Sveučilište Josipa Jurja Strossmayera u Osijeku Ekonomski fakultet u Osijeku Diplomski studij Projektni rad iz kolegija Reinžinjerstvo poslovnih procesa (BPR) Naslov rada: Reinžinjerstvo procesa nabave na primjeru tvrtke Zvečevo d.d. Izradile: Mirković, Monika Šarić, Branka Osijek, travanj 2010.
SADRŽAJ 1. Uvod 2 2. Osnovne informacije o tvrtci 3 3. Organizacijska struktura 4 4. Proces nabave 7 5. Prijedlog za poboljšanje procesa nabave 12 6. Zaključak 15 Literatura 16
1. UVOD Seminarski rad predstavlja tvrtku Zvečevo d.d., njezinu organizacijsku strukturu u kojoj je vidljiva međusobna povezanost pojedinih poslovnih funkcija i odjela. Cilj je upoznati čitatelja s osnovnim poslovanjem tvrtke Zvečevo d.d., te na temelju praktičnog primjera prikazati reinženjering poslovnih procesa, u ovom slučaju, procesa nabave. Zvečevo d.d., tvrtka je koja ima svoj identitet, samostalnost, individualnost i kolektivnu snagu. Poznata je tvrtka koja je na domaćem tržištu te na tržištu susjednih zemalja izgradila čvrstu poziciju, zahvaljujući svojim snažnim trgovačkim markama čokolade. Kako bi zadržala dobru pozicioniranost na tržištu potrebno je stalno ulaganje kako u inoviranje proizvoda, zadovoljstvo kupaca, tako i u poboljšanje pojedinih poslovnih procesa. Reinženjering procesa nabave jedan je od načina takvog poboljšanja. Rad je strukturiran na način da daje detaljan pregled poglavlja, koji polaze od opisa poduzeća, kratkog prikaza poslovanja (vizija, misija, ciljevi i politika poduzeća). Nakon upoznavanja s strukturom poduzeća, bit će opisan proces nabave, te prijedlozi za poboljšanje s popratnim grafičkim dijagramima. Literatura korištena u izradi seminarskog rada sastoji se od web izvora, te prikupljenih podataka slanjem e-mail upitom i radom u Zvečevu d.d. preko studentskog servisa.
2. OSNOVNE INFORMACIJE O TVRTCI Današnje Zvečevo d.d. proizašlo je iz tvornice jakih alkoholnih pića Stock cognac Medicinal koja je osnovana 1921. što ukazuje na dugu tradiciju i iskustvo u proizvodnji. Značajniji datumi u poslovanju tvrke su godine 1934. kada je poznata švicarska tvrtka Nestlé ponudila ugovor Stocku o najmu postrojenja za proizvodnju čokolade i bombona, te 1951. kada tvornica počinje poslovati pod nazivom Zvečevo koje se zadržalo sve do danas. 1993. godine Zvečevo postaje dioničko društvo. Osnovna djelatnost jest proizvodnja alkoholnih pića i konditorskih proizvoda, te mliječnih proizvoda. Od alkoholnih pića najpoznatiji brendovi su: Barun, Trenk, Jubilarni Brandy, Pelinkovac, dok se među konditorskim proizvodima ističe: Mikado, Samo ti, Volim te, Braco i Seka, Saporo, te Mond i Super. Proizvod Barun nosi znak HRVATSKA KVALITETA, a Mikado i vinjak Trenk znak IZVORNO HRVATSKO. Tri osnovna načela odgovornosti poslovanja, koje ističu u tvrtci Zvečevo d.d. su održivost, odgovornost i transparentnost. Misija tvrtke je svojom proizvodnjom i prodajom kvalitetnih proizvoda zadovoljiti i nadmašiti očekivanja kupaca te ostvariti profit na zadovoljstvo zaposlenika i dioničara. Strategija poslovanja orjentirana je na širenje asortimana, modernizaciju ambalaže i osvajanje novih izvoznih tržišta. Vizija Zvečeva je postati vodeći regionalni proizvođač konditorskih proizvoda i jakih alkoholnih pića prepoznatljiv po tradicionalno kvalitetnim proizvodima. Cilj tvrtke je svojim proizvodima pridonijeti očuvanju ljudskog zdravlja, zaštiti okoliša i poboljšanju kvalitete života. Politika kvalitete predstavlja osnovu poslovanja i unapređenja tvrtke. Visoka razina sustava kvalitete osnova je uspješnog poslovanja te jamstvo zadovoljstva kupaca. Planovi tvrtke temelje se na novom velikom investicijskom ciklusu modernizacije proizvodnje kako bi tvrtka bila konkurentna na domaćem i inozemnom tržištu. Osiguranje upravljanja kvalitetom provodi se prema normi ISO 9001:2000, a trajno osiguranje zdravstvene ispravnosti proizvoda provodi se na načelima HACCP (HAZARD ANALYSIS AND CRITICAL CONTROL POINT). Dokaz svakodnevne brige o kvaliteti proizvoda i zadovoljstvu potrošača pokazuje izjava predsjednika uprave: Ako već sutra ponudimo tržištu niz novih proizvoda, bit će to samo odraz brige za potrošača i rezultat stalno prisutne dinamike rada, što je uvjet da naš znak zauvijek ostane znak tradicije, kvalitete i povjerenja potrošača. Naša najveća nagrada nesumnjivo je povjerenje potrošača i njihova čvrsta privrženost našim proizvodima. Zato ulažemo napore prema cilju: samo je najbolje dovoljno dobro!
3. ORGANIZACIJSKA STRUKTURA GLAVNA SKUPŠTINA PREDSJEDNIK NADZORNI ODBOR PREDSJEDNIK POMOĆNIK UPRAVE ZA TEHNOLOGIJU UPRAVA PREDSJEDNIK UPRAVE POMOĆNIK UPRAVE ZA FINANCIJE I KOMERCIJALNE POSLOVE ODJEL INVESTICIJA, RAZVOJA I KONTROLE DIREKTOR PROIZVODNO- TEHNOLOŠKI SEKTOR SEKTOR KOMERCIJALE I MARKETINGA IZVRŠNI DIREKTOR FINANCIJSKO- RAČUNOVODSTVENI SEKTOR DIREKTOR PRAVNI I OPĆI POSLOVI - RUKOVODITELJ KONTROLA - VODITELJ KONTROLE TVORNICA KONDITORSKIH PROIZVODA - DIREKTOR MARKETING - DIREKTOR FINANCIJE - RUKOVODITELJ INVESTICIJSKO ODRŽAVANJE - RUKOVODITELJ TVORNICA ALKOHOLNIH PIĆA - DIREKTRO PRODAJA - DIREKTOR RAČUNOVODSTVO - RUKOVODITELJ RAZVOJ NOVIH PROIZVODA - NOSITELJ PROJEKATA RAZVOJA TVORNICA MLIJEČNIH PROIZVODA - DIREKTOR NABAVA - DIREKTOR ERC - RUKOVODITELJ ODRŽAVANJE I ENERGETIKA - RUKOVODITELJ TRANSPORT - RUKOVODITELJ SKLADIŠTA I TRANSPORTA Slika 1. Organizacijska struktura Zvečeva d.d. Organizacija Zvečeva d.d. jest način povezivanja poslovnih funkcija u poduzeću. Ona je uspostavljena formalno što znači da je rukovoditelj organizirao i rasporedio djelatnike na određena radna mjesta na duže vremensko razdoblje. Zvečevo d.d. u svom poslovanju nastoji ostvariti svoj cilj, dakle uspješno poslovanje, te osiguranje položaja na tržištu i mogućnost osvajanja novih, putem strategije koja koristi određenu tehnologiju, i zato pomno bira lokaciju smještanja poslovnica i proizvodnih pogona i poštuje načela ekonomičnosti, rentabilnosti i likvidnosti. Poslovne funkcije investicija, razvoj i kontrole, proizvodnog sektora, komercijale i marketinga, financijsko-računovodstvenog sektora te odjel općih i pravnih poslova međusobno su umreženi, povezani i odgovorni odjelu uprave. Svaki od njih ima podfunkciju
koja obavlja specifične dijelove poslovanja. Uprava, na čelu sa predsjednikom ima pomoćne odjele čiji su voditelji pomoćnik za tehnologiju i pomoćnik za financije i komercijalne odjele. Na vrhu hijerarhije nalaze se glavna skupština i nadzorni odbor koji preuzimaju cjelokupno upravljanje tvrtkom. Funkcija proizvodnje računalno je opremljena i omogućuje kvalitetan unos, obradu i izvješćivanje uprave i sektora komercijale o svakodnevnoj proizvodnji. Dakle, komunikacija postoji, ali ne bi bilo na odmet osuvremeniti opremu koja je zaposlenima trenutačno na raspolaganju, tj. izgradnja informacijskog sustava bi, između ostaloga, značila modernizaciju hardvera i uvođenje novijih softverskih alata.
Organizacijska struktura Zvečevo d.d. Uprava Definiranje strategije poslovanja izvješćivanje Analiza i upravljanje Odjel investicija, razvoja i kontrole Kontrola, investicije i razvoj Proizvodnotehnološki sektor Tvornica konditorskih proizvoda Tvornica alkoholnih pića Tvornica mliječnih proizvoda Održavanje i energetika izvješćivanje Sektor komercijale i marketinga Nabava Prodaja Marketing Transport Financijskoračunodvodstv eni sektor Financije Računovodstvo Slika 2. Plivaće staze organizacijske strukture Zvečeva d.d.
Odgovornosti i tokovi izvješća unutar i između odjela prikazani su Slikom 3. Zbog ograničenja alata MS Visio, nisu prikazani pomoćni odjeli uprave, kao ni odjel pravnih i općih poslova. 4. PROCES NABAVE Proces nabave, kao i svaki proces, predstavlja interakciju ljudi, opreme, metoda i kontrola u cilju ispunjenja sljedećih osnovnih zadaća: izvršavanje poslova vezanih za nabavu roba (usluga), donošenje odluka vezano za proces nabave, plaćanje i prijema robe, plaćanje prema dobavljačima, te priprema internih i ekstranih izvješća. Polazeći od prethodno navedenih zadaća vidljivo je kako je proces nabave povezan s ostalim poslovnim procesima. Sam proces nabave može se opisati na sljedeći način: skladište(a) dostavlja zahtjev za nabavu sirovina odjelu nabave, odjel nabave provjerava primljene zahtjeve i sastavlja narudžbu, komercijala provjerava i odobrava sastavljene odjela nabave, komercijala informira odjel nabave o slanju, odjel nabave šalje narudžbu(e) dobavljaču, dobavljač potvrđuje ili odbija isporuku naručenog materijala/sirovine, dobavljač isporučuje materijal/sirovinu, roba se prima u skladištu koje je iniciralo nabavu na mjestu prijema radi se provjera primljene robe (usklađivanje i otpremnice od dobavljača) i ukoliko se pojave odstupanja tj. razlike pravi se dodatni dokument kojim se i dobavljač informira o utvrđenim razlikama, odjeli komercijale i nabave se informiraju o prispijeću robe u skladište kao i o eventualnim razlikama između naručenog i isporučenog, odjel računovodstva se informira o prispijeću robe (kopija otpremnice), kao i o eventualno utvrđenim razlikama, dolazi faktura od dobavljača u odjel računovodstva, faktura se knjiži u knjigovodstvenim evidencijama (Salda Konta, Glavna knjiga i sl.), komercijalni sektor potvrđuje fakturu i šalje je odjelu uprave na konačno odobrenje za plaćanje, posebice ukoliko je riječ o većim iznosima,
izvršava se plaćanje prema dobavljaču, plaćanje se evidentira u knjigovodstvenim evidencijama (Salda Konta, Glavna knjiga i sl.). Nakon detaljnog opisa procesa nabave koji će biti prikazan dijagramom pomoću alata MS Visio, potrebno je definirati ključne sudionike u procesu nabave. Proces polazi od osobe koja utvrđuje potrebu za nabavkom određene sirovine ili materijala (voditelj skladišta). Odgovorna osoba unutar odjela nabave sastavlja narudžbu koja se šalje dobavljaču, te isto tako voditelj komercijale ili osoba unutar odjela komercijale koja je zadužena za odjel nabave odobrava ili neodobrava narudžbu. Kako je sektor komercijale nadređen odjelu nabave, prodaje, odjelu izvoza i odjelu istraživanja tržišta logično je zaduženost pojedine osobe za svaki odjel. U procesu nabave uključene su osoba/osobe iz računovodstva koje knjiže primljene fakture i brinu o podmirenju plaćanja prema dobavljačima. Također, pojavljuju se dobavljači kao jedini vanjski sudionici. U nastavku seminara biti će prikazan opisan proces EPC dijagramom i Cross Funcional Flowchart (plivaće staze).
Zahtjev za nabavu Provjeravanje primljenih zahtjeva Stanje na skladištu Sastavljanje Zahtjev za provjerom Provjeravanje Narudžba nije odobrena V Narudžba je odobrena Obrazloženje odbijanja Slanje dobavljaču Narudžba odbijena V Narudžba odbijena Narudžba je prihvaćena Traženje novog dobavljača Isporučivanje materijala Zaprimljen je materijal u skladište Informiranje svih odjela o prispjeću Podaci s i otpremnice Evidencija skladišnih primki Uključuje kvantitativnu i kvalitativnu provjeru naručenog i zaprimljenog Plaćanje dobavljaču Faktura je plaćena Račun i popratna knjigovodstva Slika 3. EPC dijagram procesa nabave
Naručivanje sirovine/materijala Voditelj skladišta Definiranje zahtjeva za nabavom Zaprimanje materijala Evidencija o stanju zaliha Prekid procesa nabave Narudžba nije odobrena Voditelj nabave Provjera primljenih zahtjeva Sastavljanje Slanje Voditelj komercijale Provjeravanje Narudžba je odobrena Narudžba nije prihvaćena Ako narudžba nije prihvaćena odjel nabave šalje drugim dobavljačima Dobavljač Narudžba je prihvaćena Isporuka materijala Računovođa Knjiženje (KUF) Plaćanje dobavljaču Slika 4. Plivaće staze procesa nabave
Prednost postojećeg tijeka nabave je u postojanju detaljne provjere svakog koraka u tom procesu čime se izbjegava mogućnost pogreške. Međutim, ta prednost je ujedno i nedostatak jer zahtjeva puno vremena, uključuje dosta sudionika koji nemaju velike ovlasti te za svaku odluku moraju dobiti potvrdu od nadređenog odjela. Taj problem može se riješiti delegiranjem ovlasti na niže razine i uvođenjem sustava koji u svakom trenutku nudi uvidu u stanje zaliha i potrebu za naručivanjem novih materijala. Dakle, problematično je fizičko prenošenje dokumenata unutar organizacije što se može riješiti računalnom aplikacijom. Također, definiranje manjeg broja sudionika, isključivo onih koji su direktno uključenu u proces nabave, može se ubrzati njegovo odvijanje. Optimalan, sposoban i stabilan proces nužan je uvjet u postizanju kvalitete poslovanja. Stoga ćemo u nastavku predložiti poboljšanje procesa nabave kako bi se korektivnim radnjama u tijeku naručivanja poboljšala dinamika cijelog sustava poslovanja.
5. PRIJEDLOG ZA POBOLJŠANJE PROCESA NABAVE Cilj reinžinjeringa procesa nabave jest učiniti ga bržim, boljim i efikasnijim. Prioritet je odgovoriti na ključna pitanja: gdje smo sada i kako se stvari trenutno odvijaju, te gdje želimo biti i kako bismo htjeli da se stvari odvijaju u budućnosti. To znači kako je potrebno ukloniti nepotrebne fizičke tokove podataka o utrošku osnovnih i drugih materijala, zalihama, mogućnostima nabave, a u svrhu održanja kvalitete usluga te smanjenja troškova poslovanja. Informacijski podsustav nabavnoga poslovanja treba biti projektiran tako da omogućuje integralni pristup obradi i praćenju nabave materijala, vođenju zaliha materijala na skladištu, sitnoga inventara u upotrebi i financijskom knjigovodstvu dobavljača u okviru Zvečeva d.d.. Tako oblikovan sustav, temeljen na internetu kao osnovnom komunikacijskom kanalu, obećava velika unapređenja u procesu planiranja i provedbe protoka materijala, te cjelokupnog procesa nabave. Prijedlog je stvoriti bazu podataka kojoj bi svi odjeli (skladište, proizvodnja, prodaja) imali pristup te u realnom vremenu imali mogućnost unositi stanja zaliha i već prema njima definirati zahtjeve za narudžbom. Ti zahtjevi bi se pohranjivali u bazi podataka i automatski bi bili na raspolaganju odjelu nabave koji bi njima upravljao. Tako bi se riješio problem provjere voditelja nabave stvarne potrebe za narudžom koju je definirao npr. voditelj skladišta materijala, te bi se uklonio problem nepotrebne i usporavajuće pisane dokumentacije. Odjel nabave upravljao bi narudžbama koje se šalju dobavljaču, te bi se nakon njezina prosljeđivanja, ona evidentirala u istoj bazi podataka, što bi konačno bilo vidljivo i ostalim sudionicima procesa. Time bi bio eliminiran problem kompliciranog izvještavanja svakog odjela posebno. Nakon evidentiranja prispijeća materijala i usklađivanja, narudžba bi dobila status isporučeno, te bi se temeljem tih informacija automatski kreirala obavijest za dobavljača. Faktura bi također bila digitalnog oblika i automatski bi se prihvaćala u bazi. Plaćanje bi se, također, moglo obaviti elektroničkim putem i automatski bi se evidentiralo u bazi plaćanja. Računovodstvo bi trebalo samo inicirati knjiženje tih informacija u svom sustavu. Knjiženje se također provodi automatski na osnovu unaprijed prijavljenih pravila knjiženja. Konačno, svi koji su autorizirani za pristup informacijama u bazi, uvijek ih i imaju na raspolaganju i znaju u kojoj je fazi proces i kada je završen. Prednosti bi bile višestruke: stvorena je osnova za efikasno uspostavljanje i izvršavanje nabavnih politika; skraćivanje procesa nabave kroz elektroničku narudžbu prema dobavljaču; maksimiziranje zadovoljstva krajnjih korisnika kroz implementaciju jednostavnog kreiranja, nadgledanja i praćenja narudžbi; maksimiziranje transparentnosti procesa; minimiziranje troška nabave smanjivanjem broja aktivnosti; minimiziranje telekomunikacijskih troškova, obrazaca, papira itd.
Aktiviranje aplikacije Ovisno o odjelu u kojem je sudionik zaposlen Korisničko ime i lozinka Identifikacija korisnika V Identifikacija nije uspješna Identifikacija je uspješna Aplikacija za unos za unos zahtjeva za narudžbom Unošenje zahtjeva Kvantitativni podaci o materijalu koji nedostaje na zalihi Pohrana zahtjeva Obrada Slanje V Narudžba je odbijena Narudžba je prihvaćena Traženje novog dobavljača Isporučivanje materijala Zaprimljen materijal u skladište Faktura je plaćena Aplikacija za plaćanje i knjiženje Slika 5. EPC dijagram poboljšanog procesa nabave
Poboljšani proces naručivanja sirovina/materijala Odjeli (skladište, proizvodnja,pr odaja) Definiranje zahtjeva za nabavom Identifikacija nije uspješna Zaprimanje materijala Prekid procesa nabave Dobavljač Računalo Odjel nabave Identifikacija korisnika Identifikacija nije uspješna Identifikacija je uspješna Baza podataka Obrada Ako narudžba nije prihvaćena odjel nabave šalje drugim dobavljačima Slanje Narudžba nije prihvaćena Narudžba je prihvaćena Fakturiranje, knjiženje i plaćanje dobavljaču Isporuka materijala Slika 6. Plivaće staze poboljšanog procesa nabave
6. ZAKLJUČAK Proces nabave u tvrtci Zvečevo d.d., prikazan u seminarskom radu, nije na zadovoljavajućoj razini i pokazuje potrebu za unapređenjem i poboljšanjem. Stoga je ponuđen prijedlog, koji u središte stavlja tehnologiju, odnosno računalnu aplikaciju povezanu s bazom podataka koja automatizira i ujedinjava sve procese vezane za naručivanje materijala, robe... Reinženjering poslovnih procesa postaje nužan svakom poslovnom subjektu koji želi pratiti zahtjeve tržišta i tehnologije. Detaljno promatranje postojećih procesa, analiza i njihova poboljšanja donose višestruke prednosti u smislu poslovnih rezultata, brzine poslovanja, smanjenja troškova, te konačno, zadovoljstva kupaca.
LITERATURA [1] Kalčić V., ecatalog kao dio eprocurement inicijative u Plivi, Pliva Hrvatska d.o.o., http://www.sap.com/croatia/about/events/2006/worldtour/pdf/05a_ecatalog%20kao% 20dio%20eProcurement%20inicijative%20u%20Plivi_Vladimir%20Kalcic_PLIVA.pd f, 13.04.2010. [2] Tomić D., Modeliranje poslovnih procesa, Ekonomski fakultet u Mostaru, http://www.sve-mo.ba/ef/materijal_2009-10/ris_3_pe/ris_21102009_2.pdf, 13.04.2010. [3] Tomić D, Markić B., Modeliranje poslovnih procesa proces nabave, Ekonomski fakultet u Mostaru, www.sve-mo.ba/ef/down/drtom/fris_literatura/ris LANAK_4.DOC, 13.04.2010. [4] Topić G., Osiguravanje i povećanje kvalitete ovladavanjem procesa proizvodnje nadzor, mjerenje i simulacije procesa tehnologijom Petrijevih mreža, Ericsson Nikola Tesla d.d., Zagreb, http://kvaliteta.inet.hr/e-quality/prethodni/16/topic_g_rad.pdf, 13.04.2010. [5] Zvečevo d.d., http://www.zvecevo.hr, 13.04.2010.