Microsoft Word - excel-knjiga.doc

Транскрипт

1 E x c e I OSNOVE RADA S PRORAČUNSKIM TABLICAMA Isključivo za internu uporabu Dragutin Kuhar 2005

2 OS Klinča Sela Uvod Lekcija 1...Unos podataka Lekcija 2... Editiranje podataka Lekcija 3...Printanje Lekcija 4... Formatiranje Lekcija 5...Formule i funkcije Lekcija 6...Grafički prikaz podataka Lekcija 7... Lista podataka je vaša baza podataka Lekcija 8...Pivot tablica Lekcija 9...Što - ako? Lekcija Visual Basic for Applications kolovoz, 2005 created by dkuhar Pagel

3 UVOD Ovaj priručnik će Vam pomoći za lakše savladavanje rada u MS Excelu. Namijenjen je za savladavanje i usvajanje znanja i vještina do razine naprednog korištenja, dakle sve do razine programiranja. Koristio sam se engleskom verzijom Excel XP i potrudio prevesti sve ključne pojmove na hrvatski jezik. Moram priznati da mi je prevođenje zadalo dosta problema te da u nekim slučajevima nisam odabrao baš spretne nazive. Predlošci Svaki program u paketu Microsoft Office obogaćen je predlošcima Ti predlošci u engleskom govornom području koriste se kao "ključ u ruke" ili "otvori i radi". Mi to ne možemo, jer su ispisani na engleskom. Ono što mi možemo je, naučiti na njihovom primjeru. Te predloške možete otvoriti ovako: 1 Pritisnite tipku miša na izbornik File, pa na naredbu New. Otvorio se Task Pane u desnom dijelu prozora prograna Excel. Pritisnite tipku miša na General Templates. 2 Pritisnite tipku miša na tabulator Spreadsheet Solutions ili Office 97 Templates. Dobili ste predloške kao na slici: kolovoz, 2005 created by dkuhar Page2

4 OS Klinča Sela 3 Pritisnite tipku miša dva puta na predložak kojeg želite otvoriti. Predložak je otvoren. Pogledajte ga malo. Ako vi znate takav dokument napraviti, vratite ovu knjigu u knjižaru. Ako ne znate, znat ćete, kad prođete svih 10 lekcija ove knjige. Želim vam ugodan rad na Excel-u uz pomoć ove knjige. Terminologija Engleski Hrvatski Značenje i kako se izvodi Click Double-click (Choose) Choosing Pritisnite tipku miša Pritisnite tipku miša dva put (Odaberite) Odabiranje autor Ovdje se uvijek misli na onu tipku na kojoj vam je kažiprst, tj. lijevu tipku miša, ako miša držite u desnoj ruci. Kada se radi o desnoj tipki miša tada se to i napiše: pritisnite desnu tipku miša. Ovdje se uvijek misli na onu tipku na kojoj vam je kažiprst, tj. lijevu tipku miša, ako miša držite u desnoj ruci. Pritisci moraju biti kratki i brzo-uzastopni. Kada se radi o desnoj tipki miša, tada se to i napiše: pritisnite desnu tipku miša dva puta. Izraz "Odaberite" najavljuje dinamiku, promjenu. Npr: Nakon što izvršite "Odaberite naredbu File/Open" na ekranu se pojavi dijalog Open. Nakon što izvršite "Odaberite OK" nestane dijaloga s ekrana. Odabiranje se vrši tako što pritisnete tipku miša na naredbu, alat itd. Zato je najčešći ekvivalent izrazu "odaberite" izraz "pritisnite tipku miša na...". Možete odabrati i tako što ćete "pritisnuti tipku miša dva puta na...": npr., u dijalogu Open možete odabrati datoteku tako daju "označite" pa kolovoz, 2005 created by dkuhar Page3

5 (Select) Selecting (Drag) Dragging Point (Označi) Označavanje "odaberete OK", ili da "pritisnete tipku miša dva puta na željenu datoteku". Izraz "Označite" najavljuje statiku. Ako ste "označili" dio teksta, tom tekstu se još uvijek nije ništa dogodilo. Samo ste dobili vizualnu poruku da ste ga označili: podloga mu je pocrnila, a slova su bijela. Ako pritisnete tipku miša izvan te oznake, oznake će nestati, a tekst je nepromijenjen. "Označavanje" uvijek prethodi nekoj akciji (Odabiranju). U grafičkom okruženju Windows vrijedi pravilo: "označi pa djeluj". Npr., ako želite formatirati raspon čelija Al :D3, označite raspon čelija A1:D3 pa odaberite naredbu Format/Cells. Opcije u nekom dijalogu u većini slučajeva "označavate", jer one djeluju tek nakon što ste "odabrali" OK. Označavanje izvodite tako što "pritisnete tipku miša na..." to što želite označiti (čeliju, grafički objekt itd.), ili "povlačite pokazivač miša preko..." čelija koje želite označiti, teksta itd. (Povucite) Povlačenje Pritisnite tipku miša i držite pritisnutom pa povucite pokazivač miša do željene lokaci je na kojoj pustite tipku miša. Označite raspon čelija Al :D3 P ovucite pokazivač miša od Al dod3. Pozicionirajte pokazivač na... (ili "pokažite na"...) Okruženje Excel-a U Windows^okruženju ima jedna novost: na naredbe koje na desnoj strani imaju jedan trokutić nije potrebno pritiskati tipku miša da bi se pokrenule. Dovoljno je samo zastati s pokazivačem na njima i one će se aktivirati. Posljedica njihove akcije je otvaranje podizbornika. I tako redom, hijerarhijski po razinama. Naredba preko koje pokrećete program Excel Pokrenite program Excel 1 Uključite vaše osobno računalo. Nakon kraćeg vremena Windows-i su se učitali. 2 Pritisnite tipku miša na alat Start. 3 Pozicionirajte (ne pritiskujte tipku miša) pokazivač miša iznad naredbe Programs i otvorit će se podizbornik. 4 S naredbe Programs pomaknite pokazivač miša u desno, na podizbornik, a onda pritisnite tipku miša na naredbu Microsoft Excel, kako bi pokrenuli program Microsoft Excel. Nakon kraćeg vremena na ekranu imate prozor programa Excel. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page4

6 Elementi prozora Microsoft Excel Na više načina možete doći do pomoći. Zaustavite pokazivač na trenutak iznad željenog alata na traci alata. Pojavit će se naziv tog alata. 1 Zaustavite pokazivač iznad alata Microsoft Excel Help? Pojavio se žuti okvir s napisanim imenom alata. 2 Pritisnite tipku miša na alat Microsoft Excel Help (ili pritisnite Fl) i evo vam na ekranu osobnog učitelja. Tipkajte pitanje. Traka naslova prozora Microsoft Excel Ovu traku ima svaki prozor. Njen izgled ne ovisi o programu Excel ili Word već o operacijskom sustavu. Ovo je sučelje operacijskog sustava Windows. Traka naslova prozora drugačije izgleda u okruženju Windows 95. Ako želite premjestiti prozor ili dijalog, povucite njihovu traku naslova. Dva puta pritisnite tipku miša na traku naslova i prozor će se maksimizirati ili restaurirati i vratiti na prethodnu lokaciju. U lijevom kutu je alat Control. Ako pritisnete jednom, pojavit će se izbornik s naredbama: Ako pritisnete dva put, zatvorit će se prozor kolovoz, 2005 created by dkuhar Page5

7 S naredbom Close zatvarate prozor. Na izborniku vidite da naredbu Close možete izvesti i pomoću tipkovnice, pritiskom na tipke Alt+F4. Na desnom kraju trake naslova su tri alata: Ako pritisnete tipku miša na ovaj alat Alat minimizacije Alat maksimizacije Alat restauracije Alat Close. Dogodit će se Prozor će nestati s ekrana i pretvoriti se u alat na traci programa koji rade (taskbar). Pritiskom na taj alat prozor se vraćana ekran. Prozor se širi preko cijelog "desktopa". Prozor se vraća na prethodnu veličinu. Ovaj se alat pojavi nakon što ste maksimizirali prozor. Prozor će se zatvoriti Traka izbornika je sada samo drugi oblik trake alata Traka izbornika je sada samo drugi oblik trake alata - možemo reći tekstualni oblik. Ako odaberete View/Toolbars/Customize, otvorit će se prozor svih traka alata: kolovoz, 2005 created by dkuhar Page6

8 OS Klinča Sela Na dnu liste je Worksheet Menu Bar traka alata. Ako isključite taj birački kvadratić, nestat će trake izbornika s ekrana. Vrijedi i obratno. Ukoliko na vašem ekranu nedostaje neka od traka alata, a treba vam, na gore opisani način ju dovodite na ekran: uključenjem biračkog kvadratića željene trake alata u prozoru Customize i odabirom alata Close. Na traci izbornika su naslovi izbornika File, Edit itd. Na krajnjoj lijevoj strani je alat Control maksimiziranog prozora dokumenta. Na krajnjoj desnoj strani su alati maksimiziranog prozora dokumenta: alati Minimize, Restore i Close. Ako pritisnete tipku miša na alat Restore, prozor dokumenta će se restaurirati i dobiti svoju posebnu traku naslova. Traka izbornika će tada imati samo nazive izbornika. Ako pritisnete tipku miša na naslov željenog izbornika otvorit će se lista naredbi tog izbornika. kolovoz, 2005 created by dkuhar Paae7

9 Trake alata Excel se otvara s dvije trake alata: Standard i Formating. Na trakama se nalaze alati. Ako pritisnete tipku miša na neki alat, aktivirali ste neku naredbu. Te naredbe najčešće postoje i u izbornicima, ali su alati jedan oblik prečice do tih naredbi. Tu prečicu ne dobijate besplatno. Plaćate dijelom dragocjenog ekrana, kojeg trake alata zauzimaju. Zato vi odlučujete koliko i koje ćete trake alata držati na ekranu. 1 Pritisnite desnu tipku miša bilo gdje na trake alata. 2 U skraćenom izborniku odaberite Standard. Trake alata Standard više nema na ekranu. 3 Ponovo pritisnite desnu tipku miša bilo gdje na traku alata, pa u skraćenom izborniku odaberite Formating. Sada nema ni trake alata Formating na ekranu. 4 Pritisnite tipku miša na izbornik View i odaberite naredbu Toolbars/Customize. 5 U dijalogu Customize pritisnite tipku miša na biračke kvadratiće Standard i Formating. U kvadratićima su se pojavile kvačice "^". 6 Pritisnite tipku miša na alat Close prozora Customize. Na ekranu ponovo imate trake alata Standard i Formating. Naredbu za skidanje i stavljanje traka alata na ekran, izvodim najčešće preko skraćenog izbornika. Svaki objekt na ekranu ima svoj skraćeni izbornik. Pritisnite desnu tipku miša na traku alata, pa u skraćenom izborniku odaberite naredbu - ime trake alata. Kad nemate niti jednu traku alata na ekranu, morate upotrijebiti naredbu View/Toolbars/Customize. Dakle, na ekran gledajte kao na svoj "radni stol". Ne pretrpavajte ga nepotrebnim. Imajte na stolu samo ono što vam u trenutnom poslu treba. Zato je izvrsna naredba View/Full Screen. Izvedite je. Koju ste veliku radnu površinu dobili na vašem ekranu!!! Vratite se nazad s istom naredbom: View/Full Screen. Kompletno uređenje vašeg radnog okružja, tj. "radnog stola", tj. ekrana, izvest ćete preko naredbe Tools/Options. Otvorit će se dijalog s mnogo tabulatora. Na tim tabulatorima su opcije koje vi uključujete ili isključujete. Eksperimentirajte. Uvijek se možete vratiti na prethodno stanje, istim putom kojim ste to stanje i promijenili. Samo znajte, ako nešto ne vidite na vašem ekranu, povirite najprije u izbornik View. Ako to ne nađete u tom izborniku, onda ćete sigurno naći u dijalogu Tools/Options. Želim vam uredan nered na ekranu. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page i

10 Traka formule Lijevo je okvir Name Box, desno okvir za formule. U okviru Name Box pojavi se naziv aktivnog objekta, u mom slučaju je to čelija B3. U okviru formule pojavi se sadržaj aktivne čelije, u primjeru na slici, čelije B3. Čelija je prazna. Ako je sadržaj čelije konstantan, neki tekst i brojke, tada se vidi i u čeliji i na traci formule. Ako je sadržaj čelije formula, u čeliji se vidi rezultat, a u traci formule se vidi formula. Otuda naziv "traka formule". 1 Pritisnite tipku miša na View/Formula Bar. Trake Formula Bar je nestalo s ekrana. 2 Ponovo pritisnite tipku miša na View/Formula Bar. Traka Formzula Bar je opet na ekranu. Radna knjiga Radna knjiga je normalni dokument ili tip datoteke programa Excel. To je elektronički ekvivalent vašeg rokovnika sa željeznim kopčama zahvaljujući kojima možete svom rokovniku dodavati i oduzimati listove. Radna knjiga sadrži listove kao što su radni listovi, listovi grafova i listovi makroa (ovi posljednji su stvarno pohranjeni s dotičnom knjigom, ali su vidljivi samo u prozoru Microsoft Visual Basic). Svaki list ima svoj naziv. Nazivi listova su ispisani na biračima listova na dnu radne knjige. Pritisnite tipku miša na birač Sheet2 i otvorili ste list Sheet2. Kao stoje Excel automatski imenovao radnu knjigu s (Bookl) Book2, tako je automatski imenovao i listove radne knjige s općenitim nazivima Sheetl, Sheet2 itd. (Listi, List2 itd.). Predzadano je da se nova radna knjiga otvara s 3 radna lista. To možete promijeniti ako odaberete: Tools/Options/Tabulator General/u okvir pišete željeni broj listova, pa odaberete OK. Knjiga može imati najviše 256 listova. u Općenita imena listova Sheetl, Sheet2 itd. možete promijeniti u smislena imena. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page9

11 Pritisnite desnu tipku miša na birač Sheetl : Insert... Delete Renarne Move or Copy,.. Select Ali Sheets pa u skraćenom izborniku odaberite naredbu Rename. Tipkajte novo ime, npr. Troškovi. Prvi list u knjizi sada nosi naziv "Troškovi", kao što je jasno vidljivo na biraču lista. Što je još važno znati kod radne knjige? Naravno, kako "izbacivati" listove, kako ih premještati, kako ih dodavati, kako ih kopirati. Evo u najkraćim crtama: Brisanje lista iz knjige: Pritisnite desnu tipku miša na birač lista, pa odaberite naredbu Delete. Premještanje lista u knjizi: Pritisnite tipku miša na birač lista, pa povucite na željenu poziciju. Dodavanje lista u knjigu: Pritisnite desnu tipku miša na birač lista, pa odaberite naredbu Insert. Micanje lista u drugu knjigu Želite premjestiti list Troškovi iz knjige "zadnje" u knjigu "Book2". 1 Otvorite u Excelu obje knjige i učinite ih obje vidljivima, kao na slici ispod: kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 10

12 2 Povucite list Troškovi iz knjige "zadnje" i spustite na Sheetl u knjizi "Book2". Kopiranje lista iz knjige u knjigu 1 Učinite sve kao u gornjem slučaju, samo prije koraka 2 pritisnite tipku Ctrl i pustite ju tek kad ste završili povlačenje. ili 2 Kopiranje ili micanje lista u dragu knjigu: Otvorite obje knjige. Pritisnite desnu tipku miša na birač lista, pa odaberite naredbu Move or Copy. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 11

13 3 Uključite birač Create a copy, ako želite kopirati list Troškovi.' 4 U okviru To book odaberite "Bookl". 5 OK. Sada, kad znate sve o radnoj knjizi, koncentrirajte se na radni list. Radni list Gotovo da se može reći: Excel to je radni list. Većinu posla u Excel-u obavite u radnom listu. Radni list je mreža redaka i stupaca. Svaki radni list ima redaka i 256 stupaca. Redovi su označeni brojkama, a stupci slovima engleske ABC-ede. Upravo te oznake se nazivaju biračima redaka i stupaca. Zašto? Pritisnite tipku miša na njih pa ćete vidjeti zašto. Sjetite se što smo rekli za grafičko sučelje: označavanje je najvažnija radnja u tom sučelju. Ako ne znate označiti objekt, ne možete primijeniti nijednu akciju (naredbu) na taj objekt. Zato zapamtite, birači redova i stupaca služe za označavanje redaka i stupaca. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page12

14 1 Ako svijetli lampica ScrollLock na tipkovnici, pritisnite tipku ScrollLock da se ugasi. Naime, o ovoj "lampici" ovisi koju će akciju izvoditi kursorske tipke. Naučio sam da pomoću kursorskih tipki prelazim sa čelije na čeliju. Ako, lampica ScrollLock svijetli, to se neće dogoditi. Tada će ostati aktivna ista čelija, a pomaknut će se cijeli list na ekranu. List na ekranu mogu pomicati i pomoću traka za pomicanje. 2 Pritisnite tipke Ctrl+strelica dolje. Dospjeli ste na dno lista. Pročitajte koji je to red (65536). 3 Pritisnite tipke Ctrl+strelica desno. Dospjeli ste u posljednji stupac. Pročitajte koji je to stupac (IV). Do verzije Excel 4, čelija je bila najmanja građevinska jedinica Excel-a, tj. radnog lista. To znači, ako ste željeli crvena slova, morala su sva slova u čeliji biti crvena. Od Excel-a 5 to više nije slučaj. Najmanja građevinska jedinica, postao je jedan znak unutar čelije. Možete u jednoj čeliji dio podataka obojiti u crveno, dio u žuto itd. Jedna čelija je postala mali tekst procesor Na sjecištima redova i stupaca su čelije. Svaka čelija ima jedinstvenu adresu ili reference. Čelija je osnovni kontejner podataka, sljedeći veći je list, a najveći kontejner podataka je knjiga. Kad god pohranjujete podatke na disketu, pohranjujete knjigu. Procedura za unos podataka je slijedeća: označite čeliju i tipkate. Označena ili aktivna čelija ima deblji crni okvir. Npr, nakon koraka 2 i 3 aktivna čelija ima reference IV Na gornjoj slici je aktivna čelija B3. 1 Pritisnite tipke Ctrl+Home. Aktivna je čelija Al. Adresa ili reference čelije su oznaka stupca i oznaka reda. Reference čelije će vam biti potrebne kada pišete formule ili se pozivate na čeliju. Aktiviranje čelije 1 Pozicionirajte pokazivač miša u čeliju BI i pritisnite tipku miša. Crni okvir se premjestio oko čelije BI, a reference čelije BI su se pojavile u okviru Name Box na traci Formula Bar. Statusna traka Statusna traka je na dnu prozora. Na lijevoj strani je ispisan mod rada ili opis naredbe. Na desnoj strani ćemo vidjeti zbir raspona čelija (označenih čelija) i da li su uključene funkcije tipkovnice CAPS LOCK, NUM LOCK i SCROLL LOCK. Statusnu traku dovodite ili sklanjate s ekrana pomoću naredbe: View/Status Bar. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page13

15 Dijeljenje prozora Ako na ovaj tanki alat postavite pokazivač, pokazivač će se preoblikovati u dvostranu strelicu. Ako tada dva puta pritisnite tipku miša, radna knjiga će se podijeliti na dva okomita (vodoravna) prozora. U svakom prozoru možete vidjeti različiti dio iste knjige. Ovo je korisno kada imate puno podataka na jednom radnom listu, a želite istovremeno vidjeti na ekranu podatke koji su vrlo udaljeni jedan od drugog na listu. Alat za okomito dijeljenje lista Dva puta pritisnite tipku miša na alat za okomito dijeljenje radne knjige. Dva puta pritisnite tipku miša na alat za vodoravno dijeljenje radne knjige. Radna knjigaje podijeljena na 4 dijela. Tako možete dovesti međusobno udaljene dijelove radnog lista, na ekran jedne pored drugih. 1" Alat za vodoravno dijeljenje lista 3 Dva puta pritisnite tipku miša na alat za okomito dijeljenje radne knjige. 4 Dva puta pritisnite tipku miša na alat za vodoravno dijeljenje radne knjige. Radna knjigaje ponovo u jednom dijelu. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page14

16 Trake za pomicanje lista Pomak lista za jedan red gore. Pomak lista za jedan ekran gore. Pomični okvir. Pritisnite tipku miša na ovaj okvir i povlačite. Kako povlačite tako i vidite koji će red biti vidljiv, ako pustite tipku miša. Pomak lista za jedan ekran Pomak lista za jedan red Iste dijelove ima i vodoravna traka za pomicanje lista. Zatvaranje radne knjige u koju niste ništa unijeli 1 Pritisnite tipku miša na izbornik File i odaberite naredbu Close. Prozor radne knjige je zatvoren. Na mjestu gdje je bio prozor radne knjige, sada je prazna radna površina Excel-a. Ovaj izraz "radna površina Excel-a" treba shvatiti kao površina radnog stola, po kojoj ne možete pisati, ali na koju ćete staviti dokumente. Dokumente koje otvarate na radnoj površini Excel-a, nazivamo radne knjige. Možete otvoriti više radnih knjiga. Svaka će biti u svom prozoru. Dakle, prozor Excel-a ima podprozore, a to su otvorene radne knjige. Prozor Excel-a bez ijedne otvorene knjige izgleda ovako: kolovoz, 2005 created by dkuhar Page15

17 Otvaranje nove prazne radne knjige 1 Pritisnite tipku miša na alat New na traci alata Standard, ili odaberite naredbu File/New/Blank Workbook u Task Pane-u. U prozoru Excel-a se otvori prozor nove prazne radne knjige, kojoj Excel automatski pridoda općenito ime Bookl, Book2 ili Book3 itd. Vi možete otvoriti istovremeno više prozora knjiga u prozoru Excel-a. Koje su knjige otvorene vidjet ćete na dnu izbornika Window. Preko tog izbornika i dovodite željenu knjigu u prvi plan, odnosno aktivirate ju. Alat Close Zatvaranje programa Excel 1 Pritisnite tipku miša na alat Close, u gornjem desnom kutu prozora Excel-a. Prozor Excel-a je nestao s ekrana. Kažemo da se prozor zatvorio. Zajedno s prozorom zatvorio se i njegov sadržaj, a to je u ovom slučaju program Excel. Izlazak iz Windows-a 1 Pritisnite tipku miša na alat Start, pa na naredbu Shut Down ili Turn Off Computer. 2 Odaberite Yes. Nakon kraćeg vremena, Windows će vam poslati poruku na ekran "Sada možete isključiti vaše računalo, odnosno ". Vi tada to i učinite. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page16

18 Od osoblja u jednoj izmišljenoj poslovnici, Poslovnica Velebitska direktor je tražio da u Excel-u unose mjesečne troškove kao na slici ispod. Napravite i vi takav radni list ovako: Unos teksta Alat New 1 Uključite računalo i otvorite Excel (Start/Programs/Microsoft Excel) 2 Odaberite alat New, ukoliko već nemate otvoren novi dokument. 3 Označite čeliju BI. Na traci Formule Bar, u okviru Name Box, piše B1. Na traci Status bar piše Ready (spreman). To je najčešći mod u kojem Excel radi. 4 Tipkajte Poslovnica "Velebitska". Čim ste počeli unos podataka u čeliju BI, tj. čim ste pritisnuli prvo slovo teksta, slovo "P", na traci Formule Bar su se pojavila dva alata kojih do tada nije bilo. To su alati Cancel i Enter, kao na slici Ako traka Formula Bar u prozoru vašeg Excel-a nije vidljiva, učinite ju vidljivom odabirom naredbe View/Formula Bar. Istom naredbom i sklanjate traku Formula Bar s ekrana. Na traci Status bar, mod Ready je zamijenjen modom Enter (unos podataka). Na traci Formula Bar se ispisuje sve što tipkate. Ispisuje se i u čeliju, to ne znači da se odmah i pohranjuje u čeliju. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page17

19 5 Pritisnite Enter na tipkovnici i fokus se premjesti automatski na susjednu donju čeliju (možete pritisnuti i tipku miša na alat Enter na traci Formula Bar). Obratite pažnju kako se oblik pokazivača miša mijenja u ovisnosti o poziciji na ekranu. Kada je na listu, ima oblik podebljeg znaka plus. Kada je iznad tipki ima oblik strelice. Podeblji znak plus znači "ovdje možete unositi podatke", a strelica znači "vaš kažiprst spreman pritisnuti alat ili naredbu". Odtipkani tekst se ponramo u čeliju B1. Nestala su oba alata na traci Formula Bar. Excel je opet u modu rada Ready. Pošto je tekst duži od širine stupca, prelio se u stupac C, točnije, čeliju Cl, ali samo vizualno. Da u čeliji Cl postoji podatak, tekst u čeliji BI bi bio vidljiv samo onoliko koliko bi to dozvoljavala širina stupca B, a dio koji se sada "prelio" u Cl bi bio nevidljiv, ali i dalje pohranjen u čeliji BI. Ako bi ga željeli vidjeti na listu u cijelosti, morali bi proširiti stupac B. Zato je tu traka Formula Bar u kojoj se uvijek vide svi podaci u trenutno označenoj čeliji. Kad sam pritisnuo tipku Enter, crni okvir se premjestio na čeliju B2. Ako to kod vas nije slučaj, učinite: Tools/Options/Edit/ pa odaberite kao na slici dolje: 6 Označite čeliju B2, ako nije već označena, pa tipkajte Troškovi Enter na tipkovnici. Pogriješili ste. Trebali ste tipkati 2001 umjesto Ispravku napravite ovako: Promjena podataka direktno u čeliji 1 Dva puta pritisnite tipku miša na čeliju B2. U čeliji B2 se pojavi treperava crtica unosa. Na traci Status bar piše Edit (mod rada Excel-a u kojem vršite ispravke). Kada ste u modu rada Edit možete točku unosa pomicati i s mišem i s kursorskim tipkama. Kada ste u modu rada Enter, ne možete točku unosa pomicati s kursorskim tipkama. Pritisak na kursorske tipke u modu rada Enter ima efekt isti kao kad stisnete Enter. Ako pak u modu rada Enter otkrijete grješku i želite ju ispraviti, upotrijebite miša za premještanje točke unosa. Pozicionirajte pokazivač ispred slova koja želite obrisati i pritisnete tipku miša. Tog momenta Excel prelazi iz moda Enter u mod Edit, pa nakon toga možete koristiti i kursorske tipke. 2 Pritisnite tipku miša iza broja 0 i točka unosa se premjestila iza broja 0. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 18

20 3 Pritisnite tipku Backspace. 4 Tipkajte 1. Enter. Promjena podataka na traci Formula Bar Ipak vam treba godina Sada ispravku učinite ovako: 1 Označite čeliju B2. 2 Pozicionirajte pokazivač na traku Formula Bar iza broja 1 i pritisnite tipku miša. Excel je u Edit modu (pogledajte traku Status bar). 3 Pritisnite tipku Backspace. 4 Tipkajte 0. Enter. Označite raspon čelija pa unosite podatke Označite od čelije A5 do čelije A13 ovako: 1 Pozicionirajte pokazivač u čeliju A5. 2 Pritisnite tipku miša, držite ju pritisnutu i povucite pokazivač u čeliju A13. 3 Pustite tipku miša. Dalje u knjizi ću koristiti skraćenu uputu za označavanje raspona čelija. Umjesto koraka 1-3, napisat ću samo jedan korak, koji će glasiti "označite raspon čelija A5:A13", a vi ćete to učiniti kao stoje opisano u koracima 1-2. Kažemo da ste označili raspon čelija čije su reference A5:A13. Na listu, označeni raspon čelija izgleda kao na slici: kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 19

21 Na vama je da tipkate slijedeće podatke i pritiskate Enter na tipkovnici. 4 Pošta, Enter. Oznakaje prešla na slijedeću čeliju u rasponu. 5 Telefon, Enter. 6 Kancelarijski materijal, Enter. 7 Plaće, Enter. 8 Najamnina, Enter. 9 Struja, Enter. 10 Voda, Enter. 11 Promidžba, Enter. 12 Ukupno troškovi, Enter. Oznakaje prešla iz zadnje čelije raspona u prvu čeliju raspona A5. 13 Označite čeliju B4. 14 Tipkajte Siječanj. Enter. Vaš radni list sada izgleda ovako: Sve do sada unosili ste tekstualne podatke. Značajno je za te podatke da imaju predzadano lijevo poravnanje. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 20

22 Unos brojeva Za unos brojeva, tipkovnica ima posebni dio, krajnje desno. Preko brojevnog dijela tipkovnice unosit ćete brojeve puno brže. Da bi taj dio tipkovnice radio kao brojevni, uključite tipku Num Lock (lampica Num Lock na tipkovnici mora svijetliti). Kada ste utipkali broj i Excel ga prepozna kao broj, predzadano je da takav podatak dobije desno poravnanje u čeliji. Zato, dok tipkate brojeve i pritiskate Enter, ako se neki unos poravna lijevo, umjesto desno, bit će vam to odmah znak da ste tipkali slovo umjesto broja. Najčešće se griješi kod unosa nule i jedinice. Tipkate slovo "o" umjesto nule "0" ili slovo "1" umjesto broja jedan "1". 1 Označite raspon čelija B5:B12. 2 Tipkajte slijedeće brojeve i pohranjujte ih u čeliju pritiskom na Enter (koristite Enter na brojnom dijelu jer je ravnopravan onom većem Enteru na slovnom dijelu tipkovnice): 3 28, Enter. 32, Enter. 12, Enter. 232, Enter. 150, Enter. 15, Enter. 7, Enter. 11, Enter. Unijeli ste brojeve u raspon čelija i dobili su desno poravnanje, kao na slici: Tekstualni izrazi iz stupca A, koji su prelazili u stupac B, više ne prelaze, jer su sada susjedne čelije dobile svoje podatke. Potrebno je proširiti stupac A. Učinite to ovako: Automatsko proširenje stupca na dovoljnu mjeru 1 Pozicionirajte pokazivač na granicu između birača stupaca A i B, kao na slici: 2 Kada pokazivač poprimi oblik dvostrane strelice, dva puta pritisnite tipku kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 21

23 OS Klinča Sela miša. Stupac A se proširio na mjeru koja zadovoljava najduži podatak u stupcu (AutoFit), kao na slici: Unos formule pomoću alata AutoSum 1 Označite čeliju B13. 2 Pritisnite tipku miša na alat, AutoSum, na traci alata Standard, dobili ste stanje kao na slici: Kada pritisnete alat AutoSum, Excel ispiše formulu zbroja određenog raspona čelija. Koji raspon čelija treba obuhvatiti formulom, Excel prepozna na taj način što pregleda okolinu aktivne čelije. Za susjedni kontinuirani raspon brojeva, Excel pretpostavlja da je to raspon, i stavlja ga u formulu. Obratite pozornost kako nije u rasponu obuhvatio i Siječanj, jer je to tekstualni podatak. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 22

24 3 Pritisnite Enter. U čeliji B13 je vidljiv rezultat formule, Ako želite vidjeti i formulu i rezultat, označite opet čeliju BI3. U čeliji vidite rezultat, a na traci Formula Bar vidite formulu po kojoj je Excel izračunao taj rezultat. Excel pomoću funkcije SUM zbraja vrijednosti u čelijama B5:B12. U formuli su upisane reference raspona čelija, a ne same vrijednosti u čelijama. O unosu formula i o funkcijama bit će još puno riječi u ovoj knjizi. Pohranite vaš dokument Morate prekinuti rad, a sve do sada što ste napravili na radnom listu trebat će vam i u nastavku knjige. Pohranite podatke na tvrdi disk u vašem računalu, ovako: 1 Odaberite izbornik File i u njemu naredbu Save As. Otvorio se dijalog Save As, kao na slici: Mapa koja se predzadano otvara u svim programima Microsoft Office-a je mapa My Documents. U okviru Save in piše ime tekuće mape, a to je My Documents. Ukoliko to kod vas nije slučaj, pritisnite tipku miša na okvir Save in, pa u otvorenoj listi mapa pritisnite tipku miša na mapu My Documents ili na Ime My document koje vidite u dijalogu Sawe As. U okvir File name tipkajte ime vašeg prvog dokumenta u Excelu, Moj prvi rad u Excelu Odaberite alat Save. Vaš prvi rad je pohranjen u mapu My Documents, na tvrdom disku vašeg računala. Na traci naslova prozora Microsoft Excel, više ne piše Bookl, već ime koje ste upravo dali vašem dokumentu. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 23

25 Naputci o imenovanju datoteka Imena datoteka u Windows-ima mogu biti duga 255 znakova. Ne smijete koristiti: /, \,:, *,?, ", <, >, i. Možete koristiti: točku, zarez, zagrade, uskličnik i RAZMAKNICU. Kažemo, dokument je pohranjen u formatu Excel. Ako ovako pohranjen dokument morate prenijeti na drugo računalo u kojem imate Excel 5 ili Excel 7, a nemate ovaj Excel, nećete ga moći otvoriti. U tom slučaju, morate prilikom pohranjivanja dokumenta, u okviru Save as type, dijaloga Save As, odabrati format Microsoft Excel & 5.0/95 Workbook: Iako je dugo ime datoteka velika novost Windows-a, to ne smeta da ovu vašu datoteku, napravljenu u ovoj verziji Excel-a, otvorite u Excel-u 5. Excel 7 i Excel 5 imaju isti format datoteka. MS-DOS ime vaše datoteke je: MOJPRV~1.XLS, i pod tim bi se imenom učitala u Excel 5. Zatvaranje dokumenta 1 Odaberite naredbu File/Close. Prozor dokumenta "Moj prvi rad u Excelu" je zatvoren, a s prozorom je zatvoren i sam dokument. Alat Microsoft Excel Help Microsoft Excel Help 1 Odaberite alat Microsoft Excel Help na traci alata Standard (ili pritisnite F1). kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 24

26 Možete tipkati pitanje na engleskom (u MS Office-u, čiji je Help preveden na hrvatski, tipkate pitanje na hrvatskom) ili odabrati Tips ili Search. Preko opcije Options možete promijeniti izgled asistenta. Vaš osobni pomoćnik će vas pratiti kroz sve aplikacije Office-a. Kad vam prenemaganje spajalice dosadi, sklonite ju tako da na njenu sliku pritisnete desnu tipku miša pa na naredbu Hide. Ako odaberete alat LJ u dijalozima, pokazivač se preoblikuje u strelicu s upitnikom. Pritisnite tipku miša na element dijaloga i pojavit će se opis funkcije tog elementa. Pored gornjeg, uvijek vam je na raspolaganju i izbornik Help, na desnom kraju trake izbornika. Otvaranje pohranjenog dokumenta 1 Pritisnite tipku miša na izbornik File: kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 25

27 OS Klinča Sela Na dnu izbornika su nazivi posljednje pohranjenih dokumenata ( najčešće je to 4 dokumenta ali ih može biti najviše 9). Ako je među njima dokument "Moj prvi rad u Excelu": 2 Pritisnite tipku miša na ime željenog dokumenta, Moj prvi rad u Excelu. Vaš prvi rad u Excelu je ponovo na ekranu. 3 Odaberite naredbu File/Close. Ponovo ste zatvorili vaš dokument, kako bi ga mogli otvoriti na drugi način. 4 Pritisnite tipku miša na ime dokumenta u dijelu Task Pane-a Open Workbook. 5 Odaberite naredbu File/Close. Ponovo ste zatvorili vaš dokument, kako bi ga mogli otvoriti na drugi način. Da vašeg dokumenta nije bilo među zadnjih 9 pohranjenih, najbrže bi ga otvorili preko zadnjih 15 pohranjenih dokumenata na vašem računalu. 6 Odaberite alat Start na dnu ekrana, zadržite pokazivač na naredbi Documents, pomaknite pokazivač desno na podizbornik, pa pritisnite tipku miša na ime vašeg dokumenta "Moj prvi rad u Excelu". kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 26

28 OS Klinča Sela Dokument se otvorio u svom prozoru unutar prozora Microsoft Excel. 7 Ponovo zatvorite dokument pomoću naredbe File/Close. Da niste našli vaš dokument niti među 15 zadnjih dokumenata, otvorili bi ga pomoću dijaloga Open. 8 Odaberite alat Open, na traci alata Standard. Otvorio se dijalog kao na slici: U mom slučaju, trenutno otvorena mapa u dijalogu Open je mapa My Documents. To je upravo i mapa u koju ste pohranili vaš dokument, čije ime možete i vidjeti u dijalogu. Označite ime dokumenta Moj prvi rad u Excelu, kolovoz, 2005 created by dkuhar Paae 27

29 OS Klinča Sela pritiskom tipke miša na isto, pa odaberite alat Open. Ponovo je na vašem ekranu otvoren dokument Moj prvi rad u Excelu. Ovo zasjenjeno ne morate odmah pročitati. Upravljanje dokumentima Dijalozi Save As i Open su vrlo unaprijeđeni pod operacijskim sustavom Windows. Sada u tim dijalozima možete napraviti sve poslove u svezi vaših dokumenata, pa prestaje potreba da otvarate posebne programe za upravljanje vašim dokumentima (to su programi My Computer i Explore u Windows-ima i rad s njima sam opisao u knjizi "Windows "). Poslove koje možete obaviti u dijalozima Save As i Open su: napraviti novu mapu. Odaberite alat Create New Folder na traci alata dijaloga Save As (ne i dijaloga Open)/Tipkajte ime nove mape/odaberite OK. kopirati, premjestiti, preimenovati, obrisati, poslati na tiskanje. Pritisnite desnu tipku miša na ime dokumenta. Pojavit će se skraćeni izbornik kao na slici. Odaberete željenu naredbu (Cut za premještanje, Copy za kopiranje, Rename za preimenovanje, Delete za brisanje). Pritisnite tipku miša na strelicu okvira Look in, pa u otvorenoj listi mapa odaberite mapu u koju želite kopirati ili premjestiti dokument. U okvir s popisom datoteka, ponovo pritisnite desnu tipku miša, pa u skraćenom izborniku odaberite naredbu Paste. Tako ste dokument kopirali ili premjestili u novu mapu. Kada odaberete naredbu Delete, pa Yes, dokument će biti premješten u "košaru za smeće" (Recvcle Bin). Dakle nije trajno obrisan. Tek kada kolovoz, 2005 created by dkuhar Paae 28

30 ispraznite mapu Recvcle Bin, trajno je obrisan. Traženje dokumenta Gore su navedeni načini na koje ćete svakodnevno otvarati vaše dokumente. Međutim, kada tražite dokumente od prije nekoliko mjeseci ili godina, najvjerojatnije ćete zaboraviti u kojoj su mapi pohranjeni, i pod kojim imenom su pohranjeni. Ali se sjećate njihovog sadržaja, jer radi sadržaja ih i tražite. U takovim situacijama će vam pomoći funkcija "naprednog traženja", koju imate na dva mjesta. Odaberite alat Start, zadržite pokazivač na naredbi Find, pomaknite pokazivač na naredbu File or Folders, pa pritisnite tipku miša. U okvir Containing text tipkajte riječ "troskovi" koja se javlja u sadržaju vašeg dokumenta. Odaberite Find Now. Nakon nekoliko minuta traženja riječi "troškovi" po svim datotekama svih mapa u mom računalu, Windows je izbacio rezultat traženja: Isto napredno traženje postoji i u dijalogu Open. Odaberite Tools/Search.U okviru Search text tipkajte «troškovi» : kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 29

31 Osnove Excei-a Odaberite Search i čekajte rezultat. Traganje se može ubrzati, ako prilikom pohranjivanja dokumenata, ili naknadno, dodate u svojstva dokumenta ključnu riječ, subjekt, ime autora, komentar itd. Ako na ekranu imate otvoren željeni dokument, ta se svojstva upisuju ovako: Odaberite naredbu File/Properties/Pritisnite tipku miša na tabulator Summary i ispunite okvire Title, Subject, Author itd. Na kraju odaberite OK. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 30

32 Sada ćete ovaj dokument puno prije pronaći po nekom elementu iz gornjeg okvira. Otvaranje nove radne knjige Dokument u Excel-u je radna knjiga. Zato ću ravnopravno koristiti izraze dokument i radna knjiga. Izraz "datoteka" obuhvaća sve stoje pohranjeno u vašem računalu. Ono što vi napravite u Word-u, Excel-u ili nekoj drugoj aplikaciji, su dokumenti. Ono što programeri naprave su aplikacijske datoteke ili programi. Isprobajte unos serije podataka u novoj radnoj knjizi, pa zato otvorite novu radnu knjigu ovako: 1. Odaberite alat New na traci alata standard ili naredbu File/New, otvorio se Task Pane u kojemu pritisnete tipku miša na Blank WorkBook. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 31

33 Unos serije podataka pomoću hvataljke za brzi unos podataka 1 U čeliju Al, na radnom listu Sheetl, knjige Book2 tipkajte siječanj pa pritisnite Enter. 2 Ponovo označite čeliju Al. U donjem desnom kutu crnog okvira označene čelije je crni kvadratić. To je hvataljka za brzi unos podataka. 3 Pozicionirajte pokazivač na hvataljku za automatski (ili brzi) unos, pa kad se isti preoblikuje u "+": 4 Povucite hvataljku za automatski unos podataka do čelije A13 i pustite tipku miša. Dobili ste seriju podataka kao na slici: Probajte isti postupak, ali umjesto od riječi "siječanj", počnite od riječi "ponedjeljak". Ako ovo ne funkcionira kod vas, učinite: odaberite alat Start/Settings/Control Panel/Regional Settings/Croatian/OK/Yes. Kreiranje osobne serije podataka U korištenju Excel-a često će vam trebati ispis imena i prezimena djelatnika u vašem odjelu, po abecedi prezimena. Da to ne bi svaki put ispisivali, napravite osobnu seriju podataka, koju ćete kasnije uvijek moći unositi u vaše radne listove pomoću hvataljke za brzi unos podataka. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 32

34 1 Odaberite Tools/Options/Odaberite karticu Custom Lists/U okvir List Entries pritisnite tipku miša, pa tipkajte imena djelatnika. Iza svakog imena pritisnite Enter, kao na slici. 2 Odaberite Add. 3 Odaberite OK. Prozor Excel-a i njegovi podprozori Ako prozor programa Excel shvatite kao specijalizirani stol za tablične proračune, onda na tom stolu, kao i na svakom drugom stolu, možete naslagati po volji puno dokumenata. Svaki će se dokument otvoriti u svom prozoru. Vi trenutno na vašem "stolu" imate dva dokumenta: Moj prvi rad u Excelu i Book2. Na ekranu vidite Book2, jer je taj dokument sada "gornji", a u svijetu računala kažemo da je aktivan. Dokument Book2 pokriva, dakle, radnu knjigu Moj prvi rad u Excelu. Želite li vidjeti oba dokumenta istovremeno, učinite slijedeće: 1 Pritisnite tipku miša na izbornik Window, pa na naredbu Arrange, pa na OK. U prozoru Microsoft Excel sada vidite dva prozora od dva dokumenta, kao na slici. Aktivan je onaj prozor u koji pritisnete tipku miša. kolovoz, 2005 created by dkuhar Paae 33

35 OS Klinča Sela Kopiranje iz jednog dokumenta u drugi 1 U dokumentu Book2, označite raspon čelija A2:A12. 2 Pozicionirajte pokazivač bilo gdje na raspon, pa pritisnite desnu tipku miša. Pojavio se skraćeni izbornik: Pritisnite tipku miša na naredbu Copy, u skraćenom izborniku. Oko raspona se pojavila treperava granica. Na taj način je raspon čelija A2: Al 2 pohranjen u međumemoriju (Clipboard). Sadržaj međumemorije možete učitati u bilo koji dokument, i to ne samo u Excel-ov dokument, već u kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 34

36 OS Klinča Sela dokument bilo kojeg programa, koji radi u okruženju operacijskog sustava Windows. 4 Pritisnite tipku miša u dokument Moj prvi rad u Excelu pa pritisnite tipku miša na čeliju C4 u dokumentu Moj prvi rad u Excelu. 5 Pritisnite desnu tipku miša na čeliju C4 u dokumentu Moj prvi rad u Excelu, pa u skraćenom izborniku odaberite naredbu Paste. Nije dobro. Željeli ste to kopirati u vodoravni niz. Lako je to ispraviti. 6 Odaberite alat Undo, na traci alata Standard. 7 Pritisnite lijevu pa desnu tipku miša na čeliju C4 u dokumentu Moj prvi rad u Excelu, pa u skraćenom izborniku odaberite naredbu Paste Special kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 35

37 OS Klinča Sela 8 Pritisnite tipku miša na birački kvadratic Transpose, pa odaberite OK. kolovoz, 2005 created by dkuhar Paae 36

38 1 Pritisnite tipku miša na pomični pravokutnik na vodoravnoj traci za pomicanje. Pojavit će se žuti okvir s natpisom stupca kojeg vidite na ekranu, Povucite miša u lijevo, držeći pritisnutu tipku miša, pa kada vidite u žutom okviriću Column A, pustite tipku miša. Tako ponovo vidite početak lista. Zumiranje lista Kada želite jednim pogledom obuhvatiti sve vaše podatke, smanjite list, kako bi ispisani dio lista stao na ekran (ili kupite veći ekran i povećajte rezoluciju). S ovom akcijom ništa se ne mijenja u tisku. 1 Pritisnite tipku miša u okvir Zoom, na traci alata Standard. 2 Tipkajte Pritisnite Enter. Sada vidite sve podatke na vašem listu, u jednom "kadru" (ekranu). Brzo kopiranje raspona podataka Inflacija je minimalna. Troškovi po mjesecima se gotovo ne mijenjaju. Zato, kopirajte troškove siječnja pod ostale mjesece u godini, a onda samo ispravite vrijednosti koje su se promijenile. 1 Označite raspon čelija B5:B13. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 37

39 U desnom donjem kutu raspona čelija B5:B 13, vidite hvataljku za brzi unos podataka. 2 Pritisnite tipku miša na hvataljku za brzi unos podataka, raspona B5:B13, pa povucite u desno do stupca M. 3 Pustite tipku miša na stupac M. Vrijednosti troškova siječnja su kopirane. Prije nego, ispravite pojedine vrijednosti, pogledajte kako se kopirala formula zbroja u čeliji B13 kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 38

40 Što se dogodilo s formulom nakon kopiranja? 1 Označite čeliju Cl 3. Pogledajte na traku Formula Bar: Keterence argumenta lormule sum su se promijenile relativno pomaku kopije u odnosu na original SUM(B5:B12) u čeliji B13. Isto se dogodilo u ostalim čelijama, D13 do M13. Provjerite. Pohranjivanje radne knjige pod istim imenom Radi sprečavanja iznenadnog gubitka učinjenog do sada, pohranite vašu izmijenjenu radnu knjigu Moj prvi rad u Excelu, pod istim imenom i u istu mapu, ovako: Odaberite naredbu File/Save ili alat Save na traci alata Standard. Nije vam to oduzelo puno vremena pa zato ne zaboravite to povremeno učiniti. Radna knjiga Moj prvi rad u Excelu je pohranjena pod istim imenom. Excel je obrisao prethodnu verziju i na njeno mjesto pohranio novu verziju radne knjige. Ukupno godišnje za svaki trošak 1 Označite čeliju N4 pa tipkajte Ukupno 2 Označite raspon čelija N5:N13. 3 Odaberite alat AutoSum na traci alata Standard, ste zbrojeve pojedinih troškova za cijelu godinu. U rasponu čelija, dobili Na traci Formula Bar vidite formulu = SUM(B5:M5). Ta formula je u čeliji N5. Pritisnite kursorsku tipku strelica dolje. Formula u čeliji N6 je =SUM(B6:M6), itd. 1 Odaberite Shift+File. U izborniku File sada imate naredbu Close All. 2 Odaberite naredbu Close All. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 39

41 Zatvorite radnu knjigu Moj prvi rad u Excelu i pohranite pod istim imenom Pojavljuje se pitanje: Pohranjujete li promjene u "Moj prvi rad u Excelu.xls?" 1 Odaberite Yes. Radna knjiga Moj prvi rad u Excelu je pohranjena i zatvorena. U prozoru Excel-a je sada ostala još radna knjiga Book2. Nju zatvorite, ali ne pohranite. Zatvorite radnu knjigu Book2, ali ju ne pohranite Pojavljuje se pitanje "Hoćete li pohraniti Book2.xls?" 1 Odaberite No. Prozor Excel-a je sada opet bez ijednog otvorenog dokumenta. 1 Otvorite novi dokument pritiskom tipke miša na alat New, na traci alata Standard. 2 Unesite podatke kao na slici: 3 Označite čeliju A5. 4 Tipkajte M 5 Pritisnite Enter. Tako vam pomaže funkcija AutoComplete. Tako ćete manje tipkati, a time i manje griješiti. Jer kad bi pri tipkanju unijeli npr. MVM umjesto MTM, kasnije u analizi podataka ne bi dobivali "točne" rezultate. 6 Pritisnite desnu tipku miša na A6. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 40

42 7 U skraćenom izborniku odaberite naredbu Pick from List. 8 U listi odaberite Agroizvoz. I tako vam pomaže funkcija AutoComplete. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 41

43 Izmjena podataka i njihovog rasporeda na listu Morate unijeti nove troškove, promijeniti neke vrijednosti itd. Da ste taj troškovnik pisali na papir, sada bi morali pisati sve ponovo. Budući ste to radili u Excel-u, pozvat ćete radnu knjigu Moj prvi rad u Excelu na ekran, brzo i lako unijeti izmjene i s tim izmjenama ga ponovo pohraniti. Promjena vrijednosti i automatsko preračunavanje 1 Pritisnite tipku miša na izbornik File, pa na dnu liste naredbi na ime dokumenta Moj prvi rad u Excelu. Tako ste otvorili dokument, ako je jedan od zadnjih 9 dokumenta pohranjenih u Excel-u. Ako nije, otvorite ga pomoću naredbe File/Open. Radna knjiga Moj prvi rad u Excelu je otvorena. Što se dogodilo? Datoteka ili radna knjiga Moj prvi rad u Excelu, koju vidite na ekranu je kopija. Original je i dalje gdje je i bio, na disku C u mapi My document. Kopija, koju vidite na ekranu, je pohranjena u elektroničkoj memoriji RAM. Kad nestane napajanja električnom strujom, sadržaj RAM-a se briše, pa je i ono stoje bilo na ekranu izgubljeno. Original na magnetskom disku je siguran i ništa mu se neće dogoditi ako nestane struje. Zato je važno da se sjetite, puneći radnu knjigu podacima, povremeno pohraniti radnu knjigu na sigurni medij. Pritisnite tipku miša na alat Save, na traci alata Standard i dokument je "svježe" (s posljednjim promjenama) pohranjen. 2 Pritisnite tipku miša na čeliju C6. U toj čeliji je broj Tipkajte 39, pa pritisnite Enter. Promijenili ste vrijednost u čeliji C6. Nastavite na isti način mijenjati i ostale iznose troška telefona, vrijednostima po vašoj želji. Obratite pažnju na čelije na dnu stupaca, u kojima su zbrojevi/ Nakon svakog unosa novog broja i pritiska na Enter, Excel automatski izbaci novu vrijednost zbroja. Ukoliko opcija automatskog preračunavanja nije uključena, učinite slijedeće: Pritisnite tipku miša na izbornik Tools/Options/Calculation/Automatic/OK. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 42

44 Osnove Excela Opciju Manual odaberite kada ima dosta velikih proračuna na listu. Takovi proračuni nekad potraju, pa da vas ne bi svako malo prekidali u radu, odaberite opciju Manual. U tom slučaju vi određujete kad će se sve formule preračunati, pritiskom na tipku F9. Neka Excel mijenja vrijednosti umjesto vas Od veljače do prosinca, trošak Plaće je bio 305.' 1 Označite raspon čelija C8:M8.' 2 Odaberite naredbu Edit/Replace. 3 U okvire dijaloga Replace tipkajte kao na slici: 4 Pritisnite tipku miša na Replace Ali. Broj 232 u svakoj čeliji raspona C8:M8 je promijenjen u broj OK/Close Dodavanje stavki u troškovnik Redove dodajete u vaš troškovnik ovako: 1 Pritisnite tipku miša na birač reda 5, povucite do birača reda 8 i pustite: kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 43

45 Pritisnite tipku misa na birač reda 5... Poslovnica "Velebitska" povucite PAZITE: Označavate uvijek s pokazivačem u obliku crne strelice u desno! 2 Odaberite naredbu Insert/Rows. Dobili ste četiri slobodna reda 5, 6,7 i 8, a svi su se troškovi pomakli za četiri reda prema dolje. Koliko ste redova označili toliko je redova oslobođeno. Pritisnite tipku miša na čeliju A5, tipkajte Auto, pa pritisnite Enter. Pritisnite tipku miša na čeliju A6, tipkajte Reprezentacija, pa pritisnite Enter. Označite raspon čelija B5:M5. 6 Tipkajte 22, pa pritisnite Ctrl+Enter. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 44

46 7 Označite raspon čelija B6:M6. 8 Tipkajte 60, pa pritisnite Ctrl+Enter. Brisanje redova Dodani redovi 7 i 8 su vam nepotrebni. Zato ih obrišite ovako: 1 Označite redove 7 i 8 povlačenjem preko birača redova 7 i 8. 2 Bilo gdje na označene redove pritisnite desnu tipku miša, pa u skraćenom izborniku odaberite Delete. Suvišnih redova više nema. Kako se ubacivanje novih redova odrazilo na formulu? 1 U svim čelijama u kojima je prikazan rezultat formule u gornjim lijevom kutu se pojavio trokutić. To je znak da postoji neka grješka. Odaberite čeliju B15 i pogledajte u traku Formula Bar: SUM(B7:B14) Nakon dodavanja dviju stavaka, Excel je pomakao raspon podataka prema dolje za dva reda. Tom rasponu podataka su se tako promijenile reference. Bile su B5:B12, a sada su B7:B14. Excel je automatski u formulu upisao nove reference. Promjena referenci argumentu formule Da bi u formulu uključili i troškove auta i reprezentacije, učinite slijedeće: 1 Označite raspon čelija u kojima su formule zbrojeva, B15:N15. 2 Pozicionirajte pokazivač iznad trake Formula Bar između B i 7. 3 Kada se pokazivač preoblikuje u oblik "I" pritisnite tipku miša. Tako ste aktivirali mod rada Edit (pogledajte na traku Status bar) što znači da možete koristiti kursorske tipke za pomicanje kroz formulu i obrisati i dodati podatke po želji. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 45

47 4 Pritisnite tipku Insert. Tako ste uključili funkciju "pisanje preko" ili "overvrite". Posljedicaje označavanje broja 7 u traci Formula Bar, ako vam je točka unosa bila ispred broja 7. Tipkajte 5 5 Tipkajte 5 6 Pritisnite Ctrl+Enter. Rezultat formule u čeliji BI 5 sada obuhvaća i čelije B5, B6. Ista promjena se dogodila u svim formulama u rasponu čelija B 15:N15. Provjerite. 7 Pritisnite tipku miša na čeliju N7. 8 Povucite hvataliku za brzi unos čelije N7 do čelije N5. Formula u čeliji N7 se kopirala u čelije N5 i N6. Traženje podatka 1 Pritisnite tipke Ctrl+Home. Tako ste došli u čeliju Al. Kad god tražite neki podatak, počnite ga tražiti od Al. 2 Odaberite naredbu Edit/Find. 3 Tipkajte voda kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 46

48 Alat Save 4 Pritisnite tipku miša na Find Next. 5 Pritisnite tipku miša na Close. 6 Pritisnite Ctrl+ >. Dospjeli ste na posljednju čeliju, u nizu čelija s podacima, čeliju N13, u kojoj je podatak o ukupnoj godišnjoj potrošnji vode. 7 Pohranite promjene koje ste do sada učinili na ovom listu, pritiskom tipke miša na alat Save, na traci alata Standard. Povećajte list i zamrznite naslove 1 Pritisnite tipku miša u okvir Zoom Control i tipkajte 100, pa pritisnite Enter. Sada ne vidite sve podatke odjednom na ekranu. 2 Pomaknite list pomoću vodoravne trake za pomicanje, tako da vidite stupac N. Da li ste u stanju označiti čeliju u kojoj je vrijednost ukupnog troška struje? Niste, jer ne vidite imena troškova, tj. stupac A. Zato, zamrznite stupac s naslovima, kako redova, tako i stupaca. To se čini ovako: 3 Odaberite naredbu Edit/Go To, u okvir Reference tipkajte b5, pa odaberite OK. Aktivna je čelija B5. 4 Pomaknite list pomoću vodoravne trake za pomicanje da vidite stupac A. Čelija B5 je odabrana zato, što će nakon slijedeće vaše naredbe, biti zamrznuti svi stupci lijevo od stupca B (to je u ovom slučaju samo stupac A), i svi redovi poviše reda 5. 5 Pritisnite tipku miša na izbornik Window, pa na naredbu Freeze Panes. 6 Pomaknite list pomoću vodoravne trake za pomicanje, tako da vidite stupac N. Možete li sada označiti ukupni trošak struje? Možete. To je čelija N12 7 Ponovo označite čeliju B5. 8 Pritisnite tipku miša na izbornik Window, pa na naredbu Unfreeze Panes. Nema više zamrznutih dijelova lista. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 47

49 Oslobodite ekran 1 Odaberite naredbu View/Full Screen. S ekrana je nestalo traka alata, trake Formula Bar, trake Status bar. Možete se bolje koncentrirati na vaše podatke. Ali vi možete još više osloboditi vaš ekran i imati ga maksimalno samo za podatke koje unosite. 2 Pritisnite tipku miša na izbornik Tools, pa na naredbu Options, pa na tabulator View, pa na biračke kvadratiće: Row & Column Headers (to su birači redova i stupaca), Horizontal Scroll Bar (vodoravna traka za pomicanje), Vertical Scroll Bar (okomita traka za pomicanje) i Sheet Tabs (birači listova u knjizi). Morate dobiti kao na slici: 3 Pritisnite tipku miša na OK. 4 Potpuno istim naredbama, kojima ste maksimalno oslobodili ekran samo za svoje podatke, vratite sve sklonjene elemente ponovo na ekran. 5 View/Full Screen. Pohranite promjene u dokumentu, naredbom File/Save, ili pritiskom na alat Save, na traci alata Standard. Imenujte radni list 1 Pritisnite desnu tipku miša na birač lista Sheetl. 2 3 U skraćenom izborniku odaberite Rename. Tipkajte ime Troškovi 2000 Pritisnite Enter. 4 kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 48

50 5 Odaberite naredbu File/Close/Yes. Tako ste zatvorili i pohranili vaš dokument. Micanje i kopiranje podataka Brisanje Podatke koje želite premjestiti ili kopirati na listu, najprije označite. Nakon toga odabirete naredbu Edit/Cut za premještanje, ili Edit/Copy za kopiranje podataka. Oko raspona titra iscrtana granica. Zatim pritisnite tipku miša na onu čeliju, u kojoj želite gornji lijevi kut raspona označenih podataka, koje premještate ili kopirate, pa odaberite naredbu Edit/Paste. Granica i dalje titra, što znači da isti sadržaj možete "zalijepiti" (Paste) na neograničen broj mjesta. Titranja se rješavate tako, što ćete nastaviti raditi na listu, kao da titranja nema ili pritisnuti tipku Esc. Naredbe Cut, Copy i Paste možete odabrati i u skraćenom izborniku, do kojeg dolazite pritiskom desne tipke miša na željeno mjesto (objekt) na listu (čeliju ili raspon čelija). Najčešće ćete koristiti naredbe Cut, Copy i Paste za premještanje ili kopiranje podataka na listu. S vremenom ćete prijeći s miša na tipkovnicu, jer je brže. Naredbu Copy, možete aktivirati pomoću tipki Ctrl+c, naredbu Cut pomoću tipki Ctrl+x, a naredbu Paste pomoću tipki Ctrl+v. Međutim, premještanje ili kopiranje podataka možete izvesti i grafički. Označite podatke koje želite premjestiti ili kopirati. Pozicionirajte pokazivač na rub oznake (raspona podataka), pa kad se ovaj preoblikuje u strelicu nagnutu u lijevo, pritisnite tipku miša i povlačite do mjesta na koje želite premjestiti podatke. Ako ovu radnju povlačenja izvodite s pritisnutom tipkom Ctrl, uz strelicu u lijevo imat ćete i znak "+", a podaci će se kopirati na novoj lokaciji. Tipku Ctrl morate pritisnuti prije nego tipku miša, a pustiti poslije puštanja tipke miša. Ako želite obrisati sadržaj čelije, označite čeliju, pritisnite tipku Delete. Ako želite obrisati raspon čelija, označite čelije, pritisnite desnu tipku miša, pa u skraćenom izborniku: kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 49

51 odaberite Clear Contents. S naredbom Clear Contents, obrisali ste sadržaj označenih čelija, i imate prazne čelije na svom mjestu. S naredbom Delete izazivate pomak okolnih čelija na mjesto obrisanih. Koje će se čelije pomaknuti na mjesto obrisanih odlučujete u ovom dijalogu: U dijalogu možete odabrati i brisanje cijelih redova ili stupaca zahvaćenih vašim označenim rasponom čelija. Ukoliko je tekst kojeg ste pisali na engleskom, aktivirajte naredbu Tools/Spelling i Excel će prekontrolirati da li ste pravilno ispisali engleske riječi. Naredbom Tools/AutoCorrect otvarate dijalog u kojeg možete unijeti riječi kojima pri tipkanju uvijek izostavite slovo. Upisat ćete vašu neispravnu riječ i ispravnu. Kad ubuduće napišete tu neispravnu riječ, Excel će je automatski zamijeniti ispravnom. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 50

52 Lekcija 3 Ispis dokumenta Naslovi izbornika u traci izbornika, na vrhu prozora svakog programa u grafičkom okruženju, nisu slučajno poredani onako kako jesu. Koliko ste odmakli u korištenju izbornika prema desno, toliko ste napredan korisnik. Oni najnapredniji najprije zavire u Help i vide što je novo u programu, i u trenu znaju sve. Početnici će uglavnom koristiti izbornik File, a za ostale izbornike, ili neće imati vremena ili volje, dok ih potrebe ne nagnaju. Istog redoslijeda se držim u svojim knjigama i predavanjima. Ipak ne do kraja. Tako sam u ranijim knjigama nakon poglavlja o unosu i editiranju podataka, smatrao da podatke treba "uljepšati" prije tiskanja, pa sam poglavlje o formatiranju, stavio ispred poglavlja o tiskanju. A pogledajte gdje je naredba Print. U prvom izborniku slijeva. Izborniku File. Naime, kao što morate napisati dokument, pohraniti ga, tako ga morate i tiskati. Posebno ga formatirati ne morate, jer nas u većini slučajeva zadovoljavaju predzadani formati na predlošku novog dokumenta, koji se svaki put otvori kad pritisnete alat New na traci alata Standard. Odabir printera 1 Otvorite dokument Moj prvi rad u Excelu. 2 Odaberite naredbu File/Print. 3 Pritisnite tipku miša na okvir Name u dijalogu Print. Otvorit će se lista instaliranih pogona za tipove pisača, na mom računalu kao na slici dolje: 4 Odaberite pisač i pritisnite tipku miša na OK. Vaš će dokument biti tiskan. Međutim, najvjerojatnije nećete biti zadovoljni, jer ćete otkriti da podaci ne leže najracionalnije na papiru. Zato se prije tiskanja pogleda kako će naš dokument izgledati na papiru. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 51

53 OS Klinča Sela Print Previevv Pritisnite tipku miša na alat Print Preview. File/Print Preview. ili odaberite naredbu Listanje u Print Previevv 1 Pritisnite tipku miša na alat Next (slijedeća stranica). 2 Pritisnite tipku miša na alat Previous (prethodna stranica). Tako ste listali stranice. Tablicaje prikazana na dva lista, što vam nikako ne odgovara. Ako bi "list okrenuli" cijela bi tablica stala na jedan list. Orijentacija stranice 1 Pritisnite tipku miša na alat Setup. 2 Pritisnite tipku miša na birač Landscape (pejzažno): kolovoz, 2005 created by dkuhar Paae 52

54 3 Odaberite OK. Pošto još uvijek ne stane cijela tablica na jedan list, promijenite širine stupaca i margine. Promjena širine stupaca i margina 1 Odaberite alat Margins. 2 Postavite pokazivač na hvataljku lijeve margine (prvi crni kvadratić slijeva, na kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 53

55 gornjem rubu papira). Kad se preoblikuje u dvostranu strelicu, pritisnite tipku miša i povucite lijevo. Pri tome gledajte traku Status bar. Kada bude pisalo Left Margin 1,00 pustite tipku miša. 3 Povucite hvataljku desne margine na 1,50. U mom slučaju se nakon povlačenja desne margine na 1,50 "ugasio" alat Next, što znači da nema slijedeće stranice i daje sve stalo na jednu stranicu. Ako to kod vas nije slučaj, možete još smanjiti marginu, a onda, koliko je to moguće, pomoću hvataljki, smanjiti na minimum širinu svakog stupca. A postoji i mogućnost smanjenja tiska: Povećanje/Smanjenje tiska 1 Pritisnite tipku miša na alat Setup/Tabulator Page i odaberite ili tipkajte 70 u okvir Adjust to % normal siže. 2 Odaberite OK. Toliko mi smanjenje ne treba. Fiksiranje broja listova 1 Pritisnite tipku miša na Setup/Tabulator Page: odaberite opciju Fit to: 2 Odaberite OK. Excel je automatski podesio tablicu na veličinu koja je potrebna da bi tablica stala na jedan list. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 54

56 OS Klinča Sela Zaglavlje i podnožje Zaglavlje i podnožje Želite da su listovi (u ovom slučaju samo jedan list) numerirani sa "Stranica 1 Pritisnite tipku miša na alat Setup/Tabulator Header/Footen 2 Odaberite alat Custom Footer, pritisnite tipku miša u Center section, tipkajte Stranica, pritisnite razmaknicu, unesite polje numeracije stranica tako što ćete odabrati alat Page Numbers, _ ] 3 Odaberite OK. Odaberite OK. Povećajte podnožje na listu i vidjet ćete "Stranica 1". kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 55

57 Redoslijed brojenja stranica 1 Pritisnite tipku miša na alat Setup/Tabulator Sheet i odaberite opcije: Redoslijed prijeloma stranica je: vodoravno do kraja, pa slijedeći "red stranica" do kraja i sve tako. Drugi način je: okomito do kraja, pa novi "stupac stranica" odozgo prema dolje i tako redom. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 56

58 Ostale opcije na kartici Sheet: Opcija na Opcija na engleskom hrvatskom Kako odabrati i posljedice Print Area Print Titles Tiskani dio lista Tiskaj naslove Morate birati File/ Page setup/tabulator Sheet. U okviru Print Area tipkajte reference raspona. Ako je raspon diskontinuiran, tipkajte npr. Al:B7;G2:L13.TadaćeAl:B7iG2:L13biti tiskani na posebne stranice. Možete tipkati i ime raspona. Ako raspon koji tiskate često mijenjate, označite raspon pa odaberite File/Print/Selection/OK. Gridlines Black And White Comments Draft Quality Cell errors as 1 Odaberite OK. Crte mreže lista Crno i bijelo Bilješke Lošija kvaliteta tiska Tiskanje čelije greškom Odaberete File/Page Setup/Sheet. Pritisnite tipku miša u okvir Rows to repeat at top i označite bilo koju čeliju reda naslova (ili bilo koje čelije više redova). Pritisnite tipku miša u okvir Columns to repeat at left i označite bilo koju čeliju stupca (ili čelije stupaca) naslova. Kada bi bilo više listova, na svakom bi se ponavljali naslovi stupaca i redova. Crte lista se tiskaju ako ovaj birač uključite. Ako je ova opcija uključena, svaka podloga koja nije crna bit će tiskana bijelo, a svaka ispuna ili prednji sloj, koja nije bijela bit će tiskana u crnoj boji. Ova opcija se bira ako vam je pisač crno bijeli, a na ekranu ste formatirali u boji, kao i kad vam je pisač u boji ali želite skratiti vrijeme tiskanja. Tiska bilješke bilo kojih čelija na posebnu stranicu. Ako želite tiskati i reference čelija s bilješkama, uključite i opciju Row and column headings. Birate ju kada vam je važna brzina tiska, a ne kvaliteta Ako postoji greška u čelije tu možete s odabrati kako da se ta čelija pojavi u tiskanom dokumentu. Gornje opcije možete isprobati samo ako imate više tiskanih stranica. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 57

59 2 Vratite se iz ekrana Print Preview u pogled Normal, odabirom Close. Još o prijelomu stranice Ako želite Prikazati prijelom stranice na radnom listu Postaviti ručno prijelom stranice, okomiti i vodoravni Postaviti ručno prijelom stranice, samo okomito Postaviti ručno prijelom stranice, samo vodoravno Početak brojenja stranica sa specifičnim brojem Učinite Odaberite naredbu Tools/Options/Tabulator View/Uključite opciju Page breaks. Prijelom će se vidjeti. Odaberite čeliju s kojom želite da počne nova stranica pa odaberite Insert/Page Break. Prijelom ćete ukloniti ako označite istu čeliju i odaberete naredbu Insert/Remove Page Break. Označite stupac pa odaberite naredbu Insert/Page Break. Označite red pa odaberite naredbu Insert/Page Break. Odaberite File/Page Setup/Tabulator Page/U okviru First page number tipkajte početni broj stranice. Naredba Print Nekoliko je načina na koje možete pokrenuti tiskanje vašeg dokumenta. To su: Tiskati iz Učinite ovo Prozora radne knjige Prozora Print Preview Dijaloga Page Setup Pritisnite tipku miša na alat Print na traci alata Standard. Nakon ovoga počinje odmah tiskanje s predpodešenim opcijama u dijalogu Print. Ako odaberete naredbu Print u izborniku File, otvara se dijalog Print u kojem možete odabrati broj kopija te promijeniti ostale opcije prema potrebi. Odaberite alat Print u prozoru Print Preview. Odaberite alat Print u dijalogu Page Setup. 1 Isprobajte naredbu View/Page Brak Preview. 2 Vratite se u pogled Normal naredbom View/Normal 3 Nakon tiskanja dokumenta, zatvorite ga naredbom File/Close/Yes. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 58

60 Učinite dokument preglednijim Vaš dokument možete formatirati, nakon što ste unijeli podatke, ili prije unosa podataka. Već to da možete dodijeliti format čeliji prije nego ste unijeli podatak govori daje format čelije odvojen od podataka. On se prema tome može i brisati, kopirati, editirati odvojeno od podataka. Ako ste praznoj čeliji dodijelili format Bold (masno) npr., kada u nju upišete podatke, bit će formatirani "masno". Ako obrišete te podatke i pišete nove i oni će biti formatirani "masno". Cilj formatiranja je učiniti dokument preglednijim, privlačnijim za oko, čitljivijim, jasnijim, ljepšim. Na znanje Možete formatirati više radnih listova u knjizi istovremeno. Označite grupu listova (povucite preko birača listova) i formatirajte. Ručno formatiranje U ovom poglavlju ćete od vašeg radnog lista Troškovi 2000 u radnoj knjizi MOJ PRVI RAD U EXCELU: uz pomoć alata za formatiranje koje vam Excel stavlja na raspolaganje, napraviti^ slijedeći radni list. Promjena širine stupca i visine reda 1 Otvorite datoteku MOJ PRVI RAD U EXCELU. 2 Ranije u odlomku "Automatsko proširenje stupca na dovoljnu mjeru" vidjeli ste daje za automatsko podešavanje Širine stupca najdužem podatku u stupcu, : dovoljno dva puta pritisnuti tipku miša na desnu granicu birača toga stupca.^ Isto vrijedi i za podešavanje visine reda. Nakon promjene formata čelije može se dogoditi da red po visini postane tijesan. Dva puta pritisnite tipku kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 59

61 miša na donju granicu birača reda i visina će mu se automatski podesiti prema najvišem podatku u redu. 3 Ručno pomicanje granica stupaca obavljate tako da postavite pokazivač na desnu granicu birača stupca i kada se ovaj pretvori u dvostranu strelicu, povučete lijevo ili desno. 4 Ručno mijenjate visinu reda tako da postavite pokazivač na donju granicu birača reda i kada se ovaj pretvori u dvostranu strelicu, povučete gore ili dolje. 5 Označite stupac A pritiskom tipke miša na birač A. 6 Odaberite naredbu Format/ColurnnAVidth ili na označeni stupac A pritisnite desnu tipku miša i u skraćenom izborniku odaberite Column Width: 7 Tipkajte 20 u okvir Column Width. To znači da će 20 slovnih mjesta biti vidljivo. 8 Odaberite OK. 9 Na neki od gore opisanih načina podesite širine stupaca. Stupcu N stavite širinu 11 slovnih mjesta. I kod podešavanja visine redova možete koristiti naredbu Format/Row/Hight ili u skraćenom izborniku Row Hight. Prijelom i poravnanje teksta u čeliji 1 Označite čeliju N4. Pritisnite tipku miša dva puta i dodajte rije č godišnje. Pritisnite Enter. Sada u N4 piše "Ukupno godišnje". Tekst "Ukupno godišnje" je mnogo duži od ostalih podataka u tom stupcu. Ako bi cijeli stupac proširili na njegovu mjeru, tablica bi se nepotrebno povećala. Zato: 2 Označite N4, pa odaberite naredbu Format/Cells ili u skraćenom izborniku Format Cells. 3 Odaberite tabulator Alignment i uključite birački kvadrat Wrap Text, Odaberite OK. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 60

62 Masno 1 Dok je još čelija N4 aktivna pritisnite tipku miša na alat Bold na traci alata Formatting, i dobili ste pdodebljani tekst. Centriranje preko više stupaca - merge čelija 1 Označite raspon čelija BI :N1. Merge and Center 2 Pritisnite tipku miša na alat Merge and Center na traci alata Formatting. 3 Označite raspon čelija B2:N2. 4 Pritisnite tipku miša na alat Merge and Center na traci alata Formatting. Čelije u označenim rasponovima su se spojila u jednu čeliju (merge), a tekst ie centriran. I dalje su tekstovi ostali u čelijama u kojima su i bili, tj. referenca prve spojene čelije je BI, a druge B2. Promjena pisma 1 Označite čeliju BI. 2 Format/Cells ili u skraćenom izborniku Format Cells pa odaberite tabulator Font i odaberite opcije kao na slici: kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 61

63 3 Odaberite OK. Formatiranje znakova unutar čelije 1 Dok je čelija BI aktivna, označite slovo "P" u traci Formula Bar, kao na slici: To ste učinili ovako: postavili ste pokazivač ispred slova P, pritisnuli tipku miša i povukli u desno do iza slova P. 2 Pritisnite tipku miša na alat Bold. 3 Označite dio teksta "oslovnica" i pritisnite tipku miša na alat Italic (kurziv), 4 Označite slovo "V" i pritisnite tipku miša na alat Bold. 5 Označite slova "elebitska" i pritisnite tipku miša na alat Italic. 6 Pritisnite Enter. Pohranite dokument pod drugim imenom 1 Pritisnite tipku miša na naredbu File/Save As. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 62

64 2 U okvir File name tipkajte novo ime vašeg dokumenta Formatiranje mog prvog rada u Excelu 3 U okviru Save in, odaberite mapu My Documents. 4 Pritisnite tipku miša na alat Save. Sklanjanje crta radnog lista 1 Pritisnite tipku miša na Tools/Options/Tabulator View: isključite birački kvadrat Ukoliko na ekranu ne želite vidjeti crte mreže, ali ih želite u tiskanom dokumentu, odaberite File/Page Setup/Tabulator Sheet: usključite birački kvadrat Gridlines. Orijentacija teksta 1 Označite raspon čelija B4:M4: E I F» H I J K: \ L M I «1 i Poslovnica "Velebitska" 2 Format/Cells ili u skraćenom izborniku Format Cells pa odaberite tabulator Alignment i rotirajte tekst za 90, ovako: 3 Pritisnite tipku miša na crveni kvadratić u okviru za rotaciju teksta: kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 63

65 4 pa povucite prema gore za kut 90 5 Odaberite OK. Boja pisma Dok je još označen raspon B4:N4, odaberite naredbu: 1 Format/Cells ili u skraćenom izborniku Format Cells pa odaberite tabulator FontH odaberite opcije kao na slici: 2 Odaberite modru boju pisma, tako da pritisnete na strelicu okvira Color i odaberete modru u paleti boja. 3 Pritisnite tipku miša na OK. Boja čelije Dok je još označen raspon B4:N4, odaberite naredbu: 1 Format/Cells ili u skraćenom izborniku Format Cells pa odaberite tabulator kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 64

66 Patterns i u njoj opcije kao na slici: 2 Odaberite žutu boju pozadine. 3 Pritisnite tipku miša na strelicu okvira Pattern, pa u paleti ispuna odaberite prazni okvir (prozirno) za prednji sloj. 4 Odaberite OK. 5 Rasponu čelija A4:A15 dajte iste formate kao i rasponu B4:N4. Samo u tabulatoru Alignment, u okviru Orientation, ne rotirajte tekst: kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 65

67 Ovo ste mogli i brže napraviti kopiranjem formata jedne čelije u drugu čeliju ili raspon čelija. Brzo kopiranje formata 1 Označite čeliju A5. 2 Pritisnite tipku miša na alat Format Painter. Alat Format 3 Povucite preko raspona čelija B15 :M 15 Painter (kist) 4 Pustite tipku miša. Skinite oznaku s raspona čelija da bi vidjeli posljedice kopiranja formata. Kada koristite alat za brzo kopiranje formata, a slova u čeliji imaju različit format, sva slova u kopiji će imati format prvog slova u originalu. Alati za boje i okvire Alat Naziv Nalazi se Alat za crte čelije ili raspona čelija Alat za boje pozadine čelije ili raspona Alat za boje pisma Traka alata Formatting Traka alata Formatting Traka alata Formatting kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 66

68 Fill Color 1 Označite raspon N4:N 15, kao na slici: 2 Pritisnite tipku miša na strelicu alata Fill Color na traci alata Formatting 3 i odaberite kvadrat žute boje. Format broja 1 Označite raspon B5:N 15 2 Format/Cells ili u skraćenom izborniku Format Cells pa odaberite tabulator Number i odaberite opciju Currencv i ostalo kao na slici: kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 67

69 3 Odaberite OK. Znak# Znakovi "#" u čelijama čiji je sadržaj broj znači daje stupac nedovoljno širok da bude vidljiv cijeli broj. Zato ili proširite stupce ili smanjite pismo. 1 Povucite pokazivač preko birača stupaca B:M. 2 Pritisnite tipku miša dva puta na granicu između bilo koja dva označena birača stupaca. Svi stupci u rasponu su se proširili po mjeri svog najdužeg zapisa. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 68

70 3-D izgled 1 Označite raspon B5:M14 ako već nije označen. 2 Format/Cells ili u skraćenom izborniku Format Cells pa odaberite tabulator Patterns i boju pozadine svijetlo sivu. Odaberite OK. 3 Označite raspon B5:M5. 4 Pritisnite tipku CTRL i držite pritisnutom dok označavate rasponove: 5 B7:M7 6 B9:M9 7 B11:M11 8 B13:M13. 9 Pustite tipku Ctrl i imate označen diskontinuirani raspon čelija, kao na slici: 10 Format/Cells ili u skraćenom izborniku Format Cells pa odaberite tabulator Border i odaberite opcije Top i boju crte bijelu. Odaberite OK. 11 Označite raspon B6:M6. 12 Pritisnite tipku CTRL i držite pritisnutom dok označavate raspon čelija 13 B8:M8 14 B10:M10 15 B12:M12 16 B14:M Pustite tipku Ctrl i imate označeni raspon čelija kao na slici 18 Format/Cells ili u skraćenom izborniku Format Cells pa odaberite tabulator Border i odaberite opcije Top i boju crte tamno sivu. Odaberite OK. Vaš list sada izgleda kao na slici kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 69

71 OS Klinča Sela Pohranite promjene 1 Pritisnite tipku miša na alat Save, na traci alata Standard. Stilovi Ako često koristite jednu te istu skupinu formata čelije, imenujte ju i pohranite kao stil. Excel vam je isporučen s nekoliko ugrađenih stilova, koje možete odmah koristiti. Među njima će se naći i stilovi koje vi napravite. Izrada stila 1 Označite čeliju koja ima formate, koje želite pohraniti kao stil, npr. čeliju B4. 2 Format/Style. 3 U okviru Style name (naziv stila) tipkajte Rotacija teksta. 4 Ostavite sve biračke kvadrate uključene što znači da u stil ulaze formati koje čelija B4 ima za brojeve, pismo, poravnanje, okvire, ispunu i zaštitu. 5 Odaberite OK. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 70

72 Formatiranje pomoću stila 1 Označite čeliju N4. 2 Format/Style/Pritisnite tipku miša na strelicu okvira Style Name i odaberite stil Rotacija teksta. Ukoliko ne bi željeli format pisma ovog stila primijeniti na čeliju N4, isključili bi birački kvadrat Font. 3 Ostavite uključene sve biračke kvadrate i odaberite OK. Čelija N4 je formatirana stilom Rotacija teksta, kao na slici. Brisanje stila 1 Format/Style/Odaberite stil/odaberite Delete. Tog stila više nema na listu. Stil Normal Predzadano formatiranje svih listova u novoj knjizi je u stilu Normal. Možete promijeniti stil Normal, kao i svaki drugi stil (Format/Style/Modify/redom od tabulatora Number do tabulatora Protection. Ta promjena vrijedi samo za tu radnu knjigu. U ostalim radnim knjigama stil Normal je nepromijenjen. Stil Normal je kombinacija formata navedenih u slijedećoj tablici: Format Broja Font-a (pisma) Aligmnent (poravnanje) Border (okviri) Patterns (ispuna) Protection (zaštita) U stilu Normal je General AriallO General: brojevi lijevo, tekst desno, okomito poravnanje je bottom (dno) None (bez) None (bez) Locked (zaključano) Na znanje: promjena pisma za sve nove knjige Pismo možete promijeniti u stilu Normal tako da to vrijedi za sve knjige, ovako: odaberite naredbu Tools/Options/Tabulator General: u okviru Standard Font odaberite pismo a u okviru Siže odaberite veličinu pisma. Brisanje formata Gore ste vidjeli kako ručno možete formatirati čelije. Međutim postoje mnogo kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 71

73 brži načini formatiranja. Brže formatiranje, osim brzog kopiranja formata i upotrebe stilova, postižete i naredbom AutoFormat. 0 tome u nastavku, a sada obrišite format raspona A4:N15, ovako: 1 Označite raspon A4:N15. 2 Edit/Clear/Formats. Svi formati koje ste kroz gornji niz koraka dali čelijama u rasponu A4:N15 su obrisani. Vaš list sada izgleda: Davanje formata automatski Najbrže možete formatirati označeni raspon čelija pomoću naredbe Format/AutoFormat. U dijalogu vam se nude gotovi formati pisma, okvira, boja okvira i boja podloga, brojeva itd. Kada se odlučite i primijenite AutoFormat, Excel razlikuje, u rasponu čelija, tekst, brojeve, formule i na osnovu toga daje format. Autoformati na različite načine ističu detalje, formule, tekst i vi odabirete jedan od AutoFormat-a po osobnom opredjeljenju, od prilike do prilike. 1 Odaberite čeliju B4. 2 Format/AutoFormat/Options.. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 72

74 3 U dijalogu AutoFormat odaberite autoformat "Accounting 2" i neka ostanu uključeni svi formati u okviru Formats to apply (autoformat će djelovati na). : Da ste npr. isključili birački kvadrat Number, brojevi ne bi dobili format Currency, već zadržali svoj format kojeg su imali i prije primjene autoformata. 4 Odaberite OK. Brisanje autoformata ili zamjena drugim autoformatom Autoformat možete obrisati pomoću naredbe Edit/Undo AutoFormat neposredno nakon davanja AutoFormata rasponu čelija. Kasnije, možete označiti bilo koju čeliju u rasponu pa odabrati naredbu Format/AutoFormat/U okviru Table Format kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 73

75 odabrati opciju None, ako ne želite niti jedan drugi AutoFormat ili odabrati drugi AutoFormat, pa odabrati OK. Zatvorite i pohranite knjigu FORMATIRANJE MOG PRVOG RADA U EXCELU 1 File/Close/Yes. Predložak (template) Predložakje posebna radna knjiga koju možete koristiti kao početni oblik drugih knjiga. Predložak se napravi ovako: 1 Napravite radnu knjigu s radnim listovima, formulama, tekstovima i formatima potrebnim za svakodnevnu evidenciju vremena provedenog na radnom mjestu. Pogledajte poglavlje "Vrijeme provedeno na radnom mjestu". 2 ili otvorite dokument VRIJEME, koii se nalazi u ovom istom direktoriju uz knjigu: Pohranite ovu radnu knjigu kao predložak ovako: Odaberite naredbu File/Save As. U okvir File name tipkajte ime radne knjige-predloška satnica. Pritisnite tipku miša na strelicu dolje okvira Save as type i odaberite Template. 6 Odaberite Save. 7 Zatvorite radnu knjigu tako što ćete odabrati naredbu File/Close. Izrada knjige na osnovu predloška 1 Odaberite naredbu File/New. 2 U Task Pane pritisnite tipku miša na General Templates. U dijalogu Templates pronađite neku knjigu-predložak koju ste već prije napravili i pospremili kao template (predložak.xlt), pritisnite tipku miša dva puta na nju. Otvorila se kopija vašeg presloška. Tu kopiju možete puniti novim podacima, a onda pohraniti pod imenom po vašem izboru. Istaknite pomoću grafike Alat Open 1. Pritisnite tipku miša na alat Open. 2. Pronađite vaš dokument, označite ga, pa pritisnite tipku miša na alat Open. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 74

76 OS Klinča Sela 3 Pritisnite desnu tipku miša bilo gdje na trake alata. Otvorit će se skraćeni izbornik. 4 Odaberite naredbu Drawing. Na dnu prozora se pojavila traka alata Drawing. Ako se vama nije pojavila na dnu prozora, povucite traku naslova prozora Drawing, ili bilo koji prazni dio trake Drawing, pa spustite na dno ekrana. 5 Pritisnite tipku miša na alat Oval. 6 Oko čelije E8 povucite elipsu. 7 Odaberite strelicu tipke Fill Color, pa opciju No fill.

77 8 Pritisnite tipku miša na alat Arrow, pa povucite strelicu kao na slici dolje: Alat Text Box 9 Pritisnite tipku miša na alat Text Box, pa otvorite i ispišite okvir kao na slici gore. Tako ste grafički istakli neke podatke. 1 Označite čeliju E8 i tipkajte 145/Enter. 2 Ponovo označite čeliju E8. 3 Pritisnite tipku miša na naredbu Insert/Comment. 4 Tipkajte tekst kao na slici: Zašto se trošak telefona toliko razlikuje od troška u ostalim mjesecima 5 Pritisnite tipku miša na dragu čeliju, bilješka je nevidljiva. Pozicionirajte kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 76

78 pokazivač iznad E8, bilješka je vidljiva. Čelija koja sadrži bilješku ima crveni trokutić u gornjem desnom kutu. Kako će se bilješka vidjeti na radnom listu odlučujete odabirom jedne od tri mogućnosti, Tools/Options/View: 1 Odaberite tipku WordArt na traci alata Drawing. WordArt Odaberite dizajn ispisa po želji, pa pritisnite tipku miša na OK. U dijalog Edit WordArt text tipkajte Velebitska. OK. Premjestite (postavite pokazivač iznad teksta i kad se ovaj preoblikuje u četvero stranu strelicu, povucite na drugu lokaciju) i dimenzionirajte (pritisnite tipku miša na tekst i oko teksta će se pojaviti 8 bijelih kvadratića - postavite pokazivač iznad jednog od tih kvadratića-hvataljki i kad se ovaj preoblikuje u dvo-stranu strelicu, povucite na željenu veličinu) dobiveni tekst kao na slici: kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 77

79 Slike 1 Označite stupac B, pa odaberite naredbu Insert/Columns. 2 Označite čeliju B5, pa odaberite naredbu Insert/Picture/Clip Art/Odaberite sliku/insert. 3 Dimenzionirajte i pozicionirajte sliku u čeliju B5. 4 Povećajte visinu reda 5 povlačenjem donjeg ruba birača reda 5. 5 Ponavljajte gornje radnje za ostale slike, dok ne dobijete kao na slici dolje: Pozadina Ako su vaši troškovi viši od omiške Fortice, stavite u pozadinu radnog lista sliku omiške Fortice. 1 Format/Sheet/Background/označite željenu datoteku u nekom grafičkom formatu/ Insert. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 78

80 2 Pozadina se skida s naredbom Format/Sheet/Delete background. Uvjetno formatiranje Ako ukupni godišnji trošak prijeđe ,00 kn, čelija na radnom listu, u kojoj se taj podatak nalazi, neka istog trena pocrveni, a pismo pobijeli. 1 Označite čeliju O15. 2 Format/Conditional Formatting. 3 Odaberite i tipkajte kao na slici dolje: 4 Odaberite alat Format. 5 Odaberite Patterns, pa strelicu okvira Pattern, pa Solid, pa crveno: kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 79

81 6 Odaberite tabulator Font, pa strelicu okvira Color, pa bijelu boju.' 7 OK. OK. 8 Pritisnite tipku miša na čeliju N13, tipkajte 3000, Enter. Internet, Intranet, Ekstranet U trendu je on-line. Oko gornjeg radnog lista ste se dosta potrudili kako bi bio on-line privlačan. Zašto ga ne staviti i na Internet? 1 File/Save as Web Page... 2 Prihvatite staro ime dokumenta i pritisnite tipku miša na alat Save. Vaš dokument je dobio nastavak.htm. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 80

82 3 Otvorite program Internet Explorer ili Netscape Navigator, File/Open, pronađite i otvorite upravo pohranjeni HTML dokument: Konverzijom je izgubljena sva grafika Excela, ali ovaj HTML dokument je ipak spreman za Internet, a uvijek ga možete uljepšati u nekom editoru HTML dokumenata, kao što je npr. FrontPage. Od Excela ste dobili ono zašto je taj program namijenjen: tablični prikaz podataka. Međutim, radne knjige i listovi Excela, s punim formatom Excela, mogu se gledati na Internetu, kad svom Internet pregledniku dodate podršku za gledanje Excelovih dokumenata (plug-in, ActiveX upravljači). Zatvorite Internet Explorer. Zatvorite i pohranite radnu knjigu Moj prvi rad u Excelu (File/Close/Yes). kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 81

83 OS Klinča Sela Ocjenjivanje studenata Alat Open Primjer: U školi stranih jezika, koriste Excel za ocjenjivanje polaznika tečajeva stranih jezika i to sve pospremaju na disketu u direktorij Excel lekcije i mi recimo imamo tu disketu. 1 Stavite disketu, ili neki drugi prenosivi medij, u pogon. 2 Izaberite alat Open, na traci alata Standard, pa pritisnite tipku miša na strelicu okvira Look in: 3 Pritisnite tipku misa na naredbu npr. 3.5floppy (A:). 4 Pritisnite dva puta tipku miša na mapu Excel lekcije. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 82

84 OS Klinča Sela Osnove Excei-a 5 Pritisnite tipku miša na datoteku Ocjene. Tako ste ga označili. 6 Odaberite alat Open. Sortiranje po prezimenu studenta Više o sortiranju pogledajte dalje u knjizi. 1 Označite bilo koje prezime studenta. 2 Data/Sort/Odaberite opcije kao na slici dolje: 3 Odaberite OK. 4 Studenti su sortirani po prezimenu uzlazno, pa po imenu uzlazno (ascending). kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 83

85 Funkcije radnog lista pojednostavljuju formule Funkcija je posebna, u Excel unaprijed ugrađena formula. U nekoj vašoj kompliciranoj formuli možete ugraditi više funkcija i tako pojednostavniti ionako složenu formulu. Funkcije pokrivaju standardne operacije iz različitih područja ljudske djelatnosti (financije, matematika, logika itd.). Tako, umjesto ispisa formule: A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8, zar nije jednostavnije koristiti funkciju SUM i napisati: SUM(A1:A8). Pravilo po kojem se ispisuju sve funkcije zove se sintaksa. Pogledajte primjer sintakse na funkciji: SUM(A1:A8;H14) Znak " " se piše samo kad je funkcija prva slijeva u formuli. Iza znaka " " slijedi ime funkcije, koje možete pisati malim ili velikim slovima. Ako ste formulu napisali bez greške, nakon što pritisnete Enter, Excel će u svakom slučaju ime funkcije ispisati velikim slovima. Unutar okruglih zagrada pišu se argumenti. Između argumenata tipkajte ";". U gornjem primjeru su navedena dva argumenta. Prvi argument je raspon čelija A1:A8; a drugi argument je čelija H14. Na znanje U USA koriste točku kao djelitelj decimalnih i cijelih mjesta, a zarez kao djelitelj argumenata. Vodič za korištenje funkcija Zagrade govore Excel-u gdje argumenti počinju, a gdje završavaju. Tipkaj obje zagrade bez razmaka. Ako ne unesete desnu zagradu, unijet će ju Excel za vas. Ne koristite zarez (točku) za odijeliti tisućice u brojevima. Koristite se za to odgovarajućim formatom broja (vidi kasnije). Argumente unosite unutar zagrada. Argument može biti broj, referenca, tekst, logička vrijednost, matrica i pogrešna vrijednost. Neke funkcije imaju opcijske argumente koje ne morate unijeti, a da funkcija obavi proračun. Argument može biti konstantna vrijednost ili formula. Radi se o formuli u formuli. Ako je argument formula, ova se opet može sastojati od funkcije. To je ugniježđena funkcija i takvih može biti najviše sedam razina. Na znanje Nakon unosa formule u čeliju (nakon pritiska na Enter), ako se ime funkcije ne upiše velikim slovima, negdje ste pogriješili prilikom tipkanja. Osobne funkcije Pored ugrađenih funkcija, možete napraviti i vaše osobne. Kako? O tome u kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 84

86 poglavlju "Visual Basic". Poruka da ste pogriješili Kada primite takvu poruku obratite pažnju da li ste unijeli sve potrebne zagrade, napravili razmak, izostavili djelitelj argumenata. Ako izostavite argument, nemojte izostaviti i djelitelj argumenata. Upisivanje funkcije pomoću alata Insert Function 1 Označite čeliju G6, kao na slici: U okviru Or select a category je lista kategorija funkcija, koja vam olakšava Alat Insert Function 2 pronalaženje željene funkcije. Vama sada treba funkcija srednje vrijednosti, koja je u mom slučaju među "posljednjih deset korištenih" (Most Recently Used). Ako kod vas to nije slučaj, označite Math & Trig kategoriju te u okviru, Select a Function, potražite ime funkcije. ( Max i Min su u kategoriji Statistical). 3 Označite funkciju AVERAGE (Srednja vrijednost) u okviru Select a Function. 4 Odaberite OK. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 85

87 OS Klinča Sela Potrebno je izračunati srednju vrijednost testova 1, 2 i 3. Ova ftinkcija ima dakle jedan argument. To je referenca raspona D6:F6. Tu je referencu Excel već upisao, pa je vama preostalo samo: 5 odabrati alat OK. U čeliju G6 se upisao rezultat 81, Povucite hvataljku za brzi unos čelije G6, do čelije G15: 7 pa pustite tipku miša: kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 86

88 Tako ste kopirali formulu iz G6 u ostale čelije raspona G6:G15. Excel je pri tome sve relativne reference mijenjao relativno s pomakom kopije u odnosu na original. 8 Označite čeliju J6 pa odaberite Insert Function na traci Formula Bar. 9 Označite Average, odaberite OK, pritisnite tipku miša na ikonu na desnom kraju okvira Numberl, na radni list: I, i dijalog se smanjio, kako bi vam otvorio pogled 10 Povucite preko raspona čelija G6:I6: 11 Enter. Dijalog Function Arguments se ponovo povećao. 12 Pritisnite Tab, na tipkovnici i točka unosa je u okviru Number2. 13 Tipkajte reference čelije i6 14 Enter. U čeliji J6 imate rezultat. Ovaj put funkcija AVERAGE ima dva argumenta: G6:I6 je prvi i 16 je drugi. Naime, po pravilima škole, završni ispit sudjeluje dvostruko u završnim bodovima. 15 Označite čeliju J6 i njenu hvataljku za brzi unos povucite u čeliju J Označite čeliju Dl 7 i pomoću alata Insert Function unesite funkciju: AVERAGE(D6:D15). 17 Pomoću hvataljke za brzi unos kopirajte formulu u čeliji Dl 7 u sve čelije desno u tom redu do čelije J U čeliju Dl 8 unesite pomoću alata Insert Function: MAX(D6:D15) i kopirajte ju u raspon D18:J U čeliju Dl9 unesite pomoću alata Insert Function: MIN(D6:D15) i kopirajte ju u raspon D19:J Tako ste dobili rezultate kao na slici: Unos ugniježđenih funkcija pomoću čarobnjaka Pravila škole su: Ako učenik ima završnih srednjih bodova Prolazi s ocjenom kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 87

89 OS Klinča Sela > 89 Odličan' > 79 Vrlo dobar > 69 Dobar > 59 Dovoljan < 59 Nedovoljan Ako funkcija if ima argumente: IF(Logički test;istina;neistina) i ako u čeliju K6 počnete unositi formulu IF(J6>89;"Odličan"; Što ćete unijeti umjesto argumenta NEISTINA? Ponovo funkciju IF. To će biti ugniježđena funkcija druge razine. Konačno će formula u K6 izgledati ovako: IF(J6>89;"Odličan";IF(J6>79;"Vrlo dobar" ;IF(J6>69;"Dobar";IF(J6>59;"Dovoljan";"Nedovoljan")))) Ovu formulu jednostavno tipkajte u traku Formula Bar ili direktno u čeliju pa pritisnite Enter. 1 Označite čeliju K6 i tipkajte gornju formulu, pa pritisnite Enter. Formula je unijeta u čeliju K6, a rezultat formule za prvog studenta je "Vrlo dobar". 2 Kopirajte formulu u čelije K7:K15. Uspjeh studenata je kao na slici: Imenovanje raspona čelija 1 Označite raspon čelija K6:K15. 2 Pritisnite tipku miša u okvir za imena ili reference Name Box, a to je lijevi dio trake Formula Bar i tipkajte uspjeh 3 Pritisnite Enter: Tako ste rasponu K6:K15 dali ime "uspjeh", što će vam olakšati pravljenje kolovoz, 2005 created by dkuhar PaaeE

90 formula u kojima sudjeluje taj raspon čelija. Matrične (array) formule 1 Označite čeliju C21. Tipkajte formulu: SUM((uspjeh "Odličan")*l): Pritisnite CTRL+SHIFT+ENTER, jer napisanu formulu unosite kao matričnu. : Rezultat matrične formule je 2, a znak da je formula matrična su dvije vitičaste zagrade, koje je Excel upisao oko formule i po čemu se razlikuje matrična od obične formule: { SUM{(Uspjeh "Odličan )*1} Pomoću hvataljke za brzi unos, kopirajte formulu u čelije C22:C25: 4 Označite čeliju C22 i u formuli obrišite riječ Odličan i umjesto nje, tipkajte Vrlo dobar pod navodnim znakovima. 5 Pritisnite CTRL+SHIFT+ENTER. 6 Ponovite korake 4 i 5 za čelije C23, C24, C25 zamjenjujući riječ Odličan u formuli, s riječima Dobar, Dovoljan i Nedovoljan. 7 Konačna raspodjela uspjeha u razredu izgleda ovako: Tiskanje dijela lista Profesor tiska tablicu uspješnosti studenata i stavlja na oglasnu ploču. Kako bi diskrecija bila očuvana, u tablici nema stupaca s imenom i prezimenom studenta. Studenti znaju svoj ID (identifikacijski broj) i tako svaki pojedinac zna koji se red na njega odnosi. Profesor najprije sakrije stupce B i C, pa onda tiska raspon A6:K15. 1 Pritisnite tipku miša na birač stupca B i povucite pokazivač na birač stupca C i pustite tipku miša: 2 Format/Column/Hide: kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 89

91 3 Označite raspon A5:K15.' 4 File/Print/U dijalogu Print odaberite opciju Selection/OK: 5 Odaberite alat Preview. 6 Na tiskanom listu se vidi LD studenta ali ne i njegovo ime i prezime: 7 Odaberite tipku Close na traci alata Print Preview. 8 Označite stupce A:D povlačenjem preko birača stupaca A i D: 9 Format/Colurnn/Unhide: Svi se stupci opet vide. Zatvorite knjigu OCJENE.XLS, ali je spremite pod novim imenom, OCJENE1.XLS 10 File/Save As/U okvir File name tipkajte ocjenel 11 Pritisnite tipku miša na alat Favorites, As., na lijevon dijelu dijaloga Save kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 90

92 12 Pritisnite tipku miša dva puta na mapu My Documents. 13 Pritisnite tipku miša na alat Save. 14 File/Close. Isplativost investicija Menadžment firme "Brown" će razmatrati samo one projekte, čiji je IRR(internal rate return) veći od 13%. Imate 4 projekta i treba izračunati njihov IRR. 1 Otvorite datoteku INVEST. Alat Open/Disketni pogon A (prethodno ste stavili disketu, u disketni pogon A)/Mapa Excel lekcije/datoteka Invest/Alat Open. 2 Tipkajte u radni list ono što nedostaje da dobijete stanje kao na slici: kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 91

93 3 Označite A5. 4 Tipkajte Projekt 1, pa pritisnite Enter. 5 Ponovo označite A5. 6 Povucite hvataljku za brzi unos do čelije A8. 7 U čeliju C4 tipkajte 1 8 U čeliju D4 tipkajte 2 9 Označite raspon C4:D4. 10 Povucite hvataljku za brzi unos do čelije G4. 11 Nastavite unositi ostale brojeve, kao na gornjoj slici. 12 Označite B Insert/Name/Define/Tipkajte kamate u okvir Names In Workbook/OK. 14 U H5 unesite formulu: IRR(B5:G5;kamate) 15 Kopirajte formulu iz čelije H5 u čelije H6:H8 pomoću hvataljke za brzi' unos podataka. Dobili ste rezultate za IRR pojedinih projekata. 16 File/Save As/Mapa My Documents/Tipkajte ime investl/alat Save. 17 File/Close. Ako slijedeći dokument stavite na računalo u prijemnom dijelu banke i dozvolite da korisnici usluga banke tipkaju svoje podatke, pa kad vide koliko je štednja kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 92

94 učinkovita, možda ih stimulirate na štednju u vašoj banci. 1 Otvorite datoteku UŠTEDA. Radni list izgleda kao na slici:! Da biste lakše napravili formule, imenujte čelije koje će biti argumenti u tim formulama. Dajte imena prema slijedećoj tablici: Čeliji B2 B3 B4 B5 Imena dajte ili upisom u lijevi dio trake Formula Bar: Dajte ime Primanja Obrok Kamate Godine Npr., označite B2. Pritisnite tipku miša u okvir Name Box, na lijevoj strani trake Formula Bar. Tipkajte Primanja, pa pritisnite Enter. Gornje korake ponovite za ostale čelije. Ili preko Insert/Name/Define. Ako ste pogriješili i želite obrisati ime, to možete samo preko Insert/Name/Define/Označite ime/odabirom alata Delete obrišete to ime. 1 Dodijelite slijedeće formate slijedećim čelijama: Čeliji ili rasponu Dodijelite format Odabirom čelija B2 B3 B4 B5 Number/0 Currency Percentage Number/0 Format/Cells/Tabulator Number/Number/0 decimalnih mjesta/ok. Format/Cells/Tabulator Number/Currency/OK. Format/Cells/Tabulator Number/Percentage/2 decimalna mjesta/ok Format/Cells/Tabulator Number/Number i 0 kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 93

95 Osnove Ecel-a Čelija Vrsta podataka Način oblikovanja B6 Currency Format/Cells/Tabulator B Number/Currency/OK. R Format/Cells/Tabulator Ž B7 Number/0 Number/Number/0 E decimalnih mjesta/ok. I C7 Currency Format/Cells/Tabulator Number/Currency/OK. B10:C60 Currency Format/Cells/Tabulator B Number/Currency/OK. R BRŽE I LAKŠE: označavanje većeg raspona čelija povlačenjem zna biti nepraktično. Zato učinite ovako: Označite čeliju BIO. Pritisnite kombinaciju tipki na tipkovnici Ctrl+g. U dijalogu Go To tipkajte c60 u okvir Reference. Pritisnite tipku Shift na tipkovnici i ne puštajte pa odaberite tipku OK u dijalogu GoTo. 2 U formatirane čelije tipkajte vrijednosti prema tablici: U čeliju Tipkate Unos će biti prikazan u formatu B2 B3 B4 B ,00 Kn Ako se pojave znakovi ####, proširite stupac. 6,00% 3 U raspon čelija D10:D60 unesite brojeve 0,1,2, Najprije u DIO tipkajte 0. Zatim u Dl 1 tipkajte 1. Označite D10:Dll. Povucite hvataljku za brzi unos do D60. 4 U čeliju A10 unesite formulu: =Godine+D10, kao na slici: 45 kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 94

96 5 Pomoću hvataljke za brzi unos podataka kopirajte sadržaj čelije Al 0 u raspon All:A60. 6 U čeliju BIO unesite formulu: Primanja*Obrok* 12 7 Ako je stupac preuzak, pritisnite dva puta tipku miša na desni brid birača 8 Pomoću hvataljke za brzi unos podataka kopirajte sadržaj čelije B1O u raspon Bll:B60. 9 U čeliju C1O unesite formulu: =B10*(l+Kamate) 10 U čeliju Cll unesite formulu: =(Bll+C10)*(l+Kamate) 11 Pomoću hvataljke za brzi unos podataka kopirajte sadržaj čelije Cl1 u raspon C12:C Dva puta pritisnite tipku miša na desni brid birača stupca C, da se stupac proširi na mjeru najduže stavke. 13 Imenujte raspon A10:C60 tako da ga označite, pritisnite tipku miša u okvir Name Box u traci Formula Bar i tipkate Izvor, pa pritisnete Enter. 14 U čeliju B6 unesite formulu: =LOOKUP(55;Izvor) 15 U čeliji B7 tipkajte 60 kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 95

97 OS Klinča Sela 16 U čeliju C7 unesite formulu: =IF(B7<Godine;0;LOOKUP(B7;Izvor)): 17 Unosite druge vrijednosti u čelije B2:B5, B7, kako bi vidjeli koliko ćete uštedjeti. 18 File/Save As/Tipkajte ime Ustedal/Pronađite i otvorite mapu My Documents/Alat Save. Zaštita čelija Kako bi zaštitili ovaj list od slučajnog brisanja nekih vrijednosti, zaštitite sve čelije od neovlaštenog unosa osim onih u koje se unose ulazne vrijednosti, ovako: 1 Najprije označite čelije koje neće biti zaštićene, a to su B2:B5, B7. Diskontinuirani raspon čelija se označava tako da se označi prvi kontinuirani raspon čelija, zatim se drži pritisnuta tipka Ctrl i označavaju se svi sljedeći rasponi. 2 Format/Cells/Protection/Isključite birač Locked/OK. kolovoz, 2005 created by dkuhar PageE

98 3 4 Prijevod: "Čelije s uključenim biračem Locked ili Hidden neće biti niti zaključane niti sakrivene sve dok radni list nije zaštićen. Radni list se zaštićuje odabirom naredbe Tools/Protection/Odabirom Protect Sheet. Lozinku možete, a ne morate upisati." Odaberite naredbu Tools/Protection/Protect Sheet/OK. Označite npr. A2 i počnite nešto tipkati. Pojavi se obavijest: "Čelija ili graf kojima ste upravo pokušali promijeniti sadržaj su zaštićeni i prema tome "samo-za-čitanje" Kad želite promijeniti sadržaj zaštićenoj čeliji ili grafu, najprije sklonite zaštitu naredbom Unprotect Sheet (izbornik Tools, podizbornik Protection). Moguće je traženje tipkanja lozinke." 5 Odaberite OK. 6 Označite B2 i tipkajte 3 pa pritisnite Enter. Unos je moguć, jer ta čelija nije zaključana. 7 Otključajte list (skinite zaštitu) odabirom naredbe Tools/Protection/Unprotect Sheet. 8 Zatvorite dokument odabirom naredbe File/Close/Yes. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 97

99 1 Otvorite novi dokument odabirom alata New, na traci alata Standard. Alat New Istovremeni unos podataka u više listova 1 U novoj knjizi aktivan je list Sheetl. Knjiga se otvorila s 3 lista. 2 Vama sada treba 12 radnih listova. Nove radne listove možete dodati Tools/ Options/ Tabulator General: Otvorite novi dokument odabirom alata New, na traci alata Standard Pritisnite tipku miša na gumb da bi vidjeli Sheetl2. SHIFT+Pritisnite tipku miša na birač lista Sheetl2. Tako ste označili grupu listova Sheetl :Sheetl2, sve, kao na slici: 3 U čeliju Al tipkajte formulu: NOW(). Rezultat ove formule je današnji datum i sadašnje vrijeme: 4 U raspon A2:G2 unesite kao na slici: 5 Označite raspon B3:B33. 6 Format/Cells/Number/Date/* /OK, kao na slici: kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 98

100 OS Klinča Sela 7 Označite raspon C3:G33. 8 Format/Cells/Tabulator Number/Time/13:30/OK. 9 U čeliju G3 unesite formulu: 10 Kopirajte formulu iz G3 u raspon G4:G33 pomoću hvataljke za brzi unos podataka. 11 U čeliju H3 unesite formulu: =G3*24 12 Kopirajte formulu iz H3 u čelije H4:H33 pomoću hvataljke za brzi unos podataka. 13 Označite raspon G34:H Odaberite alat AutoSum Istovremeno su se unijele formule zbroja u obje čelije raspona G34:H34. kolovoz, 2005 created by dkuhar PageE

101 15 Označite raspon H3:H34 pa odaberite Format/Cells/Tabulator Number/i opcije kao na slici: 16 Odaberite OK. 17 U F34 tipkajte Ukupno sati:. ENTER. 18 Označite opet čeliju F34 i pritisnite tipku miša na alat desnog poravnanja na traci alata Formatting, Sve se ovo unijelo u svih 12 listova u grupi. Ovo je zajednički sadržaj za svih 12 mjeseci u godini. A sada još imenujte listove u Siječanj, Veljača itd. i imate listove pripremljene za svakodnevni unos vremena dolaska i odlaska s posla, s automatskim zbrajanjem na razini mjeseca. 19 Pritisnite desnu tipku miša na bilo koji birač stranica u grupi i u skraćenom izborniku odaberite naredbu Ungroup Sheets. 20 Aktivirajte list Sheetl (prvi list s lijeva) pritiskom tipke miša na birač lista Sheetl: 21 U čeliju B3 tipkajte Pritisnite Enter. 23 Označite čeliju B3, pa pomoću hvataljke za automatski unos, kopirajte do čelije B33. Niste zadovoljni s formatom datuma? 24 Označite raspon B3:B33. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page100

102 OS Klinča Sela 25 Pritisnite desnu tipku miša na raspon B3 :B U skraćenom izborniku odaberite Format Cells. 27 Odaberite tabulator Number, pa odaberite opcije kao na slici/ 28 Odaberite OK. Format datuma je sada l-sij Koji je to dan bio 1. siječnja 01? Pritisnite dva puta tipku miša na "sat" na desnom kraju trake Taskbar (ona traka na kojoj je alat Start). kolovoz, 2005 created by dkuhar Page101

103 "Okrenite" na siječanj i vidjet ćete daje to bio ponedjeljak. 30 Označite čeliju A3, pa tipkajte Ponedjeljak, Enter. 31 Ponovo označite A3, pa pomoću hvataljke za automatski unos, kopirajte do A Unesite podatke kao na slici: 33 Pritisnite desnu tipku miša na čeliju G34, pa u skraćenom izborniku odaberite naredbu Format Cells. 34 Odaberite opcije kao na slici: kolovoz, 2005 created by dkuhar Page102

104 Ako se u prijašnjem formatu nije vidio zbroj sati, sada se vidi. 35 Pritisnite desnu tipku miša na birač lista Sheetl i u skraćenom izborniku odaberite naredbu Rename. 36 Tipkajte Siječanj Nastavite imenovati listove u desno s Veljača, Ožujak... Prosinac. 38 File/Close/Yes/Tipkajte u okvir File Name vrijeme/otvorite mapu My Documents. 39 Odaberite alat Save. U formulama koristite operatore za specifikaciju operacije. Operatori mogu biti aritmetički, usporedni, tekstualni i referentni. Aritmetički operatori + Zbrajanje - Oduzimanje ili oznaka negativnog broja / Dijeljenje * Množenje % Postotak (postavljeno iza broja kao npr. 10%) Potenciranje 1 Otvorite novu knjigu. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page103

105 2 Tipkajte u Al npr. 4^2*4% Znak "^" ćete dobite ako pritisnete Alt+94 (lijevi Alt+94 na brojčanom dijelu tipkovnice). 3 Pritisnite ENTER. Rezultat je 0,64 jer je 4 na kvadrat jednako 16, a 16*0,04 je jednako 0,64. Usporedni operatori Uspoređuju dvije vrijednosti i proizvode logičku vrijednost TRUE ili FALSE. = Jednako > Veće od < Manje od >= Veće ili jednako od' < = Manje ili jednako od <> Nije jednako 4 U A2 tipkajte 50 i pritisnite ENTER. U B2 tipkajte formulu A2<30 i pritisnite ENTER. Rezultat je FALSE. Znak ">" tipkate: Alt+62 Znak "<" tipkate: Alt+60 Tekst operatori Spajaju dvije ili više tekstualnih vrijednosti u jednu kombiniranu tekstualnu vrijednost. & Spaja dvije tekstualne vrijednosti u jednu kontinuiranu tekstualnu vrijednost. 5 U A3 tipkajte Prvi kvartal. ENTER. 6 U B3 tipkajte formulu "Ukupni troškovi za "&A3. Pritisnite ENTER. Rezultat je "Ukupni troškovi za Prvi kvartal". Razmak je postignut jer ste iza riječi "za" pritisnuli razmaknicu i onda tipkali navodnike. O operatorima "reference" čitajte u nastavku. Redoslijed izvršavanja operacija Ako u jednoj formuli postoji više vrsta operatora ovim će se redoslijedom vršiti operacije: Operator Operator reference Opis - Negativan broj (npr. -2) % Postotak ^ Prije svih ostalih operatora Potenciranje * i / Množenje i dijeljenje + i - Zbrajanje i oduzimanje & Spajanje teksta <>< >=<> Usporedba kolovoz, 2005 created by dkuhar Page104

106 Ako formula sadrži operatore istog prioriteta, Excel ih računa po redu slijeva u desno. Ako želite zaobići prioritete kako su navedeni u gornjoj tablici, koristite zagrade. Excel računa najprije ono u zagradi pa onda dalje koristi rezultat te zagrade. Na znanje Ne upotrebljavajte zagrade za negativne brojeve. Npr. pišite 100*-10 i dobit ćete Kada tipkate desnu zagradu, Excel prikaže u boji lijevu zagradu koja joj je par. Kasnije, kad god prelazite točkom unosa preko desne zagrade, uključuje se boja lijeve parne zagrade. To je pomoć Excel-a vama u složenim formulama s puno zagrada. Prikaz formule na radnom listu Formula se uvijek vidi u traci Formula Bar a rezultat u čeliji radnog lista. Ali ako pritisnete tipke CTRL+' formula će se vidjeti i u čeliji radnog lista. To možete postići i odabirom Tools/Options/View/Označite birač Formulas u okviru Window Options. Odnosi se samo na aktivni list. Grješke Ako Excel ne može izračunati formulu, izbaci grešku Ova greška #DIV/0! #N/A #NAME? #NULL! #NUM! #REF! #VALUE! Znaci da formula dijeliš nula. odnosi se na vrijednost koje nema. sadrži ime koje Excel ne prepoznaje.' specificira nevažeću intersekciju dvaju područja.' koristi broj nepropisno. odnosi se na čeliju koja nije u redu. koristi neispravan argument ili operator. ##### rezultat je širi od stupca. Proširite stupac. Reference Pomoću referenci možete koristiti podatke iz različitih čelija i raspona u jednoj formuli i obratno, podatke iz jedne čelije u više formula. Reference identificiraju čeliju ili grupe čelija na radnom listu. Reference su bazirane na oznakama redova i stupaca u radnom listu. Zahvaljujući referencama Excel zna gdje će "pogledati". Postoje tri vrste referenci. To su relativne, apsolutne i mješovite reference reference,. Relativne reference Npr. Al. Kazuju Excel-u kako naći drugu čeliju počevši kolovoz, 2005 created by dkuhar Page105

107 od čelije koja sadrži formulu. Jednako je to instrukcijama koje ćete dati nekome kada vas u gradu pita kako doći do nekog objekta: "Ovom ulicom ravno, pa kod prvog semafora desno..." Apsolutne reference Npr. $A$1. Kazuje Excel-u točnu lokaciju. Ako ste nekome napisali adresu objekta "Vukovarska 105", to bi bila apsolutna referenca tog objekta. Mješovite reference Npr. u referenci A$l, stupac ima relativnu referencu a red apsolutnu, a u $A1 je obratno. Osim tipkanjem možete dobiti i pomoću tipke F4. Pozicionirajte točku unosa tik uz ili unutar reference i pritisnite tipku F4. Pritisnite F4 onoliko puta koliko je potrebno da dobijete željenu referencu. Operatori referenca Postoje tri operatora referenca: Raspon (dvije točke) A1:C1 Dvije reference povezane s dvije točke čine jednu referencu raspona čelija, tj. svih čelija unutar one dvije reference. Unija (zarez) A3,C3 Uključene su dvije reference. Presjek (razmaknica) A6:C6B5:B7 Uključene su samo zajedničke čelije dviju referenci. Reference u formulu unosite tipkanjem, a brži i lakši načinje povlačenjem preko čelija direktno u radnom listu, dok je točka unosa u traci Formula Bar. Na mjesto točke unosa Excel će upisati reference koje ste vi povukli ili označili na radnom listu. Označene čelije na radnom listu imaju pomični okvir, koji vam služi kao povratna vizualna informacija. Možete unositi reference čelija na istom listu, drugom listu u istoj knjizi, drugoj knjizi (o kanalnim vezama vidi kolovoz, 2005 created by dkuhar Page106

108 dalje). Reference možete tipkati malim ili velikim slovima. Bolje je malim, jer ih, nakon unosa, Excel pretvara u velika, a ako to ne učini znat ćete da ste učinili grešku u tipkanju. Reference drugih listova u knjizi Sintaksu za pisanje reference čelija s drugog lista u knjizi možete vidjeti na slijedećoj slici: Ime lista je uvijek apsolutna referenca. Referenca čelije može biti relativna, apsolutna ili mješovita. Uskličnik dijeli referencu lista od reference čelije. Referencu možete tipkati, ali isto tako i direktno označiti čeliju ili grupu čelija. Tipkajte znak u traci Formula Bar, pritisnite tipku miša na birač lista Sheet7, pritisnite tipku miša na čeliju A5 (ili daje trebalo označiti raspon čelija). Ako ime lista ima razmaknicu u sebi, referenca će izgledati ='Novi list'!d6. 3-D reference 3-D referenca je ona koja se odnosi na čelije iz dva ili više listova u knjizi. Npr. zbroj čelija u rasponovima Al :C3 na svim listovima od drugog do sedmog napisat ćete ovako: =SUM(Sheet2: Sheet7! $A$ 1: $C$3) Raspon listova je određen s dvije točke između imena listova. Unos 3-D referenci Gornji primjer 3-D reference, osim tipkanja, možete unijeti i ovako: 1 U novoj knjizi, na listu Sheetl označite čeliju Al. 2 Tipkajte =SUM( 3 Pritisnite tipku miša na birač lista Sheet2. 4 Pritisnite tipku SHIFT i ne puštajte dok pritiskate tipku miša na birač lista Sheet7. 5 Označite čelije koje želite uključiti, Al :C3. 6 Pritisnite tipku ENTER. 7 Označite grupu listova Sheet2:Sheet7 tako da pritisnite tipku miša na birač lista Sheet2, pritisnite tipku miša na SHIFT i držite pritisnuto dok kratko pritisnete tipku miša na birač lista Sheet7: kolovoz, 2005 created by dkuhar Page107

109 8 U raspon čelija Al :C3 na listu Sheet2 tipkajte sve 1, kao na slici: D Tako ste istovremeno unijeli broj 1 u sve čelije raspona A1:C3 na listovima Sheet2:Sheet7. 9 Pritisnite tipku miša na birač lista Sheetl i pogledajte rezultat formule u Al. Rezultat je 54. Zbroj u A1:C3 najednom listu je 9, puta 6 listova je D reference u formulama su pogodne za konsolidaciju podataka: zbroj iznosa računa, količine proizvoda itd.' Funkcije u kojima možete upotrijebiti 3-D reference su:' SUM MIN VAR COUNTA PRODUCT VARP AVERAGE STDEV COUNT MAX STDEVP VARA AVERAGEA MAXA MINA VARPA STDEVPA STDEVA 3-D reference ne možete koristiti u matričnim formulama i s presjekom (operatorom reference). Kako se odražava na 3-D reference umetanje i brisanje listova Ako umetnete list između listova Sheet2 i Sheet7, raspon Al :C3 umetnutog lista je uključen u formulu na listu Sheetl. Ako obrišete list Sheet3 ili premjestite izvan raspona Sheet2:Sheet7, onje isključen iz formule. Gore napisano vrijedi i za granične listove. Stil reference R1C1 Stil RICI je alternativa stilu Al. Napišite ove formule, pa odaberite naredbu da formule budu vidljive u čelijama radnog lista: Tools/Options/View/Uključite birač Formulas/OK. Nakon toga......odaberite stil reference RICI preko: Tools/Options/General/Uključite birač RICI. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 108

110 ...i vaše će reference sada biti u stilu RICI. Imena Ime je lako pamtljiva referenca čelije, raspona, vrijednosti ili formule. Slijedeće su prednosti imena: Svaka knjiga ima jedan komplet imena. Zato je pogodno sve povezane listove držati u jednoj knjizi. Isto ime ne možete dati na dva mjesta u knjizi, zato ono određuje apsolutnu referencu čelije ili grupe čelija u knjizi. Uz ime vam nije potrebno pisati reference listova. Možete dati i ime 3-D referenci. Sve rečeno za 3-D referencu vrijedi i za ime takve reference. Ime za 3-D referencu se daje samo preko naredbe Insert/Name/Define: Ime za 3-D referencu 1 U novoj knjizi odaberite Insert/Name/Define i u dijalog Define Name tipkajte u okvir Refers to Sheet2:Sheet7!$A$l:$C$3 i u okvir Names in workgroup tipkajte Troškovi, kao na slici: 2 Odaberite OK. 3 Pritisnite tipku miša na strelicu okvira Name Box u traci Formula Bar: kolovoz, 2005 created by dkuhar Page109

111 Nema imena Troškovi. 4 Odaberite Insert/Name/Define. U listi imena dijaloga Define Name imate ime Troškovi. Ime na razini knjige 1 Aktivan je list Sheetl. Označite Al. Pritisnite tipku miša u okvir Name Box trake Formula Bar i tipkajte ime Prihod, pa pritisnite Enter. 2 Ime Prihod je na razini knjige i upisano je u listu okvira Name Box u traci Formula Bar. Ako aktivirate bilo koji list u knjizi i pritisnite tipku miša na strelicu dolje okvira Name Box, u listi će pisati Prihod i ako odaberete to ime aktivirat ćete čeliju Al u listu Sheetl. Ime na razini lista 1 Odaberite list Sheet2 i u njemu raspon Al: A3. 2 Insert/Name/Define/Tipkajte kao na slici: 3 Odaberite OK. Dakle, u okvir Names in workgroup morali ste tipkati ispred imena i ime lista i uskličnik. Od sada, kad st e u bilo kojem listu osim listu Sheet2, ime Prihod odnosi se na Al na listu Sheetl, jer je to ime na razini knjige. Ako u formuli koristite ime na razini lista, a formula nije na listu Sheet2, morate pisati ime stranice i uskličnik ispred imena. Ako je formula na listu Sheet2, dovoljno je pisati Prihod u formulu. Znači, ime na razini lista je jače od imena na razini knjige samo na listu u kojem je ime dato. Na ostalim listovima jače je ime na razini knjige. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 110

112 Isto tako, ime na razini lista pojavljuje se u dijalogu Define Name samo kad je aktivan list u kojem je ime dato. Zahvaljujući gornjem, možete dati na svakom listu ime Prihod, ali s imenom lista i uskličnikom ispred. To je važno, jer nije svejedno koja imena dajete. Ako su imena nesuvisla nećete ih niti upamtiti, a ona imaju za cilj olakšati vam pisanje formula po smislu. Tako možete imenovati listove Siječanj, Veljača, Ožujak itd. Na svakom od tih listova ako imate podatke o prihodima, možete imenovati čeliju ili grupu čelija sa Siječanj!Prihod, VeljačalPrihod, OžujaklPrihod itd. Ako vas zanima prihod u I kvartalu, napisat ćete formulu: SUM(Siječanj!Prihod;Veljača!Prihod;Ožujak!Prihod), na bilo kojem listu u knjizi. Ime možete koristiti u svim prilikama u kojim i regularne reference. Iz gornjih primjera je očito daje u formulama lakše koristiti imena nego reference stila Al. Lakše je upamtiti i napisati formulu: Prihod-Trošak nego H14-G23. Ako mijenjate strukturu vašeg lista, mijenjate reference imena, to ćete učiniti samo najednom mjestu za svako ime i podaci će se ažurirati automatski. Možete brzo učitati ime u formulu pomoću liste imena okvira Name Box u traci Formula Bar. Excel će vam automatski pridodati imena čelijama na bazi naziva stupaca i redova: 1 Unesite podatke u novu knjigu kao na slici: Ali ako znate da je formula za izračunavanje obroka, PMT(Kamate;Broj_mjeseci;Iznos_kredita), onda vam je lakše bilo dati čelijama B3, B4 i B5 imena i napraviti formulu kao na slici: Najprije ste morali imenovati čelije B3, B4 i B5 ovako: 2 Označite raspon A3:B5. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 111

113 3 Insert/Name/Create. 4 U dijalogu Create Name označite birač Left Column. 5 Odaberite OK. 6 Pritisnite tipku miša na strelicu dolje okvira Name Box trake Formula Bar. Broj_m.jeseci lznos_kredita Kamate Ono što piše u rasponu A3 :A5 sada su imena čelija B3:B5. 7 Označite čeliju B1 i tipkajte PMT( 8 Insert/Name/Paste. U listi odaberete ime Kamate/OK i ono se upiše u formulu. 9 Tipkajte točku zarez ";" pa ponovite korak 8 za ime Brojmjeseci, tipkajte točku zarez ";" 10 Ponovite korak 8 za ime Iznoskredita i pritisnete ENTER. Možete promijeniti sve reference na listu s imenom: 11 Tipkajte u B7: B3 12 Pritisnite ENTER. Dobili ste kao rezultat 8%. 13 Označite ponovo B7.' 14 Insert/Name/Apply/ 15 Odaberite OK. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page112

114 U čeliji B7 sada je formula Kamate. Možete redefinirati bilo reference ili formulu imena, i na taj način redefinirati automatski sve formule u kojima se pojavljuje to ime. Pravila za ime Prvi znak u imenu mora biti slovo ili znak "_". Razmaknica nije dozvoljena. Dobro će poslužiti znak "_" ili točka "." kao veznik riječi. Ime može imati 255 znakova. Možete koristiti mala ili velika slova. Excel ih upisuje točno kako pišete. Međutim, u formuli mu je svejedno kako ste ih napisali. Ipak možete i tu imati kontrolu ako ste ime kreirali s prvim slovom velikim ostalim malim, a u formulu pišete sve malim ili sve velikim, Excel će ih automatski vratiti u oblik prvo slovo veliko, ostala mala. Ako to ne učini, pogrešno ste tipkali. Reference presjeka raspona Operator koji definira presjek dvaju raspona je razmaknica. Imena i ovdje puno olakšavaju. U slijedećem primjeru imena su korištena u tri formule. Svaka koristi presjek drukčije. 1 Unesite u novi list nove knjige podatke kao na slici: 3 Insert/Name/Create: kolovoz, 2005 created by dkuhar Page113

115 Upravo i želite dati imena iz gornjeg reda i lijevog stupca raspona. 4 Odaberite OK. 5 Unesite formule kao na slici: Implicitni presjek U rasponu B2:D4, imena redova su Prihod, Rashod i Dobit, a imena stupaca Siječanj, Veljača i Ožujak. U red B4:D4 ste napisali istu formulu u sve tri čelije toga reda: Prihod-Rashod, ali je Excel u čeliji B4 računao B2-B3, u C4, C2-C3 i u D4, D2-D3. Dakle, samim tim što ste formulu upisali u stupac Siječanj, Veljaču ili Ožujak, odredili ste o kojem će se presjeku raditi, pa ste mogli koristiti implicitna imena, a ne explicitna za čelije B2, B3, C2, C3, D2, D3. Ako je formula u stupcu Siječanj radi se o presjeku redova Prihod i Rashod sa stupcem Siječanj itd. To je implicitni presjek. Određenje dakle lokacijom formule. U čeliji A6 ste napisali formulu Ožujak Rashod. Tu ste koristili razmaknicu kao operator presjeka. Upotrijebili ste eksplicitno ime raspona koji je presjek raspona. Rezultat je čelija D3 jer je ona presjek raspona Ožujak i Rashod. U B6 ste upisali formulu: Dobit*50%. Excel gleda u isti red i u isti stupac u kojem je čelija B6 i ako naiđe na čeliju koja pripada rasponu Dobit, njen sadržaj uključi u formulu. U vašem slučaju je to čelija B4. Na znanje Niti implicitan, niti eksplicitan presjek se ne mogu koristiti s 3-D imenima. Imenovanje formula i konstanti Formulu ili konstantu koja se javlja na puno mjesta u radnom listu, možete imenovati direktno. Nije potrebno upisati ih u čeliju radnog lista pa tu čeliju imenovati. Ako npr. u radnom listu postoji ime Kamata, a formuli Kamata/12 želite dati kolovoz, 2005 created by dkuhar Page114

116 ime Mjesečna_kamata, učinite: 1 Insert/Name/Define i u dijalogu Define Name tipkajte kao na slici: 2 Odaberite OK. Ili, želite dati ime porezu na promet od 10%: 3 Insert/Name/Define i u dijalogu Define Name tipkajte kao na slici: 4 Odaberite OK. Ime dinamičkog raspona Zahvaljujući mogućnosti imenovanja formula i konstanti, možete imenovati i formulu koja definira dinamički raspon čelija. Napravili ste jednu tablicu s podacima. Napravili ste i njen graf. Kasnije ste dodali nekoliko redova u tablicu. Da lije automatski i graf prikazao te nove redove u tablici? Je, samo u slučaju ako ste taj raspon imenovali kao dinamički raspon. U suprotnom ćete svaki put morati ručno mijenjati reference raspona. Da ne bi morali stalno mijenjati reference raspona, Excel ima izvanredne mogućnosti imenovanja takovog promjenljivog ili dinamičkog raspona. 1 Otvorite novu knjigu pritiskom na alat New. 2 Na radnom listu Sheetl napravite slijedeću tablicu i graf na osnovu te tablice: : kolovoz, 2005 created by dkuhar Page115

117 Pritisnite tipku miša dva puta na podatkovnu seriju i serija će biti označena a u traci Formula Bar će pisati formula te serije: SERIES(Sheetl!$B$l;Sheetl!$A$2:$A$4;Sheetl!$B$2:$B$4;l). Iz formule je vidljivo da se podaci za os X nalaze u rasponu čelija A2: A4, a podaci za os Y nalaze u rasponu B2:B4. Podatak za naslov grafa, nalazi se u čeliji BI. Ako u vašu tablicu dodate novu stavku, morat ćete ručno mijenjati raspone čelija u A2:A5 i B2:B5. Tamo gdje često mijenjate podatke, da ne bi radi toga morali stalno praviti novi graf tj. ručno mijenjati reference raspona izvornih podataka, ispišite imena dinamičkih raspona: Ime OsX OsY dinamičkog raspona čelija OFFSET(Sheetl!$A$2;0;0;COUNTA(Sheetl!$A:$A)-l;l) OFFSET(Sheetl!$B$2;0;0;COUNTA(Sheetl!$B:$B)-l;l) Rezultat funkcije Offset je referenca raspona. Argumenti funkcije OFFSET su: OFFSET(referenca;redovi;stupci;visina;širina). Argument "referenca" u našem primjeru, za os X, je Sheetl!$A$2. Argumenti kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 116

118 "redovi" i "stupci" su brojevi koji određuju gornji lijevi kut raspona u odnosu na argument "referenca". Pošto su ta dva argumenta "0", znači da naš raspon počinje u čeliji A2. Argument "visina" određuje visinu raspona određenu brojem redova. U našem primjeru je visina raspona određena funkcijom COUNTA. Funkcija COUNTAbroji samo čelije s podacima. Dakle COUNTA(Sheetl!$A:$A)-l znači one čelije u stupcu A, koje imaju podatke (koje nisu prazne) minus 1, što se odnosi na prvi red, tj. čeliju Al u kojoj je naslov toga stupca. Dakle upravo ovaj argument daje dinamiku, promjenljivost, raspona čelija. Posljednji argument "širina" je 1, tj. raspon se sastoji od jednog stupca. 1 Formulu podatkovne serije prepravite sada u traci Formula Bar u oblik: SERIES(Sheet1!$BS1 ;Book5!OsX;Book5! QsY;1) Vi ćete upisati trenutni naziv vaše radne knjige. U mom slučaju je Book5. Kada pohranite dokument i dadete mu ime, automatski će se i u formuli naziv Book5 zamijeniti novim imenom. Pritisnite Enter. Pohranite radnu knjigu pomoću naredbe File/Save. Dajte ime "Dinamicki raspon". Pritisnite Enter. U A5 tipkajte Access, pa pritisnite Enter. U B5 tipkajte 15, pa pritisnite Enter. Graf je automatski prikazao novu stavku. Pogledajte traku Formula Bar kada označite markere podatkovne serije (stupce u grafu). SERIES(Sheet1!$B$1 ;'Dinarnicki raspon.xls 1! QsX;'Dinamički raspon.xls'!qsy;1) Između formule u jednoj knjizi i podataka u drugim knjigama možete uspostaviti dinamičku kanalnu vezu. Svaka promjena podataka u izvornim knjigama, automatski će se odraziti na formulu u knjizi. Vanjske reference ime ili referenca čelije ili raspona čelija u vanjskoj knjizi. Ovisna knjiga ona koja ima kanale prema izvornim knjigama pa tako ovisi o podacima u tim knjigama. Izvorna knjiga je knjiga koja je izvor informacija za formulu u nekim vanjskim referencama. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page117

119 Razlika između onog što vidite i stvarno pohranjene vrijednosti u čeliji Excel pohranjuje vrijednosti s 15 brojevnih mjesta točnosti. To se zovepuna preciznost. Međutim, kako vi vidite taj broj ovisi o formatu čelije u kojoj se nalazi. Format ove čelije je Currencv. Stvarna pohranjena vrijednost. U računanju, Excel uvijek koristi stvarnu pohranjenu vrijednost, bez obzira kako je čelija formatirana. To onda dovodi do "netočnih" rezultata "na papiru". Zato knjigovođe moraju računati s prikazanom, a ne stvarnom pohranjenom, vrijednošću. Računanje s prikazanom vrijednošću Gore rečeno je predzadano (default). Ako prikažete broj s manje decimalnih mjesta nego ih on stvarno ima, Excel zaokruži prikazani broj. Prikazani broj je tada neprecizan. Pošto Excel računa sa stvarnim pohranjenim brojem, to se rezultat ne mora poklapati u odnosu na prikazane brojeve. U poslovnim izvješćima, u knjigovodstvu i slično to ne može biti. U tim dokumentima rezultat neke formule mora odgovarati tiskanim tj. prikazanim brojkama. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 118

120 Excel je izbacio daje 6,12+6,12 12,25 jer je zbrajao stvarne vrijednosti 6,123+6,123 a rezultat je zaokružena vrijednost od stvarne vrijednosti 12,246. Ako želite da Excel računa na bazi prikazane vrijednosti, a ne stvarno pohranjene: 1 Tools/Options/Tabulator Calculation: uključite birač Precision As Displayed/OK. "Podaci će trajno izgubiti točnost". Excel vam želi reći da ako se kasnije želite vratiti na točne vrijednosti, nećete ih dobiti. Odaberite OK. Podaci na vašem listu sada izgledaju: Zbroj vrijednosti u čelijama B4+B5 jednak je 12,24 i kao takav je u skladu s prikazanim vrijednostima. Koraci 1 i 2: djeluju na sve listove u aktivnoj knjizi. ne utječu na format General koji se uvijek računa punom preciznošću. usporavaju računanje jer sad Excel ima dodatni posao zaokruživanja vrijednosti s kojima računa. kolovoz, 2005 created by dkuhar Paae 119

121 Izrada grafa Sve podatke koje možete unijeti na radni list brzo, uz pomoć Čarobnjaka za grafove, možete prikazati i grafički. Taj graf možete pozicionirati bilo gdje na istom radnom listu s podacima ili na poseban list. Kada je na istom listu s podacima, naziva se ugniježđeni (embeđđeđ) graf. Kada je na posebnom listu, to je list za graf. I jedan i drugi graf su vezani kanalnom vezom s izvornom listom podataka. Menadžer izdavačke kuće Mariva želi grafički vidjeti troškove knjižare Split u siječnju 1998 Napravite svoj prvi ugniježđeni (embedded) graf 1 Odaberite alat Open ili naredbu File/Open. Odaberite disketni pogon A, u kojeg ste prethodno stavili disketu s mapom Excel. Otvorite mapu Excel lekcije. Označite datoteku SPLIT. Odaberite Open. lista, označite 50%. 2 Pritisnite tipku miša na strelicu dolje okvira za povećanje / smanjenje radnog Zoom Control Box, na traci alata Standard i Lista na radnom listu je sada manja ali se cijela vidi na ekranu. Imate bolji pregled slijedećeg rada. Označite raspon A3:B11. Kako se označava raspon čelija na radnom listu pročitajte u osnovama. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page120

122 4 Pritisnite tipku miša na alat Čarobnjak za grafove (ChartWizard), Mi, na traci alata Standard. Otvorio se dijalog Chart Wizard - Step 1 of 4 - Chart Type, kao na slici dolje: U gornjem dijalogu birate tip grafa. Odaberite kao na slici gore. 5 Odaberite Next. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page121

123 U gornjem dijalogu možete promijeniti raspon čelija u vašoj tablici troškova. : Ako je sve u redu: 6 Odaberite Next. kolovoz, 2005 created by dkuhar Paae122

124 Osnove Excei-a 7 Ispunite kao na slici gore. 8 Odaberite Next. 9 Odaberite kao na slici gore. 10 Odaberite Finish. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page123

125 OS Klinča Sela Osnove Excei-a NAPOMENA POČETNICIMA Označili ste graf, a trake alata Chart nema na ekranu. Što ćete učiniti? Kao prvo možete i bez nje, tu je izbornik Chart sa svojim naredbama i on vam se neće nikada sakriti kad je označen graf. Drugo: možete pritisnuti desnu tipku bilo gdje na vidljive trake alata, pa u skraćenom izborniku odabrati Chart. Ako je već "odabrana", a vi ju ipak ne vidite? Tada je na desnom kraju ekrana, gurnuta "izvan" ekrana od neke druge trake alata. Pritisnite tipku miša na njen vidljivi dio i povucite prema sredini ekrana. Označavanje grafa Graf je dodan na radni list, ispod liste podataka. Oko njega je okvir s 8 crnih kvadrata. To znači daje graf označen. Kad je graf označen, na ekranu je vidljiva traka alata Chart. Vježbajte označavanje okvira grafa i pojedinih njegovih dijelova. Pritisnite tipku izvan grafa i graf više nije označen. Pozicionirajte pokazivač na rub grafa. Kad se preoblikuje u strelicu nagnutu u lijevo, pritisnite tipku miša. Graf je označen - na traci alata Chart u okviru Chart objects piše Chart Area. Označili ste Value Axis Major Gridlines. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page124

126 OS Klinča Sela 3 Pritisnite tipku miša na jedan od "stupova" grafa. Označili ste Series "Siječanj". 4 Kad je pokazivač u obliku strelice nagnute u lijevo, pritisnite tipku miša na Chart Area, ne puštajte i povlačite po želji. Tako premještate cijeli graf. 5 Ako gornje učinite iznad Plot Area, pomicat ćete samo Plot Area. Iz gornjih koraka ste vidjeli kako najlakše upoznati pojedine dijelove grafa te naučiti njihove engleske nazive. Rezime - dijelovi grafa i engleski nazivi istih te najlakši način označavanja tih dijelova 1 Pritisnite tipku miša na okvir Chart Objects na traci alata Chart: 2 Otvorila se lista engleskih naziva svih dijelova grafa. Odaberite redom i vidite što će biti označeno. Radi čega označavate dijelove grafa - radi formatiranja istih 1 Na traci alata Chart, u okviru Chart Objects, odaberite element Series "Siječanj". 2 Pritisnite tipku na traci alata Chart: kolovoz, 2005 created by dkuhar Page125

127 OS Klinča Sela 3 OdaberiteFillEffects... 4 Odaberite tabulator Texture: kolovoz, 2005 created by dkuhar Page126

128 5 Odaberite ispunu White marble. 6 OK. OK. Podatkovna serija ima sada ispunu bijelog mramora. Na gore opisani način možete napraviti različite izmjene na svim dijelovima grafa. Preko okvira Chart Objects, trake alata Chart, odaberete željeni dio, a onda pritisnite tipku miša na alat Format... ( i otvorit će se dijalog s jednim ili više tabulatora (poddijaloga), preko kojih možete formatirati taj dio. Ostali alati na traci alata Chart 1 Označite Chart Area. 2 Odaberite strelicu dolje alata Chart Type odaberite željeni tip grafa. pa u otvorenom izborniku 3 Odaberite alat Legend Pomoću ovog alata "uključujete" ili "isključujete" legendu iz grafa. 4 Odaberite alat Data Table Pomoću ovog alata "uključujete" ili "isključujete" tablicu u grafu. 5 Odaberite naizmjence tipke by Row i by Column Promatrajte promjene na grafu. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page127

129 Alati će djelovati na kut ispisa nekog teksta u grafu. Da bi one mogle biti uključene, morate označiti neki tekst u grafu. BRŽE: Do dijaloga za formatiranje možete i brže doći: dva puta pritisnite tipku miša na objekt kojeg želite formatirati ili... Pritisnite desnu tipku miša na objekt pa odaberite naredbu u skraćenom izborniku. Povećanje grafa 1 Označite graf 2 Pozicionirajte pokazivač na srednji crni kvadrat desne crte okvira grafa. Kada se pokazivač preoblikuje u dvostranu strelicu, pritisnite tipku miša i povucite u desno do stupca N i pustite. Sada je graf dovoljno širok. Brisanje grafa 1 Označite graf 2 Pritisnite tipku Delete. Ili naredbu Edit/Clear/All, ili Clear u skraćenom izborniku. Graf je obrisan. 3 File/Close/No. Kreiranje grafa na posebnom listu Kreiranje posebnog grafovog lista radi se ovako. Označite raspon podataka na radnom listu čiji graf želite. Odaberite alat Chart Wizard. U četvrtom dijalogu čarobnjaka odaberite opciju As new sheet: kolovoz, 2005 created by dkuhar Page128

130 pa odaberite Finish. Brzo kreiranje grafa na posebnom listu 1 Odaberite alat Open ili naredbu File/Open. Označite datoteku SPLIT. Odaberite alat Open. 2 Označite raspon A3:B11. Kako se označava raspon čelija na radnom listu pročitajte u osnovama. 3 Pritisnite tipku Fll. Na ekranu je gotovi graf, na posebnom listu, lijevo do lista s podacima. List je imenovan Chartl. Kreiranje ne kontinuiranog raspona Menadžer Marive želi sada vidjeti graf stupca UKUPNO, za cijelu Dakle, raspon podataka će se sastojati od dva raspona: prvog koji će obuhvatiti naslove troškova u stupcu A i drugi koji će obuhvatiti ukupne iznose tih troškova u stupcu N zajedno s nazivom toga stupca, "Ukupno". Pazite Označit ćete raspon N3:N11. Ali, morate onda isti, paralelni i jednako dugi raspon označiti i u stupcu A, dakle A3:A11, bez obzira što u A3 nema nikakvog podatka. Pritisnite tipku miša na birač lista Split. Označite raspon čelija A3:A11. Pritisnite tipku CTRL, držite ju pritisnutu pa ozna čite raspon čelija N3:N11. Pustite tipku miša pa tipku CTRL. Dobili ste diskontinui rani raspon čelija kao na slici: Sada možete odabrati alat Čarobnjaka za grafove i proći kroz četiri dijaloga, ili pritisnuti tipku Fl 1 i skraćenim putem dobiti graf na posebnom listu, lijevo do ovog lista s podacima. 4 Pritisnite tipku Fll. Graf, na posebnom listu je ispred vas na ekranu. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page129

131 Vama za vježbu Menadžer firme Mariva ovako razmišlja: troškovi plaća djelatnicima su puno veći od ostalih troškova, a na plaće ionako ne mogu djelovati. Izbacit ću plaće iz grafa, kako bi mogao analizirati ostale troškove. Kako bi vi takav graf napravili? Rješenje Pritisnite tipku miša na birač lista Split. Označite diskontinuirani raspon čelija: A3:A6, A8:A11, N3:N6, N8:N11. Dobili ste raspon (ove) kao na slici: Pritisnite Fl 1. Dobili ste novi list s grafom, na kojem su ostali troškovi došli do izražaja. Označavanje dijelova grafa s tipkovnicom Mišem morate aktivirati graf. Označiti pojedine dijelove na aktivnom grafu možete i kursorskim tipkama na tipkovnici. Isprobajte. 1 Pritisnite nekoliko puta kursorsku tipku strelica desno. 2 Pritisnite nekoliko puta kursorsku tipku strelica lijevo. 3 Pritisnite nekoliko puta kursorsku tipku strelica gore. 4 Pritisnite nekoliko puta kursorsku tipku strelica dolje. Sami zaključite kojim redoslijedom označavaju kursorske tipke lijevo i desno, a kojim gore i dolje. Prekid oznaka Skidanje oznake s dijela grafa ili cijelog grafa možete obaviti pritiskom na tipku ESC. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page130

132 Tipovi grafa Excel vam nudi nekoliko desetaka tipova grafa. Svaki od tih tipova ima više podtipova. Izbor je velik i pokriva potrebe svih struka. Na vama je da odaberete tip koji će najbolje istaknuti upravo ono što želite u vašoj prezentaciji ili analizi. 1 Odaberite alat Open ili naredbu File/Open. Označite datoteku SPLIT, u mapi Excel lekcije, na disketi u pogonu A. Odaberite alat Open. Označite diskontinuirani raspon A3:M6, A8:M11. Vidite gore kako se to radi. Dobit ćete oznake kao na slici: 2 Pritisnite tipku miša na alat čarobnjaka za grafove, pa napravite slijedeći graf, ispod vaše tablice: Tip grafa Area Chart Prostorni grafje pogodan za prikaz međusobnog odnosa serije podataka u nekom periodu, a s jasnim pregledom njihovog zbroja u svakom trenutku. Označite graf/izbornik Chart/naredba Chart Type/Odaberite Area/Odaberite podtip po želji/ok: kolovoz, 2005 created by dkuhar Page131

133 Tip grafa Bar Chart Označite graf/izbornik Chart/naredba Chart Type/Odaberite Bar/Odaberite podtip/ok: Tip grafa Bar je okrenuti graf Column za 90 stupnjeva. Vrijednosna os je sada vodoravna, a vremenska je okomita. Gornji graf je tip Bar, ali podtip "stacked". Taj podtip je takav kao da ste tip Area okrenuli za 90 stupnjeva i izrezali na vodoravne kriške. Tu se vide međusobni odnosi iznosa u točno određenim vremenskim segmentima. Tip grafa Line Označite graf/izbornik Chart/naredba Chart Type/Odaberite Line/Odaberite podtip po želji/ok: kolovoz, 2005 created by dkuhar Page132

134 Linijsku graf kao i prostorni (Area) daje kontinuirani pregled vrijednosti za cijeli vremenski interval. High-Low-Close i Open-High-Low-Close High-Low-Close i Open-High-Low-Close su podtipovi linijskog grafa tj. «stock» tipa grafa.da bi napravili ove grafove, moraju i podaci u listi biti strukturirani na određeni način. Imate npr. slijedeću listu stanja na burzi: Napravite i vi listu kao na gornjoj slici na listu nove knjige. Zatim označite raspon Al :D5 i pritis nite tipku miša na alat čarobnjaka za graf. U dijalogu odaberite tip grafa Stock, a podtip High-Low-Close. Finish. Dobili ste graf kao na slici: kolovoz, 2005 created by dkuhar Page133

135 Za graf Open-High-Low-Close potrebna su 4 podatkovna stupca u listi: Open (otvoreno)-high (najviše)-low (najniže)-close (zatvoreno). Stupci moraju biti poredani upravo tim redom kako je i ispisan naziv tih podtipova. Tip grafa Pie Chart Sheetl / Sheet2 / Sheet3 Označite graf/izbornik Chart/Naredba Chart Type/Tip graf Pie/Podtip po vašoj želji/ok: Tip grafa Pie može prikazati samo jednu seriju podataka. Kada, kao sada u vašem slučaju, postojeći graf ima više serija podataka i vi mu dadete format grafa Pie, na nastalom grafu Pie imat ćete samo jednu seriju podataka. O tome vodite računa kod odabira ovog grafa. Graf je čest jer je pogodan za usporedbe segmenata iste serije podataka. Mogućnost prikaza % mu još više diže cijenu. Pritisnite desnu tipku miša na podatke Pošta u torti. U skraćenom izborniku kolovoz, 2005 created by dkuhar Page134

136 odaberite Format Data Series/Odaberite Data Labels kao na slici dolje: Tip grafa Doughnut Označite graf/izbornik Chart/Naredba Chart Type/Tip graf Doughnut/Podtip po vašoj želji/ok: kolovoz, 2005 created by dkuhar Page135

137 Ovaj tip grafa je Pie graf za više serija podataka odjednom. Dakle, u vašem slučaju kada imate 7 serija podataka, a želite Pie graf za svih 7 serija podataka, odabrat ćete tip Doughnut. Tip grafa Radar Označite graf/izbornik Chart/Naredba Chart Type/Tip graf Radar/Podtip po vašoj želji/ok: Ovaj tip grafa prikazuje promjene serije podataka u odnosu prema centralnoj točki i u međusobnom odnosu jedne serije podataka prema drugim serijama podataka. Trake povezuju točke iste serije. Svaka kategorija ima svoju vrijednosnu os, radijalno položenu prema centru. Tip grafa XY (Scatter) Označite graf/izbornik Chart/Naredba Chart Type/Tip graf XY (Scatter), /Podtip po vašoj želji/ok: kolovoz, 2005 created by dkuhar Page136

138 Ovaj graf prikazuje dva brojeva niza kao jednu seriju podataka. Vidite gore, na x osi ne pišu imena mjeseci nego brojke (2, 4, 6 itd do 12). Na osi y su i bile brojke pa su i sada. Točke grafa su određene koordinatama XY. Ovaj tip grafa je pogodan za naučne podatke. Na znanje Točke u grafu XY možete povezati crtom. Označite seriju podataka pa u skraćenom izborniku odaberite naredbu Format Data Series ili još brže, dva puta pritisnite tipku miša na seriju podataka i dijalog Format Data Series će biti otvoren. U kartici Patterns specificirajte crtu u okviru Line. Tip grafa 3-D Area Označite graf/izbornik Chart/Naredba Chart Type/Tip graf Area /Podtip 3-D/OK: Prikazuje 3-D pogled na tip grafa area. Vrijednosna os je uvijek z-os. XY osi imaju, jedna mjesece a druga kategorije. Legenda je u gornjem podtipu 3-D Area grafa i suvišna. Tip grafa 3-D Bar Označite graf/izbornik Chart/Naredba Chart Type/Tip graf Bar/Podtip 3-D/OK: kolovoz, 2005 created by dkuhar Page137

139 Ovo je trodimenzionalna verzija grafa tip Bar. Tip grafa 3-D Column Označite graf/izbornik Chart/Naredba Chart Type/Tip graf Column/Podtip 3- D/OK: Ovo je trodimenzionalna verzija stupčastog grafa, preciznije verzija "3-D perspektiva". Tip grafa 3-D Line Označite graf/izbornik Chart/Naredba Chart Type/Tip graf Line/Podtip 3-D/OK/ Ovdje su trake prikazane kao trake. Trodimenzionalna verzija trakskog grafa. Tip grafa 3-D Pie kolovoz, 2005 created by dkuhar Page138

140 Označite graf/izbornik Chart/Naredba Chart Type/Tip graf Pie/Podtip 3-D/OK: Chart Area Trodimenzionalna verzija Pie grafa. Ovaj graf može prikazati samo jednu seriju podataka. Tip grafa 3-D Surface Označite graf/izbornik Chart/Naredba Chart Type/Tip graf Surface/Podtip 3D/0K: Chart Area 1 5CC KrVl KO JCCOKfVlC*CO 2 9MKO-ICO0I 2 OOO KH-? TOJ I Krv? 000 I D1 000 Kn-1 500! OKn Kr Površinski 3-D graf je tip grafa pogodan za topografiju. Boja ovdje nije pridodana seriji podataka nego dijapazonu iznosa podataka bez obzira kojim serijama podataka pripadali. Pogledajte legendu. Varijanta površinskog grafa bez boja, samo crte izgleda ovako: ili podtip "pogled odozgo": kolovoz, 2005 created by dkuhar Page139

141 OKfviJOOOltn I S 3 ili podtip "pogled odozgo, bez boja, samo crte (kote)": Tip grafa Pvramid Označite graf/izbornik Chart/Naredba Chart Type/Tip graf Pyramid/Podtip 3D/0K: Kombinacija više tipova grafa Označite graf/izbornik Chart/Naredba Chart Type/Tabulator Custom Types/Tip Line- Column/OK: kolovoz, 2005 created by dkuhar Page140

142 To je brzi način preinake postojećeg grafa. Na gornjoj slici, tri serije podataka su sada trakski grafovi, a 4 serije podataka stupčani grafovi. Tako su nastale grupe tipova grafa najednom grafičkom prikazu. Ako sada želite osobno kreirati treći tip grafa nad samo jednom serijom podataka, učinite to ovako: 1 Označite seriju podataka, npr. prvi stupčani marker slijeva. 2 Odaberite naredbu Chart/Chart Type/Odaberite željeni tip. Kreiranje slikovnih markera u grafu 1 Pritisnite desnu tipku miša na jedan stupac u grafu/u skraćenom izborniku Format Data Series/Patterns/Fill Effects/Picture/Select Picture/Otvorite mapu Excel lekcije na disketi uz knjigu/označite Graphicl.GIF/OK/Na tabulatoru Picture odaberite Format Stack/OK/OK. Upozorenje. Ako vam je slika grafa presitna i ne vidite detalje, deaktivirajte graf (pritisnite tipku miša izvan grafa, na radni list) i u okviru Zoom na traci alata Standard odaberite povećanje 200%. Kada ste pogledali, vratite povećanje na 40% i nastavite rad. Opcija Stack and Scale na tabulatoru Picture vam omogućava tipkanje broja jedinica koliko će vrijediti jedna slika u grafu. Brisanje slika iz podatkovnih markera 1 Označite seriju podataka kojoj želite skinuti slike. Odaberite naredbu Edit/Clear/Formats. Posljednja verzija slika je obrisana. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page141

143 Trend 1 Pritisnite desnu tipku miša na neki stupac. 2 Naredba Add Trendline. 3 U okviru Based on series odaberite Telefon. 4 Tabulator Options, pa odaberite kao na slici dolje:' 5 OK. Pozeljnoje odabrati tip trenda onaj koji će imati R 2 najveći. U gornjem primjeru, linearni trend ima R 2 0, Označite crtu trenda, pa pritisnite Delete. 7 Odaberite logaritamski trend, a ostale uvjete iste. Sada je R 2 0,825 kolovoz, 2005 created by dkuhar Page142

144 OS Klinča Sela Zadaci iz formatiranja grafa: Napravite grafove kao na slici dolje. D Siječanj Veljača D Ožujak Ožujak Vfeljača Siječanj JS Ožujak Vfeljača Siječanj kolovoz, 2005 created by dkuhar Page143

145 Stoje lista podataka? Lista je jedan od načina kako možete upisivati podatke na radni list. To je niz redova koji imaju slične zapise. Npr. u listu možete unositi račune, popis klijenata, inventurnu listu, popis materijala itd. Lista može biti korištena kao baza podataka. Tada redove nazivamo slogovima ili zapisima, a stupce poljima. Između liste i baze podataka nema nikakve razlike i ništa ne morate učiniti nad listom da bi ona bila baza podataka. Dovoljno je primijeniti operacije koje se najčešće primjenjuju nad bazama podataka - traženje, sortiranje, filtriranje, sumiranje - pa da Excel automatski prihvati listu kao bazu podataka. Upravo zato da Excel ne bi krivo interpretirao granice liste, potrebno je ipak držati se nekih pravila pri kreiranju liste. Ta pravila su: Imajte samo jednu listu na radnom listu, jer neke operacije - kao npr. filtriranje - mogu raditi istovremeno na samo jednoj listi na radnom listu. Ostavite najmanje jedan red ijedan stupac prazne između liste i ostalih podataka na vašem radnom listu. Tako će Excel automatski prepoznati granice vaše liste, tj. baze podataka. Izbjegavajte unos lijevo i desno od liste jer može biti sakriven kada filtrirate listu. Lista može biti velika koliko i sam radni list: redova puta 256 stupaca. U prvi red vaše liste uvijek unesite naslove stupaca. Drugačije formatirajte prvi red liste od ostalih redova (pismo, atributi, ispunu itd.). Ako želite odvojiti prvi red od ostalih podataka, nikada ne pravite prazni kolovoz, 2005 created by dkuhar Page144

146 red između niti red crtica. Možete jednostavno povećati visinu drugog reda. Pozicionirate pokazivač na donji brid birača drugog reda, pa kad se pokazivač preoblikuje u dvostranu strelicu, povucite prema dolje. Ako želite podcrtati prvi red učinite to preko Format/Cells/Border naredbe. U čeliju u koju tipkate naziv stupca, može stati 255 slovnih mjesta pa prema tome i naslov može imati maksimalno toliko slovnih mjesta. Ako je naslov stupca mnogo duži od ostalih podataka u tom stupcu ne morate zato imati neprimjereno široki stupac. Tekst u čeliji naslova se može i lomiti. Označite naslov i odaberite naredbu Format/Cells/Alignment/Odaberite opciju Wrap Text/OK. U vašoj listi svaki red mora imati ista polja, makar neka bila prazna. Ne tipkajte razmaknicu prije podatka jer će to poremetiti operacije' sortiranja, traženja i filtriranja.' Koristite isti format za sve podatke u jednom stupcu. Nije vam potrebno imenovati listu ako ćete koristiti samo operacije namijenjene listi. Ali ako ćete se u nekim vanjskim formulama pozivati na podatke u listi, ime liste će vam dobro doći. Ako listu imenujete s Database, Excel će uvijek prvi red prepoznavati kao imena stupaca. Možete koristiti velika i mala slova po želji. To je važno kod sortiranja i to samo ako je uključena opcija Case Sensitive. Slobodno koristite formule u listi. Sve operacije će gledati rezultat formule, a ne samu formulu. Održavanje liste pomoću podatkovnog obrasca Kada ste napravili listu, možete upotrijebiti podatkovni obrazac za unos, ediciju ili brisanje podataka. 1 Alat Open ili File/Open/Mapa Excel lekcije/označite datoteku KNJIGE/Odaberite alat Open. Na ekranu su podaci pohranjeni u jednoj tipičnoj listi, kao na slici: 2 Označite bilo koju čeliju u listi. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page145

147 OS Klinča Sela Podatkovni obrazac sadrži: nazive polja (Knjiga, Mjesec, Godina itd.), okvire polja, alate, indikator sloga 1 of 300 (prvi slog iz liste od 300 ukupno slogova u listi) i traku za pomicanje. Traka naslova podatkovnog obrasca sadrži ime radnog lista na kojem je lista. Kada bi u listi imali proračunska polja, njihovi iznosi ne bi bili u okvirima kao iznosi ostalih polja stoje znak da ih ne možete direktno editirati. Najširi stupac u listi određuje dužinu okvira polja u podatkovnom obrascu. Polja se nižu u stupcu odozgo prema dolje redom kojim su napisani u listi s lijeva nadesno. Nazivi polja u podatkovnom obrascu su nazivi stupaca u listi. Možete ih promijeniti samo u listi. Traka za pomicanje vam služi da mijenjate slogove u podatkovnom obrascu, a indikator sloga će vam reći koji je slog na podatkovnom obrascu. Možete prikazati najviše 32 polja u podatkovnom obrascu. Alat Hrvatski Operacija New Delete Restore Find Prev Find Next Novi slog Brisanje Restauracija Traži prethodnog Traži sljedećeg U prazne okvire polja unosite novi slog. Točku unosa premještate u slijedeći okvir pritiskom tipke TAB, a u prethodni pritiskom na SHIFT+TAB. Na kraju pritiskate tipku Enter. Novi slog je dospio u prvi prazni red ispod liste. Da je u tom redu bilo kakvih podataka, Excel bi vas upozorio na to. Zato ostavite dovoljno prostora ispod liste. Briše tekući slog nepovratno, nakon upozorenja. Poništava načinjene promjene na tekućem slogu ali samo ako ga pritisnete prije nego ste pritisnuli Enter ili prešli na novi slog. Prikaže prethodni slog. Ako je postavljen kriterij, to će biti prethodni slog koji zadovoljava taj kriterij. Prikaže slijedeći slog. Ako je postavljen kolovoz, 2005 created by dkuhar Page146

148 Criteria Close Uvjet Zatvori kriterij, to će biti sljedeći slog koji zadovoljava taj kriterij. Otvara obrazac za upis uvjeta. Zatvara podatkovni obrazac Unos novog zapisa 1 Pritisnite alat New. Unesite podatke po želji, a prema uputama u gornjoj tablici. Traženje zapisa 1 Prelazite sa zapisa na zapis pomoću alata Find Prev i Find Next. 2 Prelazite sa zapisa na zapis pomoću trake za pomicanje. 3 Pritisnite tipku miša na alat Criteria. 4 U okvir Knjiga tipkajte pc tekst. 5 Pritisnite tipku miša na alat Find Prev ili alat Find Next. Ponovite nekoliko puta. Zapisi će uvijek biti oni koji u polju knjiga imaju podatak "pc tekst". Mogli ste u kriterij dodati i Datum: > Kada želite vidjeti sve odjednom zapise koji zadovoljavaju uvjetima koristit ćete naredbu AutoFilter, o čemu čitajte kasnije. 6 Pritisnite tipku miša na alat Criteria. Pomoću alata Clear obrišite sve uvjete. 7 Pritisnite tipku miša na alat Form. Editiranje zapisa 1 Potražite zapis 3. U okviru polja Knjiga označite "grafika" i tipkajte tekst 2 Pritisnite TAB. 3 Pritisnite tipku miša na alat Restore. Opet piše "grafika". Odustali ste od ispravke. 4 Odaberite Close. Podatkovni obrazac je zatvoren. Nastavak na prethodno poglavlje. 1 Označite bilo koju čeliju u listi. 2 Data/Sort. Excel je automatski označio cijelu listu i prikazao dijalog Sort. 3 U dijalogu Sort odaberite kao na donjoj slici. Pritisnite tipku miša na strelicu dolje prvog okvira Sort By (sortiraj preko) i u listi naslova stupaca odaberite Knjiga. Pritisnite tipku miša na strelicu dolje drugog okvira, Then By (tada preko) i u listi naslova stupaca odaberite Mjesec. Pritisnite tipku miša na strelicu dolje trećeg okvira, Then By (tada preko) i u listi naslova stupaca odaberite Godina. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page147

149 4 Za način sortiranja odaberite u sva tri slučaja Ascending (uzlazno). 5 U okviru My list has (moja lista ima) Excel je već odabrao opciju Header Row (red zaglavlja). To znači da Excel neće obuhvatiti sortiranjem prvi red jer je prepoznao da su u prvom redu naslovi stupaca i on mora ostati uvijek prvi red. Kako je Excel prepoznao naslovni red? Samo po drugačijem formatiranju prvog reda. Kao naslovne, Excel može prepoznati najviše dva reda. U okvirima Sort by i Then by, Excel će vam ponuditi upravo te naslove stupaca radi lakšeg snalaženja u odabiru redoslijeda sortiranja. 6 Odaberite OK. Lista je sortirana kao na slici: Lista je sortirana najprije po prvom stupcu, pa po drugom pa po trećem. Uvijek uzlazno, što znači od A prema Z, ili od manjeg prema većem broju, ili od nižeg datuma prema višem datumu. Kad Excel ne bi nakon naredbe Data/Sort označio listu, učinite to vi ručno. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page148

150 Na znanje Ako imate sakrivene redove, oni neće biti sortirani. Od ovog je iznimka način prikaza Outline. O tome kasnije. 7 Edit/Undo Sort. Dosjetka Nekoliko ste puta sortirali. Kako se vratiti na original? Da bi ovo bilo lako, prije nego krenete u sortiranje, dodajte stupac s rednim brojevima. Ispunite ga pomoću operacije AutoFill. Bilo kad i nakon bilo koliko sortiranja lako će vam biti vratiti original. Sortirajte po stupcu rednih brojeva. Dosjetka Želite više od tri razine sortiranja? Primijenite uzastopna sortiranja. Brzo sortiranje po samo jednom stupcu 1 Označite bilo koju čeliju u stupcu po kojem želite sortirati sve redove. 2 Pritisnite tipku miša na alat Sort Ascending, 3 Edit/Undo Sort. 4 Pritisnite tipku miša na alat Sort Descending, 5 Edit/Undo Sort. Sortiranje je obavljeno po opcijama koje su posljednje postavljene u dijalogu Sort Options do kojeg se dođe preko Data/Sort/Options. Na znanje Ako stupac po kojem ćete sortirati sadrži brojeve, tekst i zajedno brojeve i tekst, formatirajte sve u tekst. Broj se unosi kao tekst tako da ispred upišete apostrof. U suprotnom će najprije sortirati brojeve, pa brojeve i tekst, pa tekst. Redoslijed sortiranja Ascending ili uzlazno Brojevi. Brojevi upisani kao tekst. Tekst. Logičke vrijednosti. Najprije False pa True. Vrijednosti pogreške, kao što su npr. #VALUE! ili #NAME! Redom kojim su se zatekli. Prazno. Redoslijed sortiranja Descending ili silazno Obratno nego uzlazno osim što je "prazno" uvijek zadnje. Sortiranje stupaca umjesto redova 1 Označite bilo koju čeliju u listi. 2 Data/Sort/Options. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page149

151 3 Odaberite Sort Left to Right (sortiranje s lijeva nadesno). OK. 4 U dijalogu Sort odaberite u okviru Sort by, Row 1 (prvi red). OK. Stupac "Datum" je sada prvi slijeva, kao na slici: 5 Edit/Undo Sort. 6 Opcije koje ste sada ostavili u dijalogu Sort Options bit će u tom dijalogu odabrane sve dok ih ne promijenite. Pa vratite odmah kako je bilo. 7 Data/Sort/Options/Odaberite Sort Top to Bottom/OK. 8 OK. 9 Edit/Undo Sort. Zatvorite datoteku KNJIGE, sa File/Close/Yes. AutoFilter 1 Alat Open ili File/Open/Disketni pogon A/Mapa Excel lekcije/označite datoteku KNJIGE/Odaberite alat Open. 2 Označite bilo koju čeliju u listi. 3 Data/Filter/AutoFilter. Svaki naslov stupca dobio je alat strelica dolje, kao na slici: 4 Pritisnite tipku miša na strelicu dolje od stupca Knjiga: kolovoz, 2005 created by dkuhar Page150

152 Otvorila se lista tekstova koji se pojavljuju u stupcu Knjiga. To je lista potencijalnih kriterija. To su 4 knjige: PC baze, PC grafika, PC proračuni i PC tekst. Pored toga tu su još i opcije: Ali (svi), Top 10, Custom (osobno), a da u tom stupcu postoji prazna čelija, imali bi i opcije Blanks (prazno) i NonBlanks (ne prazno). Odaberite PC grafika. Strelica na naslovu Knjiga je plava. Plavi su i brojevi na biračima redova. U listi su sakriveni svi redovi koji ne zadovoljavaju postavljeni uvjet. Tako ste dobili listu koja ispunjava uvjet: prikaži samo knjige PC grafika. Plava boja će vas podsjećati da ste u filter modu i daje ispred vas samo jedan segment originalne liste. Po kojem ste stupcu dali uvijete, znat ćete po plavoj boji strelice. Jer, kad želite poništiti neke uvijete, pritisnite tipku miša na plavu strelicu i odaberite naredbu Ali. Osobni uvjeti 1 Pritisnite tipku miša na strelicu dolje od stupca Datum. Odaberite Custom. Pojavi se dijalog Custom AutoFilter, kojeg ispunite kao na slici: 2 Odaberite OK. Dobili ste segment liste koji zadovoljava postavljene uvjete, a ti su Knjiga PC grafika u vremenu (Datum) od do kolovoz, 2005 created by dkuhar

153 Sklanjanje auto filtera 1 Data/Filter/Pritisnite tipku miša na AutoFilter kako bi skinuli kvačicu s te naredbe. 2 Zatvorite dokument s File/Close/No. Matematičke operacije nad filtriranom listom Želite zbrojiti "Iznos u kn" za sve knjižare u Rijeci? Napravite fllter, postavite točku unosa u prvu praznu čeliju ispod stupca "Iznos u kn", pritisnite tipku miša na AutoSum na traci alata Standard, Enter. Priprema za dobijanje redova subtotal-a 1 Alat Open ili File/Open/Disketni pogon A/Mapa Excel lekcije/označite datoteku KNJIGE/Odaberite alat Open. 2 Označite čeliju u listi. 3 Data/Sort/U okviru Sort By odaberite Mjesec/U okviru Then By odaberite Knjiga/U drugom okviru Then By odaberite Godina/Odaberite alat Options/U okviru First Key Sort Order odaberite Siječanj, Veljača, Ožujak itd./ok/ok. Dobili ste sortiranu listu. Pretvaranje sortirane liste u listu sa subtotal-ima 1 Data/Subtotals/Odaberite opcije kao na slici: kolovoz, 2005 created by dkuhar Page152

154 U okviru At Each Change in (Na svaku promjenu od) odaberite Knjiga. U okviru Use Function (koristi funkciju) odaberite Sum (zbroj). U okviru Add Subtotal to (dodavanje subtotala u stupac) odaberite kontrolni kvadrat Iznos u Kn. Svi drugi kontrolni kvadrati neka budu isključeni.' Želite zbroj Iznosa u Kn za svaku knjigu po mjesecima i godinama.' 2 Odaberite OK. Ako pogledate na dno liste u red 338, vidjet ćete daje Excel dodao i Grand Total tj. zbroj svih redova gore, osim redova Total-a. Naime, Excel izračuna Grand Total tako što zbraja redove detalja, a ne redove Total-a. Excel je vašu listu prikazao u dizajnu Outline (hijerarhijski dizajn) s redovima Total-a za svaku knjigu, po stupcu Iznos u Kn. Ako želite znati još i koliki je ukupan broj knjiga prodan po mjesecima: 3 Data/Subtotal/Uključite i kvadrat Komada u okviru Add Subtotal to: kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 153

155 Iznos u Kn J ~ Knjižara 4 Odaberite OK. Sada imate funkciju Sum i po stupcu Komada, kao na slici: i posljednji red liste ima Grand Total, sada po dva stupca: Zahvaljujući dizajnu Outline i njegovim simbolima lako možete pogledati samo razine koje vas zanimaju. 5 Odaberite razinu 1 (pritisnite tipku miša na alat s brojem 1). Na ekranu je samo red Grand Total pored reda naslova stupaca: 6 Odaberite razinu 2 (pritisnite tipku miša na alat s brojem 2). Na ekranu su samo redovi Total-a i red Grand Total-a pored reda naslova stupaca: Gornju listu možete i sortirati. Sortirajte ju npr. po broju prodanih knjiga (komada) i to silazno od najvećeg broja prema najnižem: 7 Data/Sort/Odaberite opcije kao na slici: kolovoz, 2005 created by dkuhar Page154

156 8 Odaberite OK. Dobili ste listu kao na slici: Zajedno sa Total-ima sortirani su i pripadajući skriveni detalji. Premještanjem "glave obitelji" premjestili su se i svi "članovi obitelji". 9 Odaberite razinu 3 (pritisnite tipku miša na alat s brojem 3). Na ekranu su svi redovi, i detalja i Total-a i red Grand Total-a pored reda naslova stupaca. 10 Ako pritisnete tipku miša na alat po razini 2, taj će se alat preoblikovati u alat grupa. a detalji dotične grupe će biti sakriveni. Sakrite detalje prvih triju 11 Ponovo pritisnite tipku miša na alat sa znakom "+" i detalji dotičnih grupa će opet biti vidljivi, a alat će poprimiti znak "-". Na znanje Možete koristiti i naredbe Data/Group and Outline/Show Detail i Hide Detail. 12 Odaberite čeliju u listi. 13 Data/Sort/U okviru Sort By odaberite Mjesec/U okviru Then By odaberite Knjiga/U drugom okviru Then By odaberite Godina/Odaberite alat Options/U okviru First Key Sort Order odaberite Siječanj, Veljača, Ožujak itd./ok/ok. Pojavilo se upozorenje: kolovoz, 2005 created by dkuhar Page155

157 Poruka glasi "Ovo će skloniti subtotal-e i ponovo sortirati. Ako želite sortirati subtotal-e, odaberite alat Cancel; tada odaberite razinu i pokušajte opet." 14 Odaberite OK. Lista je opet sortirana kao na početku i bez subtotal-a i dizajna Outline. Uklanjanje subtotal-a U koracima 13, 14 ste na jedan način uklonili subtotale. Još ih možete ukloniti i naredbom Edit/Undo Subtotals, ali samo u prvom koraku nakon što ste ih kreirali. Treći način uklanjanja subtotala je: 1 Data/Subtotals/Odaberite alat Remove Ali. Prikaz subtotal-a u filtriranoj listi Najprije primijenite željeno filtriranje pomoću naredbe Data/Filter. Filtriranu listu sortirate pomoću naredbe Data/Sort. Nakon toga, pomoću naredbe Data/Subtotals prikažete subtotal-e u tako filtriranoj listi. Rezultat obuhvaća samo vidljive redove. Funkcije subtotal-a U dijalogu Subtotal, u okviru Use Function mogli ste izabrati jednu od slijedećih funkcija: Funkcija Rezultat

158 Automatsko formatiranje liste sa subtotal-ima Najbrži način formatiranja liste sa subtotalima je primjena naredbe Format/AutoFormat. Na donjoj slici je odabran AutoFormat Classic 1. Ispis (print) liste sa subtotalima Nakon formatiranja listu sa subtotalima možete tiskati. Pri tome vrijedi sve što je napisano o tiskanju radnog lista, s tim što ovdje imate još neke opcije. Te dodatne mogućnosti pri tiskanju liste sa subtotalima su: Ako želite Slijedite ove postupke Ubaciti prijelom stranice između grupa najveće Odaberite opciju Page Break razine tako daje svaka grupa tiskana na Bervveen Groups u dijalogu posebnoj stranici. Subtotal. Upotrijebiti nazive stupaca za naslove svakog lista. Upotrijebiti nazive redova na svakom tiskanom listu. Tipkajte reference raspona čelija u kojima se nalaze nazivi stupaca u okvir Rows To Repeat At Top u tabulatoru Sheet dijaloga Page Setup. Odaberite naredbu File/Page Setup. Tipkajte reference raspona čelija u kojima se nalaze nazivi redova u okvir Columns To Repeat At Left u tabulatoru Sheet dijaloga Page Setup. Odaberite naredbu File/Page Setup. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 157

159 Što je "pivot" u rukometu, to je pivot tablica u Excelu. Daju golove rotirajući se po svim svojim osima. Pivot tablica je interaktivna tablica koja brzo proračunava veliku količinu podataka računskom operacijom po vašem izboru i prikazuje rezultate proračuna u formatu i obliku koji vama odgovaraju. Ako se poslužite tezaurusom i pogledate sinonime za riječ "pivot" dobit ćete da su to: rotete, swiwel, twist itd. (rotirati, savijati, izvijati itd.). I kod ove tablice je upravo to impresivno kako je možete po volji "rotirati" i "izvijati", tj. možete premještati naslove redova u naslove stupaca ili naslove stranica i obratno. Jezgra tablice je raspon podataka, a naslovi redova, stupaca i stranica su sateliti koji kruže oko jezgre po vašoj želji, dajući drukčije poglede na izvorne podatke. Zato bi ovoj tablici najbolje odgovarao naziv "zvrk" tablica, ali radi pojave izraza "pivot" na mnogo mjesta u okružju Excel-a, koristit ću originalni engleski naziv. Ako se izvorni podaci promijene možete ažurirati pivot tablicu. Napravite vašu prvu pivot tablicu Izdavačka kuća "Agava" sredinom mjeseca prima izvješća od knjižara o prodanim knjigama u proteklom periodu. Prispjele podatke unose u donju listu u Excel-u. Lista je praktična za unos informacija redom kako stižu. Lista na donjoj slici je "sirovina" za pivot tablicu. Kada u "Agavi" žele vidjeti koliki je prihod po knjizi od svake knjižare u protekle dvije godine, naprave pivot tablicu na bazi donje liste. 1 Izaberite alat open i otvorite radnu knjigu KNJIGE 2 Lista je snimljena u datoteci, kao na slici ispod. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page158

160 Pivot tablicu, nad gornjom listom, ćete napraviti pomoću čarobnjaka za pivot tablice. 3 U izborniku Data odaberite naredbu PivotTable and PivotChart Report. U koraku 1 od 3 ukupno, odaberite opciju Microsoft Excel List or Database, jer je baza ove pivot tablice Excel-ova lista. 4 Odaberite Next. U koraku 2 od 3, čarobnjak je u okvir Range upisao raspon cijele liste $A$l:$H$301. Vama je preostalo samo da: 5 Odaberite Next. U koraku 3 od 3, pritisnite tipku miša na alat Lavout, tu određujete naslove stupaca i naslove redova u pivot tablici. Naslovi stupaca liste su prikazani u obliku alata. Područja pivot tablice su skicirana i označena imenom: PAGE (STRANICA), ROW (RED), COLUMN (STUPAC) i DATA(PODATAK). Povucite alat Godina i spustite u područje ROW. Povucite alat Knjižara i spustite u područje COLUMN. Povucite alat Knjiga i spustite u područje ROW. Povucite alat Iznos u Kn i spustite u područje DATA. Pošto vam kolovoz, 2005 created by dkuhar Paae159

161 PAGE najčešće treba zbrojiti podatke u području DATA, predzadana računska operacija u području DATA je zbrajanje. Zato kad ste spustili alat Iznos u Kn u područje DATA, naziv alata se mijenja u Sum of Iznos u Kn, što znači da ćete u području DATA imati zbrojeve izvornih podataka. Sada bi područja vaše pivot tablice trebala izgledati ovako: Godina Knjiga! Knjižara COLUMN Sum of Iznos u Kn ROW DATA 7 Odaberite OK. 8 Odaberite Finish. Čarobnjak će napraviti pivot tablicu na novo-ubačenom radnom listu, kao na slici: Vaša radna knjiga sada ima dva radna lista: Sheetl (pivot tablica) i Lista (vaša netaknuta lista). 9 Povucite okvir alata PivotTable i Pivot Table Field List, kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 160

162 na mjesto na kojem vam neće zaklanjati pogled na pivot tablicu. Pogledajte dobivenu pivot tablicu i usporedite je s listom iz koje je proistekla. 10 Nakon što ste proučili dobivenu pivot tablicu, pohranite postojeću radnu knjigu s naredbom File/Save As. 11 U dijalogu Save As, odaberite mapu My Documents, u okviru File name tipkajte novo ime KNJIGEPI, pa odaberite alat Save. 12 Zatvorite radnu knjigu naredbom File/Close. Polje stranica je treća dimenzija pivot tablice U gornjoj pivot tablici ste vidjeli ukupnu prodaju pojedine knjige u svakoj knjižari, posebno u 1992 i posebno u Sada želite napraviti pivot tablicu iz koje ćete vidjeti ukupnu prodaju u 1992 i 1993 godini, za svaku knjižaru, ali samo za jednu knjigu. Uporabit ćete polje Knjiga iz liste kao polje stranica u pivot tablici. 1 Izaberite alat Open, na traci alata Standard. 2 U dijalogu Open pritisnite tipku miša dva puta na datoteku KNJIGE. Na vašem ekranu će se pojaviti lista kao na slici: 3 U izborniku Data odaberite naredbu PivotTable and PivotChart Report. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page161

163 4 U koraku 1 od 3 ukupno, odaberite opciju Microsoft Excel list or database, jer je baza ove pivot tablice Excel-ova lista. 5 Odaberite Next. U koraku 2 od 3, čarobnjak je u okvir Range upisao raspon cijele liste $A$l:$H$301. Vama je preostalo samo da: 6 Odaberite Next. 7 U koraku 3 od 3, pritisnite tipku miša na alat Layuot, tu određujete naslove stupaca i naslove redova u pivot tablici. Povucite alat Godina i spustite u područje ROW. Povucite alat Knjižara i spustite u područje COLUMN. Povucite alat Knjiga i spustite u područje PAGE. Povucite alat Iznos u Kn i spustite u područje DATA. Sada bi područja vaše pivot tablice trebala izgledati ovako: 8 Odaberite OK. 9 Odaberite Finish. Excel je napravio na posebnom radnom listu pivot tablicu koju ste željeli i ona izgleda ovako: Dakle, u gornjoj pivot tablici je polje stranica Knjiga, polje redova Godina, a polje stupaca Knjižara. U području podataka vidite sume iznosa za SVE knjige po knjižarama i godinama. Za SVE knjige zato jer je u okviru desno od alata Knjiga izabrana opcija All (Sve). 10 Pritisnite tipku miša na strelicu okvira Knjiga, All kolovoz, 2005 created by dkuhar Page162

164 OS Klinča Sela 11 U otvorenom izborniku, tekst/ok. Pivot tablica sada izgleda ovako:, odaberite knjigu PC U pivot tablici su sada samo sumirani iznosi za knjigu PC tekst. Nastavite mijenjati Knjigu i promatrati rezultate za svaku od njih. Zar vas to ne podsjeća na listove i listanje. Svaka knjiga na svom listu. Od tuda i naziv toga područja pivot tablice, PAGE (STRANICA). Polje koje je u tom području, lomi pivot tablicu u posebne stranice tako da možete vidjeti podatke za svaku podkategoriju posebno. Uvijek je tu i opcija Ali (Sve), ukoliko želite vidjeti zbroj svih stranica. Još se može reći da polje stranice filtrira pivot tablicu. 12 Pritisnite tipku miša na strelicu okvira PivotTable na traci alata PivotTable, Pritisnite tipku miša na Wizard pa na alat Lavout. 13 Povlačite polja po želji po želji u područja Pivot tablice.ok/ Finish. 14 Pritisnite tipku na strelicu okvira Pivot Table na traci alata Pivot Table pa na alat Show Pages 15 Nastavite eksperimentirati s Pivot tablicom. 16 File/Sve As/Otvorite mapu My Documents/u File name utipkajte KNJIGEST/odaberite SAVE 17 File/Close. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page163

165 Kada imate na radnom listu formule, i želite vidjeti kako se mijenjaju rezultati tih formula u ovisnosti o promijeni neke vrijednosti, napravite ŠTO-AKO analizu pomoću podatkovne tablice. Podatkovna tablica je raspon čelija na radnom listu u kojem vidite rezultate jedne ili više formula za svaku zadanu vrijednost promjenljive veličine. Podatkovna tablica vam omogućava: Izračunavanje mnogo kombinacija jednim korakom. Prikaz svih kombinacija zajedno što vam olakšava uspoređivanje. Postoje dva tipa podatkovnih tablica: s jednom varijablom i s dvije varijable. Tablica ŠTO-AKO s jednom varijablom U slijedećem primjeru ćete izračunati iznose obroka, kod obročne otplate kredita, za različite vrijednosti kamata. Nakon toga ćete izračunati i ukupne iznose kamata, koje bi platili za svaku pojedinu vrijednost kamata. 1 File/Open ili alat Open//Mapa Excel Lekcije/Pritisnite tipku miša dva puta na datoteku KREDIT. Na prvom listu imenovanom TABLICA1, imate podatke kao na gornjoj slici. Čelijama redom B3, B4, B5 i B6 su dana i mena Polog, Kamate, Rok i Dug. Neka od tih imena su upotrijebljena u formuli u čeliji B9: PMT(Kamate/12;Rok;-Dug). To je f unkcija PMT, kojom se i zračunava iznos obroka, koji za zadane vrijednosti iznosi 453,75 Kn. Čelije B3, B4, B5, B6 i B9 su i odgovarajuće formatirane. U A10 tipkajte 8% kolovoz, 2005 created by dkuhar Page164

166 3 U A11 tipkajte 8,5% 4 Označite raspon A1O:A11 i povucite hvataljku za brzi unos podataka i pustite u čeliji A18. 5 Format/Cells i u tabulatoru Number označite Percentage. Odaberite OK. Sada je raspon AlO: A18 formatiran u postocima s dva decimalna mjesta. 6 Označite raspon čelija B10:B18. 7 Odaberite alat Currency Style (kn). 8 Označite raspon čelija A9:B18. Taj raspon čelija je buduća podatkovna tablica. 9 Data/Table. 10 U dijalogu Table, pozicionirajte točku unosa u okvir Column Input Cell (vrijednosti u stupcu A10:A18 su varijabla). 11 Pritisnite tipku miša na čeliju B4 (Kamate) i $B$4 će se upisati u okvir Column Input Cell. 12 Odaberite OK. Vrijednosti obroka su izračunate i upisane u rasponu čelija B10:B18 ispod formule za obrok. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page165

167 A sada dodajmo tablici ŠTO-AKO formulu za izračunavanje ukupnih kamata za pojedine slučajeve. 13 U čeliji desno do formule za obrok (PMT), C9, tipkajte formulu B5*B9-B6 i pritisnite Enter. U C8 tipkajte Ukupno kamate, Enter. 14 Označite raspon čelija A9:C18, kao na donjoj slici: 15 Data/Table 16 U dijalogu Table, pozicionirajte točku unosa u okvir Column Input Cell (vrijednosti u stupcu A10: A18 su varijabla). 17 Pritisnite tipku miša na čeliju B4 (Kamate) i $B$4 će se upisati u okvir Column Input Cell. 18 Odaberite OK. Vrijednosti ukupnih kamata su izračunate i upisane u rasponu čelija C10:C18 ispod formule za ukupno kamate. Preostalo vam je još samo da ručno formatirate raspon čelija u kojem su iznosi ukupno kamate, C9:C18, u format valute. Zaključak U redu formula, desno od prve formule, čeliju po čeliju, možete dodavati formula po potrebi mnogo. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 166

168 Tablica ŠTO-AKO s jednom varijablom - rezime U gornjem primjeru ste vrijednosti varijable imali u stupcu (A10:A18). Tada vrijede, da zaključimo iz gornjeg primjera, slijedeća pravila kreiranja tablice ŠTO-AKO: Sudionici u tablici ŠTO-AKO su: čelija s formulom (B9), čelija preko koje se "redaju" varijabilne vrijednosti (B4), raspon čelija u kojem su ispisane vrijednosti varijable A10:A18 i raspon čelija u kojima su rezultati formule za pojedinu vrijednost varijable (B10:B18). Čelija preko koje se "redaju" varijabilne vrijednosti može biti bilo koja čelija na radnom listu. Raspon čelija u kojem su ispisane vrijednosti varijable je uvijek prvi lijevi stupac do formule, za jedan red niže od formule. Blok čelija u kojima su rezultati formule za pojedinu vrijednost varijable je uvijek u istom stupcu s formulom, počevši od prve čelije ispod formule. Tablica ŠTO-AKO s dvije varijable U tablicu s dvije varijable možete uključiti dvije varijable ali samo jednu formulu. 1 File/Open ili alat Open/Disketni pogon A/Mapa Excel lekcije/pritisnite tipku miša dva puta na datoteku KREDIT. 2 U raspon čelija B 10:B 14 unesite vrijednosti za kamate 8%, 8,5%, 9%, 9,5% i 10%. Formatirajte taj raspon čelija u Percentage/0,00. 3 U raspon čelija C9:F9 unesite broj mjeseci vraćanja duga, 90, 150, 210 i Označite buduću podatkovnu tablicu, tj. raspon čelija B9:F14. U B9 je formula za izračunavanje obročnog iznosa. 5 Data/Table. 6 U okvir Row Input Cell unesite B5, a u okvir Column Input Cell unesite reference čelije Kamate, B4. OK. U rasponu čelija C10:F14 pojavili su se rezultati formule u B9. Svaki rezultat je posljedica dviju varijabli: kamata u redu i roka otplate kredita u stupcu. Svaki rezultat je na križanju određenog reda i stupca. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page167

169 U ovoj tablici, tablici s dvije promjenljive veličine, mjesta ima samo za jednu formulu i to na strogo određenoj poziciji u tablici: gornjem lijevom kutu. 7 File/Close/No. Izračunavanje vrijednosti koja zadovoljava formulu (Goal Seek) Ispostavili ste račun za prodanu robu. Na računu ste napisali samo ukupni iznos, npr. 100 kn, u stoje uključen i porez na dodanu vrijednost. Došlo je vrijeme da platite PDV. Koliko iznosi taj porez? U ovom i sličnim primjerima ćete posegnuti za Excel-ovom naredbom Goal Seek. 1 Na praznom radnom listu u čeliju Al tipkajte 90. U čeliju B1 tipkajte 22%. U čeliju Cl tipkajte formulu: A1+A1*B1. 2 Označite čeliju s formulom, Cl. 3 Tools/Goal Seek. 4 U dijalogu Goal Seek ispunite okvire prema donjoj slici: U okvir To value (Za vrijednost) upisujete ciljnu vrijednost u čeliji koju ste upisali u okvir Set cell. U okvir By changing cell (promjenom čelije) upisujete čeliju u kojoj želite vidjeti kolika mora biti vrijednost da bi rezultat formule bila ciljana vrijednost (100). kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 168

170 5 Odaberite OK. U dijalogu Goal Seek Status odaberite OK. Rezultat je tu (nakon formatiranja čelija Al i Cl u Currency): Ako sada od 100 oduzmete cijenu robe 81,97 kn, dobijete iznos poreza od 8,03 kn. 6 File/Close/No. Knjiga dr. Vinka Belaka "Upravljanje troškovima i menadžersko računovodstvo" odlično mije poslužila za pravljenje primjera scenarija. U knjigu su umetnute i neke stranice mjesečnika Računovodstvo, revizija i financije br. 6., lipanj Na ovom ću mjestu prepisati formule sa stranica 882 i 883: Menadzment škole stranih jezika MARI VA je htio saznati kako se na poslovanje odražava povećanje broja sati. Na radni list su ispisali podatke tekućeg stanja te pomoću gornjih formula dobili gospodarske pokazatelje. Onda su napravili nekoliko scenarija (ako se broj sati poveća 30%, 50%, 100 % ili smanji 30%). Provedite tu analizu i vi. Umjesto izraza "Broj sati nastave", upotrijebit ćemo izraz "Broj jedinica proizvoda" radi generaliziranja problema. 1 Alat Open ili File/Open/Disketni pogon A/Mapa Excel lekcije/dva puta pritisnite tipku miša na datoteku SCENARIO. Pregledajte malo radni list. Čelijama u stupcu B dana su imena doslovce prepisana iz stupca A. Cilj je bio ta imena koristiti i u formulama, kako bi te formule bile preglednije i smanjila se mogućnost pogreške kod unosa imena čelija u formule. O davanju imena čelijama te o korištenju imena u kreiranju formula, pročitajte u odgovarajućim poglavljima. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 169

171 Izrada scenarija 1 Tools/Scenarios/Add. 2 U okvir Scenario name tipkajte ime scenarija Tekuće stanje. 3 U okvir Changing cells tipkajte referencu čelije vrijednost koje ćete mijenjati, BI. 4 Pod Protection odaberite po želji. 5 OK. 6 U dijalogu Scenario Values tipkajte OK 8 Da bi napravili dodatne scenarije, odaberite Add, pa ponovite korake od 2 do 7. Tako dodajte slijedeće scenarije: Scenario name Changing cells Scenario Values Tekuće stanje+30% BI 2288 Tekuće stanje +50% BI 2640 Tekuće stanje+100% BI Kad ste napravili sve željene scenarije odaberite Close u dijalogu Scenario Manager. Prikaz scenarija 1 Tools/Scenarios. 2 Odaberite scenario po želji, pritiskom tipke miša na isti u dijalogu Scenarios Manager. 3 Pritisnite tipku miša na alat Show. Ponavljajte korake 2 i 3 za ostale scenarije. Zatvorite dokument naredbom File/Close/No. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page170

172 Nakladnička kuća "Mariva" prati prodaju u svojim knjižarama u Splitu, Omišu i Trogiru preko konsolidacijskog radnog lista. 1 File/Open ili alat Open/Pogon A/Mapa Excel lekcije/pritisnite tipku miša dva puta na datoteku OMIS94. 2 File/Open ili alat Open/ Pogon A/Mapa Excel lekcije/pritisnite tipku miša dva puta na datoteku SPLIT94.XLS 3 File/Open ili alat Open/ Pogon A/Mapa Excel lekcije/pritisnite tipku miša dva puta na datoteku TROGIR94.XLS 4 Window/Arrange/Vertical/OK. Dakle, potrebno je dobiti zbroj prodaje knjiga po naslovima za sve tri knjižare. U slučaju kao stoje ovaj, kada izvorni rasponovi nemaju isti broj kategorija po redovima ili stupcima, napravite konsolidacijski list metodom konsolidacije preko kategorija. Ukoliko Vam se u čelijama s formulom u gornjem lijevom kutu pojavi trokutić to je znak da postoji neka greška u formuli. Označite jednu čeliju i pogledajte kako formula glasi, najčešće je greška u tome što nisu uzete u proračun sve čelije. Konsolidacija preko kategorija 1 File/New ili alat New, 2 U Al tipkajte Konsolidacija prodaje 3 Označite A2 4 Data/Consolidate. 5 U dijalogu Consolidate označite oba izborna okvira Top row i Left column 6 Pritisnite tipku miša u okvir Reference 7 Window/Trogir94/Označite raspon A2:E10 / Eneter 8 Odaberite Add. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page171

173 9 Ponovite korake 7 i 8 za radne knjige SPLIT94 i OMIS94. Odaberite rasponove da reference budu kao na slici: 10 Odaberite OK. Promjena funkcije 1 Označite čeliju A2 u konsolidacijskom radnom listu. 2 Data/Consolidate /Odaberite funkciju Min u okviru Function, dijaloga Consolidate/OK. Sada nije zbroj "prodaje" nego minimalna prodaja, u konsolidacijskom listu. Na raspolaganju imate 11 funkcija: kolovoz, 2005 created by dkuhar Page172

174 Solver Funkcija Sum (zbroj) je predzadana (Default). Funkcija Count broji čelije koje imaju bilo koju slovnobrojnu vrijednost i odgovara funkciji radnog lista COUNTA. Funkcija Count Nums broji samo one čelije koje sadrže numeričku vrijednost i odgovara funkciji radnog lista COUNT. Sve o funkcijama možete pročitati u Help-u ili u knjizi u poglavlju "Funkcije". Solver je snažan Excel-ov alat, pomoću kojega možete optimalno raspodijeliti resurse, planirati obveze, a sve s ciljem npr. postizanja najvećeg profita. Ali, najbolje da zaključite sami štoje Solver, nakon što provježbate i proučite sljedeće primjere. Tipični marketinški model 1 Alat Open ili naredba File/Open. U dijalogu Open označite datoteku Excel lekcije\solverl pa odaberite alat Open. Ili pritisnite dva puta tipku miša na datoteku SOL VERI. Na prvom listu knjige SOLVER1.XLS je model kao na slici: kolovoz, 2005 created by dkuhar Page173

175 Red Sadržaj Objašnjenje 2 Fiksne vrijednosti 19*B2*(B ) A 0,5 5 B4*$B$17 6 B4*$B$18 7 B5-B6 9 B5*50% 10 Fiksne vrijednosti 11 15%*B5 12 SUM(B9:B11) 14 B7-B12 15 B14/B5 17 Fiksna vrijednost 18 Fiksna vrijednost Iskustveni koeficijent sezonske prodaje po kvartalima za neki proizvod ili uslugu Formula trenda (Forecast) za prodani broj proizvoda, ili sati usluge, u ovisnosti o koeficijentu sezonske prodaje (red 2) i cijeni reklame (red 10) Prihod od prodaje (kn): Broj prodanih jedinica (red 4) putajedinična cijena proizvoda (čelija B17) Proizvodni trošak za prodato (kn): broj prodanih proizvoda (red 4) puta proizvodni trošak proizvoda (čelija B18) Bruto profit: prihod od prodaje (red 5) minus proizvodni trošak za prodato (red 6) Plaće djelatnika: 50% od prihoda od prodaje (red 5) Budžet reklame (oko 2,78% od prihoda od prodaje) Trošak režije: prihod od prodaje (red 5) puta 15% Ukupni trošak: plaće djelatnika (red 9) plus reklama (red 10) plus režija (red 11) Neto profit: bruto profit (red 7) minus ukupni trošak (red 12) % profita u odnosu na ukupni prihod: neto profit (red 14) kroz prihod od prodaje (red 5) Cijena proizvoda Proizvodni trošak proizvoda kolovoz, 2005 created by dkuhar Page174

176 Ovaj tipični marketinški model pokazuje kako se mijenja profit u ovisnosti o tržištu (cijena rada, cijena sirovina, trošak reklame itd.) Formula po kojoj se proračunava broj prodanih proizvoda u ovisnosti o trošku reklame i sezonskom koeficijentu, je nelinearna. Ako udvostručite troškove reklame, neće se udvostručiti i broj prodanih proizvoda. Provjerite: u BIO tipkajte dvostruki trošak reklame 7300, pa pritisnite Enter. U čeliji B4, prodano jedinica, nova vrijednost je 2121, stoje za 417 više ili 24,47%. Najprije ćemo upotrijebiti Solver da saznamo da lije budžet reklame suviše mali i koliki bi bio potreban da postignemo najveći ukupni profit uz ostale kriterije nepromjenljive (cijena rada, cijena sirovina itd). Ciljna čelija i promjenljive čelije moraju biti povezane formulom, direktno ili indirektno. U suprotnom, promjena vrijednosti u promjenljivoj čeliji neće se odraziti na vrijednost u ciljnoj čeliji. Traženje maksimalnog profita promjenom vrijednosti u samo jednoj čeliji Želite znati, koliko bi trebali potrošiti na reklamu da bi generirali najveći profit u prvom kvartalu. 1 Tools/Solver. Ako vam nema naredbe Solver, stavite CD-ROM u pogon CD- ROM-a i instalirajte što vam nedostaje (Start/Settings/Control Panel/Add Remove Programs). 2 U okvir Set Target Cell (ciljna čelija) tipkajte bl4 ili označite čeliju BI4 (neto profit za prvi kvartal) na radnom listu. Odaberite Max. U okvir By Changing Cells (promjenljive čelije) tipkajte blo ili označite BIO (reklama za prvi kvartal) na radnom listu. Odaberite Solve. Vidjet ćete poruku na statusnoj traci daje Solver "shvatio problem" i da ga počinje rješavati. Nakon nekoliko trenutaka pojavljuje se dijalog Solver Results. U dijalogu piše daje Solver našao rješenje i da su sve zadane kolovoz, 2005 created by dkuhar Page175

177 vrijednosti i optimalnost uvjeta zadovoljeni. Ako vam dijalog pokriva dio radnog lista koji želite vidjeti, premjestite dijalog. Solver vam je izračunao da bi trebali potrošiti kn u prvom kvartalu ako želite postići maksimalan profit u tom kvartalu, a koji iznosi kn. Dakle, ako povećate trošak reklame za kn, povećat će vam se profit za kn, stoje 27,14 % od dodatnog uloga, a to je itekako dobar postotak profita na uloženi kapital. 3 Pošto ste pregledali rezultate, označite odabirno Restore Original Values (vratiti na originalne vrijednosti) i odaberite OK kako bi poništili rezultate i vratili čeliju B10 na njenu prijašnju vrijednost. Traženje maksimalnog ukupnog profita promjenom nekoliko vrijednosti Solver je u stanju odjednom pronaći najoptimalnije vrijednosti u više čelija da se dobije maksimalna ili minimalna vrijednost u samo jednoj čeliji. Npr., želite znati koliki bi trebao biti budžet reklame za svaki kvartal, da bi profit na kraju godine bio najveći. Najprije proširite stupce B, C, D, E i F, jer ako brojke budu veće od širine stupaca, vidjet ćete samo ####, a želite samo pogledati rezultat i vratiti stanje na prethodno. 1 Tools/Solver. U okvir Set Target Cell (ciljna čelija) tipkajte fl4 ili označite čeliju F14 (net o profit za ci jelu godinu) na radnom listu. Označite odabirni alat Max. U okvir By Changing Cells (promjenljive čelije) tipkajte bl0:el0 ili označite čelije B10:E10 (reklama za svaki od 4 kvartala) na radnom listu. Odaberite Solve. Dakle, ako vam godišnji budžet reklame bude kn, ostvarit ćete najveći profit i on iznosi kn. Ako pogledate raspodjelu budžeta reklame po kvartalima, kako je bilo i za očekivati, najveći je u trećem kvartalu u kojem je i sezonski koeficijent prodaje najveći. 2 Pošto ste pregledali rezultate, označite odabirni alat Restore Original Values (vratiti na originalne vrijednosti) i odaberite OK kako bi poništili rezultate i vratili čelije na njihovu prijašnju vrijednost. Upravo vam je Solver riješio kompleksan problem nelinearne optimizacije - a to je, naći vrijednosti za4 nepoznanice u čelijama BIO do E10, koje će maksimizirati profit. Ovo je nelinearan problem radi eksponenta 0,5 koji se javlja u formulama u redu 4. Dodavanje ograničenja Mnogo realističniji je problem ako se uvedu neki limitirajući faktori. Ograničenja se mogu postaviti na vrijednosti u ciljnoj čeliji, promjenljivim čelijama, kao i na bilo koje čelije na radnom listu koje utječu na formule u ciljnoj i promjenljivim čelijama. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page176

178 U gornjem primjeru ste dosegli sam vrh profita, što znači da poslije te točke dolazi pad profita. Dakle, velikaje vjerojatnost da neće baš sve biti po vašim predviđanjima ove godine, što bi moglo rezultirati da tako maksimalno uložen novac u reklamu ne generira i maksimalan profit. Zato opreza radi, ograničavate budžet reklame. Radi gore napisanoga, želite ograničiti ukupni budžet reklame na kn. Dodajte ograničenje na ukupnu vrijednost u čeliji F10. 1 Tools/Solver. Odaberite Add. Pojavi se dijalog Add Constraint (dodavanje ograničenja). U okvir Cell Reference (referenca čelije) tipkajte f 10 ili označite čeliju FlO (reklama za cijelu godinu) na radnom listu. Čelija F10 mora biti manja ili jednaka od Relacija u okviru Constrain je već predzadano (default) postavljena na "< ", pa to ne morate mijenjati. U okvit desno do relacije "< ", tipkajte Dijalog bi trebao izgledati kao na slici: 2 Odaberite OK. Odaberite Solve. 3 Pošto ste pregledali rezultate, označite odabirni alat Restore Original Values (vratiti na originalne vrijednosti) i odaberite OK kako bi poništili rezultate i vratili čelije na njihovu prijašnju vrijednost. 4 File/Close/No. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page177

179 OS Klinča Sela Uvod Neka vas naslov ovog dijela knjige ne uplaši. Bar ne prvi dio, dio o makroinstrukcijama ili kratko makroima. Svi oni koji sami mijenjaju ulje u svom automobilu, ili to znaju ali nemaju vremena učiniti sami, upustit će se i u ovaj dio Excel-a. Ostali neka znaju da se i "ovo može u Excelu", pa kad im zatreba potrudit će se i oko ove lekcije. Visual Basic je poznati programski jezik firme Microsoft, a ovdje se iza naziva VBA krije njegova implementacija u Excel-u, čiji je puni naziv Visual Basic Programming Svstem, Applications Edition. Radnje u Excel-u, koje često ponavljate, možete automatizirati bez znanja programskog jezika VBA. Sve ispod ovog naslova sam potpuno oslobodio stručnih izraza vezanih za programiranje, kako bi izlaganje o makroima prikazao u svoj njihovoj jednostavnosti. Programski jezici postaju sve bliži krajnjim korisnicima, tako daje dobro da se stari strahovi ruše zavirivanjem iza naslova VBA. Iza naslova "Procedura" otvara se poglavlje o Visual Basic-u na "programerski način". Riječ "makro" je u tom poglavlju zamijenjena riječju "procedura". Ako riječ makro obuhvaća ono što se događa na pozornici, onda riječ "procedura" obuhvaća ono što se događa iza pozornice. Nekada ste morali napisati program pa ga isprobati. Danas ga možete isprobati pa napisati. Dakle, ne morate biti programer da biste mogli koristiti makro. Ali, kada vidite koliko vam je makro koristan možda se upustite i u drugi dio ovog poglavlja te obogatite vaše makroe kodovima VBA. Princip rada makroa je sljedeći. Excel je opskrbljen s Macro Recorder-om koji će napisati makro umjesto vas, u kodu Visual Basic-a. Macro Recorder će pohraniti vaše naredbe i akcije u Excel-u. Tako nastalu snimku nazivamo makro. Makro možete pokrenuti kad god vam zatreba i on će ponoviti sve snimljene akcije i naredbe. Tako će vam uštedjeti vrijeme. Na žalost, za veći stupanj automatizacije, potrebno je posegnuti i za pravim programiranjem, tj. ispisivanjem koda kolovoz, 2005 created by dkuhar Page178

180 programa VBA. Možete početi s Macro Recorder-om, a završiti ručnim unosom koda VBA. S VBA možete napraviti osobne naredbe, izbornike, dijaloge, poruke i alate te možete za sve to prikazati osobni Help. Uz pomoć VBA možete napraviti samostojne aplikacije. Snimite vaš prvi makro Često npr. otvarate novi radni list u kojem isključujete crte mreže i u čeliju A3 upisujete naslov Narudžbe, podešavate širinu stupca i formatirate čeliju A3. To je jedan rutinski ponavljajući posao kojeg možete snimiti, pa svaki put kada ga treba učiniti vi pokrenite snimku. Ta snimka se naziva makro i pravi se na dolje opisani način. Početak snimanja 1 Pošto ćete u čeliju A3 unijeti vrijednost pa obaviti formatiranje, da uštedite radnju ponavljanja odabira čelije A3, isključite opciju Move selection after Enter u tabulatoru Edit do koje ćete doći odabirom naredbe Tools/Options. 2 Odaberite naredbu Tools/Macro/Record New Macro. 3 U dijalogu Record Macro u okvir Macro name (ime makroa) tipkajte NoveNarudžbe 4 Ime makroa morate početi sa slovom, a dalje može imati brojke i slova. Ne smijete koristiti razmaknicu niti navodnike. 5 U okviru Description obrišite ponuđeno i napišite Priprema radnog lista za nove narudžbe. 6 U okviru Store macro in odaberite Personal Macro Workbook. 7 U okvir Short key tipkajte n. 8 Odaberite OK. Na traci Status bar imate ispisan mod rada Recording. Od sada dalje sve vaše akcije preko tipki i miša Excel snima. Najprije isključite crte mreže. Isključenje opcije Gridlines 1 Odaberite naredbu Tools/Options. 2 Odaberite tabulator View. 3 U okviru Window Options isključite birač Gridlines. 4 Odaberite OK. Sada ćete unijeti naslov u čeliju A3, formatirati čeliju i stupac te zaustaviti snimanje makroa. Unos podataka i formatiranje kolovoz, 2005 created by dkuhar Page179

181 1 Označite čeliju A3, tipkajte Narudžbe i pritisnite Enter. 2 Odaberite naredbu Format/Cells. 3 Odaberite tabulator Font. 4 U okviru Font označite Times New Roman. 5 U okviru Font Style odaberite Bold Italic. 6 U okviru Siže označite 18 7 Odaberite tabulator Border. 8 U okviru Border označite Outline. 9 U okviru Style označite dvostruku punu crtu. 10 Odaberite OK. 11 Odaberite naredbu Format/Column/AutoFit Selection. 12 Odaberite naredbu Tools/Macro/Stop Recording ili pritisnite tipku miša na alat Stop Recording. Vaš radni list izgleda: Pokretanje makroa Vaš prvi makro je snimljen. Možete ga koristiti kad vam god zatreba. 1 Pritisnite tipku miša na birač lista Sheet2. 2 Odaberite naredbu Tools/Macro/Macros. 3 U okviru Macro name označite ime NoveNarudžbe. 4 Pritisnite tipku miša na alat Run. Radni list Sheet2 izgleda kao i Sheetl na prethodnoj slici. Ili Pokretanje makroa tipkovnicom: 1 Pritisnite tipku miša na birač lista Sheet3. 2 Ctrl+n. Napravite novi izbornik Pojam Toolbars u Microsoft Office-u dobija šire značenje. Osim traci alata, obuhvaća i traku izbornika. Postupci za dodavanje novog izbornika na traku izbornika, ili nove naredbe u postojeći izbornik, potpuno su isti i za dodavanje novog alata na traku alata. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page180

182 Napravite novi izbornik (Moji makroi) na traci izbornika i prvu naredbu (Nove narudžbe) u njemu, koja će pokretati makro Nove narudžbe: 1 Odaberite naredbu Tools/Customize. 2 Odaberite tabulator Commands i pritisnite tipku miša na New Menu u okviru Categories. 3 Povucite New Menu iz okvira Commands i spustite na traku izbornika. 4 Odaberite alat Modify Selection u dijalogu Customize, pa u listi koja se otvori, u okviru Name, tipkajte Moji makroi i pritisnite Enter. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page181

183 5 Označite Macros u okviru Categories. 6 Povucite Custom Menu Item iz okvira Commands, zadržite se iznad izbornika Moji makroi, pa pustite tipku miša ispod tog izbornika. 7 Dok je označen Custom Menu Item, odaberite alat Modify Selection u dijalogu Customize, pa u listi koja se otvori, u okviru Name, tipkajte Nove narudžbe i odaberite AssignMacro. 8 U okviru Macro Name označite NoveNarudžbe/OK. 9 Zatvorite dijalog Customize/Close. Isprobajte učinjeno 1 Otvorite novu radnu knjigu. 2 Odaberite izbornik Moji makroi, pa naredbu Nove narudžbe. Skidanje naredbe Nove narudžbe 1 Odaberite naredbu Tools/Customize. 2 Pritisnite tipku miša na naredbu Nove narudžbe i povucite ju izvan trake izbornika, pa pustite bilo gdje u radni prostor Excela. 3 Ponovite korak 2 za izbornik Moji makroi. 4 Pohranite radnu knjigu pod nazivom vb kolovoz, 2005 created by dkuhar Page182

184 Tipovi makroa 1 Tools/Macro/Record New Macro. 2 U dijalogu Record Macro postoji okvir Store macro in. Što znače opcije u tom okviru pročitajte dolje: Zatvaranje Excel-a i makroi Nakon što ste napravili Personal Macro, pa odabrali gumb Close za zatvaranje Excel-a, pojavit će se upit ("Hoćete li pohraniti promjene u Personal Macro Workbook? Ako odaberete Yes, makroi će biti na raspolaganju sljedeći put kad otvorite Microsoft Excel."): Nemojte zaboraviti odabrati Yes. Opcija Personal Macro Workbook This Workbook Na hrvatskom Osobna knjiga za makroe Ova knjiga Makro će biti pohranjen Osobna knjiga za makroe je skrivena knjiga koja je uvijek otvorena, ako ne odredite drukčije. To je kontejner makroa koje ćete koristiti u svim ostalim knjigama. Postoje uvijek otvorena, svi makroi u njoj su vam uvijek na raspolaganju. Svi makroi koji su u njoj pojavit će se u dijalogu Macro i moći ćete ih odabrati. Makro je na raspolaganju samo u toj radnoj knjizi. Makro je na raspolaganju samo u novoj knjizi. New Workbook Nova knjiga Makro, procedura, program: tri su sinonima za isto. Među korisnicima je omiljen naziv makro, a među programerima procedura ili program. Postoje dvije vrste procedura: Sub procedura i Function procedura. Najprije o Sub proceduri. Sub procedura Ovo poglavlje ću početi s izmjenama makroa NoveNarudžbe, kojeg ste napravili u prethodnom poglavlju. Da bi mijenjali makro morate otvoriti list na kojem je ispisan i tako početi učiti pisanje koda Visual Basic. Prvi korak u editiranju makroa je prikaz tog makroa. Makro je napisan u programskom jeziku Visual Basic na posebnom listu koji se zove Visual Basic modul. Postoje tri načina kako možete prikazati makro. Prvi je način preko dijaloga Makro. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page183

185 Prikaz makroa u kodu Visual Basic-a 1 Otvorite knjigu VB, koju ste napravili u prethodnom poglavlju (ili s diskete). 2 Odaberite naredbu Tools/Macro/Visual Basic Editor (Alt+Fl 1). 3 Pritisnite tipku miša na Module 1, pa na gumb View code ^. Makro NoveNarudzbe u kodu Visual Basic-a izgleda ovako (kod vas može biti i nešto drukčiji ispis ako niste potpuno jednako radili kao ja): kolovoz, 2005 created by dkuhar Page184

186 Sad vidite kako izgleda snimka vašeg makroa. Svaka vaša akcija je upisana u modulu kao instrukcija. Primjer instrukcije u Visual Basic-u: ActiveWindow.DisplayGridlines False je ekvivalent vaše akcije kojom ste isključili opciju Gridlines u okviru Window Options, na tabulatoru View do koje ste došli preko naredbe Tools/Options. Npr. instrukcija u Visual Basic-u: ActiveCell.FormulaRICl "Narudžbe" je ekvivalent vašeg tipkanja teksta "Narudžbe" u aktivnu čeliju i nakon toga pritiskanja ENTER, RETURN ili kursorske tipke. Niz instrukcija između dviju ključnih riječi, Sub i End Sub, je vaš makro ili procedura. Procedura je izraz koji se upotrebljava u Visual Basic-u. Ključne riječi se pojavljuju u plavoj boji (predzadano, a to možete promijeniti). Ako želite više saznati o nekoj ključnoj riječi, označite je povlačenjem pokazivača preko nje, pa pritisnite tipku Fl. Funkcijska procedura Funkcijska procedura je ona koja počinje s Function a završava s End Function. Pomoću nje ćete napraviti osobnu funkciju koja će se ponašati kao svaka druga ugrađena funkcija (SUM, AVERAGE,...). Pomoću jedne osobne funkcije možete zamijeniti cijelu složenu formulu, ugniježđene formule ili nekoliko odvojenih formula. Tako uprošćujete svoj rad u Excel-u. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page185

187 Makro Funkcijsku proceduru pravite tako da kombinirate matematički izraz, ugrađene funkcije i kod Visual Basic. Osobne funkcije su slične makroima. Razlike među njima su navedene u sljedećoj tablici: Izvršava neku akciju, kao npr. premješta raspon čelija ili pravi graf. Može se snimiti. Ograničen je ključnim riječima Sub i End Sub. Izrada osobne funkcije Osobna funkcija Izbacuje neku vrijednost; ne može izvesti akciju. Mora se napisati u modulu. Ograničena je ključnim riječima Function i End Function. Napravite svoju prvu funkciju. Neka to bude funkcija koja će zamijeniti onu dugu formulu u primjeru ocjenjivanja studenata: IF(J6>89;"Odličan";IF(J6>79;"Vrlo dobar" ;IF(J6>69;"Dobar";IF(J6>59;"Dovoljan";"Nedovorjan")))) Ne opterećujte se što još ne znat e pravila a pišete funkcije. Najbolje ćete naučiti na primjerima. 1 Otvorite novu knjigu u Excel-u, ako već nije otvorena. 2 Alt+Fll. 3 U prozoru Microsoft Visual Basic, odaberite Insert/Module. 4 Tipkajte funkcijsku proceduru kao što je ova ispod: Korištenje osobne funkcije Isprobajte funkciju: 1 Alt+F11 (ovo je "prekidač" kojim u prozoru Microsoft Visual Basic otvarate prozor Excel-a, i obratno). 2 Unesite sljedeće podatke u stupac A: kolovoz, 2005 created by dkuhar Page186

188 Označite čeliju B1, pa odaberite alat Paste Function (f x ) na traci alata Formula Bar. U okviru Function categorv označite na dnu liste, User Defined. U okviru Function name označite funkciju KonačnaOcjena. Odaberite OK. U okvir Bodovi utipkajte a1 Odaberite OK. Povucite hvataljku AutoFill čelije BI do čelije B6. Rezultat je: Dijelovi osobne funkcije Function KonacnaOcjena(Bodovi) Instrukcije Function i End Function počinju i završavaju funkciju. Ime funkcije (KonacnaOcjena) je jedinstveni identifikator funkcije. Argumenti. Vaša funkcija ima samo jedan argument. To je argument Bodovi. Da ih ima više dijelili bi ih zarezom ili bolje rečeno onim što ste definirali kao list separator u tabulatoru Module General. Argumenti su ulazne vrijednosti na osnovu kojih funkcija proračuna rezultat. Argumenti se pišu u okruglim zagradama. Visual Basic kod i izrazi. Izrazi su kombinacija brojeva, teksta, promjenljivih vrijednosti, i matematičkih operatora koji zajedno proizvode vrijednost. U vašem primjeru izrazi su: "Odličan" "Vrlo dobar" "Dobar" kolovoz, 2005 created by dkuhar Page187

189 "Dovoljan" "Nedovoljan" If...Then...ElseIf...End If je kod Visual Basic-a i to onaj što spada u naprednije programiranje. To je jedna od strukture odlučivanja koju podržava Visual Basic. Funkcionira na sljedeći način: Uvjet 1 If Bodovi > 89 Then Instrukcija 1 Uvjet 2 ElseIf Bodovi > 79 Then Instrukcija 2 Uvjet 3... Instrukcija 3 Instrukcija koja uključuje Else EndIf Visual Basic testira najprije uvjet 1. Ako je uvjet 1 False (neistina), VB testira uvjet 2, i tako redom dok ne naiđe na uvjet čiji je status True (istina). Kada VB naiđe na uvjet True, izvrši odgovarajuću instrukciju ispod uvjeta i tada prijeđe na izvršavanje koda koji slijedi iza End If. Ukoliko niti jedan od uvjeta ne bi bio True, VB bi izvršio instrukciju ispod Else. Rezultat. To je vrijednost koju osobna funkcija vrati nakon proračuna. Rezultat specificirate s instrukcijama tipa: ImeFunkcije izraz Ne zaboravite... odabrati Yes u dijalogu: kojeg će Excel izbaciti kada budete zatvarali program Excel. Tako će vam funkcija koju ste upravo napravili biti na raspolaganju i svaki sljedeći put kad otvorite Excel. Tiskanje uvjerenja Pročitajte ponovo poglavlja "Reference pres jeka raspona" i "I mplicitna imena". U datoteci OCJENE vodite listu studenata i rezultate njihovih testova, te njihovih uspjeha nakon prvog i drugog obrazovnog razdoblja. To vodite na listu OCJENE, a na listu Sheet2 ste napravili obrazac uvjerenja. Taj obrazac tiskate na kraju obrazovnih razdoblja za svakog studenta posebno. Evo kako se cijeli posao može automatizirati. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page188

190 1 Otvorite datoteku OCJENE1 koju ste napravili u lekciji "Formule" Dodajte list Sheetl i stavite ga iza lista OCJENE, ovako: 2 Pritisnite tipku miša na izbornik Insert, pa na naredbu Worksheet. Ispred lista Ocjene dobili ste list Sheetl. 3 Pritisnite tipku miša na birača lista Sheetl, pa povucite do iza birača lista Ocjene. 4 Aktivirajte list Ocjene pritiskom tipke miša na istoimeni birač lista Ocjene. 5 Označite raspon A5:K15 na listu OCJENE. 6 Odaberite naredbu Insert/Name/Create/Isključite opciju Right Column/Ostavite uključenu opciju Top Row/OK. Tako ste stupcima u rasponu A5:K15 dali ona imena koja su ispisana u prvom retku tog raspona, retku A5:K5. 7 Alt+Fl 1 da se otvori prozor Microsoft Visual Basic. 8 U prozoru Project - VBAProject označite VBAProject (ocjene 1.xls). Ako ne vidite prozor Project pritisnite Ctrl+R, ili View/Project Explorer. 9 Insert/Module. 10 Pišite slijedeću proceduru u VBA list Module 1 : 'Imenovanje tekućeg reda Sub ImenujRed() ActiveCell.EntireRow.Select ActiveWorkbook.Names.Add Name: "TekućiRed", RefersToRICl: Selection ActiveCell.Select End Sub 11 Aktivirajte list OCENE tako što ćete odabrati alat View Microsoft F,xcel na traci alata Standard: u prozoru Microsoft Visual Basic ili Alt+F11. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page 189

191 12 Odaberite naredbu View/Toolbars/Forms 13 Pritisnite tipku miša na alat Button na traci alata Forms 14 Povucite pravokutnik na radnom listu, otprilike kao na slici ispod 15 U dijalogu Assign Macro, označite ImenujRed pa odaberite OK. 16 Označite tekst na alatu i tipkajte Ispuni uvjerenje. 17 Sada aktivirajte list Sheet1 i napravite obrazac formata A4, kao na slici: Forms Toolbox 18 U čeliju A7 na listu Sheetl, tipkajte ili unesite pomoću Insert/Name/Paste u kolovoz, 2005 created by dkuhar Page190

192 traci formule, slijedeću formulu: Ime_studenta TekuciRed & " " & Prezimestudenta TekuciRed U Gornjoj formuli koristite presjeke raspona Ime_studenta TekuciRed i presjeke raspona Prezime_studenta TekuciRed kao reference čelija u kojima je ime i prezime onog studenta u čijem retku je aktivna čelija. 19 Unesite i ostale formule, prema slici: 20 Formatirajte obrazac "Uvjerenje". 21 Aktivirajte list OCJENE. 22 Aktivirajte bilo koju čeliju u retku Irena. 23 Pritisnite tipku miša na alat "Ispuni uvjerenje". 24 Aktivirajte list Sheetl. Tamo su unijeti podaci o Ireni Ambrosi. Snimanje makroa Tiskanje lzvješća Uvjerenje 1 Odaberite naredbu Tools/Macro/Record New Macro. 2 U okvir Macro name tipkajte TiskanjelzvješćaUvjerenje 3 U okviru Store macro in odaberite This workbook. 4 Odaberite OK. 5 Pritisnite tipku miša na birač lista Sheetl 6 Odaberite naredbu File/Print/Uključite opciju Active sheet(s).' 7 Odaberite Ok u dijalogu Print. 8 Odaberite naredbu Tools/Macro/Stop Recording. 9 Alt+Fll. kolovoz, 2005 created by dkuhar Page191

193 10 U prozoru Project pritisnite tipku miša dva puta na Module 2, kao na slici gore. Desno će se otvoriti kod makroa TiskanjeIzvješćaUvjerenje: Povezivanje makroa u jednoj proceduri 1 U VBA Module2, ispod postojeće procedure, tipkajte slijedeću proceduru: To je procedura koja poziva sljedeće dvije procedure: ImenujRed Tiskanj elzvješćauvjerenje Promjenite pridodani makro alatu kolovoz, 2005 created by dkuhar Page192