Značaj prijemnog kontrolisanja u pripremi i realizaciji međunarodnih ugovora Branislav Kovačević dipl. inž., Vojislav Ibrahimović dipl. inž., Darko Nikolić dipl. inž. JP Elektroprivreda Srbije, Vojvode Stepe 412, Beograd Rezime: Otkad je onih koji prodaju i onih koji kupuju, interesi su im bili suprotstavljeni. Kupac je oduvek u fazi kupovine vršio ispitivanje i / ili kontrolisanje proizvoda koji je bio predmet njegovog interesovanja. Predmet ovog rada je da prikaže neophodne aktivnosti u pripremi i realizaciji međunarodnih ugovora kao i kontrolu usaglašenosti proizvoda sa zahtevanim. Ključne reči: prijemno kontrolisanje, alati kvaliteta, zakonska regulativa, nulto stanje proizvoda Abstract: Ever since goods had been bought and sold, buyers and sellers had conflicting interests. Buyer had always conducted an inspection and/or test of the product of interest. This paper will present the actions necessary in preparation and execution of international contracts as well as assessment of product conformity to requirements. Key words: test and inspection plans, quality tools, legeslative regulations, zero point of product 1. UVOD Kada se krajem devedesetih godina prošlog veka, izlaskom iz sankcija SB UN otvorila mogućnost za normalno poslovanje sa zemljama Evropske unije, u zakonskoj regulativi tadašnje zemlje u oblasti infrastrukture kvaliteta su postojali ozbiljni nedostaci. Kao posledica takvog stanja pojavio se problem prijema ugovorenih proizvoda. Sledeći tada važeću unutrašnju zakonsku regulativu, pravila ponašanja koja su važila u JP Elektroprivreda Srbije i uvidom u zakonsku regulativu EU, autori rada su napravili metodologiju pripreme i realizacije međunarodnih ugovora sa stanovišta tehnike, koja je prepoznatljiva kako ino isporučiocima, tako i zaposlenima u JP EPS. Uvek je bio problem definisati šta je to kvalitetan proizvod. Šta znači uobičajena konstatacija ovo je kvalitetno / nekvalitetno. Zbog toga, a i zbog širokog nerazumevanja problema koju nosi reč kvalitet, odnosno kvalitetan proizvod, u ovom radu se pokušava objasniti da je primarno važno definisati šta se hoće kupiti, odnosno kakve potrebe i zahteve za proizvod imamo. Tek posle toga pristupamo kontrolisanju, shodno unapred definisanim zahtevima. Problematika koja se tretira u ovom radu je, pre svega, prijemno kontrolisanje, zahtevi koji proizlaze iz toga a samim tim i značaj. Priprema međunarodnog ugovora za nabavku proizvoda podrazumeva multidisciplinaran rad različitih struka, ali sa tehničke strane mora da se definišu:
- Specifikacije zahtevanog koja obuhvata sve elemente za proizvod koji je predmet nabavke, od opštih tehničkih karakteristika, uslova upotrebe, atributivnih karakteristika, bezbednosti, zaštite okoline, opremljenosti crtežima, katalozima, uputstvima za montažu i održavanje, elementima verifikacije - tipski sertifikati, izveštaji završnih ispitivanja, specijalna ispitivanja, izjava i potvrda o usaglašenosti, pakovanje, označavanje, deklarisanje, obeležavanje, transport, plan kvaliteta za proizvod, itd. - Način na koji će specifikacija zahtevanog biti zadovoljena, - Oprema i ostali resursi za ostvarenje zahtevanog kvaliteta, - Nosioci odgovornosti i ovlašćenja, ko je odgovoran po fazama ugovora - Usaglašenosti zahteva za kvalitet isporučioca i naručioca, - Verifikacione aktivnosti sa kriterijumima prihvatljivosti za finalni proizvod, - Planovi provere u utvrđenim kontrolnim tačkama i nosioci aktivnosti, metode i program kontrolisanja i ispitivanja u određenim fazama po: standardu, ispitnoj metodi, ispitnoj laboratoriji, - Tačke rizika, - Načini sprovođenja izmena i određena prilagođenja i evidencija o reviziji plana kontrolisanja - Alati koji se koriste za obezbeđenje kvaliteta (standardi, metrologija, tehnički zahtevi i ocena usaglašenosti). 2. SPECIFIKACIJA ZAHTEVA ZA PONUDU I NAČIN NA KOJI ĆE ZAHTEVI BITI ISPUNJENI Prvi korak u pripremi međunarodnog ugovora je pisanje zahteva za ponudu. U pisanju zahteva za ponudu neophodno je da se ostvari konstanta dvosmerna saradnja između tehničkog sektora i dela koji se bavi nabavkom, a u smislu potpune tehničke opremljenosti zahteva za nabavku. Pri tome onaj koji naručuje (a to je po pravilu tehnički sektor) je dužan da zna funkciju proizvoda u tehnološkom procesu, da definiše neophodnu tehničku i ostalu dokumentaciju koja se zahteva, da navede spisak standarda i sertifikata koji su neophodni za tu vrstu proizvoda i da definiše posebne zahteve vezano za pakovanje, transport i skladištenje proizvoda. Pored ostalog (rok, cena, uslovi plaćanja...) obavezan deo zahteva za ponudu je i: - tehnička regulativa i zakonski akti, koji se odnose na predmet nabavke i koje zahteva naručilac - zahtevi iz standarda JUS ISO 10012 koji se odnose na zahteve iz metrologije - zahtev potencijalnom isporučiocu da dostavi na kraju posla proizvođačku izjavu o usaglašenosti (manufacture declaration of conformity)
Zakonski akti koje treba uzeti u obzir u pripremi tehničke strane ugovora su: - Zakon o standardizaciji SL - Zakon o akreditaciji - Zakon o metrologiji - Zakon o tehničkim zahtevima za proizvode i ocenjivanju usaglašenosti proizvoda s propisanim zahtevima - Zakon o spoljnotrgovinskom poslovanju - Zakon o zaštiti potrošača Drugi korak, nakon dobijanja ponuda za traženi obim i predmet isporuke, je osvedočenje u menadžment kvalitetom potencijalnih isporučioca i podisporučioca, odnosno, posedovanje sertifikata sistema kvaliteta po seriji ISO 9000. Podisporučilac mora da ispuni sve zahteve kao i isporučilac, a naručilac daje saglasnost na listu podisporučioca pre potpisivanja ugovora. Posebno treba obratiti pažnju na sve procedure koje su bitne za realizaciju proizvoda, uključujući i tok dokumentacije ( veza komercijalnog i proizvodnog dela ) kod isporučioca. Nakon izbora isporučioca saglasno sa Zakonom o javnim nabavkama pristupa se trećem koraku - ugovaranju posla sa isporučiocem. 3. SADRŽAJ UGOVORA Zbog prepoznatljivosti zahteva koje postavlja naručilac, neophodno je pridržavati se zahteva FIDIC normi, koliko je god to moguće. Ugovor zbog tih zahteva, mora sadržati sledeće odredbe: predmet rok realizacije ugovornu cenu način plaćanja i fakturisanja obaveze naručioca obaveze isporučioca prijem dokumentacije isporučene robe i izvršenih usluga probni rad i konačni prijem garantni period zahteve za kvalitet propise zaštite na radu i zaštite životne sredine rizik i odgovornost, ugovornu kaznu naknadu štete osiguranje višu silu rešavanje sporova Naručilac sa svoje strane i isporučilac sa svoje strane su dužni da odrede project manager-a (lice odgovorno za sprovođenje ugovora) i naprave organizacionu šemu projekta sa definisanim odgovornostima i vezama (tokovima) između odgovornih osoba investitora i isporučioca za sprovođenje ugovora. Ova aktivnost se obavlja nakon potpisivanja ugovora, ali
mora da se predvidi vreme u kalendaru. U organizacionoj šemi mora se predvideti mesto i uloga za sve važne učesnike u realizaciji ugovora, kao i matrica odgovornosti. Sastavni deo ugovorne dokumentacije čine prilozi: - ponuda isporučioca (ukoliko je to potrebno), koja u sebi sadrži i ponuđenu specifikaciju i jedinične cene - termin plan realizacije ugovora, sa svim predviđenim aktivnostima (u pisanom ili elektronskom obliku - softver za upravljanje projektom). Ovaj program se koristi za praćenje implementacije projekta i pripreme izveštaja o napredovanju. - specifikacija materijala i opreme koji su predmet ugovora - listu odobrenih podisporučioca, sa tačnim nazivom firmi, adresom i brojevima telefona, faksa i odgovornog lica - kontrola kvaliteta. U okviru ovog priloga mora se posebno definisati: 1) zahteve u vezi usaglašenosti sa tehničkim i drugim propisima, standardima, odnosno tehničkim specifikacijama. U Evropskoj Uniji funkcioniše unutrašnje tržište, na kojem važi slobodan protok robe, usluga, kapitala i radne snage. Slobodan protok funkcioniše u kompletnom evropskom privrednom prostoru, a ne samo u državama članicama Evropske Unije. Države EU su uvođenjem zajedničkog unutrašnjeg tržišta, iz sistema obaveznog proveravanja ili sertifikovanja proizvoda pre plasiranja na tržište, prešle na novi sistem. Proizvođač može sam da sprovede odgovarajuće postupke utvrđivanja usaglašenosti ili u saradnji sa ovlašćenim telom ( notified body ). Ovi postupci su za pojedinačnu vrstu proizvoda različiti, a određeni su odgovarajućim direktivama. Postupke utvrđivanja usaglašenosti proizvoda sa bitnim zahtevima, koje određuju direktive novog pristupa, čine moduli globalnog pristupa. Isporučilac mora da dostavi specifikaciju svih standarda i propisa koje će primenjivati u izradi proizvoda. U slučaju inostranog isporučioca mora se uraditi usaglašavanje srpskih standarda i tehničkih propisa sa međunarodnim i rešenjima Evropske unije. Takođe, potrebno je da isporučilac učestvuje u rešavanju problema u vezi primene inostranih i tumačenja domaćih propisa i standarda (nostrifikacija i harmonizacija ). Za tu aktivnost treba predvideti vreme u ugovoru 2) zahteve za izradu predloga plana kontrolisanja (test and inspection plan) Planovi kontrolisanja i ispitivanja moraju jasno definisati tačke provere, metode ispitivanja, kriterijume prihvatljivosti i zapise koji ostaju kao rezultat tog rada i ko, kada, kako i čime radi kontrolisanje. Po zahtevu naručioca usaglašavanje elemenata planova kontrolisanja može da radi i treća strana ( akreditovano kontrolno telo ). 3) zahteve koji se odnose na prijemne, procesne i završne kontrole koje obavlja isporučilac Osvedočenje u ulazne, procesne i završne kontrole ispitivanja isporučioca predstavlja sastavni deo prijemnih kontrolisanja naručioca. Prijemno kontrolisanje može uključiti, po želji naručioca, kontrolisanja koje se vrše nakon fabrikacije i pre isporuke proizvoda ili njihovih delova. Sve ovo se mora precizno definisati u
ugovoru. Ugovor mora da obuhvati i slučaj sprovođenja ponovljenog kontrolisanja, koje je rezultat opravdanog odbijanja naručioca da prihvati opremu (radove) zbog kvara(ova) u opremi (uslugama) i nakon što se otklone (ponovljeno kontrolisanje). 4) Zahteve pakovanja, transporta i skladištenja roba i materijala. Ovde je neophodno zadovoljiti sledeće zahteve: Prvi je da naručilac i isporučilac usaglase način pakovanja shodno načinu transporta, vodeći računa o standardima i procedurama kojima raspolaže isporučilac. Drugi je da kod isporučioca postoji jasno dokumentovanje ulaska i izlaska robe iz skladišta, odnosno prepoznavanje od strane naručioca robe i materijala koji je predmet ugovora. Treći je da postoji jednoznačna identifikacije sve robe iz ugovora koja se u skladištima nalazi, sa jasno definisanim statusom kontrolisanja i ispitivanja i poznatim količinama. Četvrti je da je dokumentovan način sprečavanja degradacije kvaliteta, kao i korektivne mere koje se preduzimaju u takvim slučajevima (isporučilac mora da dostavi proceduru za zaštitu materijala i opreme npr. za antikorozivnu zaštitu). 5) Svi ostali zahtevi, koji su posledica specifičnosti ugovora. Kontrolisanje sadržaja i obima ugovora je najvažniji deo prijemnog kontrolisanja. 4. PRIJEMNO KONTROLISANJA U PRIPREMI I REALIZACIJI UGOVORA Osnovno pravilo kod nabavke proizvoda je, da se na osnovu dosijea postrojenja, pravilne i sveobuhvatne dijagnostike i uvida u trenutno stanje tehničko-tehnoloških rešenja u svetu, zahteva definisanih zakonskim aktima i tehničkom regulativom, standardima i metrologijom, tačno odredi šta se u suštini hoće. Budžet projekta u tom trenutku je sekundaran. O njemu se vodi računa nakon definisanja svih zahteva, koji su u smislu pouzdanosti i bezbednosti primarni u osmišljavanju projekta. Prijemno kontrolisanje, ma kako važno bilo, ipak ne treba da bude samo po sebi cilj. Zato je važno da se napravi optimalan plan prijemnog kontrolisanja u procesu nabavke, koji će omogućiti pretpostavke da proizvod dostigne nivo kvaliteta koji je na početku projekta definisan.. Sve aktivnosti vezane za prijemno kontrolisanje se definišu u dodatku osnovnom ugovoru, kao i u kalendaru projekta, odnosno u termin planu aktivnosti, obzirom da kontrolisanje zahteva vreme, koje se mora blagovremeno predvideti u kalendaru projekta, tako da poštovanje loše napravljenog kalendara projekta ne bude izgovor za nečinjenje, odnosno za neizvršavanje predviđenih kontrolnih radnji. Alati za efikasna prijemna kontrolisanja su standardizacija, metrologija, tehnički zahtevi i ocena usaglašenosti. Bez jasno definisanih standarda za sve aktivnosti koje su predviđene projektom ( tamo gde postoje standardi, bilo ino ili domaći ) i poštovanja zahteva iz metrologije, nema elemenata za efikasnu kontrolu. 5. VERIFIKACIONE AKTIVNOSTI Odmah po započinjanju aktivnosti prijemnog kontrolisanja potrebno je uraditi sledeće: - osvedočiti se u sistem kvaliteta isporučioca i podisporučioca
- pregledati, komentarisati i odobriti tehnologije proizvodnje, montaže, ispitivanja, izrade projekta - pregledati, komentarisati i odobriti planove kontrolisanja proizvodnje, montaže, ispitivanja, izrade projekta, uključujući i verifikaciju osoblja, metoda i uređaja koji su angažovani u procesu, a kroz specifikaciju zahtevanog, između ostalog definiše se aktivnost verifikacije proizvoda. Verifikacija se obavlja kod isporučioca. Isporučilac obezbeđuje uslove za sprovođenje verifikacije: prostor i opremu za ispitivanje ukoliko je to ugovorom dogovoreno. Vrlo je važno da isporučilac ima definisane tehničke uslove isporuke proizvoda koji predstavljaju kriterijume za prijem, a ujedno su tu sadržani i zahtevi kvaliteta. Takođe treba nastaviti sa sukcesivnim pregledima i odobravanjima dokumentacije koja je bila dostavljena pre početka posla. U širem smislu verifikacija znači nezavisno preispitivanje, kontrolisanje, proveravanje da se utvrdi i dokumentuje da su proizvodi, tehnologije, procesi, prakse, usluge i dokumenti usaglašeni sa zahtevima koji su definisani u ugovoru. Ove aktivnosti, po pravilu, sprovode akreditovana kontrolna tela. 6. AKREDITOVANO KONTROLNO TELO Nakon sklopljenog ugovora sa isporučiocem sklapa se ugovor sa kontrolnim telom akreditovanom po standardu JUS ISO IEC 17020 koje vrši kontrolisanje usaglašenosti nad tehničkom dokumentacijom, ispitivanjima i izvođenju radova (oprema se smatra primljenom nakon dobijanja konačnog izveštaja akreditovanog kontrolnog tela). Akreditovano kontrolno telo obavlja i sledeće poslove: - osvedočenje u sistem kvaliteta isporučioca i podisporučioca, u saradnji sa predstavnicima naručioca - osvedočenje u osposobljenost osoblja, u saradnji sa predstavnicima naručioca - usaglašavanje elemenata planova kontrolisanja po zahtevu naručioca - učešće u definisanju kontrolnih tačaka, tj. tačaka u kojima se vrše određene aktivnosti na ispitivanju i kontrolisanju nakon pojedinih faza rada - kontroli kompletnosti projektne i fabričke dokumentacije koja se odnosi na uverenja o kvalitetu - učešće u izradi programa ispitivanja - uzimanje uzoraka za potrebe naknadnih ispitivanja i kontrolisanja, a i u cilju formiranja «nultog stanja» - osvedočenje u proces proizvodnje isporučioca Akreditovano kontrolno telo (treća strana) koja vrši proveru aktivnosti osiguranja i nadzora kvaliteta, angažovana od strane naručioca, sve aktivnosti osiguranja i nadzora kvaliteta mora da prati zapisima (izveštaji, beleške, zapisnici) koji se dostavljaju odgovornim osobama naručioca, posebno naglašavajući eventualne nedostatke i propuste. Na taj način naručilac ima tačnu informaciju o stanju aktivnosti i mogućnost da odmah reaguje kod isporučioca u cilju otklanjanja nedostatka i podizanja kvaliteta pojedinih aktivnosti. Treća strana priprema završni izveštaj o aktivnostima osiguranja i nadzora kvaliteta (rezultate ispitivanja i stručnu analizu, izradu i odlaganje nultog uzorka) koji uz izveštaje odgovornih inženjera naručioca i odgovornih osoba izvođača čine podlogu za tehnički pregled.
Važno je istaći da akreditovano kontrolno telo konstatuje činjenično stanje a ne donosi poslovne odluke. Ono dostavlja činjenice project manager-u naručioca, koji u saradnji sa pretpostavljenim donosi poslovnu odluku. 7. UPRAVLJANJE RIZIKOM Posebna pažnja mora da bude posvećena identifikovanju tačaka rizika, proceni rizika i preduzimanju odgovarajućih aktivnosti kao odgovor na rizik. Rizik predstavljaju svi procesi čiji rezultati mogu da poremete kalendar i/ili budžet projekta (ugovora). Planovi kontrolisanja su od presudnog značaja za upravljanje rizikom. Oni su referentni kada treba da se donese odluka kako postupiti i kako odreagovati na nepredviđene događaje na projektu. Svi angažovani na projektu upravljaju rizicima koje su u okviru njihove nadležnosti i zadataka na projektu i podnose izveštaj o rizicima menadžeru projekta. Kao rezultat procene rizika i predloženih pravaca delovanja planovi kontrolisanja moraju da se dopune novim podacima. 8. ZAHTEVI ZA DOKUMENTACIJOM UZ PROIZVOD I ZAPISI KVALITETA Isporučioci iz zemalja Evropske Unije pri isporuci proizvoda izdaju dokumenta kontrole kvaliteta proizvoda prema standardu EN 10204. Potrebno je da kupac ugovori sa isporučiocem koji tip dokumenta ( 3.1 ili 3.2 ) predvidjenih standardom zahteva. Od isporučioca, po pravilu, treba zahtevati: dokumenta koje izdaje proizvođač: - deklaracija o zemlji porekla - garancija - tehnička dokumentacija u ugovorenom obimu - proizvođačka izjava o usaglašenosti - izveštaji o ispitivanju i dokumenta koje izdaje institucija nezavisna od proizvodnje: - uverenja o kvalitetu Ugovorom od isporučioca treba zahtevati da tehnička dokumentacija sadrži: rezultate ispitivanja koja su potrebna za proveravanje usaglašenosti proizvoda sa bitnim zdravstvenim i bezbednosnim zahtevima spisak bitnih zahteva direktive/a, standarda i drugih tehničkih specifikacija koji su bili upotrebljeni prilikom projektovanja i / ili proizvodnje opis usvojenih metoda za uklanjanje opasnosti i smanjivanje rizika koje bi proizvod mogao da prouzrukuje tehničke izveštaje, sertifikate, izveštaje o kontrolisanju koje su izdali nadležni organi ili laboratorije ili kontrolna tela tehnički izveštaj o rezultatima testova koje je obavio proizvođač a koji treba priložiti prilikom davanja izjave o usaglašenosti treba uputstvo za korišćenje na jeziku kupca
Obavezno treba zahtevati od isporučioca Proizvođačku izjavu o usaglašenosti koja shodno standardu ISO/IEC 17050-1:2004 ima sledeći sadržaj : naziv i adresu proizvođača identifikaciju proizvoda (naziv, tip ili broj modela i bilo koji relevantni dodatni podaci, kao što su partija, serija ili serijski broj i broj komada) popis svih odgovarajućih propisa odnosno direktiva koje proizvod ispunjava tačna, kompletna i jasna uputstva o korišćenim standardima ili drugim normativnim dokumentima datum izdavanja izjave potpis i naziv ili oznaku ovlašćenog lica izjavu proizvođača o isključivoj odgovornosti Pokazatelj da je proizvod proizveden i dizajniran u skladu sa odredbama direktiva EU je CE znak. Proizvođač ili njegov ovlašćeni zastupnik u EU stavljanjem CE znaka na proizvod označava da proizvod ispunjava zahteve svih odgovarajućih direktiva i da je bio predmet odgovarajuće procedure ocenjivanja usaglašenosti. Svi proizvodi koji prolaze kroz proces kontrolisanja moraju biti jasno identifikovani na ugovorenim medijumima, sa podacima koji omogućavaju vezu podataka sa serijom, isporukom itd. U toku kontrolisanja ili ispitivanja, na ugovorenom medijumu ( papir, disketa, CD ), za svaki proizvod mora: - biti definisan status kontrolisanja i ispitivanja. - oni proizvodi koji imaju tretman uslovnog prijema da dobiju poseban status sa jasno definisanim načinom pokretanja i sprovođenja korektivnih mera. - da se zapisi kontrolisanja ili ispitivanja arhiviraju na način koji omogućuje naknadni uvid i sledljivost. Svi ovi elementi daju zaokruženu sliku procesa koji se odvijaju pod kontrolisanim uslovima.. Svi dokumenti postaju zapisi kvaliteta onoga momenta kada se posao završi. Oni predstavljaju elemente «dosijea postrojenja». 9. UMESTO ZAKLJUČKA Problemi koji su usko povezani sa nedostatkom jasne zakonske regulative u Srbiji, pre svega u oblasti infrastrukture kvaliteta, doveli su u iskušenje autore da naprave metodologiju izloženu u ovom radu, a koja se pre svega primenjuje u realizaciji ugovora sa kompanijama iz zemalja članica Evropske unije. Tamo gde je metodologija primenjivana, ostali su trajni zapisi o kvalitetu proizvoda koji su bili predmet ugovora. Još jednom treba naglasiti izuzetno važnu ulogu formiranja «nultog stanja» proizvoda, koje se primenom metodologije dobija, a dragoceno je kako za potrebe tekućeg održavanja, tako i u akcidentnim slučajevima.