ГЛAВНА СЛУЖБА ЗА РЕВИЗИЈУ ЈАВНОГ СЕКТОРА РЕПУБЛИКЕ СРПСКЕ 78000 Бања Лука, Бана Милосављевића 8 Република Српска, БиХ Тел: +387 (0 ) 51 / 211 286 Факс:+387 (0)51 / 211 312 e-mail: revizija@gsr-rs.org Извјештај о обављеној ревизији Финансијских извјештаја Хидрометеоролошког завода Републике Српске за период 01.01.2002. 31.12.2002. године Број: РВ028-03 Бања Лука, 31.07.2003.
Извјештај Главног ревизора Извршили смо ревизију финансијских извјештаја: Биланса стања на дан 31.12.2002. године и Биланса успјеха за период 01.01. 31.12.2002. године Хидрометеоролошког завода Републике Српске те ревизију извршења буџета за 2002. годину за Хидрометеоролошки завод Републике Српске. За финансијске извјештаје и податке исказане у финансијском извјештају одговоран је Хидрометеоролошки завод Републике Српске. Наша одговорност је да изразимо мишљење на основу ревизије коју смо обавили, о томе да ли финансијски извјештаји одражавају тачан и истинит приказ пословања током године и стања на крају године, те да ли је поштована важећа законска регулатива. Ревизију смо извршили у складу са INTOSAI ревизијским стандардима Координационог одбора институција за ревизију у БиХ и Стандардима ревизије Републике Српске. Ови стандарди нам налажу да ревизију планирамо и извршимо на начин који нам омогућава да се у разумној мјери увјеримо да финансијски извјештаји не садрже материјално значајне погрешне исказе. Ревизија укључује испитивање доказа на бази провјере узорака који поткрепљују износе објелодањене у финансијским извјештајима. Ревизија, такође, укључује оцјену примјењених рачуноводствених начела од стране Хидрометеоролошког завода Републике Српске као и ревизију усклађености пословања Хидрометеоролошког завода Републике Српске са важећом законском регулативом. Сматрамо да ревизија коју смо извршили обезбјеђује разумну основу за наше мишљење. Завод није успоставио аналитичку евиденцију основних средстава у складу са Правилником о садржини појединих рачуна у контном оквиру за кориснике прихода буџета Републике, општина и градова, буџетских фондова и јавних фондова (тачка 3.2). У пословним књигама Хидрометеоролошког завода нису евидентирани извори средстава и обавезе по основу кредита за набавку опреме у износу од 169.000 КМ (тачка 3.4.2). По нашем мишљењу, осим за ефекте, које на финансијске извјештаје имају ефекти из претходна два пасуса финансијаски извјештаји дају истинито и објективно финансијско и имовинско стање Хидрометеоролошког завода РС на дан 31.12.2002. године, по свим материјално значајним аспектима. Бања Лука, 31.07.2003. године Главни ревизор Бошко Чеко
САДРЖАЈ 1 Увод...1 2 Предмет, циљ и обим ревизије...2 3 Налази...3 3.1 Поступање по препорукама и закључцима из претходног извјештаја... 3 3.2 Функционисање система рачуноводства и интерне контроле... 3 3.3 Набавка роба, услуга и уступање радова... 4 3.4 Биланс стања... 4 3.4.1 Новчана и стална средства и извори средстава... 4 3.4.2 Обавезе... 5 3.5 Планирање и извршење Буџета... 5 4 Закључци...6 5 Препоруке...7
1 Увод Дјелатност Хидрометеоролошког завода Републике Српске (у даљем тексту Завод) jе дефинисана Законoм о министарствима (Сл. гл. РС бр. 3/97, 10/98, 18/99, 15/00, 70/02). Рад Завода je заснован и опредјељен следећим прописима: - Законом о буџету РС (Сл. гл. РС бр. 4/00), - Законом о извршењу буџета за 2002. годину (Сл. гл. РС бр. 8/02), - Законом о Трезору РС (Сл. гл. РС бр. 14/00), - Законом о буџетском систему Републике Српске (Сл. гл. РС бр. 63/02), - Законом о рачуноводству (Сл. гл. РС бр. 18/99, 62/02), - Законом o доприносима (Сл. гл. РС бр.51/01), - Законом о порезу на доходак грађана (Сл. гл. РС бр. 51/01), - Законом о поступку набавке роба и услуга и уступања радова (Сл. гл. РС бр. 20/01), - Законом о радним односима у државним органима РС (Сл. гл. РС бр. 11/94), - Законом о раду (Сл. гл. РС бр. 38/00, 41/00), - Законом о административној служби у управи РС (Сл. гл. РС бр. 16/02, 62/02), - Законом о метеоролошкој и хидролошкој дјелатности (Сл. гл. РС бр. 20/00), - Законом о сеизмолошкој дјелатности (Сл. гл. РС бр. 20/97), - Општим колективним уговором (Сл. гл. РС бр. 13/98), - Посебним колективним уговором за запослене у органима државне управе (Сл. гл. РС бр. 16/98, 37/01), - Правилником о начину и роковима вршења пописа и усклађивању књиговодственог са стварним стањем (Сл. гл. РС бр. 37/00), - Правилником о финансијском извјештавању и годишњем обрачуну буџета у РС (Сл. гл. РС бр. 21/01), - Правилником о садржини појединих рачуна у контном оквиру за кориснике прихода буџета Републике, општина и градова, буџетских фондова и јавних фондова (Сл. гл. РС бр. 70/01), - Правилником о номенклатури основних средстава и нематеријалних улагања и стопама амортизације (Сл. гл. РС бр. 3/01), - Упутством о форми, садржају и начину попуњавања образаца за трезорско пословање буџетских корисника (Сл. гл. РС бр. 69/01 и 15/02), - Упутством о благајничком пословању филијала и централног трезора (Сл. гл. РС бр. 69/01), - Наредбама о: отварању јединственог рачуна Трезора, о укидању рачуна буџетских корисника, о начину исплате нето плата, о образовању тима за пружање информација о трезорском пословању буџетских корисника. - Упутством о финансијском извјештавању за годишњи обрачун корисника буџета Републике Српске бр. 04-09-1252/03. Према Правилнику о унутрашњој организацији и систематизацији радних мјеста, Завод чини: - Сектор за метеорологију, - Сектор за хидрологију, - Сектор за сеизмологију и - Одјељење за опште послове. 1
Према новом Закону о министарствима Завод није самостални буџетски корисник него се налази у саставу Министарства пољопривреде, шумарства и водопривреде РС. За правилан и ефикасан рад Завода и за финансијске извјештаје је одговоран Директор. Наша одговорност је да изразимо мишљење да ли су Финансијски извјештаји састављени и објелодањени у складу са важећом регулативом, Рачуноводственим стандардима РС и да ли исказују истинито и фер пословање током 2002. године и стање на крају 2002. године. 2 Предмет, циљ и обим ревизије Ревизију смо планирали и извршили у складу са чланом 14. Закона о ревизији јавног сектора Републике Српске (Сл. гл. РС бр. 18/99), INTOSAI ревизијским стандардима Координационог одбора институција за ревизију БиХ (Сл. гл. РС бр. 20/01) и Стандардима ревизије Републике Српске. Ови стандарди нам налажу да планирамо и извршимо ревизију на начин који нам омогућава да се у разумној мјери увјеримо да су Финансијски извјештаји за 2002. годину тачни и да не садрже материјално значајне грешке. Предмет ревизије је ревизија Финансијских извјештаја Завода за 2002. годину и ревизија усклађености пословања Завода са законском регулативом. Циљ ревизије је да се изрази мишљење да ли Финансијски извјештаји о извршењу буџета дају истинит и објективан приказ имовинског и финансијског стања у складу са постојећом законском регулативом и Рачуноводственим стандардима. Обим ревизије обухвата тестове документованих доказа, који потврђују пословне догађаје који се односе на: новчана средства, потраживања и пласмане, стална средства, обавезе, донације, расходе и капитална улагања; да ли су правно ваљани, свеобухватно и благовремено, а након неопходног одобравања класификовани и евидентирани у ГКТ и вјеродостојно објелодањени у Финансијским извјештајима за 2002. годину. Ревизија je укључила испитивање, посматрање, инспекцију, рачунско тестирање и аналитичке поступке прикупљања доказа на бази изабраних узорака. Ревизија је такође обухватила оцјену примјењених рачуноводствених начела, те значајних процјена од стране управе и оцјену опште презентације Финансијских извјештаја. Због природе испитивања и других инхерентних ограничења ревизије, ограничења својствених новом начину пословања преко Јединственог рачуна трезора, ограничења система интерне контроле, постоји ризик да неке материјално значајне грешке нису откривене. Ревизија је обављена у времену од 09.07.2003. године до 31.07.2003. године. 2
3 Налази 3.1 Поступање по препорукама и закључцима из претходног извјештаја Препоруке из предходног ревизорског извјештаја се односе на успостављање и функционисање рачуноводственог система и система интерне контроле, израде финансијских извјештаја и на попис сталних средстава, потраживања, новчаних средстава и обавеза у складу са законским прописима. Завод је уз мање недостатке испоштовао препоруке у смислу успостављања рачуноводства и вршења интерних контрола у складу са законском регулативом. 3.2 Функционисање система рачуноводства и интерне контроле Рачуноводство Завода је дефинисано Законом о рачуноводству, Законом о Трезору, Законом о буџетском систему РС, и свим припадајућим Упутствима, која се односе на пословање путем Трезора. Поред главне књиге, која се води у оквиру ГКТ, Завод је, обавезан да води помоћне књиге, дефинисане чланом 56. Правилника о садржини појединих рачуна у контном оквиру за кориснике прихода буџета Републике, општина и градова, буџетских фондова и јавних фондова. Ревизијом је утврђено да Завод није формирао помоћну књигу основних средстава. Упутством о форми, садржају и начину попуњавања образаца за трезорско пословање буџетских корисника (у даљем тексту Упутство) дефинисан je начин пријављивања буџетске потрошње ради евиденције у ГКТ. Завод је, према Упутству, за евиденцију одобрене му буџетске потрошње, попуњавао обрасце за трезорско пословање и достављао их Трезору. На основу расположивих извјештаја, које је тражио од Трезора, редовно пратио стање расположивих средстава, пријављене, одобрене и исплаћене потрошње и сарадњу са Трезором оцјењује веома коректном и изражава подршку овом начину располагања буџетским средствима. Према Упутству о финансијском извјештавању за годишњи обрачун корисника буџета Републике Српске бр. 04-09-1252/03 на основу Пробног биланса сачињеног на дан 17.04.2003. године унесени су подаци у образце Биланс стања, Биланс успјеха, Извјештај о капиталним трошковима и финансирању, Образац-5, Образац-А Остали финансијски подаци и Годишњи извјештај о извршењу буџета, који су овјерени од стране овлаштених лица на дан 17.04.2003. године. Интерним прописима није у потпуности дефинисан систем рачуноводствених политика и интерних контрола за пословање путем трезора. У току ревизије смо установили да актива Биланса стања, сачињеног на бази ГКТ износи 862.727 КМ, док пасива износи 759.687 КМ, што је супротно одредбама РС РС 1. Директор Завода је именовао: - Рјешењем бр. 688/02 дана 03.12.2002. године, Комисију за попис и 3
- Рјешењем бр. 786/02 дана 31.12.2002. године, Комисију за процјену вриједности основних средстава. Комисија за процјену вриједности основних средстава, је сачинила листе процјене вриједности сталних средстава са којима располаже Завод. Чланови пописне комисије су квалификовани стручњаци за област грађевинарства и метеорологије. Комисија за попис је сачинила Извјештај о попису у складу са Правилником о начину и роковима вршења пописа и усаглашавања књиговодственог са стварним стањем. 3.3 Набавка роба, услуга и уступање радова Ревизијом смо установили да набавка по основу потрошње Завода, на коју је било могуће примјенити процедуре дефинисане Законом о набавкама роба и услуга и уступања радова износи 20.495 КМ и односи се на набавку материјала, одржавање средстава и набавку нових сталних средстава. Иако, кад се посматра по врстама трошкова, ова потрошња није материјално значајна, скрећемо пажњу Заводу на провођење Закона о поступку набавке роба и услуга и уступању радова. 3.4 Биланс стања 3.4.1 Новчана и стална средства и извори средстава Ревизијом је утврђено да стање новчаних средстава на благајни, на дан 31.12.2002. године износи 6 КМ, што одговара стварном стању. Приликом књижења почетног стања Завод није на изворе средстава прокњижио износ од 158.180 КМ, који се односи на опрему за сопствену дјелатност, која је набављена у 2000. години по основу кредита. Намјенска средства, за набавку специјалне опреме, добијена од Министарства пољопривреде, водопривреде и шумарства, по основу уговора 01-33-5129/00 у износу од 169.000 КМ, тадашњи одговорни запослени су то сматрали донацијом. Накнадно је утврђено (20.02.2003.) да се ради о кредиту који је Заводу додијелило Министарство пољопривреде са роком отплате 4 године и каматном стопом 2% годишње. Мишљење ревизије је да Завод треба планирати у буџету средства како би одобрени кредит вратио у року. Завод је исказао почетно стање сталних средстава у вриједности од 167.336 КМ, за која је обрачунао и исказао у ГКТ и Билансу стања амортизацију у износу од 37.937 КМ. Током године Завод је набавио нових основних средстава у вриједности од 1.475 KM и укњижио процијењена основна средства у садашњој вриједности од 731.847 KM. Укупна вриједност сталних средстава Завода износи 862.721 КМ. 4
3.4.2 Обавезе Завод је на дан 01.01.2002. године исказао обавезе: - за неисплаћене плате 30.069 КМ, - према добављачима 53.680 КМ. Завод је на дан 31.12.2002. године исказао обавезе у укупном износу од 55.164 КМ тј: - према добављачима из 2002.године 11.841 КМ, - за неиспаћену децембарску плату и накнаде запосленима 27.940 КМ, - неизмирене обавезе према запосленима и добављачима из 2001.године 15.364 КМ. Заводу од стране Трезора нису одобрене пријављене обавезе у износу од 17.779 КМ, које се највећим дијелом односе на трошкове комуналних услуга и трошкове за елекртичну енергију из разлога што је текућим буџетским средствима измиривао обавезе из претходне године. Овај износ се сматра прекорачењем из разлога што Заводу нису из буџета одобрена средства у 2002. години. Ревизијом смо установили да је Влада РС разматрала ову проблематику и донијела Одлуку бр.02/1-020-337/03 о одобрењу средстава буџетске резерве у 2003. години за ову намјену. У ГКТ и у помоћним књигама није евидентирана обавеза по основу одобреног кредита у износу од 169.000 КМ. 3.5 Планирање и извршење Буџета Ревизијом је утврђено да је Завод у складу са чланом 16 19. Закона о буџету РС, благовремено приступио припреми за Нацрт буџета за 2002. годину. Завод је у законском року доставио буџетски захтјев за 2002. годину на износ 302.103 КМ, уз образложење, којим се захтјевају додатна средства за трошкове плата, јер се у Заводу повећао број запослених у складу са Правилником о унутрашњој организацији и систематизацији, којег је усвојила Влада РС. Буџетским захтјевом нису тражена средства за неизмирене обавезе електричне енергије и телефонских услуга из ранијег периода и средства за враћање намјенског кредита у износу од 169.000 КМ. На приједлог Владе РС, Народна Скупштина Републике Српске је усвојила буџет за Завод у износу од 370.500 КМ. Ребалансом је исти повећан на 374.715 КМ. Иако је Завод у више наврата захтјевао повећање буџета за измирење обавеза из ранијег периода у износу од 55.000 КМ, Влада РС, је донијела Одлуку о додјели средстава бр. 02/01-020- 1164/02 у износу од 10.000 КМ, па је коначан Буџет за Завод износио од 384.715 КМ. Правилником о унутрашњој организацији и систематизацији послова и радних задатака Завода, на који је Влада РС дала сагласност, предвиђено је да дјелатност Завода обављају 94 запослена. Током 2002. године дјелатност Завода је обављало 37 запослених радника. Завод је у 2002. години исказао трошкове за 12 плата, мјесечних накнада, накнаде за регрес за годишњи одмор, зимницу у износу од 313.096 КМ. Плате и накнаде су исплаћене за 11 мјесеци док је плата и накнаде за децембар 2002. године у износу од 27.940 КМ пренесена као обавеза у 2003. годину. 5
Слиједи табела извршења буџета Завода. Конто о п и с Реб. буџета Реалокације Извршење % 6111 Бруто плате и накнаде 232.100 234.768 234.764 100 6112 Накнада трошкова запослених 82.900 78.332 78.332 100 6110 Укупно бруто плате и накнаде 315.000 313.100 313.096 100 6131 Путни трошкови 7.200 7.600 7.592 99,89 6132 Трошкови енергије 4.800 16.300 16.246 99,67 6133 Трошкови комуналних услуга 4.800 4.800 4.798 99,86 6134 Набавка материјала 9.500 9.500 9.491 99,91 6135 Трошкови за услуге превоза 6.800 7.080 7.071 99,87 6136 Закуп имовине и опреме 396 396 396 100 6137 Трошкови текућег одржавања 7.460 7.460 7.450 99,87 6138 Трошкови осигурања и банкарских услуга 2.644 2.364 2.363 99,96 6139 Уговорене услуге 6.900 6.900 6.899 100 6130 Укупно материјални трошкови 50.500 62.400 62.306 99,85 8213 Набавка опреме 1.475 1.475 1.475 99,97 8216 Реконструкција и инвест. улагање 3.525 3.525 3.520 100 8233 Сред. за измирење обавеза из 2000. год. 4.216 4.215 4.215 99,86 УКУПНИ РАСХОДИ 374.716 384.715 384.612 99,90 4 Закључци 1. Рачуноводствене политике и интерне контроле у Заводу нису дефинисане и не функционишу у довољној мјери која би обезбједила поуздано праћење извршења буџета за Завод. 2. У ГКТ и у Билансу стања није евидентиран износ на изворима средстава, а односи се на одобрени кредит у износу од 169.000 КМ. 3. Завод није успоставио аналитичку евиденцију основних средстава у складу са Правилником о садржини појединих рачуна у контном оквиру за кориснике прихода буџета Републике, општина и градова, буџетских фондова и јавних фондова. 6
5 Препоруке 1. Потребно дефинисати рачуноводствене политике и политике интерне контроле. 2. Усагласити стање средстава и извора средстава 3. Успоставити помоћне књиге евиденцију основних средстава. 7