POSEBAN POPIS ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA S ROKOVIMA ČUVANJA VRSTE GRADIVA I. STATUSNA OBILJEŽJA Rok čuvanja u godinama 1 Osnivački akti (odluk

Транскрипт

1 POSEBAN POPIS ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA S ROKOVIMA ČUVANJA VRSTE GRADIVA I. STATUSNA OBILJEŽJA Rok čuvanja u godinama 1 Osnivački akti (odluke, rješenja, ugovori) 2 Zahtjev i rješenje o sukladnosti osnivačkog akta sa zakonom 4 Akti o statusnim promjenama (podjeli, spajanju, pripajanju) 6 7 Zahtjev i rješenje o odobrenju početka rada (obavljanja djelatnosti) 8 Zahtjevi i rješenja o upisu u sudski registar 9 Prijava i obavijest o razvrstavanju poslovnog subjekta Akti o zabrani obavljanja djelatnosti 11 Akti o prestanku Škole 12 Presude o ukidanju Škole 1 Akti o promjeni podataka o nazivu, sjedištu, djelatnosti i sl. 14 II. OPĆI AKTI 1 Statut 2 Pravilnik o radu Pravilnik o zaštiti od požara 4 Pravilnik o zaštiti na radu Odluka o kućnom redu 6 Pravilnik o radu školske knjižnice 7 Poslovnik o radu školskih vijeća 8 Poslovnik o radu etičkog povjerenstva 9 Odluka o etičkom kodeksu neposrednih nositelja odgojno-obrazovne djelatnosti Pravilnik o zaštiti i obradi arhivskog i registraturnog gradiva 11 Odluke kojima se uređuju odnosi u Školi III. UPRAVA I POSLOVODSTVO 1 Prijedlozi osnivaču o imenovanju članova školskog odbora 2 Odluka osnivača o imenovanju članova školskog odbora Zapisnik o konstituiranju školskog odbora 4 Odluke osnivača o razrješenju članova školskog odbora

2 Prijedlog prosvjetnog inspektora za raspuštanje školskog odbora Rješenje Ureda državne uprave u Županiji (Središnjeg državnog ureda za 6 upravu) o raspuštanju školskog odbora i imenovanju povjerenstva Odluka o raspisivanju natječaja i tekst natječaja za imenovanje ravnatelja 7 Škole 8 Odluka o imenovanju ravnatelja Škole 9 Suglasnost ministra obrazovanja na odluku o imenovanju ravnatelja Obavijest kandidatima prijavljenima na natječaj o rezultatima izbora 11 Tužbe i presude o preispitivanju valjanosti odluka o imenovanju ravnatelja 12 Prijedlog prosvjetnog inspektora o razrješenju ravnatelja 1 Odluka o razrješenju ravnatelja 14 Tužba i presuda o pobijanju odluke o razrješenju ravnatelja 1 Odluke o imenovanju vršitelja dužnosti ravnatelja Odluke o imenovanju zamjenika ravnatelja 17 Odluke o imenovanju voditelja područne škole IV. RAD I POSLOVANJE 1 Školski kurikulum 2 Godišnji plan i program rada Programi izvannastavnih i drugih aktivnosti 4 Izvješća o radu Zapisnici sa sjednica školskih odbora i školskih vijeća 6 Statistička izvješća 7 Zapisnici i rješenja tijela upravnog i stručnog nadzora 8 Prigovori, žalbe i tužbe protiv akata tijela upravnog i stručnog nadzora 9 Isprave o priznanjima, zahvalama i nagradama Zapisnici o preuzimanju dužnosti Akti o osiguranju osoba i imovine godina nakon 11 isteka police 12 Zahtjevi za izdavanje duplikata školskih isprava i drugih javnih isprava 1 Zahtjevi, rješenja i izvješća o ostvarivanju prava na pristup informacijama Kaznene prijave godina po 14 završetku 1 Evidencija o zbirkama osobnih podataka 8 Prekršajne prijave godina po završetku 17 Parnični predmeti postupka 18 Prijedlozi za ovrhu i rješenja o ovrsi 19 Javnobilježnički akti 20 Rješenja o upisu u zemljišne knjige 21 Ugovori i sporazumi o poslovnoj suradnji 22 Kupoprodajni ugovori, ugovori o najmu i zakupu

3 Ugovori o djelu i ugovori o autorskom djelu godina nakon 2 prestanka 24 Zapisnici i odluke u svezi s nabavom roba i usluga ugovora Zapisnici i bilješke o školskim manifestacijama i posjetima uglednih osoba i 2 stranaca Podnesci koji se odnose na komunikaciju s trećima u svezi s radom i 2 26 poslovanjem Škole V. PEDAGOŠKA DOKUMENTACIJA I EVIDENCIJA 1 Matična knjiga 2 Imenik učenika Spomenica Škole 4 Svjedodžba godina po završetku školovanja Učenička knjižica po završetku školovanja 6 Potvrda o psihofizičkoj sposobnosti djeteta za upis u školu 7 Svjedodžba prevodnica Obavijest o ostvarenim rezultatima na kraju prvog polugodišta Dnevnik rada Pregled rada izvannastavnih aktivnosti Evidencija o popravnom, razrednom, predmetnom, dopunskom i 11 razlikovnom ispitu 12 Knjiga evidencije zamjene nenazočnih učitelja Rješenja o završetku osnovnog školovanja u vremenu kraćem od propisanog 1 14 Obavijest osnivaču i Uredu državne uprave u Županiji (Gradskom uredu za obrazovanje i šport Grada Zagreba) o učenicima koji se nisu upisali ili koji redovito ne pohađaju Školu 1 17 Rješenje o odobrenju prelaska učenika u Školu iz druge škole Rješenja o priznavanju inozemne školske isprave radi nastavka školovanja Zahtjev roditelja i rješenje učiteljskog vijeća o preispitivanju ocjene učenika Zahtjev roditelja i rješenje učiteljskog vijeća o polaganju ispita pred povjerenstvom Prijedlozi i rješenja o prestanku redovnog školovanja učenika zbog psihofizičkih teškoća Akti (prijedlozi, zaključci, rješenja) doneseni u postupku izricanja pedagoških mjera Odluke učiteljskog vijeća o oslobađanju učenika u određenoj školskoj

4 Oglasna knjiga za učenike 24 Zapisnici s roditeljskih sastanaka Fotografije, filmovi i drugi zapisi o radu Škole, učenicima, učiteljima i sl. 2 aktivnosti Statistički pregledi i izvješća o učenicima, učiteljima i sredstvima rada 26 Školske publikacije, novine i sl. 27 Dokumentacija pedagoške službe VI. ANDRAGOŠKA DOKUMENTACIJA 1 Matična knjiga 2 Matična knjiga polaznika u programima osposobljavanja i usavršavanja 4 Dnevnik rada s imenikom Dnevnik rada s imenikom polaznika u programima osposobljavanja i 6 Programi obrazovanja odraslih 7 Odluka o upisu u program obrazovanja 8 Prijavnica upisnica 9 Ugovor o obrazovanju Odluka o razlikovnim ispitima 11 Prijavnica i zapisnik za polaganje ispita 12 Prijavnica za polaganje završnog ispita 1 Prijavnica i zapisnik za završnu provjeru 14 Zapisnik o polaganju završnog ispita VII. RADNI ODNOSI 1 Ugovori o radu 2 Prijave potrebe i prijave o prestanku potrebe za radnikom Natječaji i oglasi Obavijesti kandidatima o rezultatima izbora iz natječaja i oglasa 4 Sporazum školskih ustanova o promjeni mjesta rada radnika 6 Volonterski ugovor 7 Rješenja o rasporedu radnih obveza radnog vremena Odluke o prekovremenom radu i preraspodjeli radnog vremena 8 9 Prijave za polaganje stručnog ispita Programi pripravničkog stažiranja 11 Plan i raspored godišnjih odmora Zahtjevi i odluke o godišnjem odmoru, plaćenom i neplaćenom dopustu 12

5 1 Rješenja o skraćenom radnom vremenu Odluka o privremenom premještaju trudnice ili žene koja doji dijete 14 1 Akti o obračunu i isplati plaća, nadoknada plaća i drugih novčanih isplata Odluke i zahtjevi o nadoknadi štete u svezi s radnim odnosom Izvješća o pokrenutim kaznenim postupcima i odluke o privremenom do završetka 17 udaljenju radnika od obavljanja poslova kaznenog postupka Odluke o redovitom ili izvanrednom otkazu ugovora o radu Upozorenja zbog kršenja radnih obveza Akti u svezi sa savjetovanjem ravnatelja i radničkog vijeća i sindikata Zapisnici o štrajku u Školi Odluka (rješenje) o imenovanju radnika za primanje i rješavanje pritužbi u 22 svezi sa zaštitom radnika 2 Odluke o upućivanju radnika na zdravstvene preglede Zapisnik o provjeri je li radnik pod utjecajem alkohola ili drugoga sredstva 24 ovisnosti Nalog o udaljenju s radnog mjesta radnika za kojega je utvrđeno da je pod 2 utjecajem alkohola ili drugoga sredstva ovisnosti Isprave o stručnom usavršavanju i napredovanju učitelja i stručnih suradnika 26 Isprave o položenim stručnim ispitima i pedagoškim kompetencijama Ponude za promjene ugovora o radu Obavijesti, odluke i sporazumi o prestanku ugovora o radu 29 0 Zahtjevi za zaštitu prava radnika 1 Matična knjiga radnika/evidencija o radnicima 2 Osobni dosjei radnika Evidencija radnih knjižica 4 Ostala evidencija o radnicima (izostanci, zakašnjenja) 6 Evidencija bolovanja Predmeti u svezi s osposobljavanjem i usavršavanjem radnika 6 7 Ostali dokumenti u svezi s radnim odnosima VIII. MIROVINSKO I ZDRAVSTVENO OSIGURANJE 1 2 Prijave radnika Hrvatskom zavodu za mirovinsko osiguranje i Hrvatskom zavodu za zdravstveno osiguranje te odjave radnika Rješenja i odluke o ostvarivanju prava radnika iz zdravstvenog i mirovinskog osiguranja

6 Dopisivanje u svezi s pravima i obvezama radnika iz mirovinskog i zdravstvenog osiguranja IX. ZAŠTITA NA RADU I ZAŠTITA OD POŽARA 1 Procjena opasnosti na radnim mjestima Programi osposobljavanja radnika za rad na siguran način Obavijesti i upute radnicima o opasnostima i štetnostima ugovorenih poslova u svezi sa sigurnosti i zdravljem Planovi evakuacije i spašavanja radnika u izvanrednim okolnostima Obavijesti inspekciji rada o smrtnoj, težoj ili skupnoj ozljedi radnika Evidencija o radnicima osposobljenima za rad na siguran način godina Evidencija o strojevima i uređajima s povećanim opasnostima godina Evidencija o ozljedama na radu i slučajevima profesionalnih bolesti 9 Knjiga nadzora Godišnje izvješće o ozljedama i slučajevima profesionalnih bolesti 11 Zapisnici o osnivanju i radu odbora za zaštitu na radu 12 Zapisnici i rješenja inspekcije rada Rješenja o razvrstavanju školskih objekata prema ugroženosti od požara 1 Zapisnici i rješenja u provođenju nadzora u svezi sa zaštitom od požara 14 Isprave u svezi s osposobljavanjem radnika za zaštitu od požara 1 godina Dokumentacija u svezi s održavanjem i osiguravanjem strojeva, uređaja i sl. godina Ostala dokumentacija u svezi sa zaštitom na radu i zaštitom od požara 17 dvije godine X. INVESTICIJE, IZGRADNJA I ODRŽAVANJE OBJEKATA 1 Investicijski programi 2 Odluke o izgradnji inv. objekata Urbanističko-tehnički uvjeti 4 Podatci o ispitivanju zemljišta Projekti sa svom pratećom dokumentacijom 6 Suglasnost nadležnih tijela za projekt

7 7 Dokumenti o pravu korištenja zemljišta za izgradnju objekata 8 Rješenje o odobrenju gradnje 9 Ponude izvođača radova godina Dokumentacija o postupku izbora izvođača radova godina 11 Projektni zadatci 12 Ugovori o projektiranju 1 Ugovori o izvođenju radova Ugovori o kupnji, zamjeni i drugim raspolaganjima i opterećenjima na 14 nekretninama 1 Atesti o ispitivanju materijala Građevinske knjige 17 Dnevnici rada godina Dopisivanje investitora s projektantom i izvođačem radova godina Uporabna dozvola sa zapisnikom o tehničkom pregledu objekta Tehnička dokumentacija koja se odnosi na investicijska sredstva Dokumentacija u svezi s popravkom, adaptacijom i održavanjem zgrada, objekata (ponude, situacije, ugovori o radu, zapisnici o prijamu i sl.) Projekti adaptacija i dogradnja s cjelokupnom dokumentacijom godina 2 Zapisnici o preuzimanju trajne imovine Dokumentacija u svezi s održavanjem i popravcima električnih instalacija, godina 24 vodovodnih instalacija, instalacija grijanja, telefonskih instalacija XI. FINANCIJSKO I MATERIJALNO POSLOVANJE 1 Prijedlog financijskog plana 2 Financijski plan i njegove promjene Godišnji obračun i periodični obračuni 4 Isplatne liste plaća, analitička evidencija plaća, dnevnica i honorara za koje se plaćaju obvezni doprinosi Poslovne knjige (glavna knjiga, dnevnik) 6 Pomoćne knjige 7 8 Isprave temeljem kojih se unose podatci u dnevnik i glavnu knjigu Isprave temeljem kojih se unose podatci u pomoćne knjige 9 Knjiga inventara osnovnih sredstava Knjiga prihoda i rashoda 11 Analitika dobavljača 12 Analitika osnovnih sredstava 1 Knjiga blagajne 14 Kartoteka materijalnog knjigovodstva 1 Porezni obračuni

8 Dopisivanje s bankom i FINOM u svezi s korištenjem sredstava Zapisnici i rješenja nadležnih tijela nadzora u svezi s financijskim 17 poslovanjem Škole 18 Kartoteka troškova i realizacije 19 Kartoteka inventara osnovnih sredstava 20 Kartoteka sitnog inventara 21 Knjiga i kartoteka potrošnog materijala 22 Nalozi za knjiženje s pratećom dokumentacijom 2 Ulazni i izlazni računi 24 Knjiga ulaznih i izlaznih računa 2 Obračun kamata 26 Obračun amortizacije 27 Blagajnička izvješća 28 Mjesečna izvješća o bolovanjima Nalozi za sve vrste isplata: računa, ugovora, honorara, pretplata 29 Nalozi i zahtjevi za refundiranje plaća, naknade plaća i bolovanja 0 1 Administrativne zabrane 2 Knjiga naloga za korištenje motornih vozila Putni nalozi i obračuni troškova putovanja i izvješća sa službenih putovanja Nalozi za isplatu prijevoznih troškova za kupljenu i prodanu robu 4 Isplaćene akontacije plaća 6 Kopije ulaza robe i pregled utroška dvije godine 7 Kopije povratnica materijala dvije godine 8 Kopije potvrda o prijamu robe dvije godine 9 Kopije obračunskih kalkulacija dvije godine 40 Opomene za isplatu potraživanja 41 Izvješće o stanju suglasnosti salda 42 Nalozi za nabavu potrošnog materijala Prodajni i kontrolni blokovi te pomoćni obračuni i sl. isprave 4 44 Kompleti izvješća komisije za popis s popisnim listovima Kopije zahtjeva, narudžaba za nabavu sitnog materijala i sl. dvije godine 4 XII. UREDSKO I ARHIVSKO POSLOVANJE 1 Rješenje o kategorizaciji Škole kao stvaratelja arhivskog gradiva 2 Urudžbeni zapisnici Arhivska knjiga 4 Liste kategorija registraturnog gradiva s rokovima čuvanja Isprave o odabiranju i izlučivanju arhivskog i registraturnog gradiva 6 Zapisnici o pregledu arhivskog i registraturnog gradiva 7 Popis pečata i štambilja

9 8 Kontrola poštarine pet godina 9 Poštanske i dostavne knjige pet godina Šifre podružnica 11 Ostala pomoćna evidencija tri godine Dopisivanje u svezi s uredskim poslovanjem, telefonska služba, kurirska 12 služba, pošta dvije godine Pismena u prilogu kojih se dostavljaju razni zahtjevi za uplate, isplate, 1 suglasnosti, izvješća i sl. tri godine 14 Razne kopije potvrda dvije godine Sporedni izborni materijali (glasački listići, anketni listići i sl.) jedna 1 godina Ostalo dopisivanje vezano uz uredsko i arhivsko poslovanje 17 Priznanice za izgubljene pošiljke dvije godine

10

11 7