturirani iznos može biti negativan. U tom slučaju umjesto računa može se poslati odobrenje s pozitivnim ukupnim iznosom. Prodavatelj će nadoknaditi Kupcu bilo pomoću negativnog računa ili pomoću odobrenja. Račun ili odobrenje može se odnositi samo na jednu isporuku, jednu narudžbu,

16 strana: 16/81 jedan ugovor ili jedan prethodni račun. Prodavatelj može na temelju komercijalnog ugovora nadoknadu primijeniti kvartalno ili godišnje i u tom slučaju se također može koristiti odobrenje. P10: Korektivno fakturiranje Postoje mnogi slučajevi kada je račun osporen i/ili možda treba biti ispravljen. Opisi proizvoda mogu biti pogrešni, fakturirane količine se razlikuju od isporučenih, stope PDV-a su se izmijenile, itd. Osporen račun može biti ispravljen pomoću sljedećih mehanizama: 1. Osporeni račun može biti zamijenjen u cijelosti na način da se prvo pošalje identično odobrenje ili račun u kojem su količine, iznosi stavki i ukupni iznosi negativni te nakon toga slanje ispravnog računa 2. Alternativno, račun, odobrenje ili negativni račun može biti poslan s razlikama u količinama i iznosima između ispravnog računa i osporenog računa. Takav različit korektivni račun ili odobrenje može sadržavati stavke koje u potpunosti kompenziraju stavke osporenog računa s ispravljenim stavkama. Korektivni račun i odobrenja se trebaju odnositi na izvorni račun. P11: Parcijalno i završno fakturiranje U nekim industrijama, kao što su građevina i komunalne usluge, tokom perioda isporuke poslani su jedan ili više parcijalnih računa prije završnog računa. Parcijalni računi mogu biti procjene potrošnje ili zahtjevi za plaćanje unaprijed. U nekim slučajevima, zahtjevi za plaćanje unaprijed ne navode iznose PDV već se navode samo na završnom računu. Završni račun se odnosi na parcijalne račune. Nakon odabira procesa, otvara se novi ekran, a korisnik unosi podatke redom po karticama, te koristi gumbe za kretanje Naprijed i Natrag Podaci o dokumentu Odabirom kartice Podaci o dokumentu popunjavaju se obavezni podaci označeni crvenom oznakom: Broj dokumenta, Datum i vrijeme izdavanja i Šifra valute i ostali neobavezni podaci: Šifra valute obračunatog PDV-a, Datum dospijeća plaćanja, Obračunski period, Šifra datuma na koji porez na dodanu vrijednost postaje važeći i Datum računa. Šifra valute i Šifra valute obračunatog PDV-a ne mogu biti jednake. Slika 29. Korisnik popunjava podatke o dokumentu U polje Broj dokumenta* upisuje se broj računa koji jedinstveno identificira račun u poslovnom kontekstu, vremenskom okviru, operativnim sustavima i evidencijama prodavatelja. Može se temeljiti na jednoj ili više serija brojeva koji mogu uključivati alfanumeričke znakove. Ne treba koristiti identifikacijsku shemu.

17 strana: 17/81 U slučaju odabira procesa P9 ili P10 u polje Broj dokumenta* upisuje se broj odobrenja. U polje Datum i vrijeme izdavanja* se upisuje datum kada je račun izdan, a u polje Šifra valute* upisuje se valuta u kojoj su navedeni svi iznosi računa izuzev ukupnog iznosa PDV-a u računovodstvenoj valuti. Polje Šifra valute obračunatog PDV-a koristi se u kombinaciji s ukupnim iznosom PDV-a u računovodstvenoj valuti kada se šifra valute obračuna PDV-a razlikuje od koda valute računa. Polje Datum dospijeća plaćanja odražava datum dospijeća neto plaćanja. Za djelomična (obročna) plaćanja navodi se prvi neto datum dospijeća. Ako se koristi Obračunski period, popunit će se datum početka obračunskog razdoblja računa ili datum završetka obračunskog razdoblja računa ili oboje. Datum početka obračunskog razdoblja je početni datum isporuke dobara ili usluga, a datum završetka obračunskog razdoblja je datum na koji je izvršena isporuka dobara ili usluga. U polju Šifra datuma na koji porez na dodanu vrijednost postaje važeći moguće je odabrati: Datum izdavanja računa Datum stvarne isporuke Datum plaćanja Slika 30. Odabir Šifre datuma na koji porez na dodanu vrijednost postaje važeći Šifra datuma na koji porez na dodanu vrijednost postaje važeći upotrebljava se ako datum na koji porez na dodanu vrijednost postaje važeći nije poznat prilikom izdavanja računa. Taj je element potreban ako se datum na koji porez na dodanu vrijednost postaje važeći razlikuje od datuma izdavanja računa Reference Odabirom kartice Reference popunjavaju se podaci: Referenca kupca, Projekt, Ugovor, Narudžbenica, Prodajni nalog, Primka/Potvrda, Otpremnica/Dostavnica, Zahtjev za ponudom ili dijelovima ponude, ID fakturiranog objekta, ID sheme, Mjesto troška. U polje Referenca kupca upisuje se identifikator koji definira Kupac (npr. ID kontakta, odjel, uredski id, šifra projekta), ali ga pruža Prodavatelj u računu. U polje Projekt se upisuje identifikacija projekta na koji se račun odnosi. U polje Ugovor se upisuje identifikator ugovora koji mora biti jedinstven u kontekstu specifičnog trgovinskog odnosa i za određeno vremensko razdoblje. U polje Narudžbenica upisuje se identifikator navedene narudžbenice, koju je izdao Kupac. U polje Prodajni nalog se upisuje identifikator referentne prodajne narudžbe koju je izdao Prodavatelj. U polje Primka se upisuje identifikator referentne primke., a u polje Otpremnice upisuje se identifikator referentne otpremnice. U nekim zemljama mora se navesti referenca na Zahtjev za ponudom koji je doveo do ugovora. U polje ID fakturiranog objekta upisuje se identifikator objekta na kojem se temelji račun koji daje Prodavatelj (to može biti pretplatnički broj, telefonski broj, mjesto mjerenja, vozilo, osoba itd., prema potrebi). U polju ID sheme odabire se identifikator identifikacijske sheme identifikatora fakturiranog objekta (ako je možda nejasno za primatelja koja je shema korištena kao identifikator). U polje Mjesto troška upisuje se tekstualna vrijednost koja određuje gdje će se zapisati relevantni podaci u financijske račune Kupca.

18 strana: 18/81 Slika 31. Unos referenci Pod naslovom Referenca na prethodni račun na kartici Reference prikazuje se skup poslovnih pojmova koji pružaju informacije o jednom ili više prethodnih računa. Upotrebljava se u slučaju: ispravljen je prethodni račun prethodni djelomični računi se referenciraju iz konačnog računa prethodni računi za predujam se referenciraju iz konačnog računa U polje Referenca na prethodni račun se upisuje identifikacija računa kojeg je prethodno poslao Prodavatelj. Datum izdavanja prethodnog računa nije obavezan podatak, ali bi trebao biti naveden u slučaju da prethodni identifikator računa nije jedinstven. Slika 32. Unos referenci na prethodni račun Pod naslovom Dodatni popratni dokumenti na kartici Reference prikazuje se skup poslovnih pojmova koji pružaju informacije o dodatnim popratnim dokumentima koji potkrepljuju tvrdnje navedene u računu. Dodatni popratni dokumenti mogu se koristiti za referenciranje broja dokumenta za koji se očekuje da je poznat primatelju, za vanjski dokument (referenciran URL-om) ili ugrađeni dokument (kao što je izvješće o utrošenom vremenu u pdf formatu). Bit će potrebna mogućnost povezivanja s vanjskim dokumentom, primjerice u slučaju velikih privitaka i / ili osjetljivih podataka, npr. osobne usluge, mora biti odvojena od samog računa.

19 strana: 19/81 Slika 33. Unos dodatnih popratnih dokumenata U polje Referenca na popratni dokument upisuje se identifikator popratnog dokumenta. U polje Opis popratnog dokumenta mogu se staviti podaci kao što su: evidencija utrošenog vremena, izvješće o korištenju itd. U polje Lokacija vanjskog dokumenta upisuje se URL (Uniform Resource Locator) koji identificira gdje se nalazi vanjski dokument (način lociranja resursa, uključujući njegov primarni mehanizam pristupa, npr. http: // ili ftp: //). Vanjski položaj dokumenta mora se koristiti ako Kupac zahtijeva dodatne informacije za podršku računu. Vanjski dokumenti ne čine dio računa. Postoje rizici pri pristupu vanjskim dokumentima. Priloženi dokument se koristi kada dokumentacija mora biti spremljena zajedno s računom za budućnost ili revizijske svrhe. Dopušteni mime tipovi: application/pdf image/png image/jpeg text/csv application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet Svaki dodatni popratni dokument mora sadržavati referencu na popratni dokument. Ukupna maksimalna dozvoljena veličina svih popratnih dokumenata je 5 MB. Slika 34. Veličina popratnog dokumenta premašuje dozvoljenu veličinu Sudionici Odabirom kartice Sudionici popunjeni su podaci o prodavatelju i kupcu na temelju prvotnog odabira te ih nije moguće mijenjati. Podatke o primatelju plaćanja i poreznom zastupniku prodavatelja korisnik unosi. Pod naslovom Prodavatelj na kartici Sudionici prikazuje se skup poslovnih pojmova koji pružaju informacije o Prodavatelju.

20 strana: 20/81 Slika 35. Odabrani sudionik - Prodavatelj Odabirom Naziva prodavatelja koji je obavezan podatak prikazuje se puno formalno ime kojim je Prodavatelj upisan u nacionalni registar pravnih osoba ili kao Porezni obveznik ili na drugi način trguje kao osoba ili osobe. Nakon odabira aplikacija automatski prikazuje ID prodavatelja, Elektroničku adresu i ID sheme, Ulicu i kućni broj, Mjesto i poštanski broj, Državu, Poreznu shemu i OIB ili porezni broj. Kako bi Kupac automatski identificirao Prodavatelja, ID Prodavatelja mora biti naveden. Ako prodavatelj koristi OIB u svrhu identifikacije, OIB-u se dodaje prefiks 9934 što je identifikator identifikacijske sheme koji je definiran u ISO/IEC 6523, a identifikator identifikacijske sheme 9934 označava HR:VAT. Ako prodavatelj koristi poslovne jedinice u svrhu identifikacije, tada se OIB-u još dodaje dodatni identifikator poslovne jedinice (interna šifra poslovne jedinice unutar sustava Prodavatelja). Ako prodavatelj koristi identifikacijsku shemu iz ISO 6523 liste (npr. GLN) u svrhu identifikacije, tada se u polje ID Prodavatelja upisuje ta šifra. U polje OIB ili porezni broj upisuje se porezni broj s kodnim prefiksom zemlje. Prodavatelj registriran kao obveznik PDV-a mora uključiti svoj porezni broj, osim ako ne koristi poreznog predstavnika. Račun koji sadrži stavku računa gdje je šifra kategorije PDV-a obračunate stavke "Neoporezivo" ne smije sadržavati PDV identifikacijski broj Prodavatelja, PDV identifikacijski broj poreznog zastupnika Prodavatelja ili identifikacijski broj PDV-a Kupca. U polje Trgovački naziv upisuje se naziv kojim se Prodavatelj prepoznaje, osim formalnog naziva Prodavatelja (poznato i kao naziv tvrtke). U polje ID pravne registracije Prodavatelja (matični broj) upisuje se identifikator koji izdaje službena osoba koja identificira Prodavatelja kao pravnu osobu ili fizičku osobu. Podaci u poljima Kontakt ime i prezime, Telefon i se prepišu s opcije Postavke djelatnika, i mogu se mijenjati ili brisati.

21 strana: 21/81 Na isti način pod naslovom Kupac na kartici Sudionici prikazuje se skup poslovnih pojmova koji pružaju informacije o Kupcu. Slika 36. Odabrani sudionik - kupac Za odabranog kupca aplikacija automatski prikazuje Naziv, ID kupca, Elektroničku adresu i ID sheme, Ulicu i kućni broj, Mjesto i poštanski broj, Državu, Poreznu shemu i OIB ili porezni broj. Pod naslovom Primatelj plaćanja kada se označi Podaci za primatelja plaćanja se razlikuju od podataka prodavatelja, na kartici Sudionici prikazuje se skup poslovnih pojmova koji pružaju informacije o primatelju plaćanja, tj. ulozi koja prima uplatu. Slika 37. Odabir sudionika primatelj plaćanja U polje ID upisuje se identifikator primatelja plaćanja. Ako se koristi identifikacijska shema primatelja plaćanja, ona se bira iz popisa objavljenog od strane agencije za održavanje ISO U polju ID pravne registracije primatelja plaćanja upisuje se identifikator koji izdaje službeni registar koji identificira Primatelja plaćanja kao pravnu ili fizičku osobu. Ako se koristi ID sheme identifikatora pravne registracije primatelja plaćanja, ona se bira iz popisa objavljenog od strane agencije za održavanje ISO Pod naslovom Porezni zastupnik prodavatelja na kartici Sudionici prikazuje se skup poslovnih pojmova koji pružaju informacije o Prodavateljevu poreznom zastupniku.

22 strana: 22/81 Slika 38. Odabir sudionika porezni zastupnik prodavatelja U polje Naziv poreznog zastupnika prodavatelja treba upisati puni naziv Poreznog zastupnika prodavatelja. U polje Porezni broj treba upisati porezni identifikator Poreznog zastupnika Prodavatelja Specifikacija stavke Odabirom kartice Specifikacija-stavke kod unosa Atributa artikla, Klasifikacije, Popusta stavke, Troškova stavke, Popusta na razini dokumenta ili Troškova na razini dokumenta potrebno je kliknuti na gumb Dodaj. Nakon popunjavanja potrebnih polja za unos stavke potrebno je odabrati gumb Dodaj stavku. Dodana stavka će biti vidljiva ispod navedenog gumba, a za unos dodatnih stavki potrebno je vratiti se na početak iste kartice i započeti unos iznova. U specifikaciji se odabire Kategorija PDV-a za svaku pojedinu stavku (25, 13, 5, Neoporezivo, Oslobođeno poreza, Prijenos porezne obveze, Nulta stopa, Intra community supply, Exports). Slika 39. Šifrarnik poreza Kategorija PDV-a Ako se ažurira stavka, gumb Dodaj stavku promijenjen je u Ažuriraj stavku. Ako se za pojedinu stavku unosi popust/trošak obavezan je unos razloga popusta/troška. Isto pravilo vrijedi i kod unosa popusta/troška na razini dokumenta. U prikazu Kategorija PDV-a popusta na razini dokumenta se prikazuju samo kategorije koje su odabrane prilikom dodavanja stavki. One koje nisu korištene na stavkama nisu korisniku omogućene za odabir. U prikazu Kategorija PDV-a troška na razini dokumenta omogućen je korisniku odabir kategorije neovisno jesu li one ili ne odabrane prilikom dodavanja stavaka. Kategorija PDV-a Neoporezivo nije moguće kombinirati s drugim kategorijama PDV-a.

23 strana: 23/81 Slika 40. Unos specifikacije-informacije o artiklu, detalji o cijeni Slika 41. Unos specifikacije- popusti i troškovi na razini stavke Popusti/Troškovi na razini stavke uključeni su u neto iznos stavke računa koji je zbrojen u ukupan neto iznos računa. Ukupni iznos računa bez PDV-a je ukupan neto iznos stavki računa minus zbroj popusta na razini dokumenta plus zbroj troškova na razini dokumenta. Ukupni iznos PDV-a računa je zbroj iznosa poreza svih PDV kategorija. Ukupni iznos PDV-a u računovodstvenoj valuti upotrebljava se kada se valuta obračuna PDV-a razlikuje od šifre valute. Iznos PDV-a u računovodstvenoj valuti ne koristi se za izračun ukupnih iznosa računa. Ukupni iznos računa s PDV-om je ukupni iznos računa bez PDV-a plus ukupni iznos PDV-a računa.

24 strana: 24/81 Plaćen iznos je zbroj iznosa koji su unaprijed plaćeni. Taj se iznos oduzima od ukupnog iznosa računa s PDV-om za izračun dospjelog iznosa za plaćanje. Iznos zaokruživanja je iznos koji treba dodati na ukupni kako bi se zaokružio iznos za plaćanje. Iznos koji dospijeva na plaćanje je preostali iznos za plaćanje. Taj je iznos ukupni iznos računa s PDV-om umanjen za unaprijed uplaćeni iznos. Iznos je nula u slučaju potpuno plaćenog računa. Iznos može biti negativan, u tom slučaju Prodavatelj duguje iznos Kupcu. Slika 42. Unos specifikacije-popusti i troškovi na razini dokumenta Nakon unosa svih podataka korisnik unosi podatke na preostalim karticama Uvjeti isporuke Odabirom kartice Uvjeti isporuke popunjavaju se podaci: Dostava na ime stranke, ID lokacije isporuke, ID sheme, Datum isporuke, Ulica i kućni broj, Mjesto, Poštanski broj i Država.

25 strana: 25/81 Slika 43. Unos podataka o isporuci U polje Dostava na ime stranke upisuje se naziv stranke kojoj se roba i usluga isporučuju. Upotrebljava se ako je isporuka stranci drugačija od Kupca. U polje ID lokacije isporuke upisuje se identifikator mjesta na kojem su robe i usluge isporučene. U polje ID sheme upisuje se identifikator identifikacijske sheme identifikatora lokacije isporuke. Ako se koristi identifikacijska shema bira se iz popisa objavljenog od strane agencije za održavanje ISO U polje Datum isporuke upisuje se datum na koji je izvršena ili dovršena isporuka dobara ili usluga. U računu sa raspodjelom PDV-a gdje je šifra kategorije PDV-a "Intra-community supply", stvarni datum isporuke ili obračunsko razdoblje ne smije biti prazno. U polja adrese dostave upisuju se informacije o adresi na koju su obračunati proizvodi i usluge bili ili jesu isporučeni. Adresa dostave mora sadržavati Državu dostave Napomena Odabirom kartice Napomena popunjavaju se podaci: Operater i Napomena. Korisnik može unijeti onoliko napomena koliko želi. Nakon što korisnik unese željeni tekst, treba pritisnuti gumb Dodaj kako bi se napomena upisala u tablicu. Vrijednost polja Operater se može mijenjati. Slika 44. Unos napomene Podaci za plaćanje Korisnik unosi podatke za plaćanje. Odabirom kartice Podaci za plaćanje popunjavaju se za Način plaćanja Gotovina sljedeći podaci: Opis plaćanja, Model i PNB i Uvjeti plaćanja.

26 strana: 26/81 Slika 45. Unos podataka za plaćanje - Gotovina U polju Način plaćanja mogu se odabrati četiri najčešće vrste plaćanja: 10 - Gotovina 30 - Transakcijski račun 48 - Kartično plaćanje 49 - Izravno terećenje Slika 46. Odabir načina plaćanja Transakcijski račun Odabirom načina plaćanja Transakcijski račun obavezan je unos IBAN-a. Slika 47. Odabir načina plaćanja -Transakcijski račun U polje IBAN unosi se jedinstveni identifikator računa za plaćanje kod pružatelja usluga platnog prometa na koji treba izvršiti uplatu. IBAN se upisuje bez razmaka. U polje Naziv računa za plaćanje upisuje se naziv računa za plaćanje kod pružatelja usluga platnog prometa na koji treba izvršiti uplatu.

27 strana: 27/81 U polje BIC unosi se identifikator za pružatelja usluga platnog prometa na kojem se nalazi račun za plaćanje. Kartično plaćanje Odabirom načina plaćanja Kartično plaćanje obavezan je unos Primarnog broja računa kartice. U skladu sa sigurnosnim standardima plaćanja karticama račun ne smije sadržavati puni broj kartice. Potrebno je unijeti zadnjih 4-6 znamenki broja kartice. Koristi se samo ako je Kupac odlučio platiti pomoću kartice za plaćanje, kao što je kreditna ili debitna kartica. Slika 48. Odabir načina plaćanja - Kartično plaćanje Izravno terećenje Odabirom načina plaćanja Izravno terećenje mogu se popuniti podaci: Opis plaćanja, Model i PNB, Identifikator reference suglasnosti, Bankovni identifikator vjerovnika, Identifikator računa za terećenje i Uvjeti plaćanja. Slika 49. Odabir načina plaćanja - Izravno terećenje U polje Identifikator reference suglasnosti upisuje se jedinstveni identifikator koji je dodijeljen od primatelja plaćanja za upućivanje na ovlaštenje izravnog terećenja. U polje Bankovni identifikator vjerovnika upisuje se jedinstveni bankovni referentni identifikator primatelja plaćanja ili Prodavatelja koji je dodijeljen od banke primatelja plaćanja ili Prodavatelja. Koristi se kako bi unaprijed obavijestio Kupca o SEPA izravnom terećenju. U polje Identifikator računa za terećenje upisuje se račun (IBAN) koji se tereti izravnim terećenjem.

28 strana: 28/81 Nakon popunjavanja polja Bankovni identifikator vjerovnika odabirom načina plaćanja Izravno terećenje Slika 50. Izravno terećenje popunjeni poaci na PDF-u se u dijelu podataka za Prodavatelja upisuje Bankovni identifikator vjerovnika u polje ID i dodaje ID sheme SEPA. Slika 51. Izravno terećenje - prodavatelj Ako postoji primatelj plaćanja tada se gore navedeni podaci upisuju na PDF-u u dijelu Primatelja plaćanja. Slika 52. Izravno terećenje primatelj plaćanja Nakon upisanih podataka, korisnik pohranjuje račun klikom na gumb Spremi. Račun je usklađen prema EN pa se na PDF-u ispisuje ovaj Identifikator specifikacije: urn:cen.eu:en16931:2017. Ako korisnik nije popunio obavezne podatke ili je pak unio krive podatke, aplikacija će ga o tome obavijestiti porukom.

29 strana: 29/81 Slika 53. Poruke kod neispravnog unosa podataka Nakon unosa ispravnih podataka aplikacija korisnika obavještava o uspješno spremljenom dokumentu, ovisno o odabranom tipu dokumenta. Slika 54. Poruka kod uspješnog pohranjivanja dokumenta Nakon što je dokument uspješno spremljen, korisnik priprema dokument za potpis i isporuku klikom na gumb Pripremi dokument za potpis i isporuku. Slika 55. Opcije na dokumentu Otvara se obrazac za pregled dokumenta.

30 strana: 30/81 Slika 56. Pregled dokumenta Da bi se dokument mogao potpisati i poslati potrebna je instalacija potpisnog rješenja (za detalje pogledati poglavlje 15 Instalacija FinaPKI potpisnog rješenja). Nakon izvršene instalacije potpisnog rješenja odabirom gumba Potpiši i pošalji (Slika 56) otvaraju se redom ekrani. Slika 57. Otvaranje FinaPKI potpisnog rješenja

31 strana: 31/81 Slika 58. Učitavanje potpisnog rješenja Slika 59. Potpisno rješenje učitano Potrebno je kliknuti na gumb OK i nakon toga odabrati gumb Potpiši. Slika 60. Gumb Potpiši Nakon prikaza dohvaćenog certifikata upisati PIN i kliknuti na OK.

32 strana: 32/81 Slika 61. Unos PIN-a Ako je prilikom unosa PIN-a korisnik unio neispravan PIN, otvorit će se sljedeći ekran. Slika 62. Unos pogrešnog PIN-a NAPOMENA: za korisnike koji sustavu pristupaju uređajem s dva PIN-a, tijekom prijave u aplikaciju potrebno je unijeti PIN certifikata za autentikaciju (PIN s manje znamenaka), a prilikom potpisivanja dokumenata potrebno je unijeti PIN certifikata za elektronički potpis. Skrećemo pažnju da se uređaji sa digitalnim certifikatima automatski zaključavaju nakon višestrukog uzastopnog unosa pogrešnog PIN-a (Slika 5). Pričekati da se obavi potpisivanje i validacija potpisa. Slika 63. Potpisivanje i validacija potpisa

33 strana: 33/81 Slika 64. Uspješno potpisani dokument Ako postoji dokument s istim brojem dokumenta, aplikacija će javiti upozorenje nakon klika na gumb Pripremi dokument za potpis i isporuku. Slika 65. Upozorenje kod unosa istog broja dokumenta Ako se pojavi poruka da je vrijeme potpisivanja isteklo, Slika 66. Isteklo vrijeme za potpisivanje potrebno je ponovno odabrati dokument i ponoviti postupak potpisivanja. U slučaju korištenja više certifikata ako korisnik za vrijeme rada aplikacije promijeni certifikat, prilikom potpisivanja dokumenta aplikacija javlja odgovarajuću poruku (nije dozvoljena promjena certifkata za vrijeme rada aplikacije). Slika 67. Promjena certifikata Ako korisnik želi odustati od potpisivanja dokumenta potrebno je zatvoriti potpisno rješenje

34 strana: 34/81 Slika 68. Odustajanje od potpisivanja dokumenta i odabrati tipku Esc ili F5 na tipkovnici računala za vrijeme prikazivanja poruke Potpisivanje u tijeku... Slika 69. Potrebno odabrati tipku Esc ili F5 Iz postojećeg dokumenta je moguće izraditi novi. Potrebno je pritisnuti gumb Izradi novi dokument iz ovog. NAPOMENA: podaci se povlače sa prethodno kreiranog dokumenta što znači da se mogu razlikovati od trenutno aktualnih podataka o prodavatelju ili kupcu ukoliko se dokument kreira s odmakom od jednog ili više dana od inicijalno spremljenih/poslanih podataka. Prije pohrane podataka korisnik je dužan provjeriti točnost podataka, te ponovno iz padajućeg izbornika odabrati prodavatelja/kupca kako bi se povukli aktualni podaci.

35 strana: 35/81 Kreiranje dokumenata koji nisu napravljeni prema EU normi Korisnik može kreirati, slati i primati dokumente kupcima koji nisu u mogućnosti zaprimiti dokument napravljen prema EU normi. Odabirom opcije Unos unutar izbornika Kreiranje dokumenta sustav inicijalno prodavatelju na ekranu Odabir kupca prikazuje sve kupce prema rezultatima pretrage. Slika 70. Odabir kupca Korisnik može pretražiti registriranog korisnika prema nazivu ili OIB-u. Slika 71. Pretraga prema OIB-u Nakon što je korisnik odabrao kupca koji nije u mogućnosti zaprimiti dokument napravljen prema EU normi klikom na Kreiraj dokument otvara se ekran na kojem je potrebno odabrati tip dokumenta koji želi kreirati. Slika 72. Kreiranje dokumenata odabir tipa dokumenta Nakon odabira kreiranja Računa, inicijalno se otvara ekran za Unos na kojem su otvoreni samo dijelovi za obavezan unos podataka, a neobavezna polja se otvaraju i zatvaraju klikom na naslov navedenog polja. Klikom na naslov navedenog polja dobije se prikaz svih dijelova za unos računa, a ponovnim klikom dobije se ekran sa svim zatvorenim dijelovima računa.

36 strana: 36/81 Prelazak iz polja u polje po unosnom ekranu vrši se mišem ili tipkom tabulatora (Tab) tipkovnice. Slika 73. Unos računa inicijalno otvaranje

37 strana: 37/81 Odabirom kreiranja Odobrenja prikazuju se polja koja su jednaka onima kod unosa računa, osim što nema naslova Podaci za plaćanje. Slika 74. Unos odobrenja

38 strana: 38/ Podaci o računu Korisnik unosi podatke o računu, obavezni podaci su Broj računa, Mjesto, Datum i vrijeme izdavanja. Datum 'od' mora biti manji od datuma 'do' u poljima za 'Datum isporuke'. U odnosu na unos računa kod unosa odobrenja nema unosa podataka za plaćanje. Kod unosa odobrenja uvedeno je dodatno polje Veza na račun koje služi za povezivanje nekog računa sa odobrenjem. U polje Veza na račun upisuje se broj računa na koji se odobrenje odnosi. Slika 75. Korisnik popunjava podatke o dokumentu Reference Klikom na link polja Reference, dobiva se prikaz svih polja za unos stavki referenca. Ako odaberemo Datum ugovora obavezno je upisati Ugovor broj, pravilo vrijedi i za ostale datume a referencama. Slika 76. Reference Slika 77. Unos referenci Odgovorna osoba Za unos Odgovorne osobe može se upisati Ime, Prezime, Funkcija i Organizacijska jedinica. Slika 78. Unos odgovorne osobe

39 strana: 39/ Sudionici Podaci o prodavatelju i kupcu su automatski popunjeni ranijim odabirom te nije moguća njihova promjena. Slika 79. Sudionici Ako prodavatelj treba odabrati nekog novog kupca za kojeg još nije kreirao račun, tada treba kreirati novi račun jer nije moguće kreiranje računa s promjenom kupca. Sve kupce odnosno primatelje računa prodavatelj može pronaći pretragom registriranih kupaca po OIB-u ili nazivu Specifikacija Svaka stavka specifikacije može, ali i ne mora imati iskazan popust. Korisnik može unijeti Iznos popusta ili Popust (%). Korisnik koji kreira dokument može unijeti ili jedno ili drugo, a sustav na temelju unesenog automatski izračunava drugu vrijednost. Npr. ako korisnik unese Iznos, sustav automatski izračunava popust i obrnuto. Iznos s popustom se računa kao količina * jedinična cijena, umanjena za popust. Uz svaku stavku specifikacije moguće je dodati porez na potrošnju. Porez na potrošnju po pojedinoj stavci ne može biti veći od 3%. Ako niti jedna stavka u dokumentu nema PP 5, u obrascu se kolone PP% i Iznos PP ne prikazuju. Porez na potrošnju iskazuje se na specifikaciji poreza zasebno te se ne zbraja sa porezom na dodanu vrijednost. Porez na potrošnju za sve stavke specifikacije dokumenta mora biti jedinstven. Porez na potrošnju se obračunava na poreznu osnovicu (iznos s popustom) iznos s popustom x porez na potrošnju = iznos poreza na potrošnju Ako se ažurira stavka, gumb Dodaj stavku je promijenjen u Ažuriraj stavku. Kod izbora stavke za ažuriranje, kada korisnik odabere stavku i kada se popune polja, pozicioniran je ekran na početak unosa stavke. Slika 80. Gumb Ažuriraj stavku 5 PP% - Porez na potrošnju - prema važećem zakonu ne može biti veći od 3%. Korisniku je onemogućen unos većeg postotka od 3,00%.

40 strana: 40/81 Slika 81. Unos specifikacije Korisnik dodaje stavke u specifikaciju računa/odobrenja, te se one prikazuju u tablici sa sljedećim po: Rbr, Šifra, Naziv artikla, Jedinica mjere, Količina, Jedinična cijena, Popust %, Iznos popusta, PDV, PP%, Iznos s popustom Ukupni iznosi i popusti na razini dokumenta Popust na ukupni iznos računa/odobrenja može se odabrati samo po jednoj poreznoj osnovici (poreznoj kategoriji) te se unosi u postotnom i apsolutnom iznosu. Ako korisnik upisuje apsolutni iznos popusta, iznos mora biti manji od odabrane osnovice na koju se obračunava popust. Na prikazu podataka u PDF formatu se uvijek ispisuje samo apsolutna vrijednost. Popust na ukupni iznos računa ne može se obračunati na one osnovice za PDV koje u sebi sadrže izračun stavaka na koje su obračunata dva poreza tj. PDV i porez na potrošnju. Postoji kontrola, ako je barem jedna stavka oporeziva PDV-om 25% i PP-om, osnovica za izračun PDV-a 25% ne može biti odabrana za izračun popusta na ukupni iznos računa. U padajućem izborniku se prikazuju sve porezne stope koje se nalaze u specifikaciji, osim onih gdje je obračunat i porez na potrošnju. Slika 82. Mogućnost odabira Kategorije PDV-a Osnovica za izračun popusta na razini dokumenta je zbroj svih neto osnovica odabrane porezne kategorije. Osnovica koja u sebi sadrži porez na potrošnju ne može se odabrati kao osnovica za obračun popusta na cjelokupni iznos računa.

41 strana: 41/81 Slika 83. Ukupni iznosi i popusti na razini dokumenta Ako korisnik odabere kategoriju PDV-a Neoporezivo, Oslobođeno poreza, Prijenos porezne obveze, Intra community supply, Exports, obavezno je navesti razlog oslobođenja PDV-a. Sustav bilježi obavezne podatke po pojedinoj stavci dokumenta (šifra, naziv artikla, jedinica mjere, količina, jedinična cijena, iznos popusta, postotak popusta, porez, PP), a izračunava na osnovu unešenog: Iznos s popustom, Ukupan iznos bez PDV-a i Ukupno PDV s detaljima po stopama u kojem je potrebno prikazivati i ukupnu osnovicu za pojedinu stopu poreza, te konačnu ukupnu cijenu (Ukupno bez PDV-a + Ukupno PDV + Porez na potrošnju = Ukupno za platiti). Slika 84. Upisan razlog oslobođenja PDV-a NAPOMENA: Ukupno bez PDV-a - zbroj svih neto iznosa (bez PDV-a) Iznos PDV-a - iznos poreza prema odabranoj poreznoj stopi (osnovica * porezna stopa) Ukupno PDV - zbroj iznosa poreza po pojedinoj poreznoj stopi Ukupno za platiti Ukupno bez PDV-a + Ukupno PDV + PP Nakon unesene specifikacije korisnik može upisati detalje o isporuci Uvjeti isporuke, Napomena, Operater Uvjeti isporuke mogu sadržavati lokaciju isporuku itd.

42 strana: 42/81 Slika 85. Unos podataka o isporuci Polje Napomena je ispunjeno sa unaprijed upisanim tekstom kojeg korisnik može mijenjati po želji. Slika 86. Napomena Nakon što korisnik unese željeni tekst napomene, treba pritisnuti Enter kako bi se napomena upisala. Slika 87. Unos napomene Podatak o operateru nije moguće mijenjati. Slika 88. Operater Podaci za plaćanje U dijelu računa Podaci za plaćanje obavezno treba popuniti datum valute koji treba biti veći ili jednak današnjem, ne može biti manji od tekućeg datuma. Korisnik mora obavezno unijeti IBAN, Oznaka valute je HRK. Polje način plaćanja nije editabilno, sustav korisniku omogućava unos podataka za plaćanje za Transakcijski račun (šifra 30). Sustav nudi korisniku opcionalan unos Opisa plaćanja, Modela i PNB-a primatelja i Uvjeta plaćanja. Slika 89. Unos podataka za plaćanje Prilozi Prodavatelj ima mogućnost dodavanja priloga (popratna dokumentacija računa).

43 strana: 43/81 Dozvoljeni formati priloga:.pdf;.jpeg; ; png;.csv; vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet (.xlsx) vnd.oasis.opendocument.spreadsheet (.ods) Ova opcija se aktivira tako što korisnik klikne na gumb Dodaj prilog. Korisnik može proizvoljno dodati prilog dokumentu. Ukupna veličina svih priloga može biti do 5 MB. Svaki prilog se može ukloniti. Dodavanje priloga nije obavezno. Slika 90. Gumb Dodaj prilog Slika 91. Dodavanje priloga Slika 92. Dozvoljeni formati priloga Kada korisnik kreira novi račun iz postojećeg ne prikazuju se prilozi koji su bili vezani za postojeći račun. Nakon što se popune svi potrebni podaci, korisnik sprema dokument klikom na Spremi. Sustav provjerava da li su popunjena sva obavezna polja. Ako korisnik nije popunio obavezne podatke ili je unio pogrešne podatke, aplikacija će ga o tome obavijestiti porukama. Slika 93. Pogrešan unos - poruke Korisnik nakon što popuni podatke klikne na gumb SPREMI.

44 strana: 44/81 Slika 94. Poruka kod uspješnog pohranjivanja dokumenta Nakon što je dokument uspješno spremljen, spreman je za potpisivanje i slanje. Slika 95. Opcije nakon spremanja računa Klikom na gumb Pripremi dokument za potpis i isporuku otvara se obrazac za pregled dokumenta. Slika 96. Prikaz računa

45 strana: 45/81 Ako je korisnik pri Unosu odabrao tip dokumenta odobrenje, na ekranu se svi podaci prikazuju u pozitivnom iznosu. Na prikazu podataka u PDF formatu se neto iznos jedinične cijene prikazuje u pozitivnom iznosu, a svi ostali podaci u negativnom iznosu. Slika 97. Prikaz odobrenja Da bi se dokument mogao potpisati i poslati potrebna je instalacija potpisnog rješenja (opisano u poglavlju 15.DODACI). Klikom na gumb Potpiši i pošalji otvaraju se redom sljedeći ekrani.

46 strana: 46/81 Slika 98. Otvaranje FinaPKI potpisnog rješenja Slika 99. Učitavanje potpisnog modula Slika 100. Gumb Potpiši

47 strana: 47/81 Slika 101. Potpisivanje u tijeku Slika 102. Dokument je uspješno potpisan i poslan Klikom na gumb Idi na potpisani dokument otvara se dokument koji smo uspješno potpisali i poslali Otvara se pregled izlaznih dokumenata s pripadajućim prilozima. Slika 103. Izlazni dokumenti - pregled dokumenta Pretraga kreiranih dokumenata Korisnik na izborniku odabire opciju Kreiranje dokumenata, te nakon toga opciju Pretraga. Sustav otvara ekran za pretragu. Korisnik unosi željene podatke u polja za pretragu i odabire gumb Pretraži te se prikazuju rezultati pretrage.

48 strana: 48/81 Slika 104. Pretraga kreiraniih dokumenata NAPOMENA: ako je dokument kreiran prije , te ako se pokuša otvoriti dokument za mogućnost kreiranja novog dokumenta iz postojećeg, sustav će korisniku prikazati obavijest o grešci. Slika 105. Poruka o grešci

49 strana: 49/ IZLAZNI DOKUMENTI Opcija Izlazni dokumenti Pretraga Slika 106. Odabir pretrage izlaznih dokumenta Korisnik (pošiljatelj dokumenata) može vršiti pretragu svih poslanih dokumenata, nevezano za njihov status prema raznim kriterijima pretrage, kao što su: Tip dokumenta, Vrsta dokumenta, ID dokumenta, Referenca na prethodni račun, Broj dokumenta, Datum izdavanja, Datum slanja, Datum potvrde zaprimanja, Iznos, OIB/ID i Šifra kupca. Korisnik ima mogućnost pregleda svih dokumenata po statusima na način da u dijelu Statusi dokumenta odabere željene statuse i gumb Pretraži. Nakon dobivenih rezultata pretraživanja, klikom na odabrani dokument, otvara se ekran s prikazom dokumenta i njegovih priloga. Slika 107. Odabir parametara pretrage izlaznih dokumenata 12. ULAZNI DOKUMENTI Korisnik ima mogućnost korištenja elektroničke likvidature, ali za to mu trebaju biti dodijeljena prava za korištenje likvidature. Ako poslovni subjekt nije zatražio prava za korištenje procesa elektroničke likvidature, korisniku poslovnog subjekta/poslovne jedinice vidljiv je sljedeći izbornik.

50 strana: 50/81 Slika 108. Izbornik ulaznih dokumenata Pregled i dohvat ulaznih dokumenata Opcija Ulazni dokumenti Pregled i dohvat Slika 109. Odabir pregleda i dohvata ulaznih dokumenata Korisnik može pregledavati ulazne dokumente u PDF formatu, ovisno o odabranoj poslovnoj jedinici i statusu dokumenta. Nakon što korisnik odabere opciju Pregled i dohvat aplikacija će prikazati traženi rezultat u tablici. Korisnik može pregledavati 10, 25, 50 ili 100 rezultata po stranici. Slika 110. Maksimalan broj stavki po stranici Klikom na odabrani dokument aplikacija otvara novi ekran na kojem se nalazi pregled zaprimljenog dokumenta i priloga. Dokument se može spremiti lokalno na disk ili poslati na ispis. Prilikom otvaranja zaprimljenog dokumenta korisnik potvrđuje da je dokument preuzeo i automatski mu mijenja status u Potvrđeno zaprimanje. Slika 111. Prikaz izgleda računa

51 strana: 51/81 Postoji mogućnost odabira određenih akcija nad dokumentom (Slika 112): Odbij dokument Prihvati dokument Pošalji u likvidaturu (dokument koji se pošalje u likvidaturu može vidjeti i zaprimiti korisnik sa pripadajućim pravima likvidature te ima mogućnost provođenja akcija na dokumentima) Korisnik može dodati komentar, te nakon toga odabrati gumb Pošalji. Slika 112. Akcije nad dokumentom Slika 113. Prihvaćeni dokumenti Slika 114. Poruka koja se javlja ukoliko želimo odbiti dokument Klikom na Prihvaćeni dokument iz popisa, otvara se novi ekran sa prikazom računa te akcijama plaćanja koje se nad njime mogu izvršiti (Slika 115): Pošalji obavijest o djelomičnom plaćanju računa Pošalji obavijest o plaćanju Nakon odabira određene akcije, može se upisati komentar i kliknuti gumb Pošalji.

52 strana: 52/81 Slika 115. Akcije plaćanja računa Odabirom opcije Pošalji obavijest o djelomičnom plaćanju računa otvara se dodatni prozor za unos iznosa za djelomično plaćanje (Slika 116). Slika 116. Djelomično plaćanje računa Nakon upisa iznosa, potrebno je kliknuti na gumb Pošalji. Račun se sada miče s popisa prihvaćenih računa i odlazi u izbornik Pretraga. Pojavljuje se kontrolno upozorenje ako je iznos djelomičnog plaćanja 0,00 kn ili iznos veći od ukupnog iznosa računa Pretraga ulaznih dokumenata Opcija Ulazni dokumenti Pretraga Slika 117. Odabir pretrage ulaznih dokumenata

53 strana: 53/81 Korisnik (primatelj dokumenata) može vršiti pretragu svih primljenih dokumenata, nevezano za njihov status prema raznim kriterijima pretrage, kao što su: Tip dokumenta, Vrsta dokumenta, ID dokumenta, Referenca na prethodni račun, Broj dokumenta, Datum zaprimanja, Datum dospijeća, Datum potvrde zaprimanja, Iznos, OIB/ID i Šifra prodavatelja. Korisnik ima mogućnost pregleda svih dokumenata po statusima na način da u dijelu Statusi dokumenta odabere željene statuse i gumb Pretraži. Nakon dobivenih rezultata pretraživanja, klikom na odabrani dokument, otvara se ekran s prikazom dokumenta i njegovih priloga. Slika 118. Odabir parametara pretrage ulaznih dokumenata za odabranog kupca 13. UPRAVLJANJE LIKVIDATUROM Postojanje grupe likvidature po poslovnoj jedinici, osnovni je preduvjet bez kojeg korisnici ne mogu provesti dokument kroz postupak likvidature. U grupi likvidature mogu biti korisnici sa pravima LIKVI_PARAF i LIKVI_POTPIS odnosno korisnici koji će u postupku likvidature parafirati i potpisivati dokument te ga u konačnici poslati na plaćanje. Korisnik sa svojim pripadajućim pravom može biti član jedne ili više grupa likvidature. U svakoj grupi obvezno treba postojati korisnik s pravom LIKVI_POTPIS, u suprotnom aplikacija šalje poruku upozorenja (Slika 119). Rola LIKVI_POTPIS jedina je putem koje se račun može poslati u računovodstvo na plaćanje. Slika 119. Upozorenje za rolu LIKVI_POTPIS Korisnik koji ima dodijeljeno pravo za rad nad grupama likvidature, odabire izbornik Kreiranje grupa (Slika 120).

54 strana: 54/81 Slika 120. Upravljanje likvidaturom Nakon toga, otvara se ekran za kreiranje nove grupe likvidature (Slika 121). Obvezno je odabrati poslovnu jedinicu te upisati naziv i opis grupe likvidature. Aplikacija šalje poruku upozorenja ako navedena polja nisu popunjena. Slika 121. Osnovni podaci grupe i odabir poslovne jedinice Nakon odabira poslovne jedinice se otvara dodatni prozor (Slika 122). Odabiru se korisnici koji će sudjelovati u likvidaturi i smještaju u kreiranu grupu. Klikom na korisnika kojeg se želi uključiti u likvidaturu, pridodajemo ga kreiranoj grupi. Ponovnim klikom na istog korisnika, korisnika se isključuje iz kreirane grupe. Slika 122. Odabir korisnika poslovne jedinice u grupu likvidature Kreirana grupa likvidature prikazuje se u izborniku Pregled grupa. Klikom na određenu grupu iz popisa, otvara se obrazac koji omogućava uređivanje odabrane grupe.

55 strana: 55/81 Slika 123. Pregled grupa likvidature Za potrebe uređivanja odabrane grupe, potrebno je prethodno kliknuti na gumb Uredi i nakon ažuriranja podataka u grupi, spremiti promjene. Slika 124. Uređivanje grupe likvidature NAPOMENE: - grupu nije moguće uređivati ukoliko već sudjeluje u procesu likvidature i u tom slučaju aplikacija šalje poruku upozorenja - istekli certifikati se također pojavljuju na listi, a sortirani su ispod aktivnog korisnika, primjer za KORISNIKA 101

56 strana: 56/81 Slika 125. Uređivanje grupe likvidature 14. LIKVIDATURA Odabirom opcije Likvidatura aplikacija nudi izbornik s pregledom: Zaprimljeni u likvidaturi Dokumenti u likvidaturi Dokumenti za plaćanje Prihvaćeni dokumenti Slika 126. Izbornik likvidature ulaznih dokumenata Zaprimljeni u likvidaturi Odabirom opcije izbornika Zaprimljeni u likvidaturi otvara se ekran Pisarnice sa svim zaprimljenim dokumentima. Slika 127. Zaprimljeni dokumenti likvidatura

57 strana: 57/81 Odabirom dokumenta iz popisa otvara se pregled odabranog dokumenta te mogućnost upisa: Klase Urudžbenog broja Mjesta troška Internog naloga Odabira grupe likvidature Slika 128. Upis podataka i odabir grupe likvidature Nakon odabira grupe likvidature otvara se i mogućnost prosljeđivanja zaprimljenog dokumenta pojedinim korisnicima u toj grupi. Korisnika kojem se želi proslijediti dokument potrebno je označiti kvačicom. Slika 129. Prosljeđivanje dokumenta Ako korisnik sa pravom LIKVI_POTPIS nije označen kvačicom, on svejedno ima pravo u bilo kojem trenutku preuzeti dokument (ako dokument nije zaključan) i odraditi određenu akciju nad dokumentom. NAPOMENA: nakon što korisnik otvori odabrani dokument, on ga automatski rezervira/zaključa samo za sebe. Prijeđe li korisnik mišem preko rezerviranog dokumenta, dobiva poruku upozorenja Dokument je rezerviran od.... Uz zaključan dokument koji se nalazi u popisu s ostalim dokumentima u odgovarajućoj rubrici, nalazi se ikona lokota, koja znači da dokument ne može otvoriti niti jedan drugi korisnik. Dokument otključava korisnik koji ga je zaključao odabirom gumba Zatvori, prilikom izlaska iz pregleda dokumenta. Slika 130. Ikona ključa uz dokument Slika 131. Upozorenje o rezerviranom dokumentu

58 strana: 58/81 Osim odabira grupe, svaki korisnik u grupi u svakom koraku likvidature može dodati Komentar i Prilog (jedan ili više, čija ukupna veličina ne smije biti veća od 50MB, dok pojedinačni prilog ne smije biti veći od 5MB). Slika 132. Komentari i prilozi uz dokument Klikom na gumb Spremi, dokument se prosljeđuje sljedećim korisnicima u likvidaturi Dokumenti u likvidaturi Odabirom opcije Dokumenti u likvidaturi prikazuju se dokumenti poslani iz pisarnice za odabranu grupu likvidature. Slika 133. Dokumenti u likvidaturi Klikom miša na određeni dokument, otvara se pregled dokumenta. U zaglavlju dokumenta nalazi se informacija o pripadnosti dokumenta određenoj grupi likvidature. Slika 134. Pripadnost dokumenta grupi likvidature Sljedeći korisnik kojemu je proslijeđen dokument, može naknadno promijeniti podatke o dokumentu (klasa, urudžbeni broj, mjesto troška, itd.). Korisnik bira akciju likvidature i može odabrati: Odobri dokument i pošalji sljedećim osobama u procesu likvidature

59 strana: 59/81 Odbij dokument zbog neispravnosti Vrati dokument osobi koja ga je poslala Vrati dokument osobi zaduženoj za zaprimanje/evidenciju dokumenata Slika 135. Akcije likvidature Osim akcije likvidature korisniku su vidljivi i komentari i prilozi prethodnog korisnika. Slika 136. Prethodni komentari i prilozi Također, u svakom trenutku, korisnik u nastavku vidi i tijek kretanja (Slika 137) dokumenata između korisnika i ima pregled nad akcijama likvidature.

60 strana: 60/81 Slika 137. Tijek kretanja dokumenata između korisnika likvidature Akcijom Odobri dokument i pošalji sljedećim osobama u procesu likvidature korisnik može kvačicom odabrati jednog ili više korisnika kojima šalje dokument. Slika 138. Odobri dokument i pošalji sljedećim osobama u procesu likvidature Akcijom Odbij dokument zbog neispravnosti dokument prelazi iz izbornika Dokumenti u likvidaturi i prosljeđuje u izbornik Pretraga. Nad odbijenim dokumentima ne provode se daljnje akcije vezane uz likvidaturu. Akcijom Vrati dokument osobi koja ga je poslala, dokument se vraća korisniku koji ga je poslao u izborniku Dokumenti u likvidaturi. Akcijom Vrati dokument osobi zaduženoj za zaprimanje/evidenciju dokumenata dokument se šalje korisniku koji može ponovno odabrati određenu grupu likvidature i korisnike kojima će se dokument slati. Ako je dokument proslijeđen korisniku sa rolom LIKVI_POTPIS u padajućem izborniku Akcije likvidature, on može odabrati i opciju: Odobri dokument i pošalji na završnu likvidaturu Slika 139. Odobri dokument i pošalji ga na završnu likvidaturu

61 strana: 61/ Dokumenti za plaćanje Odabirom opcije Dokumenti za plaćanje prikazuju se dokumenti poslani na završnu likvidaturu. Slika 140. Dokumenti za plaćanje Korisnik sa pravima plaćanja dokumenata iz likvidature ima sljedeće ponuđene akcije: Odbij dokument zbog neispravnosti Vrati dokument osobi koja ga je poslala. Vrati dokument osobi zaduženoj za zaprimanje/evidenciju dokumenata Prihvati ispravan i likvidirani dokument Kada je odabrana opcija Prihvati ispravan i likvidirani dokument, dokument prelazi iz izbornika Dokumenti za plaćanje i vidljiv je u izborniku Prihvaćeni dokumenti. Slika 141. Akcija Prihvati ispravan i likvidirani dokument Prihvaćeni dokumenti U izborniku Prihvaćeni dokumenti nalaze se dokumenti za završno plaćanje. Slika 142. Prihvaćeni dokumenti u likvidaturi Odabirom dokumenta iz popisa vrše se sljedeće akcije nad dokumentom: Pošalji obavijest o plaćanju

62 strana: 62/81 Pošalji obavijest o djelomičnom plaćanju računa Slika 143. Akcije likvidature plaćanja računa Uz svaki plaćeni račun mogu se pregledati i preuzeti sadržaj računa, komentari i prilozi koje su korisnici prilagali u procesu likvidature, iznos djelomičnog plaćanja ako postoji, te grafički prikaz na kojem se vidi tok računa kroz postupak likvidature. Slika 144. Pregled povijesti dokumenta iz likvidature 15. DODACI Instalacija FinaPKI potpisnog rješenja U novoj verziji aplikacije e-račun B2B prije prvog potpisivanja dokumenta potrebno je instalirati Potpisno rješenje lokalno na računalo na kojem se potpisuje. Za instalaciju navedene programske podrške i naknadno ažuriranje novih verzija potrebno je imati administratorska prava na računalu. Ovisno o pregledniku izgled ekrana prilikom instalacije može biti drugačiji. Niže je opisan primjer za Google Chrome i Internet Explorer. Klikom na riječ 'ovdje' u poruci na početnom ekranu pokreće se preuzimanje FinaPKI potpisnog rješenja. Pokretanje preuzimanja FinaPKI potpisnog rješenja se na isti način obavlja odabirom opcije Potpisno rješenje u glavnom izborniku aplikacije e-račun B2G.

63 strana: 63/81 Slika 145. Opcija Potpisno rješenje Instalacija FinaPKI potpisnog rješenja u pregledniku Google Chrome Kada je nakon klika na riječ 'ovdje' na početnom ekranu završeno preuzimanje FinaPKI potpisnog rješenja dobije se ovakav prozor na dnu ekrana. Slika 146. Završeno preuzimanje FinaPKI potpisnog rješenja u pregledniku Google Chrome Klikom na FinaPKI.zip otvara se prozor na kojem se dvostrukim klikom na FinaPKI.exe pokreće instalacija FinaPKI potpisnog rješenja. Slika 147. Pokretanje instalacije FinaPKI potpisnog rješenja Kad se u prozoru pojavi ispisano Completed potrebno je zatvoriti prozor klikom na Close. Slika 148. Završena instalacija FinaPKI potpisnog rješenja Nakon završene instalacije FinaPKI potpisnog rješenja može se krenuti na potpisivanje dokumenata. Prilikom potpisivanja dokumenata klikom na gumb Potpiši i pošalji otvara se prozor

64 strana: 64/81 Slika 149. Dozvola za pokretanje FinaPKI potpisnog rješenja u pregledniku Google Chrome na kojem je potrebno kliknuti Otvori aplikaciju FinaPKIWrapperX86 da bi započeo proces potpisivanja. Kako bi se deaktiviralo ponovno otvaranje prozora pri svakom sljedećem potpisivanju dokumenata, može se staviti kvačica ispred: Uvijek otvaraj tu vrstu veza u povezanoj aplikaciji. Odabirom Odustani proces potpisivanja se prekida. Instalacija FinaPKI potpisnog rješenja u pregledniku Internet Explorer Nakon klika na riječ 'ovdje' na početnom ekranu potrebno je FinaPKI potpisno rješenje spremiti lokalno na računalo. Slika 150. Preuzimanje instalacije FinaPKI potpisnog rješenja u pregledniku Internet Explorer Slika 151. Završeno preuzimanje FinaPKI potpisnog rješenja u Internet Exploreru Klikom na gumb Open Internet Explorer će potencijalno javiti upozoravajuću poruku o pokretanju vanjske aplikacije gdje je potrebno potvrditi pokretanje.

65 strana: 65/81 Slika 152. Upozoravajuća poruka u Internet Exploreru Klikom na gumb Allow otvara se prozor na kojem se dvostrukim klikom na FinaPKI.exe pokreće instalacija FinaPKI potpisnog rješenja. Slika 153. Pokretanje instalacije FinaPKI potpisnog rješenja Kad se u prozoru pojavi ispisano Completed potrebno je zatvoriti prozor klikom na Close. Slika 154. Završena instalacija FinaPKI potpisnog rješenja Nakon završene instalacije FinaPKI potpisnog rješenja može se krenuti na potpisivanje dokumenata. Prilikom potpisivanja dokumenata klikom na gumb Potpiši i pošalji otvara se prozor

66 strana: 66/81 Slika 155. Dozvola za pokretanje FinaPKI potpisnog rješenja u pregledniku Internet Explorer na kojem je potrebno kliknuti na gumb Allow da bi započeo proces potpisivanja. Kako bi se deaktiviralo ponovno otvaranje prozora pri svakom sljedećem potpisivanju dokumenata može se maknuti kvačica ispred: Always ask before opening this type off address. Odabirom Cancel proces potpisivanja se prekida. NAPOMENA: ako prilikom potpisivanja dokumenata dođe do neke greške može se lokalno na korisnikovom računalu pogledati detaljniji ispis greške u datoteci XAdESAppletLogFile.log. Slika 156. XAdESAppletLogFile.log Preuzimanje nove verzije FinaPKI potpisnog rješenja Prilikom svakog pokretanja FinaPKI potpisnog rješenja, automatski se izvršava provjera zadnje verzije potpisnog rješenja. U slučaju kada postoji nova verzija, nakon pokretanja potpisnog rješenja javlja se ekran na kojemu se korisniku nudi potrebna instalacija kako bi mogao koristiti napredni elektronički potpis. Slika 157. Poruka za preuzimanje nove verzije aplikacije FinaPKI

67 strana: 67/81 Potrebno je instalaciju preuzeti na računalo te instalirati. Nakon klika na gumb Preuzmi me ovdje instalacija se preuzima na računalo i pokreće na isti način kao i prvi puta (15.1. Instalacija FinaPKI potpisnog rješenja) Nakon završene instalacije nove verzije potpisnog rješenja potrebno je ponovo odabrati dokument i kliknuti na gumb Pripremi dokument za potpis i isporuku. Podešavanje preglednika Mozilla Firefox za rad sa smart karticom/usb tokenom Za korisnike koji koriste preglednik Mozilla Firefox, potrebno je dodati modul za komunikaciju Mozilla Firefox-a sa smart karticom/usb tokenom. Nakon otvaranja preglednika Mozilla Firefox, treba odabrati Options, Privacy & Security i Security Devices. Slika 158. Preglednik Mozilla Firefox odabir Options Slika 159. Preglednik Mozilla Firefox odabir Privacy & Security i Security Devices

68 strana: 68/81 Klikom na gumb Security Devices otvara se prozor na kojem treba kliknuti na gumb Load. Slika 160. Preglednik Mozilla Firefox Device Manager Otvara se prozor Load PKCS#11 device Driver (Slika 160) na kojem treba upisati Module name i odabrati Module filename. Klikom na Browse treba pronaći potrebnu datoteku npr. acpkcs211.dll za FINA e-karticu ili npr. idprimepkcs11.dll za Gemalto USB i kliknuti na OK. Slika 161. Preglednik Mozilla Firefox ispravni odabir implementacijske datoteke Najčešća lokacija datoteke acpkcs211.dll je C:\Program Files\ActivIdentity\ActivClient, a za idprimepkcs11.dll je C:\Program Files\Gemalto\IDGo 800 PKCS#11. Nakon ispravnog odabira *.dll datoteke korisnik može potpisati dokument putem aplikacije e- Račun B2B u pregledniku Mozilla Firefox.

69 strana: 69/ PRIMJERI IZRADE RAČUNA - KARTICA SPECIFIKACIJA STAVKE Povratna naknada Povratna naknada se unosi kao zasebna stavka. U slučaju unosa prirodnog soka, u prvu stavku se unosi prirodni sok, a u drugu stavku povratna naknada, na način da se za povratnu naknadu pod Kategoriju PDV-a, stavi oslobođeno od PDV-a. Potrebno je unijeti razlog: #HR:POVNAK# Kod raspodjele PDV-a, također je potrebno unijeti razlog : #HR:POVNAK# 1. Potrebno je popuniti labelu Informacije o artiklu (prikazano popunjavanje samo obveznih polja): Slika 1. Popunjavanje labele Informacije o artiklu 2. Potrebno je popuniti labelu Detalji o cijeni (prikazano popunjavanje samo obveznih polja): Slika 2. Popunjavanje labele Detalji o cijeni

70 strana: 70/81 3. Potrebno je popuniti labelu Informacije o PDV-u stavke (prikazano popunjavanje samo obveznih polja): Slika 3. Popunjavanje labele Informacije o PDV-u stavke 4. Dodavanje stavke u račun: Slika 5. Dodavanje stavke u račun 5. Unos nove stavke ponovno popuniti labelu Informacije o artiklu (prikazano popunjavanje samo obveznih polja): Slika 5. Popunjavanje labele Informacije o artiklu 6. Popuniti labelu Detalji o cijeni (prikazano popunjavanje samo obveznih polja):

71 strana: 71/81 Slika 6. Popunjavanje labele Detalji o cijeni 7. Potrebno je popuniti labelu Informacije o PDV-u stavke (prikazano popunjavanje samo obveznih polja): Slika7. Popunjavanje labele Informacije o PDV-u 8. Dodavanje stavke u račun Slika 9. Dodavanje stavke u račun 9. Potrebno je popuniti labelu Ukupni iznosi uz navođenje razloga oslobođenja PDV-a #HR:POVNAK#(prikazano popunjavanje samo obveznih polja):

72 strana: 72/81 Slika 10. Popunjavanje labele Ukupni iznosi 10. Završavanje sa popunjavanjem stavki računa unutar rubrike Specifikacija-stavke Slika 8. Završavanje unosa unutar rubrike Specifikacija stavke i prelazak na iduću rubriku Prijenos porezne obveze Prijenos porezne obveze unosi se kao zasebna stavka. U slučaju unosa nekog proizvoda koji je potrebno naknadno ugraditi, u prvu stavku se unosi konkretan proizvod, a u drugu stavku npr. ugrađeni proizvod/ugradnja proizvoda, na način da se u kategoriji PDV-a odabere Prijenos orezne obveze. Potrebno je unijeti razlog: #HR:AE# Kod raspodjele PDV-a, također je potrebno unijeti razlog : #HR:AE# 11. Na kartici Specifikacija stavke potrebno je popuniti labelu Informacije o artiklu (prikazano popunjavanje samo obveznih polja): Slika 1. Popunjavanje labele Informacije o artiklu 12. Potrebno je popuniti labelu Detalji o cijeni (prikazano popunjavanje samo obveznih polja):

73 strana: 73/81 Slika 2. Popunjavanje labele Detalji o cijeni 13. Potrebno je popuniti labelu Informacije o PDV-u stavke (prikazano popunjavanje samo obveznih polja): Slika 3. Popunjavanje labele Informacije o PDV-u stavke 14. Dodavanje stavke u račun: Slika 4. Dodavanje stavke u račun Da bi se dodala stavka, potrebno je odabrati Dodaj stavku. 15. Unos nove stavke ponovno popuniti labelu Informacije o artiklu (prikazano popunjavanje samo obveznih polja):

74 strana: 74/ Popuniti labelu Detalji o cijeni (prikazano popunjavanje samo obveznih polja): Slika 6. Popunjavanje labele Detalji o cijeni 17. Popuniti labelu Informacije o PDV-u stavke (prikazano popunjavanje samo obveznih polja): 18. Potrebno je popuniti labelu Ukupni iznosi (prikazano popunjavanje samo obveznih polja):

75 strana: 75/81 Slika 6. Popunjavanje labele Ukupni iznosi 19. Završavanje sa popunjavanjem stavki računa unutar rubrike Specifikacija-stavke Slika 8. Završavanje unosa unutar rubrike Specifikacija stavke i prelazak na iduću rubriku

76 strana: 76/81 Porez na promet motornih vozila PPMV Porez na promet motornih vozila iskazuje se kao trošak na razini dokumenta. 20. Na kartici Specifikacija stavke potrebno je popuniti labelu Informacije o artiklu (prikazano popunjavanje samo obveznih polja): Slika 1. Popunjavanje labele Informacije o artiklu 21. Potrebno je popuniti labelu Detalji o cijeni (prikazano popunjavanje samo obveznih polja): Slika 2. Popunjavanje labele Detalji o cijeni 22. Potrebno je popuniti labelu Informacije o PDV-u stavke (prikazano popunjavanje samo obveznih polja):

77 strana: 77/ Dodavanje stavke u račun: Slika 3. Popunjavanje labele Informacije o PDV-u stavke Slika 5. Dodavanje stavke u račun Da bi se dodala stavka, potrebno je odabrati Dodaj stavku. 24. Potrebno je popuniti labelu Troškovi na razini dokumenta (prikazano popunjavanje samo obveznih polja): Slika 5. Popunjavanje labele Troškovi na razini dokumenta

78 strana: 78/81 Potrebno je popuniti Stopa PDV-a oslobođeno od poreza, osnovicu, iznos, te razlog. Osnovica za izračun troška kod PPMV-a je osnovica + PDV Iznos korisnik mora sam izračunati te unijeti u zadano polje. Razlog troška je obavezan podatak koji treba unijeti sa oznakom #HR:PPMV# Potrebno je odabrati Dodaj. 25. Potrebno je popuniti labelu Ukupni iznosi (prikazano popunjavanje samo obveznih polja): Slika 6. Popunjavanje labele Ukupni iznosi 26. Završavanje sa popunjavanjem stavki računa unutar rubrike Specifikacija-stavke Slika 7. Završavanje unosa unutar rubrike Specifikacija stavke i prelazak na iduću rubriku Porez na potrošnju Porez na potrošnju iskazuje se kao trošak na razini dokumenta. 27. Na kartici Specifikacija stavke potrebno je popuniti labelu Informacije o artiklu (prikazano popunjavanje samo obveznih polja):

79 strana: 79/81 Slika 1. Popunjavanje labele Informacije o artiklu 28. Potrebno je popuniti labelu Detalji o cijeni (prikazano popunjavanje samo obveznih polja): Slika 2. Popunjavanje labele Detalji o cijeni 29. Potrebno je popuniti labelu Informacije o PDV-u stavke (prikazano popunjavanje samo obveznih polja): Slika 3. Popunjavanje labele Informacije o PDV-u stavke 30. Dodavanje stavke u račun: Slika 4. Dodavanje stavke u račun

80 strana: 80/81 Da bi se dodala stavka, potrebno je odabrati Dodaj stavku. 31. Potrebno je popuniti labelu Troškovi na razini dokumenta (prikazano popunjavanje samo obveznih polja): Slika 5. Popunjavanje labele Troškovi na razini dokumenta Potrebno je popuniti Stopa PDV-a oslobođeno od poreza, osnovicu, iznos, te razlog. Osnovica za izračun troška kod poreza na potrošnju je osnovica bez PDV-a. Iznos korisnik mora sam izračunati te unijeti u zadano polje. Razlog troška je obavezan podatak koji treba unijeti sa oznakom #HR:PP# Potrebno je odabrati Dodaj. 32. Potrebno je popuniti labelu Ukupni iznosi (prikazano popunjavanje samo obveznih polja):

81 strana: 81/81 Slika 6. Popunjavanje labele Ukupni iznosi 33. Završavanje sa popunjavanjem stavki računa unutar rubrike Specifikacija-stavke Slika 8. Završavanje unosa unutar rubrike Specifikacija stavke i prelazak na iduću rubriku