Program podrške civilnom društvu u oblasti zaštite životne sredine ANEKS 1- UPUTSTVA ZA PODNOŠENJE KOMPLETNE APLIKACIJE ZA INSTITUCIONALNI GRANT 1. Uvod Postoji izvestan broj uslova koji podnosioci prijave moraju da imaju u vidu tokom izrade prijave za CSOnnect institucionalni grant. Detaljna uputstva data su u ovom Aneksu. 2. Uputstva za izradu aplikacije OCD bi trebalo da detaljno prouče navedena uputstva, kako bi ispunili zahteve poziva CSOnnect. Pre nego što napišu prijavu, OCD bi trebalo da razmotre ko su im potencijalni partneri i druge zainteresovane strane. Sve organizacije koje apliciraju za grant moraju biti registrovane u REC-ovoj Bazi organizacija civilnog društva na sajtu www.csonnect.rs. REC želi posebno da ohrabri izgradnju partnerstava sa organizacijama civilnog društva iz slabije razvijenih regiona (Južna Srbija). 2.1. Postupak apliciranja Postupak apliciranja i evaluacije je dvostepen. U prvoj fazi organizacije se pozivaju da dostave Izjavu o zainteresovanosti (obrazac je dat u prilogu). Organizacije koje ispune sve navedene kriterijume biće pozvane da dostave kompletne aplikacije prema uputstvu. 2.1.1. Izjava o zainteresovanosti za CSOnnect institucionalnu podršku Izjava o zainteresovanosti (obrazac je dat u prilogu) se dostavlja samo elektronskim putem, na srpskom i engleskom jeziku. U ovoj fazi organizacije treba da demonstriraju liderski i zagovarački potencijal, spremnost da aktivno prate proces donošenja i implementacije propisa u oblasti u kojoj su aktivne, a posebno i proces EU integracija u datim sferama. Samo organizacije koje prođu prvi krug evaluacije i dobiju poziv od REC-a da dostave kompletnu aplikaciju, pristupaju pripremi kompletnih aplikacija prema navedenim uputstvima. Rok za slanje Izjave o zainteresovanosti je 14.mart 2016. godine. 1
2.1.2. Aplikacija za institucionalnu podršku Organizacije koje su dobile poziv za dostavljanje punih aplikacija za institucionalnu podršku, moraju dostaviti svu traženu dokumentaciju na odgovarajuću način i u navedenom roku (najkasnije do 11.aprila 2016. godine). U suprotnom aplikacije neće biti uzete u razmatranje. Aplikacioni formular sadrži sledeće anekse: Aneks A Prijavni formular za institucionalni grant Aneks B Podaci o partnerima (Izjave o saradnji) Aneks C Podaci o zainteresovanim stranama (Izjave o saradnji) Aneks D Nacrt Akcionog plana Aneks E- Okvirni budžet (u EUR) Aneks A: Prijavni formular za institucionalni grant Mora jasno i potpuno da popuni vodeća OCD, uključujući prevod Aneksa na engleski jezik. Ovaj obrazac potrebno je potpisati i overiti pečatom. Vodeća organizacija upravlja celokupnim iznosom granta, uz uslov da minimum 25% budžeta nameni partnerskim organizacijama. Aneks B: Podaci o partnerima i izjava o saradnji Mora jasno i potpuno da je popuni i overi pečatom svaka od partnerskih OCD. Partnerske organizacije će imati direktnu finansijsku korist od granta. Aneks C: Podaci o zainteresovanim stranama - Mora jasno i potpuno da se popuni za svaku zainteresovanu stranu ponaosob. Molimo da u rubrici opis uloge objasnite kako je svaka od zainteresovanih strana vezana za problem i uključena u implementaciju projekta. Zainteresovane strane učestvuju u zajedničkim aktivnostima, ili su njihovi korisnici, ali nemaju direktnu finansijsku korist od granta. Aneks D- Nacrt Akcionog plana. Aneks E: Okvirni budžet Koristite Aneks E da u njemu prikažete predlog trošenja sredstava iz granta podeljen u dve 6-mesečne faze. Formular mora biti jasno popunjen za one delove budžeta za koje se traži pomoć od REC-a. Iznose navedite u evrima (EUR). U prikaz budžeta uključite i iznos koji su obećali drugi donatori (ukoliko je primenljivo). Aneks E je potrebno potpisati i overiti pečatom. Priloženi budžet mora jasno da odražava plan iznet u Nacrtu akcionog plana (u okviru Aneksa D). Budžetske kategorije su sledeće: 1. Plate/honorari + Konsultanti/osoblje pod ugovorom Grant može pokriti troškove plata isključivo članova OCD koji rade u organizaciji, i to samo ukoliko je to dobro opravdano, odnosno ako plata te osobe nije u datom periodu pokrivena iz drugih sredstava ili projekta. Naznačite vremenski period (broj meseci ili dana) koje će svaka osoba koja prima nadoknadu utrošiti i njihovu mesečnu/dnevnu nadoknadu. Za svako lice koje ostvaruje naknadu iz ove stavke potrebno je dostaviti CV i opis posla. Troškovi za budžetske stavke plate/honorari + konsultantske usluge ne bi trebalo da predju 10% ukupnog budžeta. Iako ovaj grant dozvoljava isplatu konsultantskih honorara, prednost se daje finansiranju plata zaposlenih, dok honorare mogu primati samo osobe koje su trajno angažovane u organizaciji, ali nemaju zasnovan stalni radni odnos. Iz ovog granta ne mogu se finansirati honorari spoljnih saradnika, odnosno ljudi koji nisu članovi organizacija. Za svakog konsultanta (ugovoreno lice čiji honorar prelazi 500 evra moraju se slediti određene procedure (pogledajte: Pribavljanje usluga/ugovaranje). Finansijska sredstva ne 2
mogu se usmeravati državnoj administraciji, lokalnim ili nacionalnim državnim organima, državnim i javnim službenicima i službenicima zaposlenim u lokalnim samoupravama, javnim preduzećima i ostalim budžetskim ustanovama. 2. Direktni troškovi vezani za dnevno funkcionisanje organizacije- iznajmljivanje prostora, oprema, potrošni materijal, troškovi komunikacija (fiksni i mobilni telefoni, internet), režijski troškovi. Maksimalno 15% budžeta može biti utrošeno za ovu namenu. Iznajmljivanje prostora- račun/ugovormoraju da glase na ime organizacije Troškovi komunikacija- Navedite troškove telefona, faksa, interneta i poštarine. Napomena: prihvatljivi su samo računi koji glase na ime organizacije Oprema- Navedite tip opreme, koliko je opreme potrebno i njenu jediničnu cenu i objasnite zašto je ta oprema potrebna ( oprema znači bilo koja vrsta robe koja košta više od 200 EUR a koja može da se koristi više od godinu dana). Potrošni materijal- Navedite stavke, količinu, približnu cenu po stavci i namenu. Materijal obuhvata kancelarijski materijal, kompjutersku opremu koja košta manje od 200 evra itd. Režijski troškovi- navedite režijske troškove i njihov približan mesečni iznos. Ovi troškovi moraju glasiti na ime organizacije. Ostali administrativni troškovi- poštarine, bankarske provizije, knjigovodstvene usluge... 3. Troškovi koji su direktno povezani sa planiranim aktivnostima navedenim u akcionom planu (putni troškovi, smeštaj i hrana, troškovi sastanaka i skupova, štampa...), minimum 25% ukupnog budžeta. Putni troškovi- pokušajte što preciznije da isplanirate trošenje ovih sredstava, ukoliko je primenljivo (broj putovanja, odredišta, broj ljudi koji putuju i troškove transporta). Smeštaj i hrana pokušajte što preciznije da isplanirate trošenje ovih sredstava, ukoliko je primenljivo. Procenite cenu smeštaja po osobi za noć, troškove dnevnica po osobi, broj ljudi koji koristi usluge smeštaja i broj noćenja. Ostali direktni troškovi- odnosi se na sve ostale troškove koji su vezani za implementaciju planiranih aktivnosti. 4. Troškovi vezani za umrežavanje (networking) i jačanje partnerskih organizacija (treninzi, putovanja, sastanci), minimalno 25% budžeta. Ovaj deo budžeta namenjen je partnerskim organizacijama, ali njime upravlja vodeća organizacija. Potrebno je navesti koje organizacije će koristiti ova sredstva. Ukoliko se ovim budžetom planira isplaćivanje plata ili honorara ljudi u partnerskim organizacijama, potrebno je dostaviti njihove CV-jeve i opis posla za koji će biti plaćeni. 5. Troškovi vezani za održivost organizacije (sustainability related costs), odnosi se na troškove koji doprinose povećanju vidljivosti i održivosti organizacije, poput javnih kampanja, kampanja za širenje mreže članova, poboljšanje sposobnosti organizacije za pribavljanje sredstava, treninzi za podizanje kapaciteta članova, brendiranje organizacije, štampa...maksimalno 25% budžeta može se nameniti za ove svrhe. 2.1.2 Dodatna dokumentacija a) Dokument o podobnosti potrebne su kopije registracija OCD. b) Radne biografije (CV) ključnih kadrova organizacije, i ljudi koji će dobijati platu ili honorar iz ovog granta c) Završni finansijski izveštaj za 2014. godinu 3
Radna biografija treba da sadrži sledeće: ime, datum i mesto rođenja; sadašnjeg poslodavca, godine iskustva u ovoj oblasti; ključne kvalifikacije (relevantne za organizaciju), stručna sprema: kratak prikaz stručnog obrazovanja sa navođenjem imena škola, datuma pohađanja i dobijenih diploma, profesionalno iskustvo: pod ovim naslovom navedite sva radna mesta, funkcije, datume i poslodavce. Navedite posao koji najbolje pokazuje sposobnost da se završe projektni zadaci. d) Potkrepljujuća dokumenta od zainteresovanih strana Zainteresovane strane mogu da budu druge OCD, lokalne ili centralne vlasti, institucije, obrazovne ustanove, kompanije ili bilo koji drugi subjekti za koje je rad organizacije od interesa. Zainteresovane strane su odgovorne da daju svoj doprinos projektu u skladu sa opisom i u vremenskom okviru kako je dato u predlogu, da na vreme daju input za aktivnosti kao i da održavaju tesnu saradnju sa učesnicima i korisnicima projekta. Potkrepljujuća dokumenta, pisma podrške i bilo koja druga vrsta dokaza o podršci zainteresovane strane trebalo bi da budu u sastavu aplikacije. e) Potkrepljujuća dokumentacija o donatorskoj podršci za druge slične projekte i aktivnosti (aktuelne i prošle) Ukoliko je organizacija dobila sredstva od drugih donatora za implemetaciju projekata ili aktivnosti koje u fokusu imaju slične aktivnosti kao one planirane ovim grantom, neophodno je da se REC o tome obavesti. Bilo da se radi o aktuelnim ili prošlim aktivnostima, potrebno je navesti o kojim aktivnostima je reč, vreme implemetacije, ime donatora i visina dobijenih sredstava. Svaki pokušaj zloupotrebe sredstava dobijenih iz ovog granta, kao i eventualno dupliranje troškova rezultiraće momentalnom obustavom granta. 3. Postupak selekcije i dodele granta 3.1 Preduslovi Prilikom evidentiranja prispelih aplikacija (Izjava o zainteresovanosti), zaposleni u REC Kancelariji u Srbiji izvršiće preliminarnu proveru podobnosti organizacija prema sledećim kriterijumima: Podnosioci prijava moraju da ispunjavaju kriterijume podobnosti za dobijanje finansijske podrške. Organizacija mora imati u fokusu teme predviđene ovim konkursom. Prijava poštuje standarde REC-a (formular je pravilno popunjen). Samo organizacije koje ispunjavaju navedene uslove biće pozvane da dostave punu aplikaciju prema navedenim uputstvima. Organizacije moraju dostaviti kompletne aplikacije najkasnije do navedenog roka, u suprotnom neće biti uzete u razmatranje za finansiranje. Predloge projekata koji ispunjavaju ove uslove razmotriće Lokalni savetodavni odbor (Local Advisory Board - LAB). LAB ocenjuje predloge na osnovu kriterijuma datih u konkursu (odeljak 3.3 CSOnnect Poziva). REC preporučuje da prilikom izrade svojih predloga podnosioci prijava imaju u vidu pomenute kriterijume za izbor. Predloženi projekti će se ocenjivati, rangirati i birati na osnovu tih kriterijuma. 4
Odabrani projekti biće prosleđeni agenciji SIDA na konačno odobrenje. OCD će biti obaveštene o odluci o izvršenom ocenjivanju tek pošto donator donese svoju konačnu odluku o dobitnicima. U mnogim slučajevima preduslove za dobijanje finansijske pomoći postavlja evaluaciona komisija - LAB. Ti preduslovi su obično koncentrisani na sadržaj (uglavnom rezultate i pokazatelje) ili finansijska pitanja, mada ponekad mogu da znače i korekciju metodologije ili rokova. U ovom konkursu koji je raspisan, SIDA može da doda dopunske preporuke i uslove. Te preporuke i uslovi moraju da se ispune do roka navedenog u pismu sa obaveštenjem o dodeli granta i u ugovoru o dodeli granta, pre isplate prve rate. 3.2 Sastanak dobitnika Od dobitnika finansijske pomoći se očekuje da prisustvuju sastanku dobitnika granta. Na ovom sastanku svaka OCD dobitnica granta će predstaviti svoju organizaciju i okvirni akcioni plan ostalim OCD dobitnicima finansijske pomoći i REC referentima zaduženim za grantove i finansije radi dobijanja instrukcija. Još jedna važna aktivnost na sastanku o dodeli pomoći je finalizacija i potpisivanje ugovora o dodeli finansijske pomoći. 3.3 Ugovor o dodeli finansijske pomoći Svi ugovori o dodeli granta pripremaju se u evrima (EUR). U ugovoru o dodeli granta navodi se odobreni budžet, plan isplate sredstava i uslovi u pogledu izveštavanja. Ugovor o dodeli finansijske podrške postaje pravosnažan kada ga potpišu i primaoci granta i direktor REC Kancelarije u Srbiji. U ugovoru o dodeli granta navodi se i da se organizacija obavezuje da će sprovoditi aktivnosti u skladu sa informacijama datim u aplikaciji i odobrenim budžetom. Ukoliko postoji ikakva značajna izmena, ta izmena mora da se dostavi REC-u i mora je pisanim putem odobriti REC-ov projektni menadžer pre nego što se pomenuta izmena primeni. Značajne izmene obuhvataju: promenu bilo koje stavke budžeta veću od 10% stavke, izmenu rokova implementacije aktivnosti i promene ljudi unutar organizacije (osobakoje primaju naknadu i učestvuju u aktivnostima Help Desk-a). Ugovor o dodeli granta mora da bude potpisan od strane: Odgovornog lica organizacije dobitnice granta, Direktora REC kancelarije u Srbiji koji potpisuje u ime donatorske organizacije. Svi potpisi moraju da budu overeni pečatom. Ugovor o dodeli finansijske pomoći postaje pravosnažan dokument stavljanjem potpisa direktora i pečata REC-a. Osim toga, pravosnažni su i rokovi i uslovi navedeni u uputstvima i konkursu za dodelu finansijske pomoći. 4. Upravljanje sredstvima 4.1 Isplata sredstava OCD moraju da imaju posebne bankarske račune za ovaj grant. Sredstva finansijske pomoći se prebacuju sa računa REC na bankarske račune OCD u dinarima (RSD). Isplate finansijske pomoći ne mogu da se vrše u gotovini ili čekom. Sredstva se isplaćuju u RSD i to u najmanje tri rate, a na osnovu plana navedenog u ugovoru o dodeli granta i dogovorenog na sastanku dobitnika. Ukoliko postoje neki preduslovi u pogledu budžeta, OCD mora da napravi nove preglede budžeta i i da ih dostavi REC-u (potpisane i overene pečatom organizacije) u dogovorenom roku.. 5
Prva isplata finansijske pomoći (50%) vrši se pošto se ispune svi preduslovi i potpiše se ugovor o dodeli granta. Sledeća isplata (40%) vrši se kada REC-ov grant menadžer i osoba zadužena za finansije odobre fazni izveštaj o napretku na polovini granting perioda. Poslednjih 10% isplaćuje se pošto REC odobri konačni izveštaj. 4.2 Uslovi u pogledu izveštavanja Organizacija dobitnica granta je u obavezi da dostavi finansijski i narativni izveštaj REC-u u skladu sa uslovima navedenim u ugovoru o dodeli granta. Kopije plaćenih računa moraju da budu dostavljene u izveštaju. Izveštaji u velikoj meri treba da budu okrenuti rezultatima i u skladu sa narativnim opisom. Od OCD će se tražiti da dostave: početni izveštaj (Akcioni plan), fazni izveštaj (posle 6 meseci), finalni izveštaj (posle 12 meseci). Na sastanku dobitnika grantova, OCD kojima je dodeljen grant dobiće detaljna uputstva u vezi sa izveštavanjem. Svi izveštaji moraju da imaju rezime na engleskom jeziku. 4.3 Izmene budžeta Mada REC ne može da poveća ukupan iznos dodeljene finansijske pomoći, budžet dat u ugovoru o dodeli granta može da se menja. Ukoliko je potrebno da se više od 10% iznosa jedne budžetske stavke prebaci u neku drugu budžetsku stavku potrebno je da OCD za to dobije pismeno odobrenje REC menadžera. 4.4 Finansijska kontrola Svi grantovi će proći kroz reviziju (audit) od strane nezavisne revizorske kuće. REC zadržava pravo da pregleda finansije i troškove u bilo koje vreme tokom trajanja granta i perioda od jedne godine posle završetka finansiranja. Svi originalni računi moraju da se čuvaju u evidenciji u periodu od godinu dana od završetka projekta. 4.5 Vraćanje sredstava Ukoliko se iz bilo kog razloga ne ispune uslovi propisani ovim pozivom, celokupan iznos granta se vraća REC-u. 5. Informacije i znak priznanja 5.1 Pristup informacijama Odbijene aplikacije neće biti dostupne javnosti. Svi odobreni grantovi i njihovi proizvodi smatraju se javnim. Sve informacije koje proisteknu iz implementacije granta dostupne su za javnost. OCD se podstiču da promovišu svoje aktivnosti drugim zainteresovanim stranama i da aktivno šire mrežu saradnika. Ukoliko se u okviru granta objavljuju publikacije, od primaoca granta se traži da REC Kancelariji u Srbiji dostavi besplatne primerke za dalju distribuciju. 6
5.2 Isticanje priznanja REC i SIDA će s uvažavanjem gledati na svako isticanje njihove donatorske podrške projektu. Svako saopštenje koje objavi OCD, kao što je članak u nekom biltenu ili brošuri trebalo bi da ima i sledeću rečenicu: " finansira se sredstvima CSOnnect programa koji realizuje Regionalni centar za životnu sredinu. Program finansira Švedska međunarodna agencija za razvoj i saradnju (SIDA) 5.3 Upotreba logo oznaka projekta i donatora OCD bi trebalo da koriste CSOnnect, REC i Švedske logotipe na publikacijama, posterima, majicama, nalepnicama itd. nakon što prethodno kontaktiraju REC. Na zahtev OCD, REC će proslediti zvanične logotipe. Logotipi treba da se upotrebljavaju sa gorenavedenom rečenicom, kada je to moguće. 5.4 Odricanje odgovornosti Podrška implementacione agencije i donatora (REC i SIDA) organizacijama ne podrazumeva saglasnost sa svim rezultatima i proizvodima njihovih aktivnosti. REC i SIDA ne preuzimaju odgovornost, direktnu ili impliciranu, za bilo koju štetu koja je proizašla iz aktivnosti finansiranih organizacija. Stavovi izneti od strane OCD ne moraju striktno reprezentovati politiku ili stavove donatora. 6. Posebni finansijski uslovi U postupku upravljanja grantom organizacije civilnog društva bi trebalo pažljivo da poštuju posebne finansijske uslove ovog programa. 6.1 Nabavka Ovaj odeljak primenjuje se na kupovinu osnovnih sredstava, roba i usluga za korisnike granta. Ovi uslovi važe za projekte tokom njihove implementacije. 6.1.1. Kupovina osnovnih sredstava Bilo koja stvar namenjena dužoj upotrebi (više od 12 meseci) i čija je nabavna cena veća od 200 EUR smatra se osnovnim sredstvom. Osnovna sredstva mogu da se kupe samo ukoliko su i finansijska sredstva (postojeći budžet) i potreba za traženim osnovnim sredstvom predviđeni i opravdani. Svako osnovno sredstvo kupljeno iz sredstava ovog granta je vlasništvo REC-a tokom realizacije granta. REC će pravo svojine preneti na OCD samo ukoliko organizacija ispuni sve obaveze predviđene ovim grantom. Za kupovinu osnovnih sredstava postoje posebni uslovi: 1. Faktura treba da bude u skladu sa lokalnim zakonodavstvom koje se odnosi na kupovinu osnovnih sredstava. 2. Faktura treba da glasi na ime OCD, mada u ugovoru o dodeli finansijske pomoći stoji da REC zadržava vlasništvo nad takvim osnovnim sredstvima tokom perioda trajanja granta. Tokom tog perioda REC u stvari pozajmljuje osnovna sredstva organizaciji civilnog društva. Osim toga u 7
ugovoru stoji da ukoliko OCD prestane da postoji ili više nema potrebu za pomenutim osnovnim sredstvima ta osnovna sredstva moraju da se vrate REC Kancelariji u Srbiji. 3. Na osnovu uspeha sprovedenog granta REC odobrava ili odbija zahtev za prenos vlasništva nad osnovnim sredstvom. Ukoliko se grant obustavi usled nepravilnosti u sprovođenju ili ne postoji zadovoljavajuće obrazloženje za dalje korišćenje osnovnog sredstva, REC zadržava pravo da od OCD traži hitan povraćaj osnovnog sredstva. Osnovna sredstva mogu da se daju na korišćenje nekoj drugoj OCD koja sprovodi grant u okviru ovog programa. 4. Potrebno je dostaviti tri ponude sa cenama i odluku o izboru ponude. 6.1.2. Nabavka robe Pri nabavci robe čija cena prelazi 500 EUR, OCD treba da dostave tri ponude sa cenama i odluku o izboru ponude. 6.1.3 Nabavka usluga (ugovaranje) Ako u okviru odobrenog granta OCD planira da plaća usluge, ovo plaćanje mora biti regulisano zvaničnim i važećim ugovorom između OCD i osobe ugovorene da navedene usluge pruži (fizičko ili pravno lice). Usluge obuhvataju pružanje savetodavnih usluga od strane stručnjaka, ugovore za pružanje usluga štampanja, plaćanje za obavljanje radova itd. Osim ovog uslova pribavljanje usluga čija vrednost prelazi određeni iznos zahteva poseban postupak: Iznos ugovora Postupak < 500 EUR Definisano aplikacijom za grant ili odobreno od strane menadžera za grantove 501-5.000 EUR Obezbeđene: -tri ponude sa cenama, -projektni zadatak za pružanje usluga i izjava o oceni izabranog podugovarača. > 5.000 EUR Nikakav ugovor u ovom iznosu nije prihvatljiv. 6.2 Korupcija i sukob interesa REC od nagrađenih OCD očekuje: Saradnju na prevenciji korupcije u toku i kroz ceo period sprovođenja granta, i momentalno će pokrenuti raspoložive pravne instrumente da zaustavi, istraži i izvede na sud lice koje je na čvrstim osnovama osumnjičeno za korupciju ili neku drugu vrstu zloupotrebe dobijenih sredstava. Uverenje da nikakva ponuda, poklon ili novčana nadoknada, usluga ili korist koja može biti predočena kao nezakonita ili koruptivna praksa, neće biti nuđena ili prihvaćena, direktno ili indirektno, kao nadoknada ili nagrada vezana za sprovođenje nagrađenog projekta. Svaka ovakva aktivnost rezultiraće momentalnim prekidom projekta i oduzimanju granta. Uverenje da ne postoji angažman u poslu, poslovnom poduhvatu ili preduzeću, i da ne postoji interes, ni lični, niti posredstvom drugog preduzeća ili posrednika, koji je ili bi mogao biti u sukobu sa ulogom organizacije u sprovođenju granta. Blagovremeno i transparentno informisanje o finansiraju sličnih projekata ili aktivnosti od strane drugih donatora. 8