P/115144 Na temelju članka 23. Statuta Hrvatske energetske regulatome agencije, klasa: 011-01/13-01/05, urbroj: 371-01/13-14, od 16. listopada 2013. i članka 22. stavka 1. Pravilnika o unutarnjoj reviziji u javnom sektoru ( Narodne novine", broj 42/16), predsjednik Upravnog vijeća Hrvatske energetske regulatome agencije donosi INTERNI PRAVILNIK O UNUTARNJOJ REVIZIJI UVODNE ODREDBE Članak 1. Ovim Internim pravilnikom o unutarnjoj reviziji (u daljnjem tekstu: Pravilnik) uređuju se pitanja od značaja za rad unutarnje revizije u Hrvatskoj energetskoj regulatomoj agenciji (u daljnjem tekstu: Agencija), temeljeno na propisima koji uređuju unutarnju reviziju u javnom sektoru Republike Hrvatske. Članak 2. Pojedini pojmovi u smislu ovoga Pravilnika imaju sljedeća značenja: - odgovorna osoba - osoba odgovorna za ostvarenje pojedinih poslovnih ciljeva Agencije; - unutarnji revizor - osoba raspoređena na radno mjesto voditelja Samostalnog odjela za unutarnju reviziju te osoba raspoređena na radno mjesto unutarnjeg revizora. Članak 3. Pojmovi koji se koriste u ovom Pravilniku, a imaju rodno značenje odnose se jednako na muški i ženski rod. Članak 4. Temeljna načela za profesionalno obavljanje unutarnje revizije su: - integritet, - stručnost, - objektivnost i neovisnost, - usklađenost sa strategijom, ciljevima i rizicima Agencije, - odgovarajuće pozicioniranje i posjedovanje primjerenih resursa, - kvaliteta i kontinuirano poboljšanje rada unutarnje revizije, - učinkovita komunikacija, - mišljenje utemeljeno na procjeni rizika, - proaktivan pristup usmjeren na budućnost, - promoviranje unaprjeđenja poslovnih procesa u Agenciji. 1/8
Svrha unutarnje revizije Članak 5. (1) Svrha unutarnje revizije je neovisna i objektivna procjena sustava unutarnjih kontrola te davanje mišljenja i savjeta za poboljšanjem djelotvornosti procesa upravljanja rizicima, kontrolama i upravljanja poslovanjem. (2) Poslovi unutarnje revizije obuhvaćaju planiranje i obavljanje unutarnjih revizija te pružanje savjetodavnih usluga. (3) Poslovi planiranja i obavljanja unutarnje revizije obuhvaćaju: a) izradu strateških i godišnjih planova te planova pojedinačnih unutarnjih revizija, b) obavljanje unutarnjih revizija i drugih aktivnosti u skladu s planovima, c) izvještavanje o provedbi unutarnjih revizija, d) praćenje provedbe preporuka proizašlih iz obavljanja unutarnjih revizija. (4) Savjetodavne usluge provode se u skladu s postojećim resursima, na način da se vrsta i obuhvat savjetodavnih usluga određuje u dogovoru s odgovornom osobom koja traži savjet, u cilju poboljšanja djelotvornosti procesa upravljanja rizicima, kontrolama i upravljanja poslovanjem. (5) Unutarnji revizor može sudjelovati u radu radnih skupina isključivo u cilju davanja savjetodavnih usluga. (6) Kod pružanja savjetodavnih usluga unutarnji revizor ne preuzima odgovornost za ostvarenje poslovnih ciljeva Agencije. (7) U obavljanju poslova unutarnje revizije unutarnji revizor dužan je pridržavati se načela i pravila ponašanja utvrđenih Kodeksom strukovne etike unutarnjih revizora u javnom sektoru ( Narodne novine11, broj 42/16) (u daljnjem tekstu: Kodeks). ORGANIZACIJSKO USTROJSTVO I DJELOKRUG RADA Članak 6. Organizacijska jedinica nadležna za obavljanje poslova unutarnje revizije u Agenciji je Samostalni odjel za unutarnju reviziju, kako je definirano Pravilnikom o organizaciji i sistematizaciji radnih mjesta Agencije. NEOVISNOST JEDINICE ZA UNUTARNJU REVIZIJU Članak 7. (1) Samostalni odjel za unutarnju reviziju ustrojstveno i funkcionalno izravno je odgovoran predsjedniku Upravnog vijeća. (2) Samostalni odjel za unutarnju reviziju je neovisan o drugim organizacijskim jedinicama Agencije u planiranju rada, obavljanju poslova unutarnje revizije i izvještavanju. (3) Unutarnji revizor ne može biti uključen u obavljanje izvršnih funkcija Agencije, odnosno ne može biti operativno uključen u donošenje odluka i obavljanje poslova u programu, projektu, aktivnosti ili poslovnom procesu koji je ili može biti predmet unutarnje revizije. 2/8
OBJEKTIVNOST UNUTARNJIH REVIZORA Članak 8. (1) Unutarnji revizor prilikom procjene sustava unutarnjih kontrola te davanja mišljenja i savjeta za poboljšanjem djelotvornosti procesa upravljanja rizicima, kontrolama i upravljanja poslovanjem mora biti objektivan. (2) Ako osoba raspoređena na radno mjesto unutarnjeg revizora smatra da postoje ograničenja, u smislu neispunjavanja uvjeta objektivnosti iz stavka 1. ovoga članka, o tome će izvijestiti voditelja Samostalnog odjela za unutarnju reviziju. (3) Ako osoba raspoređena na radno mjesto voditelja Samostalnog odjela za unutarnju reviziju smatra da postoje ograničenja, u smislu neispunjavanja uvjeta objektivnosti iz stavka 1. ovog članka, o tome će izvijestiti predsjednika Upravnog vijeća. (4) Unutarnji revizor mora se izuzeti od obavljanja unutarnje revizije područja poslovanja za koje je prethodno bio odgovoran, i to u roku od najmanje 12 mjeseci od dana prestanka odgovornosti, budući da se u protivnom smatra se daje objektivnost narušena. ODGOVORNOSTI I OBVEZE Članak 9. (1) Voditelj Samostalnog odjela za unutarnju reviziju ima sljedeće odgovornosti i obveze: a) izraditi prijedlog strateškog i godišnjeg plana unutarnje revizije, na temelju prethodno izrađene procjene rizika, a koju izrađuje u suradnji s odgovornim osobama; b) najkasnije do 15. prosinca tekuće godine podnijeti prijedlog strateškog i godišnjeg plana unutarnje revizije predsjedniku Upravnog vijeća, koji će donijeti planove najkasnije do 31. prosinca tekuće godine za sljedeće razdoblje; c) dostaviti usvojeni strateški i godišnji plan unutarnje revizije odgovornim osobama, odnosno osigurati da isti budu objavljeni na lokalnoj mreži Agencije; d) osigurati provedbu strateškog i godišnjeg plana unutarnje revizije te obavljanje poslova unutarnje revizije u skladu s Međunarodnim okvirom profesionalnog djelovanja te propisima kojima se uređuje unutarnja revizija u javnom sektoru Republike Hrvatske, uključujući sudjelovanje u njihovom obavljanju; e) osigurati obavljanje svih pojedinačnih unutarnjih revizija u skladu s metodologijom rada unutarnje revizije, ciljem i opsegom unutarnjih revizija, te nadzirati usklađenost obavljenih unutarnjih revizija; f) osigurati praćenje provedbe preporuka unutarnje revizije, odnosno nadzirati provode li se preporuke unutarnje revizije u skladu s akcijskim planovima; g) izvještavati predsjednika Upravnog vijeća o statusu provedbe preporuka unutarnje revizije najmanje jednom kvartalno, odnosno u skladu s rokovima propisanim člankom 11. stavkom 4. ovoga Pravilnika, ako je potrebno poduzimanje mjera propisanih Zakonom o sustavu unutarnjih kontrola u javnom sektoru ( Narodne novine", broj 78/15) (u daljnjem tekstu: Zakon); h) izrađivati pojedinačna, tromjesečna, polugodišnja, devetomjesečna i godišnja izvješća o radu unutarnje revizije; 3/8
i) izraditi interne procedure utemeljene na metodologiji rada unutarnje revizije, a prilagođene posebnostima poslovanja Agencije; j) izraditi Program osiguranja kvalitete i unaprjeđenja, unaprjeđivati kvalitetu rada unutarnje revizije te o poduzetim aktivnostima izvještavati predsjednika Upravnog vijeća (u sklopu izvješća iz točke h) ovoga stavka); k) učinkovito koristiti resurse koji su mu na raspolaganju, u cilju postizanja djelotvornosti i efikasnosti u obavljanju poslova unutarnje revizije; l) izraditi mišljenje unutarnje revizije o funkcioniranju sustava unutarnjih kontrola za područja koja su bila revidirana u prethodnoj godini, u skladu s propisima koji uređuju podnošenje Izjave o fiskalnoj odgovornosti; m) obavljati druge poslove iz djelokruga rada unutarnje revizije. (2) Radnik raspoređen na radno mjesto unutarnjeg revizora u Samostalnom odjelu za unutarnju reviziju ima sljedeće odgovornosti i obveze: a) sudjelovati u izradi strateškog i godišnjeg plana unutarnje revizije; b) obavljati poslove unutarnje revizije u svojstvu člana tima ili pojedinačno, ovisno o odluci voditelja Samostalnog odjela za unutarnju reviziju, u skladu s Međunarodnim okvirom profesionalnog djelovanja te propisima kojima se uređuje unutarnja revizija u javnom sektoru Republike Hrvatske; c) izvještavati voditelja Samostalnog odjela za unutarnju reviziju u slučaju ako tijekom obavljanja unutarnje revizije dođe do kršenja etičkih načela i pravila ponašanja propisanih Kodeksom; d) pružati stručnu podršku vezano uz poboljšanje djelotvornosti i učinkovitosti rada unutarnje revizije; e) sudjelovati u provedbi Programa osiguranja kvalitete i unaprjeđenja; f) sudjelovati u izradi izvješća o radu unutarnje revizije; g) sudjelovati u izradi mišljenja unutarnje revizije o funkcioniranju sustava unutarnjih kontrola za područja koja su bila revidirana u prethodnoj godini; h) obavljati i druge poslove iz nadležnosti unutarnje revizije, po nalogu voditelja Samostalnog odjela za unutarnju reviziju. (3) Za obavljanje unutarnjih revizija posebnih područja voditelj Samostalnog odjela za unutarnju reviziju može predložiti predsjedniku Upravnog vijeća da se angažira stručnjak sa specijalističkim znanjima radi pružanja stručne pomoći u obavljanju unutarnjih revizija. PRISTUP DOKUMENTACIJI, INFORMACIJAMA, OSOBLJU I MATERIJALNOJ IMOVINI Članak 10. (1) Unutarnji revizor pri obavljanju poslova unutarnje revizije ima sljedeće ovlasti: a) potpuno, slobodno i neograničeno pravo pristupa cjelokupnoj dokumentaciji, računovodstvenim i financijskim podacima te ostalim podacima i informacijama za potrebe 4/8
obavljanja poslova unutarnje revizije, bez obzira na pojavni oblik i nositelje podataka na kojima se nalaze; b) pravo da od svih osoba koje su relevantne za revidirano područje/proces zatraži i dobije usmenu ili pisanu izjavu; c) potpuno, slobodno i neograničeno pravo pristupa materijalnoj imovini Agencije; d) pregledavati, procjenjivati i kopirati dokumente, podatke i informacije ili privremeno izuzimati izvornike, ostavljajući kopiju primjerka s potvrdom o izuzimanju; e) zahtijevati druge informacije, vezano uz obavljanje poslova unutarnje revizije. (2) Za potrebe analize i praćenja određenih financijskih pokazatelja unutarnji revizor ima pravo uvida u računovodstvene sustave Agencije. (3) Unutarnji revizor ima pravo pristupa izvješćima vanjskih revizija obavljenih u Agenciji, odnosno informacijama o stanju sustava unutarnjih kontrola i upravljanju financijskim sredstvima, koje su sadržane u tim izvješćima. (4) Ako unutarnji revizor tijekom obavljanja poslova unutarnje revizije treba koristiti dokumentaciju, podatke i informacije koje su klasificirane odgovarajućim stupnjem tajnosti, mora uzeti u obzir propise o tajnosti podataka, odnosno s tim dokumentima postupati u skladu s općim aktima Agencije. IZVJEŠTAVANJE O OBAVLJANJU POSLOVA UNUTARNJE REVIZIJE Članak 11. (1) Voditelj Samostalnog odjela za unutarnju reviziju konačna revizijska izvješća dostavlja: a) predsjedniku Upravnog vijeća i zamjeniku predsjednika Upravnog vijeća; b) drugim osobama koje određuju predsjednik Upravnog vijeća i voditelj Samostalnog odjela za unutarnju reviziju, a koje obvezno uključuju odgovorne osobe kojima su prethodno bili dostavljeni nacrti revizijskih izvješća. (2) Voditelj Samostalnog odjela za unutarnju reviziju na temelju podataka o statusu provedbe preporuka unutarnje revizije, prikupljenih od odgovornih osoba, osigurava praćenje njihove provedbe, odnosno utvrđuje provode li se preporuke unutarnje revizije u skladu s akcijskim planovima. (3) Voditelj Samostalnog odjela za unutarnju reviziju uspostavlja bazu podataka o preporukama unutarnje revizije te je ažurira na temelju podataka o statusu njihove provedbe. (4) Za preporuke unutarnje revizije koje se ne provode u rokovima predviđenim akcijskim planovima voditelj Samostalnog odjela za unutarnju reviziju dužan je u roku od sedam dana od dana primitka izvješća iz članka 12. stavka 3. točke d) ovoga Pravilnika obavijestiti predsjednika Upravnog vijeća o neprovođenju i razlozima neprovođenja preporuka unutarnje revizije, kako bi se poduzele mjere u skladu sa Zakonom. (5) Voditelj Samostalnog odjela za unutarnju reviziju priprema mišljenje unutarnje revizije o funkcioniranju sustava unutarnjih kontrola za područja koja su bila revidirana u prethodnoj godini, na temelju obavljenih unutarnjih revizija u prethodnoj godini i praćenja provedbe preporuka unutarnje revizije, uključujući i preporuke unutarnje revizije iz ranijeg razdoblja, a koje su provedene u prethodnoj godini. 5/8
(6) Voditelj Samostalnog odjela za unutarnju reviziju izrađuje tromjesečno, polugodišnje, devetomjesečno i godišnje izvješće o izvršenju planova unutarnje revizije, odnosno o radu Samostalnog odjela za unutarnju reviziju. SURADNJA Suradnja s odgovornim osobama Članak 12. (1) Voditelj Samostalnog odjela za unutarnju reviziju može sudjelovati na tematskim sastancima predsjednika Upravnog vijeća i odgovornih osoba, u cilju prikupljanja informacija za potrebe planiranja i obavljanja poslova unutarnje revizije, kao i izvještavanja o rezultatima rada. (2) Voditelj Samostalnog odjela za unutarnju reviziju surađuje s organizacijskom jedinicom nadležnom za financijsko poslovanje Agencije, kako bi osigurao dodatne informacije o sustavu unutarnjih kontrola u ključnim procesima za financijsko upravljanje, odnosno procesima vezanim uz planiranje, programiranje, izradu i izvršavanje proračuna, nabavu i ugovaranje, računovodstvo i izvještavanje. (3) Odgovorne osobe dužne su surađivati s voditeljem Samostalnog odjela za unutarnju reviziju na način da mu dostavljaju: a) podatke za potrebe izrade procjene rizika, odnosno podatke o rizicima koji utječu na poslovanje, najkasnije do 1. studenoga, kako bi se strateškim i godišnjim planovima unutarnje revizije obuhvatila područja s potencijalno značajnim rizikom; b) informacije za potrebe obavljanja pojedinačne unutarnje revizije; c) očitovanje na nacrt revizijskog izvješća u roku od deset dana od dana zaprimanja nacrta revizijskog izvješća; d) izvješće/informacije o statusu provedbe preporuka unutarnje revizije za koje su nadležni, najkasnije u roku od sedam dana od isteka roka provedbe, odnosno pisano obrazloženje u slučaju da preporuke unutarnje revizije nisu provedene u roku. (4) Odgovorne osobe dužne su, u skladu s Uputom za obavljanje pojedinačne unutarnje revizije koju propisuje ministar financija, dostaviti Samostalnom odjelu za unutarnju reviziju informacije o provedenim aktivnostima i, gdje je to moguće, iskazati učinke koji su postignuti njihovom provedbom i jačanjem sustava unutarnjih kontrola, kao što su primjerice, postignute uštede, bolja naplata prihoda, trendovi u poslovanju proizašli nakon provedene preporuke unutarnje revizije i si., kako bi Samostalni odjel za unutarnju reviziju mogao pratiti učinke provedbe preporuka unutarnje revizije. Suradnja s vanjskim revizijama Članak 13. (1) Voditelj Samostalnog odjela za unutarnju reviziju, uz suglasnost predsjednika Upravnog vijeća, surađuje s vanjskom revizijom na način da: a) dostavlja tražene podatke vezane uz aktivnosti unutarnje revizije na uvid; b) sudjeluje na sastancima za potrebe razmjene informacija o rizičnim procesima; c) po potrebi, detaljnije raspravlja o pristupu kojeg Samostalni odjel za unutarnju reviziju može primijeniti u području u kojem su utvrđene slabosti od strane vanjske revizije. 6/8
(2) Voditelj Samostalnog odjela za unutarnju reviziju može po nalogu predsjednika Upravnog vijeća biti zadužen za praćenje provedbe naloga i preporuka vanjske revizije. (3) Odgovorne osobe zadužene za provedbu naloga i preporuka vanjske revizije dužne su voditelju Samostalnog odjela za unutarnju reviziju dostaviti podatke za potrebe praćenja provedbe naloga i preporuka vanjske revizije iz stavka 2. ovoga članka. Suradnja s Ministarstvom financija Članak 14. Voditelj Samostalnog odjela za unutarnju reviziju surađuje s Ministarstvom financija i dostavlja mu podatke, u skladu s propisima koji uređuju unutarnju reviziju u javnom sektoru. OSIGURANJE KVALITETE RADA UNUTARNJE REVIZIJE Članak 15. (1) Voditelj Samostalnog odjela za unutarnju reviziju mora izraditi i održavati Program osiguranja kvalitete i unaprjeđenja, koji uključuje unutarnju i vanjsku procjenu. (2) Unutarnja procjena kvalitete se obavlja kao kontinuirana procjena koju provodi voditelj Samostalnog odjela za unutarnju reviziju te periodična procjena, koju mogu obavljati i druge osobe unutar Agencije koje imaju dostatna znanja o praksama unutarnje revizije. (3) Vanjsku procjenu kvalitete provodi vanjski, kvalificirani, neovisni ocjenjivač ili ocjenjivački tim najmanje jednom u pet godina. (4) Voditelj Samostalnog odjela za unutarnju reviziju o rezultatima Programa osiguranja kvalitete i unaprjeđenja izvještava predsjednika Upravnog vijeća. PRISTUP PODACIMA UNUTARNJE REVIZIJE Članak 16. (1) Voditelj Samostalnog odjela za unutarnju reviziju može, uz odobrenje predsjednika Upravnog vijeća, dostaviti konačno revizijsko izvješće institucijama koje u skladu s nadležnostima imaju pravo uvida u konačna revizijska izvješća, odnosno rezultate rada unutarnje revizije. (2) U slučaju traženja informacija o radu Samostalnog odjela za unutarnju reviziju od strane ostalih zainteresiranih strana, voditelj Samostalnog odjela za unutarnju reviziju postupa u skladu s propisima koji uređuju pravo na pristup informacijama, odnosno općim aktima Agencije. PODUZIMANJE RADNJI U SLUČAJU UOČENIH NEPRAVILNOSTI TIJEKOM OBAVLJANJA UNUTARNJIH REVIZIJA Članak 17. (1) Ako osoba raspoređena na radno mjesto unutarnjeg revizora tijekom obavljanja unutarnje revizije utvrdi nepravilnost, za koju nisu propisane prekršajne odredbe ili koja ima obilježje prekršaja, obvezna je o nalazima o nepravilnostima obavijestiti voditelja Samostalnog odjela za unutarnju reviziju, koji će o tome obavijestiti predsjednika Upravnog vijeća, a koji osigurava daljnje postupanje u skladu s propisima kojima se uređuje postupanje u slučaju uočenih nepravilnosti. 7/8
(2) Ako osoba raspoređena na radno mjesto voditelja Samostalnog odjela za unutarnju reviziju tijekom obavljanja unutarnje revizije utvrdi nepravilnost, za koju nisu propisane prekršajne odredbe ili koja ima obilježje prekršaja, obvezna je o nalazima o nepravilnosti obavijestiti predsjednika Upravnog vijeća, a koji osigurava daljnje postupanje u skladu s propisima kojima se uređuje postupanje u slučaju uočenih nepravilnosti. (3) Ako osoba raspoređena na radno mjesto unutarnjeg revizora tijekom obavljanja unutarnje revizije posumnja na kazneno djelo, obvezna je o tome obavijestiti voditelja Samostalnog odjela za unutarnju reviziju, koji je obvezan prekinuti izvođenje unutarnje revizije i podnijeti pisano izvješće predsjedniku Upravnog vijeća, a koji osigurava daljnje postupanje u skladu s propisima kojima se uređuje postupanje u slučaju sumnji na kazneno djelo. (4) Ako osoba raspoređena na radno mjesto voditelja Samostalnog odjela za unutarnju reviziju tijekom obavljanja unutarnje revizije posumnja na kazneno djelo, obvezna je prekinuti izvođenje unutarnje revizije i podnijeti pisano izvješće predsjedniku Upravnog vijeća, a koji osigurava daljnje postupanje u skladu s propisima kojima se uređuje postupanje u slučaju sumnji na kazneno djelo. (5) Unutarnji revizor mora posjedovati dovoljan stupanj znanja kako bi procijenio rizik nepravilnosti, odnosno sumnje na kazneno djelo i način na koji institucija njima upravlja, ali nije osoba čija je odgovornost obavljanje istražnih radnji. IZMJENE I DOPUNE PRAVILNIKA Članak 18. Izmjene i dopune ovoga Pravilnika donose se na isti način kao i ovaj Pravilnik. ZAVRŠNE ODREDBE Članak 19. Ovaj Pravilnik objavit će se na intemetskoj stranici Agencije. Članak 20. Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave na oglasnoj ploči Agencije. KLASA: 011-03/18-06/1 URBROJ: 371-18-1 Zagreb, 30. studenoga 2018. & m ravno Ijeća ović, dipl. ing. Ovaj Pravilnik objavljenje na oglasnoj ploči Agencije dana ^0 IH 3-01$. Potpis odgovorne osobe: 8/8