PRIRUČNIK ZA TRENERE: Uloga organizacija civilnog društva u lokalnoj zajednici i transparentna dodjela javnih sredstava 1

Транскрипт

1 PRIRUČNIK ZA TRENERE: Uloga organizacija civilnog društva u lokalnoj zajednici i transparentna dodjela javnih sredstava 1

2 SADRŽAJ SADRŽAJ... 2 I UVODNE NAPOMENE:... 3 II PROGRAM OBUKE... 4 III METODOLOGIJA IZVOĐENJA OBUKE... 7 DIO 1: UVOD Upoznavanje Plan rada, ciljevi i očekivani rezultati obuke Pravni okvir, izvori finansiranja, primjeri djelovanja i rezultata OCD u lokalnim zajednicama... 8 DIO 2: MODELI DODJELJIVANJA SREDSTAVA ORGANIZACIJAMA CIVILNOG DRUŠTVA I LOD METODOLOGIJA Strateški dokumenti kao osnov za planiranje grant šeme LOD metodologija i njeni osnovni principi Modeli dodjele sredstava i iskustva iz EU DIO 3: FAZE U CIKLUSU DODJELE GRANTA OCD I ULOGA SO/OV Ciklus planiranja podrške OCD i uloga SO / OV odnosno vijećnika / odbornika u dodjeli sredstava OCD Definisanje prioritetnih oblasti za finansiranje OCD DIO 4: KRITERIJUMI ZA DODJELU SREDSTAVA, JAVNI POZIV, PRAĆENJE RADA I REZULTATA Akti kojima je propisana dodjela sredstava i kriterijumi za dodjelu Praćenje rada i rezultata OCD iskustva odbornika/vijećnika Nalazi i preporuke Glavne službe za reviziju RS i Ureda za reviziju institucija u FBiH DIO 5: PITANJA I ODGOVORI; EVALUACIJA Napomena: Izraze korištene u ovom Priručniku u jednom gramatičkom rodu kao npr. učesnik, trener, odbornik / vijećnik, načelnik itd. treba smatrati rodno neutralnim i oni označavaju osobe ženskog i muškog pola. 2

3 I UVODNE NAPOMENE: Priručnik za trenere obuke Uloga organizacija civilnog društva u lokalnoj zajednici i transparentna dodjela javnih sredstava ima za cilj da osigura ujednačen pristup trenera Saveza opština i gradova Republike Srpske i Saveza općina i gradova Federacije Bosne i Hercegovine i kvalitet u izvođenju ove obuke. Obuka je pripremljena u okviru Regionalnog programa lokalne demokratije na Zapadnom Balkanu (ReLOaD) koji finansira Evropska unija (EU) a sprovodi Razvojni program Ujedinjenih nacija (UNDP). Projekat se realizuje u Albaniji, Bosni i Hercegovini (BiH), Bivšoj Jugoslovenskoj Republici Makedoniji, Kosovu *, Crnoj Gori i Srbiji i ima za cilj da jača partnerstva između jedinica lokalne samouprave (JLS) i civilnog društva afirmišući uspješan modela transparentnog projektnog finansiranja organizacija civilnog društva (OCD). Očekuje se da treneri imaju značajno iskustvo u izvođenju obuke, poželjno za JLS. Takođe očekuje se da treneri već poznaju oblasti učešća građana u donošenju odluka, uloge OCD i saradnje opštinskih vlasti sa njima, kao i dodjele sredstava ovim organizacijama. Sadržaj Priručnika obuhvata: a) plan obuke; b) detaljno razrađen program sa širim informacijama o oblastima koje obuka nastoji približiti odbornicima / vijećnicima, ideje za vođenje diskusije, opis metodologije za izvođenje pojedinih praktičnih vježbi; c) linkove na važne dokumente i literaturu kojom se treneri mogu dodatno informisati te metodologiju izvođenja obuke i pojedinih praktičnih vježbi. Priručnik je alat za trenere za pripremu i izvođenje obuke i sadrži sve neophodne informacije koje treba prenijeti polaznicima treninga, ali i dodatne informacije za trenere koje će omogućiti kvalitetno i efikasno izvođenje planiranih treninga. Treneri će se u iznošenju informacija voditi power-point prezentacijom, koja je sastavni dio paketa za obuku, kao i vlastitim trenerskim vještinama prilagođavanja potrebama učesnika. Istovremeno ovaj pristup ne ograničava slobodu i kreativnost trenera da, tamo gdje se pokaže potrebnim, sa učesnicima podijele i šire informacije, navedu vlastite ili identifikuju druge primjere iz prakse, a sve u skladu sa definisanim ciljevima obuke i potrebama učesnika. Vrijeme predviđeno za izvođenje pojedinih segmenata obuke (navedeno u opisu metodologije u priručniku) je okvirno i služi za lakše planiranje i vođenje. Treneri imaju mogućnost prilagođavanja vremenskog okvira za pojedine oblasti obuke (ako postoji potreba učesnika ili to zahtijeva veličina grupe), ali se mora voditi računa o postizanju ciljeva obuke, držati se rasporeda tema, ukupnog trajanja obuke i trajanja dva njena bloka. * Ova oznaka ne dovodi u pitanje stavove o statusu i u skladu je sa Rezolucijom UNSCR 1244/1999 i Mišljenjem Međunarodnog suda pravde o kosovskoj Deklaraciji o nezavisnosti. 3

4 II PROGRAM OBUKE Svrha: Ishodi učenja: Opis pristupa: Ciljna grupa: Upoznavanjem opštinskih odbornika / vijećnika sa ulogom OCD i prednostima transparentne dodjele sredstava doprinijeti efikasnosti i efektivnosti u dodjeli javnih sredstava OCD u 21 partnerskoj JLS ReLOaD projekta. Odbornici / vijećnici razumiju ulogu OCD i prepoznaju konkretan doprinos OCD u lokalnom razvoju; Odbornici / vijećnici prepoznaju prednosti transparentnog finansiranja OCD iz opštinskog / gradskog budžeta; Odbornici / vijećnici prepoznaju ulogu SO/OV i vlastitu ulogu u planiranju i dodjeli sredstava OCD. Praktična obuka o ulozi OCD u razvojnim procesima na lokalnom nivou i prednostima transparentne dodjele javnih sredstava u skladu sa prihvaćenom LOD metodologijom. Program rada i metodologija obuke ista je za sve partnerske JLS, s tim da se može prilagoditi akcentiranjem pojedinih primjera iz prakse karakterističnih za JLS u kojoj se izvodi. Obuka obuhvata sljedeće teme u skladu sa utvrđenim potrebama ciljnih grupa: Značaj i uloga OCD u zajednici sa osvrtom na ulogu u lokalnom razvoju i usluge koje nude zajednici; Značaj planiranja lokalnog razvoja i strateških dokumenata u procesu finansiranja projekata OCD u lokalnoj zajednici; Uloga skupština opština / općinskih vijeća (SO/OV) i odbornika / vijećnika u dodjeli sredstava OCD i praćenju njihovih rezultata; Osnovne karakteristike postojećih mehanizama dodjele sredstava - direktni grantovi, otvorena konkurentska procedura (LOD metodologija) i njene prednosti, osnovne karakteristike i evropski trendovi; Efekti grantova dodijeljenih direktno kao i grantova dodijeljenih u skladu sa javnim pozivom koji podrazumijevaju konkurentski pristup; Revizorski izvještaji i preporuke Glavne službe za reviziju Republike Srpske i Ureda za reviziju institucija u Federaciji Bosne i Hercegovine za dodjelu sredstava OCD. Obuka uključuje kombinaciju teorijskog (izlaganja i prezentacije) i praktičnog pristupa (zadaci, simulacije) te plenarni, individualni i grupni rad. Vijećnici / odbornici u 21 partnerskoj JLS Organizator: Mjesto održavanja: Vrijeme: Izvođenje: UNDP BiH i savezi opština i gradova RS i FBiH Partnerske JLS: Banja Luka, Bijeljina, Bratunac, Brod, Centar Sarajevo, Gradačac, Jablanica, Kakanj, Maglaj, Modriča, Pale, Rudo, Stari Grad Sarajevo, Sokolac, Teslić, Tešanj, Travnik, Trebinje, Tuzla, Vitez i Vogošća. Termini će biti usaglašeni između ReLOaD tima i partnerskih JLS. Program rada obuhvata 5 nastavnih časova (5 x 45 min) uz jednu pauzu (ukupno 4 sata). Predloženi termin trajanja radionice je od 9.00 do sati, pri čemu je moguće, ako je potrebno, prilagoditi početak specifičnim potrebama svake JLS. Treneri / izvođači sa liste saveza opština i gradova Republike Srpske (RS) i Federacije Bosne i Hercegovine (FBiH) koji su prošli obuku Trening za trenere 4

5 Vrijeme: Glavni sadržaji: Način rada 09:00-09:45 09:45-10:40 10:40-11:00 Pauza DIO 1: UVOD Ciljevi: Utvrditi predznanje i iskustvo učesnika u oblasti djelovanja OCD i transparentne dodjele sredstava; Identifikovati ulogu i doprinos OCD u zajednici sa fokusom na lokalni razvoj i implementaciju razvojnih strategija; Definisati pravni okvir za djelovanje OCD te izvore finansiranja OCD. Upoznavanje učesnika (ime prezime, jedna riječ o sebi, dosadašnje iskustvo u radu sa OCD); Plan rada i ciljevi obuke; Kako vidite ulogu OCD u Vašoj JLS? Koji su najznačajniji rezultati koje su one ostvarile? Prezentacija: pravni okvir, izvori finansiranja, primjeri djelovanja i rezultata OCD u lokalnim zajednicama u BiH. DIO 2: MODELI DODJELJIVANJA SREDSTAVA ORGANIZACIJAMA CIVILNOG DRUŠTVA I LOD METODOLOGIJA Ciljevi: Upoznati se sa procesom planiranja grant šeme (javnog poziva); Uporediti efekte postojećih mehanizama za dodjelu sredstava (direktni grantovi, otvorena konkurentska procedura (LOD) metodologija, dodjela manjih iznosa većem broju projekata (djelimično finansiranje projekata) ili većih iznosa za cjelokupne projekte, njihove osnovne karakteristike i evropski trendovi. Strateški dokumenti kao osnov za planiranje poziva; LOD metodologija i njeni osnovni principi; Postojeći modeli dodjele sredstava (direktni grantovi i otvorena konkurentska procedura), trenutna praksa u JLS i višim nivoima i iskustva iz Evropske unije (EU). Individualno predstavljanje Prezentacija Rad u parovima Prezentacija i diskusija Prezentacija Diskusija 11:00-11:50 DIO 3: FAZE U CIKLUSU DODJELE GRANTA OCD I ULOGA SO/OV Ciljevi: Identifikovati faze u ciklusu dodjele granta OCD i najčešće izazove; Identifikovati ulogu SO / OV i odbornika / vijećnika u dodjeli sredstava OCD; Prepoznati aspekte u kojima OCD mogu biti nosioci implementacije razvojne strategije. 5

6 11:50-12:40 12:40-13:00 Ciklus planiranja i uloga SO / OV (poseban fokus na planiranje budžeta i izvještavanje); Faze u ciklusu dodjele granta: analiza problema i utvrđivanje prioriteta, priprema i objavljivanje javnog poziva, ocjena projektnih prijedloga, dodjela sredstava i sprovođenje projekata, nadzor i procjena rezultata; Simulacija: definisanje prioriteta (materijal: ciljevi i programi lokalne razvojne strategije). DIO 4: KRITERIJUMI ZA DODJELU SREDSTAVA, PRAĆENJE RADA I REZULTATA Ciljevi: Upoznati se sa ključnim kriterijumima za dodjelu sredstava OCD; Sagledati iskustva odbornika / vijećnika u praćenju rada i rezultata OCD i komunikaciji sa resornim odjeljenjima / službama; Upoznati se sa preporukama Glavne službe za reviziju RS i Ureda za reviziju institucija u FBiH za dodjelu sredstava OCD. Ključni kriterijumi za ocjenjivanje prijedloga projekata i dodjelu sredstava; Dosadašnja iskustva odbornika / vijećnika u praćenju rezultata rada OCD izvještavanje OCD i resornog odjeljenja/službe u JLS; Nalazi i preporuke Glavne službe za reviziju RS i Ureda za reviziju institucija u FBiH. DIO 5: PITANJA I ODGOVORI, EVALUACIJA Ciljevi: Odgovoriti na preostala pitanja učesnika; Prikupiti povratne informacije o zadovoljstvu obukom. Pitanja i odgovori; Evaluacija obuke. Prezentacija Rad u grupama i plenarno izlaganje zaključaka grupe Prezentacija Diskusija Prezentacija Diskusija Evaluacioni upitnik 6

7 III METODOLOGIJA IZVOĐENJA OBUKE DIO 1: UVOD Vrijeme: 45 minuta Cilj ovog dijela je da se učesnici usmjere na razmišljanje o temi, da se utvrdi predznanje i iskustvo učesnika u oblasti djelovanja OCD, transparentne dodjele sredstava te da se upoznaju sa ciljevima i programom rada. Kroz diskusiju učesnici će identifikovati ulogu i doprinos OCD lokalnom razvoju i implementaciji razvojnih strategija te definisati pravni okvir za djelovanje OCD te izvore finansiranja OCD. Na osnovu prikupljenih informacija izvođači obuke će lakše moći voditi program, prepoznati iskustva učesnika koja mogu koristiti tokom rada, kao i utvrditi moguće nedostatke u znanju. Metode rada: izlaganje, prezentacija i diskusija Upoznavanje Vrijeme: 15 minuta Ciljevi: omogućiti međusobno upoznavanje učesnika i izvođača obuke; identifikovati iskustva vijećnika / odbornika u radu sa OCD. Instrukcija: Zamoliti učesnike da se predstave, tako što će reći: ime i prezime; jednu riječ kojom bi se najbolje predstavili (može biti njihova profesionalna uloga, uloga u porodici, zanimanje, hobi i sl.); te u jednoj rečenici - kakvo su / da li su imali iskustvo u radu sa ili u udruženjima građana (organizacijama civilnog društva), npr. da li su članovi neke organizacije, da li su sarađivali sa nekom organizacijom, učestvovali u dodjeli sredstava ili praćenju rada neke organizacije i sl) Ako je potrebno, možete učesnicima ostaviti 2 minuta da pripreme odgovore. Izvođač ukratko sumira navedena iskustva u radu sa OCD i povezuje ih sa ciljevima programa obuke, koje će u sljedećem koraku predstaviti na slajdu. 1.2 Plan rada, ciljevi i očekivani rezultati obuke Vrijeme: 5 minuta Predstaviti plan rada i ciljeve i očekivane rezultate obuke, korištenjem pripremljenih slajdova. Opšti cilj obuke je da upoznavanjem opštinskih odbornika / vijećnika sa ulogom OCD i prednostima transparentne dodjele sredstava doprinese efikasnosti i efektivnosti u dodjeli javnih sredstava OCD u 21 partnerskoj JLS ReLOaD projekta. Konkretno obuka će pomoći odbornicima / vijećnicima: 7

8 a) da identifikuju ulogu, oblasti djelovanja i doprinos OCD u lokalnom razvoju; b) prepoznaju svoju ulogu i aktiviraju se u procesu planiranja i dodjele sredstava OCD iz opštinskog / gradskog budžeta, c) upoznaju se sa procesom i prednostima otvorenog i konkurenstkog pristupa u dodjeli sredstava OCD (LOD metodologija). 1.3 Pravni okvir, izvori finansiranja, primjeri djelovanja i rezultata OCD u lokalnim zajednicama Vrijeme: 25 minuta Uvod u prezentaciju (15 minuta): Učesnike podijeliti u parove, kako bi razgovarali o sljedećim pitanjima: Koje su najznačajnije OCD u vašoj JLS i šta smatrate njihovim ključnim rezultatima? Imate li neke zabrinutosti ili pitanja u vezi sa njihovim radom? Pružiti priliku za nekoliko odgovora iz grupe. Ako je potrebno dopuniti vlastitim primjerima. Tokom prezentacije koja slijedi pokušati povezati poruke iz diskusije sa potrebom finansiranja OCD iz javnih budžeta, potrebom otvorenog i konkurentskog dodjeljivanja sredstava. Udruženje građana je svaki oblik dobrovoljnog povezivanja tri ili više fizičkih ili pravnih lica, radi unapređenja i ostvarivanja nekog zajedničkog ili opšteg interesa ili cilja, u skladu sa Ustavom i zakonom, a čija svrha nije sticanje dobiti. Fondacija je pravno lice koje nema svoje članstvo, koja se osniva radi upravljanja određenom imovinom u javnom ili zajedničkom interesu 1. Udruženja građana i fondacije nisu svrha same sebi u ciljevima i vrijednostima koje promovišu. Njihovi ciljevi su u širokoj javnoj sferi, odnose se na probleme ili pitanja cjelokupnog društva ili njegovih specifičnih grupa. Uopšteno, oblasti djelovanja OCD se mogu grupisati u sljedeće grupe: a) praćenje rada vlasti i zagovaranje za sprovođenje javnih politika (npr. praćenje realizacije opštinske razvojne strategije, podrška zapošljavanju, sektorskih strategija i akcionih planova, praćenje rada SO / OV i učešće u radnim tijelima, praćenje procesa javnih nabavki, podrška unapređenju položaja marginalizovanih grupa i edukacija službenika za planiranje i sprovođenje osjetljivih politika, zaštita životne sredine itd.); b) podrška pružanju pravnih, socijalnih, zdravstvenih i drugih usluga različitim društvenim grupama (npr. pravna savjetovališta, dnevni centri za djecu sa poteškoćama u razvoju, sigurne kuće za žene žrtve nasilja, javne kuhinje, udruženja za javno zdravlje itd.); c) građansko obrazovanje o demokratskim procesima (obrazovanje građana o izbornom procesu, političkoj participaciji, građanskom udruživanju, evropskim integracijama, čuvanju prirodnih resursa i td.); 1 Za više informacija o zakonskom okviru pogledati: Zakon o udruženjima i fondacijama Bosne i Hercegovine ( Službeni glasnik BiH, br. 32/01, 42/03, 63/08, 76/11, 94/16), Zakon o udruženjima i fondacijama Republike Srpske ( Službeni glasnik Republike Srpske, br. 52/01, 42/05), Zakon o udruženjima i fondacijama Federacije Bosne i Hercegovine Službeni glasnik Federacije Bosne i Hercegovine broj 45/02, Zakon o udruženjima i fondacijama Brčko Distrikta Bosne i Hercegovine, Službeni glasnik Brčko Distrikta Bosne i Hercegovine br. 12/02, 19/07. 8

9 d) promocija nauke, kulture i sporta (sportski klubovi, kulturna udruženja, udruženja inovatora itd.); e) udruženja za zaštitu interesa i promociju potreba pojedinačnih društvenih ili profesionalnih grupa (strukovna udruženja, udruženja poslodavaca, udruženja boraca, udruženja osoba sa invaliditetom, udruženja nacionalnih manjina itd.). Jedno udruženje može ispunjavati i više funkcija odjednom odnosno nalaziti se u više od jedne od navedenih grupa. Npr. udruženje osoba sa invaliditetom može istovremeno zagovarati za dosljedno provođenje zakona, voditi dnevni centar za svoje članove i organizovati sportske aktivnosti. Osim toga, sva navedena udruženja se vrlo brzo mogu prilagoditi promjenama društvenih potreba ili aktivirati u slučajevima vanrednih situacija ili elementarnih nepogoda, radi pružanja humanitarne pomoći, pomoći u spašavanju (npr. spasilački klubovi, ronilački klubovi, planinarska društva itd.) ili obnovi od posljedica katastrofa. Udruženja i fondacije su neprofitne organizacije odnosno ne djeluju radi organizacijskog profita niti komercijalnih interesa svojih članova. To ne znači da oni ne mogu obavljati djelatnosti kojima se ostvaruje prihod. Ali, njihovi članovi taj prihod ne mogu prisvajati za sebe, već ga moraju ulagati u dalje ostvarenje ciljeva organizacije. Prihodi udruženja i fondacija mogu uključivati sljedeće: a) članarinu, kada je u pitanju udruženje; b) dobrovoljne priloge i poklone javnih institucija, fizičkih i pravnih lica, domaćih i inostranih, c) državne subvencije i ugovore sa državom, javnim institucijama, fizičkim i pravnim licima, kako domaćim tako i inostranim, d) prihod od kamata, dividendi, dobiti od kapitala, zakupnina, honorara i sličnih izvora pasivnog prihoda; i e) prihod stečen kroz ostvarivanje ciljeva i aktivnosti udruženja ili fondacije, kako je određeno statutom. Finansiranje udruženja iz javnih budžeta posebno je važno jer na taj način institucije na svim nivoima mogu angažovati dodatne kapacitete (civilno društvo) kao podršku strateškim opredjeljenjima, sprovođenju propisa, prenijeti dio poslova ili usluga za koji nemaju kapaciteta ili se iz drugih razloga njima ne mogu baviti na udruženja građana, dati udruženjima određena javna ovlaštenja te doprinijeti demokratizaciji društva uopšte. Udruženja moraju imati odgovorno lice za predstavljanje i zastupanje te odgovarajuću upravljačku strukturu. Udruženja se osnivaju i registruju u skladu sa zakonima o udruženjima i fondacijama BiH, RS, FBiH i Brčko Distrikta Bosne i Hercegovine (BDBiH) i registruju se u ministarstvima pravde (BiH i FBiH) odnosno osnovnim sudovima (RS i BDBiH). Bez obzira gdje i po kojem propisu su registrovana udruženja imaju pravo djelovanja na cijeloj teritoriji BiH bez potrebe za dodatnom registracijom. Svoje finansijsko poslovanje udruženja registruju u poreskim upravama i dužni su poštovati propise iz oblasti računovodstva i rada, kao i svih drugih oblasti u kojima djeluju. Osim termina udruženja građana i fondacije, u upotrebi se mogu čuti i termini nevladine organizacije, neprofitne organizacije itd. dok je sveobuhvatni termin koji promoviše EU: organizacije civilnog društva OCD. 9

10 DIO 2: MODELI DODJELJIVANJA SREDSTAVA ORGANIZACIJAMA CIVILNOG DRUŠTVA I LOD METODOLOGIJA Vrijeme: 55 minuta Cilj ovog dijela je da se učesnici upoznaju sa osnovnim elementima procesa planiranja i sprovođenja grant šeme te uporede efekte postojećih mehanizama za dodjelu sredstava (direktni grantovi, otvorena konkurentska procedura (LOD) metodologija, dodjela manjih iznosa većem broju projekata (djelimično finansiranje projekata) ili većih iznosa za cjelokupne projekte. Učesnici će dobiti osnovne informacije o trendovima u dodjeli sredstava u EU. Metode rada: izlaganje, prezentacija, bujica ideja (brainstorming) i diskusija. 2.1 Strateški dokumenti kao osnov za planiranje grant šeme Vrijeme: 15 minuta Osnov za planiranje i dodjeljivanje sredstava iz budžeta opštine / grada u pravilu bi trebalo da budu strateški odnosno razvojni dokumenti (npr. integrisane razvojne strategije, sektorske strategije i sl.) Ista preporuka važi i za institucije na višim nivoima. Kod inostranih donatora ili EU koja je i jedan od najvećih donatora OCD u BiH cilj svakog javnog poziva za dodjelu sredstava je da doprinese ostvarenju određenog strateškog prioriteta EU ili zemlje članice, bez obzira da li se radi o finansiranju unutar EU ili vanjskoj podršci (primjeri: Instrument za pretpristupnu pomoć EU, Evropski instrument za demokratiju i ljudska prava, veza sa strateškim prioritetima EU i prioritetima svakog od instrumenata 2 ). Na isti način strateški razvojni dokumenti opštine / grada polazni su dokumenti na osnovu kojih će se utvrditi prioriteti, planirati sredstva u budžetu i objaviti javni poziv odnosno dodijeliti sredstva OCD. Namjera je da se omogući aktivan doprinos i učešće OCD u realizaciji prioriteta razvojnih strategija. Veliki broj JLS u BiH svoj razvoj planira u skladu sa standardizovanom metodologijom za integrisano i participatorno planiranje lokalnog razvoja (MiPRO). Cilj je izrada integrisane (multisektorske) razvojne strategije, uz horizontalnu koordinaciju i usaglašavanje razvojnih prioriteta svih aktera u JLS, kao i vertikalno usklađivanje sa strateškim dokumentima i razvojnim procesima na višim nivoima. U izradi strategije učestvuju javni, privatni i sektor civilnog društva. Integrisana razvojna strategija sadrži detaljnu socio-ekonomsku analizu, razvojne ciljeve i prioritete te detaljan pregled aktivnosti sa planiranim rezultatima, odgovornostima i indikatorima za praćenje i procjenu rezultata 3. Na godišnjem 2 Npr. pogledati dokumente o uspostavljanju IPA II programa i indikativni strateški dokument za IPA II za Bosnu i Hercegovinu ( ) ; ili strateške dokumente i akcioni plan Evropskog instrumenta za demokratiju i ljudska prava: 3 Ovu metodologiju usvojile su i za razvojno planiranje preporučile Vlada RS, Vlada FBiH i savezi opština i gradova. Za više informacija o metodologiji pogledati: ili pogledati neke od primjera razvojnih strategija i drugih dokumenata koji ilustruju proces pripreme i implementacije strategije npr.: Općina Tešanj: Grad Prijedor: 10

11 odnosno trogodišnjem nivou izrađuju se operativni planovi za realizaciju strategije, a nerijetko, JLS za pojedine oblasti izrađuju i detaljnije akcione planove (npr. akcioni plan zapošljavanja, akcioni planovi u oblasti invalidnosti, gender akcioni plan itd). JLS koje nemaju integrisanu strategiju razvoja, uglavnom imaju razvijene sektorske strategije, koje takođe imaju za cilj da odgovore na potrebe građana i koje mogu poslužiti kao osnov za planiranje finansiranja aktivnosti OCD. Pitanja za kratku diskusiju koja će nas uvesti u sljedeći dio obuke: Jeste li učestvovali u izradi razvojne strategije vaše opštine ili utvrđivanju prioriteta za dodjelu sredstava OCD? Kako se definišu prioriteti u Vašoj JLS? Da li ste čuli za LOD metodologiju u dodjeli sredstava OCD? 2.2 LOD metodologija i njeni osnovni principi Vrijeme: 15 minuta LOD metodologija podrazumijeva metodološki pristup za transparentnu raspodjelu javnih fondova namijenjenih OCD. Ovaj pristup ima za cilj da kombinuje preporuke EU u upravljanju projektnim ciklusom (PCM), te da osigura instrumente za efikasno trošenje javnih fondova. Jedan od osnovnih ciljeva LOD metodologije je osiguranje kvaliteta u procesima planiranja i sprovođenja projekata te uniformnost u korištenju alata i dokumentacije za uspješnu provedbu projekata OCD. Ovaj pristup koristi iskustva zemalja EU i predstavlja primjer stvaranja grant šeme, te je prilagodljiv alat za podršku razvojnih ciljeva, odnosno provedbu javnih politika na lokalnom ili nekom drugom nivou. LOD metodologija, iako namijenjena JLS, može se primijeniti i na druge relevantne nivoe vlasti, tj. na javne institucije koje vrše raspodjelu ovakvih i sličnih fondova. Treba imati na umu da su domaće institucije prepoznale koristi ovakvog pristupa i preporučile upotrebu metodologije ili je integrisale u svoje akte. Vlada FBiH je godine donijela Odluku o usvajanju LOD metodologije i preporučila je nižim nivoima vlasti za primjenu. Ministarstvo uprave i lokalne samouprave RS je takođe dalo preporuku nižim nivoima vlasti za primjenu ove metodologije, a Ministarstvo finansija je godine usvojilo metodologiju za dodjelu grant sredstava, koja je u značajnoj mjeri usaglašena sa principima i standardima LOD metodologije. Veliki broj JLS je formalno usvojio LOD metodologiju kao metodologiju za dodjelu sredstava OCD. Osnovni principi LOD metodologije: transparentnost podrazumijeva otvorenost odnosno javnost procesa od faze izrade lokalne razvojne strategije, planiranja budžeta, utvrđivanja prioriteta za finansiranje OCD na godišnjem nivou, do javnog poziva za dostavljanje prijedloga projekata, unaprijed poznatih kriterijuma za ocjenjivanje prijedloga projekata uključujući i minimalan i maksimalan mogući iznos po projektu, javno dostupnih rezultata javnog poziva sa obrazloženjima odluke, javnosti podataka o realizaciji grantova i izvještaja resornog odjeljenja u opštinskoj upravi; uključivanje (inkluzivnost) uključenost OCD u izradu strategije, mogućnost davanja prijedloga na prijedlog budžeta za OCD, učešće predstavnika OCD u radnim tijelima / komisijama koje definišu elemente javnog poziva, vrše odabir projekata, prate njihovu realizaciju i sl; svrsishodnost osigurava značaj odnosno relevantnost finansiranih projekata za JLS i korisnike kojima su oni namijenjeni, a nastoji se postići jasno definisanim ciljevima, povezanim sa razvojnom strategijom, definisanim ciljnim grupama, usmjeravanju podnosilaca prijava da primijene interventnu logiku, afirmisanjem redovnog praćenja i procjene efekata te izvještavanja o postignućima; 11

12 konkurentnost OCD se prijavljuju za sredstva u konkurentskoj proceduri, gdje u skladu sa uslovima javnog poziva i propisanim kriterijumima, najbolje ocijenjeni projekti dobijaju sredstva (dok se sva planirana sredstva ne iskoriste). Na ovaj način se stvara poticajno okruženje za OCD u kojem one razvijaju svoje potencijale i nastoje pripremiti što kvalitetnije projekte. kontinuitet - metodologija se nakon uvođenja kontinuirano primjenjuje i omogućava da se novi programi finansiranja OCD grade na rezultatima prethodnih ciklusa. Metodologija obuhvata sve faze upravljanja projektnim ciklusom (analiza, planiranje, praćenje i evaluacija, izvještavanje). univerzalnost metodologija je usklađena sa pravilima EU u finansiranju OCD te univerzalno primjenljiva za sve oblasti i izazove sa kojima se suočava JLS. Primjenljiva je i u svim JLS bez obzira na veličinu i stepen razvijenosti. Ona takođe propisuje standardnu dokumentaciju koju je potrebno voditi tokom realizacije projekata. 2.3 Modeli dodjele sredstava i iskustva iz EU Vrijeme: 25 minuta Direktna raspodjela javnih fondova namijenjenih za OCD čest je primjer u našem društvu. Radi se o direktnoj dodjeli sredstava na osnovu statusa OCD (npr. organizacije proglašene organizacijama od javnog interesa za JLS), na osnovu posebnih zakona ili na osnovu podnesenih zahtjeva ili molbi. Konkurentska raspodjela uz projektni pristup podrazumijeva poštovanje navedenih principa LOD metodologije odnosno otvoreni konkurentski postupak i učešće javnosti u svim fazama planiranja i sprovođenja grant šeme. Pitanje za učesnike: Koji od modela je u primjeni u vašoj JLS? Dovoljno je čuti 2-3 odgovora. Angažovati učesnike da razmisle o oba pristupa kako bismo zajednički utvrdili njihove prednosti i nedostatke. Koristiti tehniku bujice ideja (brainstorming), tako što ćete po jedan flipčart papir namijeniti svakom obliku dodjele sredstava i podijeliti ga na dva dijela: prednosti i nedostaci. U primjeru su navedeni neki od mogućih odgovora kojima treneri mogu podstaknuti razmišljanje u slučaju da iz grupe ne dođe dovoljan broj ideja ili da ideje ne budu odgovarajuće. Direktna dodjela sredstava Konkurentska dodjela uz projektni pristup Prednosti Nedostaci Prednosti Nedostaci Brza dodjela sredstava Hitna podrška rješavanju gorućih odnosa ili problema u zajednici Nejasni razlozi za finansiranje i korist od finansiranih projekata Nejasna veza sa razvojnim prioritetima. Nejasni ili umanjeni efekti projekata. Isključenost velikog broja OCD iz razvojnog procesa i udaljavanje OCD od opštinske/gradske uprave. Povezanost sa razvojnim prioritetima Jasniji efekti projekata kao doprinos pravcima lokalnog razvoja Transparentnost Konkurencija - Podsticaj OCD-ovima za izradu kvalitetnijih projekata Lakše praćenje i evaluacija (zahvaljujući Duži proces Nemogućnost odgovora na hitne potrebe Nezadovoljstvo OCD koje su navikle na redovne prilive iz budžeta 12

13 Nemotivisanost OCD Negativan imidž, pritužbe. Netransparentnost aktivnosti / utroška sredstava jasnijim indikatorima napretka) Još jedan trend koji je prisutan u praksi je da se ili direktnom raspodjelom ili čak i po javnom pozivu velikom broju organizacija dodijele manja sredstva, drugim riječima svima po nešto. I ovdje se radi o neefikasnoj i neefektivnoj dodjeli sredstava, jer ona najčešće nisu dovoljna da se realizuje projekat koji daje konkretne rezultate. Organizacije obično moraju tražiti dodatna sredstva ili dodijeljena sredstva utroše za tekuće kancelarijske troškove. Mogućnost da se ostvari korist za zajednicu je vrlo mala. Osim toga, na ovakav način se stvara obaveza praćenja velikog broja malih grantova, za šta JLS najčešće nemaju kapacitete i njihova realizacija se prati tek površno. Ova praksa je obično rezultat pristupa podržavanja samih OCD umjesto podržavanja projekata i projektnih aktivnosti čime se gubi stvarna korisnost za građane. Projektni pristup raspodjeli sredstava putem raspisivanja javnog poziva je dugotrajniji i opsežniji proces u odnosu na direktnu raspodjelu, a na kraju daje bolje i konkretnije rezultate te obezbjeđuje veću korisnost za lokalnu zajednicu. Sredstva se dodjeljuju OCD u skladu s jasno definisanim kriterijumima i opštinskim prioritetima za konkretne aktivnost. Transparentnost i jednako postupanje su osnovni principi dodjele bespovratnih sredstava iz budžeta EU 4. Bespovratna sredstva se dodjeljuju putem javnog poziva, raspisanog na osnovu prethodno javno dostupnog programa rada koji se oslanja na prioritete različitih strateških politika EU. Direktni grantovi bez otvorene konkurentske procedure se mogu dodijeliti samo u izuzetnim slučajevima, npr. kriznim situacijama, hitnim humanitarnim intervencijama ili tamo gdje postoji de iure ili de facto monopol ili izrazito visok stepen specijalizacije odnosno tehničke kompetencije za određeni zadatak koji ne spada u okvire poziva za projektne prijedloge. I susjedna Republika Hrvatska je svojim propisima obavezala javne institucije da sredstva iz javnih budžeta organizacijama civilnog društva dodjeljuju putem javnog poziva. Zakon o udrugama 5 propisuje mogućnosti finansiranja programa i projekata organizacija civilnog društva koji su od interesa za opšte dobro u Republici Hrvatskoj iz državnog budžeta, budžeta jedinica lokalne i regionalne samouprave, fondova EU i drugih javnih izvora. Sredstva se dodjeljuju isključivo putem provedenog javnog poziva, osim ako posebnim propisom o finansiranju javnih potreba nije propisana obaveza finansiranja. Procedure su detaljno razrađene Uredbom o kriterijima, mjerilima i postupcima financiranja i ugovaranja programa i projekata od interesa za opće dobro koje provode udruge 6. Izuzeci od obaveze objavljivanja javnog poziva su: nepredviđeni događaji koji obavezuju davaoca financijskih sredstava da u saradnji s udruženjima hitno djeluje i problem je moguće riješiti samo direktnom dodjelom finansijskih sredstava, kada se finansijska sredstva dodjeljuju udruženju ili grupi udruženja koja imaju isključivu nadležnost u području djelovanja ili geografskom području ili je udruženje jedina organizacija 4 Vidjeti Uredbu br. 966/2012 Evropskog parlamenta i Vijeća o finansijskim pravilima koja se primjenjuju na opšti budžet Unije, posebno glava VI: Bespovratna sredstva: ; takođe za više informacija konsultovati: i 5 Narodne novine 74/14 i 70/17; 6 Narodne novine 26/15; 13

14 operativno sposobna za rad ili kada se sredstva dodjeljuju udruženju koje je propisom izričito navedeno kao provodilac određene aktivnosti i jednokratne pomoći do 5000 kuna, pri čemu ukupan iznos tako dodijeljenih sredstava ne može biti veći od 5% svih sredstava planiranih budžetom za finansiranje svih programa i projekata udruženja. Prema Izvještaju o finansiranju projekata i programa organizacija civilnoga društva iz javnih izvora u godini 7, koji objavljuje Ured za udruge, od 36 do 40% budžetskih sredstava dodjeljuje se putem javnog poziva (u zavisnosti od nivoa vlasti, npr. državni nivo 40,36%, županije 36,6%, opštine 38,6% te gradovi 40,2%). Značajan iznos sredstava, približan ovome na višim nivoima, a nešto manji na opštinskom i gradskom nivou, dodjeljuje se udruženjima za realizaciju programa javnih potreba utvrđenih posebnim zakonima. Direktnim finansiranjem bez javnog poziva odnosno odlukom rukovodioca organa dodijeljeno je manje od 10% sredstava. Prioritetne oblasti za finansiranje programa i projekata utvrđuju se za svaku budžetsku godinu na osnovu procjene potreba u određenom području i mjera za ostvarivanje ciljeva iz strateških dokumenata za čije sprovođenje je odgovoran davalac finansijskih sredstava. Davalac finansijskih sredstava je obavezan da objavi godišnji plan raspisivanja javnih poziva na vlastitoj web-stranici, kao i u objedinjenom planu javnih poziva koji priprema Ured za udruge Vlade Republike Hrvatske. 10:40 11:00 PAUZA 7 Za više informacija pogledati izvještaje: 14

15 DIO 3: FAZE U CIKLUSU DODJELE GRANTA OCD I ULOGA SO/OV Vrijeme: 50 minuta Cilj ovog dijela je da omogući učesnicima da identifikuju faze u ciklusu dodjele granta OCD, najčešće izazove i prepoznaju ulogu SO / OV odnosno vlastitu ulogu u svakoj od navedenih faza. Poseban fokus je na utvrđivanju prioriteta za finansiranje, pri čemu će učesnici prepoznati moguću ulogu OCD u implementaciji razvojne strategije. Metode rada: izlaganje, prezentacija, rad u grupama na osnovu zadanog scenarija i diskusija. 3.1 Ciklus planiranja podrške OCD i uloga SO / OV odnosno vijećnika / odbornika u dodjeli sredstava OCD Vrijeme: 20 minuta LOD metodologijom predviđen je kontinuiran rad, koji se izvršava kroz pet vezanih koraka koji čine neprekidan krug, kao što je grafički prikazano na sljedećoj slici. 8 Ovaj ciklus se provodi u toku jedne budžetske godine, a u posebnim slučajevima može trajati i duže. 8 Za više informacija pogledati: LOD metodologija za dodjelu sredstava organizacijama civilnog društva praktični priručnik: 0-%20LOD%20Metodologija% %20WEBok.pdf?download 15

16 Korak 1. Analiza problema i određivanje prioriteta: Cilj je da se finansirani projekti OCD usmjere na stvarne potrebe u lokalnoj zajednici, koje su definisane u lokalnim razvojnim planovima. Prvenstveno, to je integrisana lokalna razvojna strategija, gdje su društveni, ekonomski, ekološki i drugi prioriteti identifikovani i operacionalizovani u konkretne projekte u sklopu godišnjih planova. Osim integrisane razvojne strategije, mogu postojati i druge politike, poput omladinske politike, strategije socijalnog uključivanja, strategije podrške manjinama, lokalne ekološke akcione planove, akcione planove za ravnopravnost polova, akcione planove zapošljavanja, akcione planove u oblasti invaliditeta i sve druge dokumente relevantne za analizu pitanja od posebne važnosti za zajednicu. Prva faza je planiranje budžeta, koji treba da oslikava prethodno navedene razvojne planove. Prioriteti za finansiranje projekata OCD se određuju jednom godišnje i direktno treba da budu povezani sa budžetom. Preporuka je da broj prioritetnih oblasti ne bude veći od pet niti manji od tri. Također treba uzeti u obzir i iznos dostupnih fondova koji će se raspoređivati, brojnost i kapacitete OCD na lokalnom nivou. 2. Priprema i objavljivanje javnog poziva: JLS najčešće imaju pravilnik ili odluku o kriterijumima, načinu i postupku raspodjele sredstava OCD. U skladu sa ovim aktom opštinska/gradska uprava priprema tekst javnog poziva, sa prioritetnim oblastima finansiranja, kriterijumima za ocjenjivanje, uputama o podnošenju prijedloga projekta i potrebnoj dokumentaciji te obrascima za prijavu. 3. Ocjena projektnih prijedloga: Projektne prijedloge ocjenjuje komisija koju formira načelnik. Poželjno je da u članstvu komisije učestvuju predstavnici uprave (najčešće resora Uloga odbornika / vijećnika odnosno SO / OV Odbornici / vijećnici aktivno učestvuju u radu radnih tijela (razvojnih timova i / ili partnerstava za lokalni razvoj pri izradi strateških dokumenata. Aktivno učestvuju u javnim raspravama o navedenim dokumentima. Radna tijela SO/OV razmatraju strateške dokumente. SO/OV razmatra i usvaja prijedloge strateških dokumenata nakon sprovedene javne rasprave. Svi su dužni posvetiti posebnu pažnju na provjeru uključenosti strateških prioriteta u nacrt/prijedlog Budžeta. U većini JLS konačan broj prioritetnih oblasti na godišnjem nivou definiše opštinska uprava u dijalogu sa OCD i građanima, a u skladu s navedenim razvojnim dokumentima. Odbornici / vijećnici mogu aktivno učestvovati u ovim konsultacijama. U pojedinim JLS (npr. Grad Prijedor) Skupština grada uz budžet donosi i odluku o prioritetnim oblastima za finansiranje projekata OCD 9. U ovom slučaju, odbornici / vijećnici odnosno SO/OV mogu direktno uticati na sadržaj odluke. Koristiti odbornička pitanja ili direktnu komunikaciju sa upravom, građanima i OCD kao mehanizam praćenja ove faze. Radi se o nepristrasnom procesu tokom kojeg se ne vrši bilo kakav uticaj na članove komisije. 9 Odluka o izboru prioritetnih oblasti za finansiranje projekata udruženja i fondacija u godini, Službeni glasnik Grada Prijedora broj 9/16 16

17 koji sarađuju sa OCD ili koji su nadležni za oblasti u kojima se dodjeljuju sredstva i predstavnici OCD). Rezultati ocjenjivanja se javno objavljuju. Procedurama se osigurava eliminisanje sukoba interesa i žalbeni postupak. Takođe, treba voditi računa o ravnopravnoj zastupljenosti polova, te uključenosti marginalizovanih grupa. 4. Dodjela sredstava i sprovođenje projekata: Nakon završenog ocjenjivanja i odluke po žalbama, opštinska/gradska uprava sa odabranim OCD potpisuje ugovore o finansiranju kojima su regulisane obaveze strana potpisnica. Koristiti odbornička / vijećnička pitanja ili direktnu komunikaciju sa upravom, građanima i OCD kao mehanizam praćenja ove faze. Ove obaveze uključuju i redovno (periodično i završno) izvještavanje o realizaciji projekata. 5. Nadzor nad projektima i analiza rezultata: Načelnik JLS formira komisiju za praćenje provođenja projekata, koja će osim praćenja izvještaja korisnika sredstava terenskim posjetama pratiti stvarne efekte projekata na korisnike. Na osnovu izvještaja korisnika i izvještaja komisije, resorno odjeljenje / služba priprema izvještaj o uspješnosti javnog poziva, koji daje osnovne informacije o javnom pozivu, odnosno iznose koji su dodijeljeni i iznose koji su realizovani, podatke o broju izdate dokumentacije, broju primljenih aplikacija i opis osnovnih nedostataka ili kvaliteta primljenih prijedloga projekata koje su poslale OCD, podatke o najznačajnijim ostvarenjima i koristima projekata, te o konkretnom doprinosu rješavanju problema u zajednici zbog kojeg je raspisan poziv i preporuke za sljedeće raspisivanje javnog poziva, ili preporuke za usmjeravanje sredstava u drugu oblast definisanu strateškim dokumentima. Koristiti odbornička / vijećnička pitanja ili direktnu komunikaciju sa upravom, građanima i OCD kao mehanizam praćenja ove realizacije i efekata projekata. SO/OV razmatra i usvaja Godišnji izvještaj o radu JLS, čiji je sastavni dio i izvještaj o realizaciji sredstava po javnim pozivima. Pojedine JLS pripremaju odvojene izvještaje o sprovedenim javnim pozivima i realizaciji projekata OCD koji su finansirani iz budžeta. Radna tijela SO / OV sistematično razmatraju izvještaje i daju prijedloge SO/OV. SO/OV može da vrati izvještaj na doradu, ako njegov sadržaj nije dovoljno informativan i na zadovoljava uslove za usvajanje. Dosadašnja praksa je pokazala napredak u dodjeljivanju sredstava putem javnog poziva u odnosu na direktno dodjeljivanje sredstava, kao i finansijskom izvještavanju o utrošku sredstava. Ipak, potrebne su dalje aktivnosti za jačanje nadzora nad provođenjem projekata u smislu njihovog učinka. To treba biti praćeno i unapređenjem sadržaja izvještaja resornih odjeljenja / službi o sprovedenim projektima kako bi se iskazali kvantitativni i kvalitativni rezultati i doprinos OCD vidljivo mogao prikazati kao doprinos realizaciji lokalnih razvojnih strategija. 17

18 3.2 Definisanje prioritetnih oblasti za finansiranje OCD Vrijeme: 30 minuta Ciljevi: omogućiti praktičnu primjenu naučenog o definisanju prioritetnih oblasti; prepoznati aspekte u kojima je moguć doprinos OCD kao nosilaca implementacije razvojne strategije. Potreban materijal: Pripremljen izvod iz opštinske razvojne strategije po uzoru na model dat na treningu za trenere (1 list sa sektorskim ciljevima i ključnim prioritetima i projektima). Instrukcija: Podijeliti učesnike u grupe od 3-4 osobe (u zavisnosti od njihovog ukupnog broja). Zamoliti ih da pročitaju dodijeljeni izvod iz strategije i pokušaju definisati do 5 prioritetnih oblasti u čijoj realizaciji smatraju da bi OCD mogle dati doprinos. Za svaku oblast treba dati kratko obrazloženje po sljedećim pitanjima: a) Kako vide ulogu OCD u predloženoj oblasti? b) Ko bi bili korisnici projekata? c) Kakve efekte očekuju? Svaka grupa treba da imenuje jednog izvještača, koji će plenarno izložiti njene zaključke. Učesnicima dati 15 minuta za rad u grupama. Pažljivo pratiti izvještaje iz grupe i povezivati sa ključnim porukama treninga (uloga OCD u zajednici i razvoju, važnost finansiranja OCD iz javnih izvora, konkurentski i projektni pristup itd.) DIO 4: KRITERIJUMI ZA DODJELU SREDSTAVA, JAVNI POZIV, PRAĆENJE RADA I REZULTATA Vrijeme: 50 minuta Cilj ovog dijela je da omogući učesnicima uvid u kriterijume na osnovu kojih se dodjeljuju sredstva OCD, kao i uslove koje OCD treba da ispune prilikom podnošenja prijedloga projekata i izvještavanja prema opštinskoj / gradskoj upravi. U vezi s tim, učesnicima će biti predstavljeni i zaključci i preporuke u vezi sa procesima dodjele sredstava i praćenja realizacije projekata koje su utvrdile služe i za reviziju javnog sektora u oba entiteta. Metode rada: izlaganje, prezentacija i diskusija. 4.1 Akti kojima je propisana dodjela sredstava i kriterijumi za dodjelu Vrijeme: 15 minuta Već je ranije navedeno da su polazni dokumenti za izradu programa dodjele sredstava OCD lokalne razvojne strategije, te odluke o prioritetnim oblastima u kojima će se finansirati njihovi projekti. Javne institucije koje upravljaju grantovima, uglavnom imaju pravilnikom ili odlukom propisane kriterijume, uslove, procedure za dodjelu sredstava OCD i praćenje, evaluaciju i izvještavanje o odobrenim 18

19 projektima. Kroz pregled osnovnih elemenata javnog poziva i kriterijuma za ocjenjivanje, učesnici mogu steći utisak kako teče proces prijave i ocjenjivanja projekata. A u nastavku ovog dijela, upoznaće se i sa praksom i izazovima praćenja i evaluacije odobrenih projekata. Javni poziv za podnošenje prijedloga projekata sadrži sljedeće informacije i dokumente 10 : a) opšti cilj poziva sa vezom sa strateškim dokumentima JLS; b) prioritetne oblasti koje se finansiraju putem javnog poziva sa pojašnjenjima; c) dozvoljeni podnosioci projekta; d) planirani ukupan iznos sredstava i predviđeni minimalan i maksimalan iznos po projektu; e) lokacija na kojoj se moraju realizovati projekti; f) dozvoljene i nedozvoljene aktivnosti; g) dozvoljene i nedozvoljene troškovima; h) spisak obavezne dokumentacije koju podnosioci treba da podnesu; i) obrasci za podnošenje prijedloga projekata; j) informacija o rokovima i načinu podnošenja prijedloga projekata; k) način i kriterijumi za ocjenjivanje prijedloga projekata. Kriterijumi za ocjenjivanje definišu se tako da omoguće objektivno ocjenjivanje prijedloga projekata, a ključni su: a) finansijski i operativni kapacitet podnosioca; b) relevantnost predloženog projekta u odnosu na cilj i prioritete poziva i relevantnost projekta za ciljne grupe i društveno marginalizovane grupe; c) metodologija sprovođenja projekta, odnosno u kojoj mjeri predložene aktivnosti mogu ostvariti očekivane rezultate i ciljeve, te mjerljivost indikatora ostvarenja rezultata i ciljeva; d) održivost ostvarenih rezultata nakon završetka projekta; e) budžet projekta i racionalnost troškova. 4.2 Praćenje rada i rezultata OCD iskustva odbornika/vijećnika Vrijeme: 20 minuta Kao uvod u sljedeću temu, otvoriti diskusiju o iskustvima učesnika u praćenju rada i rezultata OCD koji su postignuti zahvaljujući dodijeljenim sredstvima. Dakle, sproveden je javni poziv i sredstva za realizaciju projekata su dodijeljena. Pozovite učesnike da diskutuju o sljedećim pitanjima i pokušajte identifikovati dobre prakse i ključne izazove: a) Na koji način SO / OV i vi pratite realizaciju projekata OCD? b) Da li ste imali direktan kontakt sa OCD kojima su dodijeljena sredstva ili učestvovali u njihovim aktivnostima? c) Koliko ste zadovoljni izvještajima koje priprema resorno odjeljenje / služba o efektima projekata OCD? d) Možete li ocijeniti kakav je doprinos OCD u realizaciji opštinskih razvojnih politika? 10 Pogledati primjere javnih poziva na web stranicama JLS, npr: ili 19

20 Sumirajte dobre prakse i ključne izazove koji će vjerovatno biti identični sa onima koje su identifikovale službe za reviziju javnog sektora (prezentacija koja slijedi). 4.3 Nalazi i preporuke Glavne službe za reviziju RS i Ureda za reviziju institucija u FBiH Vrijeme: 15 minuta Glavna služba za reviziju javnog sektora RS i Ured za reviziju institucija FBiH ukazali su na ključne nedostatke u planiranju i dodjeli sredstava OCD iz budžeta institucija entiteta i dali konkretne preporuke za unapređenje. Prema izvještaju Upravljanje grantovima iz budžeta FBiH prema rezultatima 11 : a) Planiranje grantova ne zadovoljava principe planiranja usmjerenog na rezultate (institucije nisu provodile sveobuhvatne i dokumentovane analize rezultata ostvarenih u prethodnim ciklusima dodjele grantova). b) Ciljevi su uopšteni i najčešće definisani kao redovne aktivnosti iz nadležnosti konkretnih institucija. Očekivani rezultati se vrlo rijetko ili nikako navode a nisu ni uspostavljene jasne relacije između ciljeva i očekivanih rezultata od dodjele grantova sa relevantnim strateškim dokumentima. a) Dodjela grantova nije u potpunosti transparentna, jer nadležne institucije nisu osigurale da svi potencijalni korisnici pod jednakim uslovima imaju na raspolaganju sve bitne informacije vezane za korištenja grantova. Određeni broj grantova se ne dodjeljuje putem javnog poziva, već na osnovu individualnih zahtjeva ili zakona. b) Primjena postojećih kriterijuma za izbor korisnika ne osigurava izbor kvalitetnih projekata/programa čija implementacija doprinosi ostvarenju utvrđenih ciljeva. Jedan od razloga je što kriterijumi nisu dovoljno konkretni i mjerljivi, što je posljedica nedostataka u fazi planiranja. Vrednovanje kriterija na osnovu procjena a ne osnovu relevantne dokumentacije koja dokazuje ispunjavanje kriterija ostavlja prostor za subjektivnost. c) Institucije nisu koristile mogućnost da u ugovorima o korištenju grantova ugrade zahtjeve da korisnici grantova dostavljaju kvalitetne informacije i dokaze o rezultatima i učincima ostvarenim realizacijom projekata / programa finansiranih iz grant sredstava. d) Sistem nadzora ne osigurava kvalitetne informacije potrebne za izvještavanje usmjereno prema rezultatima. Institucije nisu stvorile osnovne pretpostavke kako bi se postojeći sistem nadzora iskoristio za izvještavanje ne samo o namjenskom utrošku grantova nego i o njihovim izlaznim i krajnjim rezultatima što je neophodno za upravljanje grantovima prema rezultatima. Sve prethodno navedeno, imalo je za posljedicu da institucije nisu bile u mogućnosti dostavljati izvršnoj i zakonodavnoj vlasti u FBiH kvalitetne informacije o efektima utrošenih grantova na ostvarenje strategija i politika. Stoga je preporučeno da se: a) osiguraju kvalitetne ulazne informacije neophodne za izradu planskih dokumenata za dodjelu grantova usmjerenu prema rezultatima; b) utvrđuju specifični i mjerljivi ciljevi i očekivani rezultati za svaki ciklus dodjele grantova; c) osigura transparentnost dodjele grantova;

21 d) utvrde kriterijumi za izbor korisnika grantova i način njihovog vrednovanja koji će osigurati izbor projekta/programa čija realizacija doprinosi ostvarenju utvrđenih ciljeva; e) obavežu korisnici grantova da dostave kvalitetne informacije i dokaze o rezultatima i učincima ostvarenim realizacijom projekata / programa; f) Unaprijedi sistem nadzora tako da se osiguraju kvalitetne povratne informacije o rezultatima realizacije projekata / programa; g) uspostavi praksa vršenja suštinskih i sveobuhvatnih analiza rezultata i učinaka ostvarenih realizacijom projekata / programa; h) osigura redovno izvještavanje Vlade FBiH o učincima grantova na ostvarenje strateških ciljeva i opredjeljenja. Upravljanje grantovima je i jedna od oblasti revizije učinka koju sprovodi Glavna služba za reviziju javnog sektora RS. Registar preporuka revizije učinka za period januar 2013 februar ukazuje na sljedeće potrebe: a) Ministarstvo finansija treba da obezbijedi metodološku osnovu za upravljanje grantovima kroz uspostavljanje metodologije planiranja grantova, evaluacije programa i projekata, uključujući i projekte koji se finansiraju iz grantova, kao i drugih pravila, postupaka i procedura koji se odnose na upravljanje grantovima (Preporuka je provedena: Ministarstvo finansija je krajem donijelo Metodologiju upravljanja grantovima za programe i projekte koji se finansiraju ili sufinansiraju sredstvima budžeta RS; b) Ministarstvo finansija je nosilac koordinacije između ministarstava u Vladi RS, koji u svojim budžetima imaju grantove, u svim fazama upravljanja grantovima. Ministarstvo finansija će biti nosilac razmjene iskustava kao i edukacije potencijalnih korisnika grantova. Preporuka se smatra djelimično provedenom, jer je Ministarstvo usvojilo navedenu metodologiju koja bi trebalo da ujednači pristup svih institucija; c) Ministarstvo finansija će koristeći institucionalne mehanizme kontrole i revizije, kao što su budžetska kontrola i interna revizija intenzivirati aktivnosti koje se odnose na grantove. Preporuka je djelimično provedena jer je Ministarstvo vršilo revizije i kontrole pojedinih grantova; d) Ministarstvo finansija će obezbijediti transparentan i jedinstven sistem izvještavanja orijentisan ka uspješnosti (kao osnov za donošenje budućih odluka) od ministarstava ka Vladi i od Vlade ka Narodnoj skupštini RS. Preporuka još nije provedena, jer ministarstva nisu na preporučeni način pripremala izvještaje Ministarstvu finansija niti je Ministarstvo finansija poseban izvještaj pripremalo za Vladu. e) Ministarstvo finansija će u okviru postojećih institucionalnih kapaciteta razmotriti mogućnost uspostavljanja registra grantova koji će obuhvatiti sve korisnike grantova na svim nivoima društvenog organizovanja. Preporuka nije provedena; f) U postupku planiranja potrebno je utvrditi jasne i mjerljive operativne ciljeve, rezultate koji mogu biti u funkciji ostvarivanja utvrđenih ciljeva, načine mjerenja rezultata i ciljeva i uticaj na ispunjavanje strateških ciljeva. Preporuka je djelimično provedena. I dalje se kod većine grantova ne definišu jasno mjerljivi ciljevi; g) Planiranje grantova bazirati na sveobuhvatnim analizama grantova i ocjenama uspješnosti programa i projekata koji se finansiraju putem grantova. Preporuka je djelimično provedena, jer ministarstva pripremaju u pojedinim slučajevima pojedinačne izvještaje koji sadrže dio traženih informacija;