Pravna i financijska pravila u ERC projektima Vanja Malašić, Obzor 2020. nacionalna osoba za kontakt za pravna i financijska pitanja Pisanje projektnog prijedloga u okviru Europskog istraživačkog vijeća (ERC) 28. rujna 2017. Zagreb
Cilj prezentacije Bolje razumijevanje osnovnih financijskih pravila Obzor 2020. programa s naglaskom na ERC projekte
Nacionalni pravni okvir Nisu ciljevi prezentacije Interne procedure i pravila ustanova prijavitelja i sudionika Računovodstveno praćenje projekata Otvoreni Obzor 2020. natječaji
Ugovorni odnosi Prihvatljivost troškova Obzor 2020. projekata Sadržaj prezentacije Uvod u osnovna financijska pravila i vrste troškova Izračun pojedinih troškova Pravdanje troškova Obzor 2020. projekata Čuvanje dokumentacije Izvještavanje o nastalim troškovima Revizije i ostale provjere
UGOVORNI ODNOSI
Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava Grant agreement Sklapaju ustanova domaćin (korisnik) i Izvršna agencija Europskoga istraživačkoga vijeća (European Research Council Executive Agency - ERCEA) Propisuje prava i obveze ustanove domaćin (korisnika), opis projektnih aktivnosti sastavni je dio ugovora (Prilog I ugovoru) Potpisuje se elektronički putem Portala za sudionike (Participant Portal) Stupa na snagu sljedeći mjesec ili na određeni datum
7 POGLAVLJA Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava 6 PRILOGA 1. Predmet ugovora 2. Aktivnosti (trajanje, budžet) 3. Grant (iznos, stope, troškovi) 4. Prava i obveze strana (implementacija, administracija, IPR) 5. Podjela uloga 6. Novčane kazne, raskid ugovora i sl. 7. Završne odredbe (mjerodavno pravo, stupanje na snagu, izmjene i dopune) 1. Opis projekta 2. Procjena budžeta 3. Obrasci za pristup ugovoru 4. Obrazac financijskog izvješća 5. Obrazac potvrde o financijskim izvješćima 6. Obrazac potvrde o metodologiji izračuna troškova
GLAVNI/A ISTRAŽIVAČ/ICA (PI) GLAVNA ULOGA U PROJEKTU ne može se zamijeniti drugim PI Sudionici u ERC projektu USTANOVA DOMAĆIN FINANCIJSKE I PRAVNE OBVEZE preuzima potpisivanjem ugovora VREMENSKE OBVEZE (PI TIME COMMITMENTS) minimalni uvjeti vremena rada na projektu (30-50%) te u državi članici EU ili O2020 pridruženoj zemlji (50%) PI ZAPOSLEN OD TREĆE STRANE Moguće ako je opravdano u projektnom prijedlogu *Annotated Model Grant Agreement, version 4.0.1., pages 370-372
Dopunski ugovor Supplementary agreement Sklapaju ustanova domaćin i glavni/a istraživač/ica (PI) zbog asimetričnosti njihovog odnosa (ustanova preuzima odgovornosti, a PI ima glavnu ulogu u projektu) Obvezno se potpisuje prije sklapanja ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava Sadržaj propisan člankom 32. Predloška ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava - ne smije biti u suprotnosti Uređuje obveze korisnika i PI - uključuje i radne uvjete koje ustanova domaćin mora osigurati PI (među ostalim; znanstvenu neovisnost, podršku provedbi projekta te mogućnost prijenosa granta) *Annotated Model Grant Agreement version 4.0.1. pages 392-394
Prijenos granta Portability of the grant PI može zatražiti prijenos granta (uključujući i prijenos opreme kupljene i korištene isključivo za projekt) na drugog korisnika (ustanovu) pod uvjetom da isto ne utječe na ostvarenje ciljeva projekta Korisnik može pokušati zaustaviti prijenos granta samo ako isto nije moguće prema nacionalnom zakonodavstvu. *Annotated Model Grant Agreement version 4.0.1. pages 397-399
Specifičnosti ugovornih odnosa GLAVNI/A ISTRAŽIVAČ/ICA OCJENA I DODJELA NAGRADE EVALUATION & AWARD ZNANSTVENO IZVJEŠTAVANJE I OBVEZA SCIENTIFIC REPORTING & COMMITMENT DOPUNSKI UGOVOR SUPPLEMENTARY AGREEMENT ERCEA UGOVOR O DODJELI BESPOVRATNIH SREDSTAVA GRANT AGREEMENT USTANOVA DOMAĆIN
Prihvatljivost troškova Obzor 2020. projekata UVOD U OSNOVNA FINANCIJSKA PRAVILA I VRSTE TROŠKOVA
Iznosi ERC financijske potpore FINANCIJSKA POTPORA POTPORA ZA VELIKE JEDNOKRATNE TROŠKOVE PRO RATA SMANJENJE AKO PROJEKT TRAJE KRAĆE OD 5 GODINA (6 GODINA ZA SYNERGY GRANT) a) pokrivanje troškova selidbe PI u EU ili pridruženu zemlju zbog ERC financijske potpore b) kupovina velike opreme c) pristup large facilities *ERC Work Programme 2018
VRSTA GRANTA IZNOS FINANCIJSKE POTPORE Iznosi ERC financijske potpore POTPORA ZA VELIKE JEDNOKRATNE TROŠKOVE TRAJANJE GRANTA STARTING DO 1 500 000 EUR DO 500 000 EUR 5 GODINA GRANT 1 CONSOLIDATOR DO 2 000 000 EUR DO 750 000 EUR 5 GODINA GRANT 1 ADVANCED DO 2 500 000 EUR DO 1 000 000 EUR 5 GODINA GRANT 1 SYNERGY GRANT 1 DO 10 000 000 EUR DO 4 000 000 EUR 6 GODINA PROOF OF DO 150 000 EUR 18 MJESECI CONCEPT GRANT 1 1 Stopa sufinanciranja 100% *ERC Work Programme 2018
Način isplate sredstava Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava propisuje dinamiku isplate koordinatoru: Jedno predfinaciranje (Pre-financing) na početku projekta Jedna ili više isplata ovisno o broju izvještajnih razdoblja propisanih ugovorom Jedna završna isplata (Payment of the balance) EK 5% uplaćuje u jamstveni fond EK isplaćuje do 90% kroz predfinanciranje i periodične isplate Predfinanciranje Periodične isplate Završna isplata Rok: 30 dana nakon kasnijeg od nižih datuma; stupanje ugovora na snagu ili 10 dana prije početka projekta Rok: 90 dana nakon odobrenja izvješća Rok: 90 dana nakon odobrenja izvješća
Oblik naknade troška Opis Oblici naknade troškova Stvarni troškovi (Actual costs) Paušalni iznos (Flat rate) Jednokratan iznos (Lump sum) Jedinični troškovi (Unit costs) Stvarno nastali troškovi knjiženi u poslovnim knjigama Određeni postotak od prihvatljivih izravnih troškova Neizravni troškovi: 25% od izravnih troškova (s određenim izuzecima) Fiksni iznos sredstava koji pokriva jedan ili više troškovnih kategorija Fiksni iznos po jedinici po jedinici za troškove plaće vlasnika malih i srednjih poduzeća određen od strane EK prosječni troškovi osoblja na temelju uobičajene računovodstvene prakse troškovi internih računa za dobra i usluge obračunatih na temelju jediničnih troškova na temelju uobičajene računovodstvene prakse
Oblici i vrste troškova VRSTE TROŠKOVA OBLICI TROŠKOVA Trošak osoblja Podugovaranje IZRAVNI TROŠKOVI Izravni troškovi pružanja financijske potpore trećim osobama Drugi izravni troškovi NEIZRAVNI TROŠKOVI Stvarni troškovi (actual costs) x x Jedinični troškovi (unit costs) DA pod određenim uvjetima x x DA interni računi pod određenim uvjetima Paušalni iznos (flat rate) x x x x Jednokratan iznos (lump sum) x x x x x x
Oblici i vrste troškova VRSTE TROŠKOVA OBLICI TROŠKOVA Trošak osoblja IZRAVNI TROŠKOVI Podugovaranje Drugi izravni troškovi NEIZRAVNI TROŠKOVI Stvarni troškovi (actual costs) Paušalni iznos (flat rate)
ERC Starting grant 2018 Part B2 Section c. Resources Stvarni troškovi Paušal Stvarni troškovi
Prihvatljivost stvarnih troškova STVARNO SU NASTALI korisniku nastali su U RAZDOBLJU TRAJANJA PROJEKTA navedeni su u predviđenom PRORAČUNU iz Priloga 2. nastali su U VEZI S AKTIVNOŠĆU kako je opisano u Prilogu 1. i NUŽNI su za njezinu provedbu moguće ih je UTVRDITI I PROVJERITI u skladu su s primjenjivim NACIONALNIM PRAVOM u području poreza, rada i socijalne sigurnosti i RAZUMNI SU, OPRAVDANI te usklađeni s načelom dobrog financijskog upravljanja, posebno u pogledu EKONOMIČNOSTI I UČINKOVITOSTI;
Prihvatljivost paušalnih troškova Paušalna stopa Troškovi iz Priloga 2. prihvatljivi Izračunavaju se primjenom paušalne stope iz Priloga 2. Troškovi (stvarni troškovi ili jedinični troškovi [ili jednokratni troškovi]) na koje se primjenjuje paušalna stopa moraju biti u skladu s uvjetima za prihvatljivost navedenima u članku 6.
Neprihvatljivi troškovi (a) troškovi koji ne ispunjavaju navedene uvjete (članci od 6.1. do 6.4. MGA), a posebno: (i) troškovi povezani s povratom na kapital; (ii) dug i troškovi koji proizlaze iz dužničkih obveza; (iii) rezervacije za gubitke ili dugove; (iv) kamate po dugu; (v) sumnjiva dugovanja; (vi) gubici zbog tečajnih razlika; (b) troškovi prijavljeni u okviru druge aktivnosti za koju su dodijeljena bespovratna sredstva koja se financiraju iz proračuna EU-a ili Euratoma (uključujući ); posebno, neizravni troškovi ako korisnik već prima bespovratna sredstva za poslovanje koja se financiraju iz proračuna EU-a ili Euratoma tijekom istog razdoblja osim ako korisnik može dokazati da bespovratna sredstva za poslovanje ne pokrivaju troškove projekta. (vii) bankovni troškovi koje zaračunava banka korisnika za prijenose sredstava iz [Komisije][Agencije]; (viii) prekomjerni ili nepotrebni izdaci; (ix) odbitni PDV; (x) troškovi nastali za vrijeme obustave provedbe aktivnosti (vidjeti članak 49.);
Prihvatljivost troškova Obzor 2020. projekata IZRAČUN POJEDINIH TROŠKOVA
TROŠKOVI OSOBLJA Izračun troškova osoblja Sati odrađeni na projektu Satnica EUR/hour Dodatna naknada (Additional remuneration) Vremenici Stvarni ili Jedinični trošak Samo neprofitne institucije čije naknade zaposlenicima zavise od rada na projektima
TROŠKOVI OSOBLJA Izračun satnice 1.720 sati (razmjerno broju sati rada ako osoba ne radi puno radno vrijeme) Pojedinačni godišnji produktivni sati (godišnji radni sati + prekovremeni rad izostanci) Uobičajeni godišnji produktivnih sati (prema uobičajenoj računovodstvenoj praksi korisnika projekta) TROŠAK OSOBLJA godišnji PRODUKTIVNI SATI godišnji
TROŠKOVI OSOBLJA ERC posebnosti Troškovi za Teaching buy outs ako korisnik zaposli zamjenu za neke od poslova glavnog/e istraživača/ice (PI), a ti poslovi nisu povezani s ERC grantom (npr. održavanje nastave), ti troškovi ne smatraju se prihvatljivim troškom projekta Ako PI zapošljava/angažira treća strana, koja stoga isplaćuje plaću PI te ustupa PI kako bi radio u prostorima korisnika, besplatno ili uz naknadu troškova, troškovi plaće mogu se prijaviti kao izravni troškovi osoblja: Ako je PI ustupljen besplatno: kao A.1 troškovi zaposlenika Ako je PI ustupljen uz naknadu: kao A.3 troškovi osoblja koje je uputila treća strana uz naknadu *Annotated Model Grant Agreement version 4.0.1. pages 377-378
Izravni troškovi podugovaranja Ne za većinu GLAVNIH ZADATAKA na projektu! Korisnik je u potpunosti odgovoran za rad podugovaratelja. Podugovaranje između partnera i s povezanim trećim stranama nije dozvoljeno! Na troškove podugovaranja se ne računaju neizravni troškovi Podugovaratelji provode projektne aktivnosti Odabir na temelju najbolje vrijednosti za novac bez sukoba interesa Primjeri troškova: Provođenje upitnika (ako projektni zadatak) Izrada prototipa Ispitivanje i analiza otpora neke nove komponente pod visokim temperaturama (ako projektni zadatak) Mora biti naveden u proračunu te u Prilogu 1. ugovora
Drugi izravni troškovi Troškovi putovanja Troškovi amortizacije opreme, infrastrukture ili druge opreme Za ERC projekte može se zatražiti i potpora za troškove nabave opreme Troškovi druge robe i usluga (potrošni materijal, troškovi diseminacije, zaštita rezultata, trošak izrade potvrde o financijskim izvještajima (Certificate on the financial statements), prijevodi i publikacije) kapitalizirani i operativni troškovi velike istraživačke infrastrukture Trošak izrade potvrde o financijskim izvještajima prihvatljiv je trošak ako iznos financijske potpore prelazi 325,000 EUR
Drugi izravni troškovi ERC posebnosti* Troškovi zapošljavanja prihvatljiv trošak čak i za neuspješne kandidate ako se troškovi zapošljavanja mogu jasno povezati s projektom Troškovi nabave znanstvenih publikacija mogu se smatrati prihvatljivim troškom ako se dokaže njihova izravna veza i nužnost za provedbu projekta Troškovi zaštite projektnih rezultata prihvatljiv trošak, glavni istraživači potiču se na prikladnu zaštitu prava intelektualnog vlasništva Troškovi slobodnog pristupa (Open Access) troškovi slobodnog pristupa publikacijama (uključujući monografijama) i podacima za istraživanje prihvatljivi su ako su nastali za vrijeme trajanja projekta. Isto uključuje i troškove za pohranjivanje i održavanje istraživačkih podataka stvorenih u projektu. Troškovi znanstvenih posjeta kratkotrajni posjeti znanstvenika u sklopu međunarodnih ugovora o znanstvenoj i tehnološkoj suradnji (ERC Implementing Arrangements) prihvatljiv su trošak čak i kad znanstvenik nije naveden kao član tima te Prilog 1 ugovora nije potrebno mijenjati. *Annotated Model Grant Agreement, version 4.0.1., pages 377-378
Neizravni troškovi Bez troškova podugovaranja te troškova doprinosa u naravi koje daju treće osobe, a koji se ne koristi u prostorima korisnika Popratna dokumentacija za neizravne troškove: Adekvatna dokumentacija koja dokazuje nastanak i prihvatljivost izravnih troškova na koje se primjenjuje postotak za neizravne troškove 25% Prihvatljivi izravni troškovi Nije potrebno dokazivati stvarne neizravne troškove Neizravni troškovi nisu izravno povezani s provedbom aktivnosti, primjerice: uredski potrošni materijal (papir za pisač, toner za pisač, kopiranje), troškovi ostalih bankovnih usluga koje poslovna banka naplaćuje za redovno poslovanje, troškovi poštarine, Interneta i sl.
Vježba 1. Vježba 1. Popunite tablicu na temelju troškova opisanih u zadatku. Odgovorite na sljedeća pitanja: 1. Da li smatrate da bi PI trebao uključiti i troškove revizije tj. pripreme potvrde o financijskim izvještajima (Certificate on the financial statements)? 2. Da li postoje neki troškovi za koje niste sigurni da li su prihvatljivi?
Vježba 1. Stvarni troškovi Paušal Stvarni troškovi
Vježba 1. Odgovori na pitanja: 1. Da li smatrate da bi PI trebao uključiti i troškove revizije tj. pripreme potvrde o financijskim izvještajima (Certificate on the financial statements)? S obzirom da iznos zatražene financijske potpore prelazi 325,000 trošak pripreme potvrde o financijskim izvještajima (Certificate on the financial statements) je prihvatljiv trošak (ako zadovoljava i ostale uvjete prihvatljivosti navedene u članku 6. ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava) te ga je preporučljivo uključiti kao trošak projekta.
Odgovori na pitanja: Vježba 1. 2. Da li postoje neki troškovi za koje niste sigurni da li su prihvatljivi? Trošak sudjelovanja na konferenciji prihvatljiv je samo ako je u skladu s uvjetima za prihvatljivost troškova iz članka 6. predloška ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava, među ostalim mora biti nužan za provedbu projekta (npr. u svrhu diseminacije rezultata kao govornik). Ako sudjelovanje nije nužno za provedbu projekta ne može se smatrati prihvatljivim troškom. Trošak osobnog računala uobičajeno se financira iz neizravnih (indirektnih) troškova. Iznimka su specijalizirani kompjuteri koji su nužni za provedbu projekta te koji zadovoljavaju i ostale uvjete za prihvatljivost troškova iz članka 6. predloška ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava. Troškovi administrativnih zadataka koji su izravno povezani s provedbom projekta prihvatljiv su izravan (direktan) trošak projekta za koordinatora projekta te se u ostalim slučajevima uobičajeno nadoknađuju iz neizravnih (indirektnih) troškova.
Pravdanje troškova Obzor 2020. projekata ČUVANJE DOKUMENTACIJE
Čuvanje dokumentacije Vremenici Ugovori o radu Bankovni izvadak o plaćanju Računi, ponude i sl. Čuvati svu dokumentaciju kojom se dokazuje nastanak troška: 5 godina nakon zadnje uplate 3 godine za bespovratna sredstva male vrijednosti do 60.000,00 eura Sva dokumentacija koja se i inače čuva prema nacionalnom zakonodavstvu!
Pravdanje troškova Obzor 2020. projekata IZVJEŠTAVANJE EK O NASTALIM TROŠKOVIMA
Svaki projekt ima: Izvještajna razdoblja za financijska izvješća n službenih izvještajnih razdoblja (članak 20. Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava) rok za podnošenje izvještaja - 60 dana od kraja službenog izvještajnog razdoblja Period 1 Period 2 Period n -1 Period n Start ERC POSEBNOST* Izvještajna razdoblja za znanstvena i financijska izvješća ne moraju se podudarati! 60 dana 60 dana 60 dana 60 dana Izvještajno razdoblje 1 Financijski izvještaj Objašnjenje troškova Izvještajno razdoblje 2 Financijski izvještaj Objašnjenje troškova Izvještajno razdoblje n - 1 Financijski izvještaj Objašnjenje troškova Izvještajno razdoblje n Financijski izvještaj Objašnjenje troškova *Annotated Model Grant Agreement version 4.0.1. pages 384-385
Način i forma izvještaja Periodički i završni financijski izvještaji sastoje se od: Financijskog obrasca Individual Financial Statement (Annex IV to the Grant Agreement) Obrasca za objašnjenje troškova Explanation of the use of the resources and financial statements Ne radi se o zasebnom dokumentu nego se pritiskom na određenu vrstu troška unose podaci ako ostali izravni troškovi (other direct costs) iznose do 15% od troškova osoblja, ne treba detaljno objašnjenje; u suprotnome potrebno je objasniti glavne troškove projekta (major costs). Svi izvještaji podnose se isključivo elektronički putem Portala za sudionike. Nadležna osoba za potpisivanje financijskih izvještaja elektronički potpisuje izvještaj.
Primjer objašnjenja troškova PERSONNEL, SUBCONTRACTING AND OTHER MAJOR COST ITEMS FOR BENEFICIARY 1 FOR THE PERIOD Work Package Item description Amount in with 2 decimals Explanations 2, 5, 6 Personnel direct costs 235,000.00 Salaries of 2 postdoctoral students and one lab technician for 18 months each 5 Subcontracting 11,000.02 Maintenance of the web site and printing of brochure 2, 4 Major cost item 'X' 75,000.23 NMR spectrometer 5 Major cost item 'Y' 27,000.50 Expensive chemicals xyz for experiment abc 2, 4 Remaining direct costs 15,000.10 TOTAL 363,000.85
Tečaj za financijsko izvještavanje Financijski izvještaji prema EU predaju se u eurima Koristi se prosječni dnevni tečaj tijekom cijelog izvještajnog razdoblja Tečaj je objavljen na stranicama Europske središnje banke: http://www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html
Tečaj za financijsko izvještavanje
Pravdanje troškova Obzor 2020. projekata REVIZIJE I OSTALE PROVJERE
Revizije i ostale provjere Provjere (checks) Za vrijeme ili nakon provedbe aktivnosti Provjera ispravnosti provedbe aktivnosti i poštovanje obveza iz sporazuma, uključujući ocjenjivanje rezultata i izvješća.
Revizije i ostale provjere Uvid (Review) Dubinska provjera NAPRETKA AKTIVNOSTI PROJEKTA Revizija (Audit) Do dvije godine nakon plaćanja preostalog iznosa, korisnik je dužan dostaviti/osigurati dostupnost traženih podataka. Provjera ispravne provedbe aktivnosti i POŠTOVANJA OBVEZA IZ UGOVORA Uvidi i revizije mogu se provoditi i na terenu - korisnici moraju omogućiti pristup svojim lokacijama i prostorima, uključujući vanjskim osobama ili vanjskim tijelima.
Revizije i ostale provjere Potvrda o financijskim izvještajima (Certificate on the financial statements) Na kraju projekta ako ukupni doprinos iznosi 325 000 EUR ili više. Prilog 5. Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava Korisnik sam angažira neovisnog vanjskog revizora koji vrši reviziju sukladno Obzor 2020. pravilima. Preporuča se da se u planirani proračun uključi cijena revizije kao prihvatljiv direktni trošak projekta.
Revizije i ostale provjere Istrage koje provodi Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF - Office de Lutte Antifraude) OLAF može, u bilo kojem trenutku za vrijeme provedbe aktivnosti ili nakon toga, provoditi istrage, uključujući provjere i inspekcije na terenu, kako bi utvrdio je li došlo do prijevara, korupcije ili drugih nezakonitih radnji koje utječu na financijske interese EU-a. Provjere i revizije koje provodi Europski revizorski sud (ERS) ERS može provoditi revizije u bilo kojem trenutku za vrijeme provedbe aktivnosti ili nakon toga. Europski revizorski sud ima pravo pristupa za potrebe provjera i revizija.
Osnovna financijska pravila Model Grant Agreement http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/mga/erc/h2020-mga-erc-multi_en.pdf Article 4: Estimated budget and Budget transfers Article 5: Grant amount, Form of Grant, Reimbursement rates, Forms of costs Article 6: Eligible and ineligible costs Articles 8-15: Resources to implement the action; contracting, subcontracting and third parties Article 18: Keeping records supporting documentation Article 20: Reporting payment requests Article 21: Payments and payment arrangements Article 22: Checks, Reviews, Audits and Investigations extension of findings
Za više informacija ERC mrežna stranica ERC Radni program 2018 Portal za sudionike Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava s objašnjenjima i primjerima (Annotated Model Grant Agreement - AGA) Smjernice za financijsku provedbu projekata iz programa Obzor 2020. u Republici Hrvatskoj Nacionalna mrežna stranica: www.obzor2020.hr
Obzor 2020. nacionalne osobe za kontakt za pravna i financijska pitanja Adresa: Frankopanska 26, 10000 Zagreb Kontakt Manda Japunčić, pravna pitanja Tel: +385 (0)1 5005 964, E-mail: manda.japuncic@mobilnost.hr Ana Ključarić, financijska pitanja Tel: +385 (0)1 5556 890, E-mail: ana.kljucaric@mobilnost.hr Vanja Malašić, financijska pitanja Tel: +385 (0)1 5556 890, E-mail: vanja.malasic@mobilnost.hr