Omega_A4_brosura_

Транскрипт

1 Područje upravljanja gradivom odgovorno je za učinkovit i sustavan nadzor nad stvaranjem, zaprimanjem, čuvanjem i korištenjem gradiva. To uključuje postupke bilježenja i čuvanja dokazne vrijednosti informacija o poslovnim aktivnostima i transakcijama, koje u Vašoj ustanovi postoje u obliku zapisa. Upravljanje Vašim gradivom danas može biti posve integrirano u Vaše procese s gradivom i pružati potpunu podršku Vašoj organizaciji. Sadržaj: Poslovne koristi... Podržani arhivski procesi... Podržani pravilnici, norme i smjernice... Način rada... Informacije za IT djelatnike... Primjer iz prakse... str.

2 poslovne koristi podržani arhivski procesi Što je? je alat koji u potpunosti integrira Vaše arhivske procese i omogućuje Vam evidenciju, organizaciju i kontrolu nad svim registraturnim i arhivskim gradivom koje imate. automatizira poslovne procese pismohrane, tako da omogućuje: 5 6 brz, učinkovit i precizan unos svih podataka o gradivu na jednom mjestu od strane ovlaštenih osoba u bilo kojem trenutku, prema Vašem poslovnom procesu stručni arhivski opis prilikom preuzimanja gradiva iz organizacijskih jedinica od strane pismohrane pretraživanje registraturnog i arhivskog gradiva Vaše organizacije izdavanje na uvid gradiva i povrat gradiva u pismohranu pripremu za izlučivanje registraturnog gradiva i predaju arhivskog gradiva u nadležni arhiv izradu zbirnog izvješća popisa gradiva za predaju u nadležni arhiv Što biste još trebali znati? je nadogradiv sustav za budućnost Vaše organizacije koji podupire stručne norme i smjernice, kao i arhivsko zakonodavstvo, te uz kontrolu gradiva omogućuje i pripremu podataka o Vašem gradivu za Vama nadležnu arhivsku ustanovu. se može nadograditi funkcijama potpuno automatiziranog upravljanja arhivskim prostorom (prema načelu funkcioniranja sustava za upravljanje skladištima, engl. warehouse management system), funkcijom automatizirane podrške inventurama arhivskih prostorija, upravljanja repozitorijima elektroničkih dokumenata, funkcijom praćenja kolanja gradiva, kao i funkcijom pripreme za dugoročnu pohranu svih elektroničkih dokumenata i objekata Vaše organizacije. Poslovne koristi za upravu Sustavno upravljanje gradivom kakvo omogućuje u potpunosti podupire Vaše poslovanje na način da se: Poslovne koristi za djelatnike pismohrane slijedi važeće propise iz područja uredskog poslovanja i arhivskog zakonodavstva. Podaci o gradivu i postupcima s gradivom usklaappleeni su s uredskim poslovanjem i arhivskim propisima. Sustav poštuje zahtjeve područnih standarda i uključuje mnoga rješenja koja proističu iz dobre arhivske prakse. Sustav podupire sljedeće obaveze organizacija koje imaju gradivo od javnoga značaja: jasno dodjeljuju odgovornosti upravljanja gradivom, a sustav prati rukovanje korisnika gradivom štiti dokazno sredstvo i informacijska vrijednost gradiva štedi vrijeme djelatnika i osigurava konzistentnost podataka jer se informacija o gradivu upisuje samo jednom, od strane kompetentne i ovlaštene osobe osigurava sukladnost zakonskim okvirima i područnim standardima izvještavanje nadležnog arhiva o organizaciji fonda je olakšano voappleenjem posebnog popisa gradiva u samom sustavu, čuvanje gradiva u sreappleenom stanju je podržano uparivanjem gradiva sa stavcima Posebnog popisa, izrada Zbrine evidencije u XML obliku je automatizirana (XML je otvoreni standard jezika za označavanje podataka koji je čitljiv računalima i ljudima), odabiranje arhivskog gradiva iz registraturnog i izlučivanje balasta je olakšano. Abeceda dobrog upravljanja arhivskim gradivom: A) čuvati što se mora čuvati B) izlučiti što se smije izlučiti C) shvatiti razliku izmeappleu A i B Arhivski opis Vraćanje u rad Izlučivanje gradiva Dostava gradiva Posebni popis gradiva Planiranje mjesta pohrane Zbirna evidencija Administratorsko sučelje u potpunosti podržava procese definiranja Posebnog popisa gradiva s rokovima čuvanja, evidentiranja tehničkih jedinica i dodjele mjesta pohrane, arhivskog opisa, izdavanja gradiva na uvid, povrata u pismohranu, inventure prostorija pismohrane, izlučivanja gradiva i izrade popisa gradiva za nacionalni arhivski sustav Arhinet. podržani pravilnici, norme i smjernice Pravilnik o zaštiti i Ëuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva i Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izluëivanja arhivskoga gradiva U sustav su ugraappleeni mehanizmi iz oba pravilnika. omogućuje predaju Zbirne evidencije dokumentacijskih cjelina i zbirki u obliku validiranog XML dokumenta koji se predaje nadležnom arhivu. Sustav može kreirati popise gradiva prema rokovima čuvanja na automatiziran način, čime se djelatnicima pismohrane i organizaciji u cjelini bitno olakšava izlučivanje gradiva. Sva moja zaduženja Prikazani su rezultati pretraživanja za pojam: homeo Homeopatski lijek (test, javno, izlučiti, ) filmski svitak Homeopatski lijek (test, javno, trajno, -5) knjiga 5 Homeopatski lijek 5 (test, nedostupno, izlučiti, -5) Homeopatski lijek (test, javno, izlučiti, 0) ISAD(G) gramofonska ploča ambalažna kutija homeo Dodavanje u košaricu Pogledaj košaricu Naziv Vrsta Količina Arhivski opis u potpunosti je sukladan Općoj meappleunarodnoj normi za opis arhivskoga gradiva ISAD(G). Evidentirane tehničke jedinice se pridružuju logičkim registraturnim jedinicama. Registraturne jedinice opisuju se prema područjima opisa koje definira ISAD(G). Podaci o gradivu su grupirani u identifikacijske, kontekstualne, u podatke o sadržaju i ustroju, o uvjetima dostupnosti i korištenja, u podatke o dopunskim izvorima, u napomene i u podatke za kontrolu opisa. Opis je višerazinski i informacije opisa se ne ponavljaju. Time se štedi vrijeme djelatnika i osigurava konzistentnost i točnost podataka. Ciljevi opisa su utvrditi brojno stanje registraturnih jedinica i njihovo mjesto u sklopu odreappleenih skupina, iskazati sastav i sadržaj fondova i njihovih dijelova, te pokazati informativnu i poslovnu vrijednost dokumentacije.

3 ISO 589 ISO 589 osnovna je norma za upravljanje gradivom u organizacijama. Daje smjernice i upute kako definirati spisovodstvenu politiku i okvire prakse, a namjenjena je upravi, djelatnicima pismohrane i korisnicima. Kao koristi od dobrog upravljanja gradivom definira sukladnost zakonsko-normativnom okviru, jasnu raspodjelu odgovornosti, pružanje usluga upravljanja zapisima i integraciju upravljanja gradivom u poslovne procese. Prilikom razvoja sustava izričito se pazilo na sukladnost normativnom i zakonskom okruženju, na način da su se identificirale relevantne odrednice iz zakona, pravilnika i normi, da se već u fazi koncepta donijela politika sukladnosti proizvoda, koja je slijeappleena kroz cijeli proces razvoja. Sustav čini gradivo poslovno iskoristivim jer mu je moguće pronaći smještaj i interpretirati ga unutar konteksta fonda i organizacije. Srž sustava je klasifikacija Posebnog popisa, što je sukladno normi ISO 589, kojom je klasifikacija odreappleena kao jedan od osnovnih akata za upravljanje gradivom. Od spisovodstvenih procesa koji su definirani normom i ugraappleeni u Centrix Pismohranu izdvojili bismo: odreappleivanje rokova čuvanja, postizanje usklaappleenosti s normativnim kontekstom, udovoljavanje korištenju, prihvaćanje gradiva iz uredskog poslovanja i drugog gradiva, proces pohrane gradiva, praćenje gradiva i stavljanje gradiva na raspolaganje. Norme povezane s ISO 589 Iako su podaci o gradivu u Centrix Pismohrani oblikovani prema zahtjevima arhivske struke ISAD(G) norme, sustav slijedi načela oblikovanja podataka iz ISO 08, a to su: mogućnost prikupljanja u trenutku zahvaćanja zapisa ili nakon zahvaćanja zapisa, agregacija podataka, nasljeappleivanje, ponovna upotreba, meappleuzavisnost elemenata, te modularnost i protežnost (mogućnost izrade sheme podataka za opis posebnih vrsta gradiva). Prilikom izrade sustava korištena je funkcionalna i sekvencionalna analiza procesa (ISO 6). MoReq00 Ova norma predstavlja smjernice i funkcionalne zahtjeve za visoko specijalizirane dokumentacijske sustave. Propisuje devet ključnih usluga: korisnici, pristup, klasifikacija, upravljanje gradivom, metapodaci, plan raspolaganja, zaštita, pretraživanje i izvoz. je sustav sukladan ili usporediv sa sedam od devet ključnih usluga opisanih normom a kompatibilan s preostale dvije. Usluga pristupa te usluga zaštite su u potpunosti usklaappleeni, dok značajna poklapanja postoje u područjima klasifikacije, upravljanju gradivom, metapodacima i planom raspolaganja. Konkretno ova sukladnost znači da će gradivo biti čuvano od neovlaštenog pristupa, gubitka i uništavanja unutar sustava, ali i tijekom izvoza u neki drugi sustav. Evidentiranje gradiva Gradivo u Vašoj ustanovi čine registratori, omotnice, knjige, kutije s dokumentacijom itd. Da bi se tim gradivom moglo učinkovito upravljati potrebno ga je evidentirati. omogućuje ekonomičan i brz unos podataka o gradivu te evidentiranje i povezivanje tehničkih jedinica s cjelinom gradiva uz pomoć Posebnog popisa. Njega je odobrio nadležni arhiv i ugraappleuje se u Centrix Pismohranu kao osnovni klasifikacijski alat sustava. Za svaku tehničku jedinicu prati se mjesto pohrane, čime se omogućuje pronalaženje dokumentacije u prostoru pismohrane. Primjer : Ako želite evidentirati svaki prilog koji zbog veličine ne ulazi u omot spisa predmeta i želite znati gdje ste ga odložili, će Vam pomoći povezati Vaše priloge s predmetima, s nadreappleenom cjelinom dokumentacije i s hijerarhijom mjesta pohrane. Primjer : Ako želite sumarno popisati tehničke jedinice (kutije s dokumentima ili registratorima), Centrix Pismohrana je dovoljno fleksibilna i za taj zadatak. Naziv:* Vrsta i količina:* Godina nastanka:* Vrijedi do:* Registraturna jedinica:* Vrste medija: Dodatne oznake: Stavka posebnog popisa:* Nije odabrano Nije odabrano Prikaži više podataka za unos Postupak i rok:* Nije odabrano Dostupnost:* Nije odabrano Uvjeti objavljivanja i umnažanja: Način preuzimanja: Napomena o metodi očuvanja: Opća napomena: Evidentiraj Izdavanje gradiva i praêenje kolanja i korištenja gradiva na siguran naëin, praêenje promjena mjesta pohrane Gradivo koje je zaprimljeno u Vašu pisarnicu i gradivo koje se nalazi u pismohrani, može se izdavati djelatnicima unutar Vaše organizacije ili Vašim suradnicima, uz pažljivo nadziranje njegova korištenja. Na taj se način izbjegava gubitak gradiva i vremena koje se provede u traženju gradiva, što je osobito važno za dokumentaciju s poslovnim informacijama i informacijama koje su zaštićene odreappleenim stupnjem tajnosti. Za svaku tehničku jedinicu gradiva moguće je vidjeti komu se i kad se sve izdavala i na kojim se sve mjestima pohrane nalazila tijekom svojeg životnog ciklusa. U svakom trenutku možete kontrolirati korištenje gradiva. način rada Podržani procesi s gradivom i način rada Arhivski opis Opis gradiva je proces koji obuhvaća prikupljanje, analizu i zapis podataka o gradivu, a služi za organizaciju, identificiranje, upravljanje, lociranje i objašnjenje gradiva, konteksta i sustava koji su gradivo proizveli. Centrix Pismohrana podržava opis sukladan Općoj meappleunarodnoj normi za opis arhivskoga gradiva ISAD(G). Informacije se ne ponavljaju već nasljeappleuju ili prenose na druge razine opisa (npr. s podserije na serije i obratno). Identifikacija Dodjele mjesta pohrane Zatražio Izdano dana Rok povrata Datum povrata Status Administrator..0. : Vraćeno u pi Administrator..0. : Vraćeno u pi Administrator..0. : Vraćeno u pi Identifikacija Dodjele mjesta pohrane Mjesto pohrane Dodjeljeno dana HALMED Sky Arhiv Registracije C : 5

4 informacije za IT djelatnike Odabiranje i izluëivanje gradiva Svaki državni arhiv je nadležan za svoje kategorizirane stvaratelje i imatelje gradiva od javnog značaja. Organizacije koje su pod arhivskim nadzorom imaju obavezu čuvati svoje gradivo na sustavan način, posebice ono gradivo koje se odabire za trajnu i dugoročnu pohranu. Ova obaveza uključuje redovito i izlučivanje gradiva od manjeg značaja, u svrhu urednog održavanja fonda. Poseban popis gradiva ugraappleen u Centrix Pismohranu sadrži rokove čuvanja, postupke nakon roka čuvanja i algoritam za automatizaciju računanja. Poseban popis gradiva pomaže stvarateljima gradiva pripremiti redovita godišnja izlučivanja na način kako je to propisano Pravilnikom o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva. Izrada Zbirne evidencije gradiva za nadležni arhiv Imatelji gradiva moraju, prema Pravilniku o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva, redovito dostavljati popise gradiva nadležnom arhivu. Podaci o gradivu učitavaju se u nacionalni arhivski sustav ARHiNET, a Centrix Pismohrana podržava propisani način predaje podataka. Uz tehničko rješenje automatskog kreiranja izvoza podataka za ARHiNET, za kvalitetu sadržaja popisa brine se pravilno definiran Poseban popis gradiva unutar sustava Centrix Pismohrane. omogućuje izradu inventurnih popisa za svako mjesto pohrane i kontrolu prostora s pohranjenim gradivom. Nadalje, sustav se može integrirati s tehnologijama RFID i crtičnog koda u učinkovite i sigurne sustave za upravljanje skladištima gradiva. Voappleenje podataka Osnovni podaci kao što su Poseban popis gradiva i mjesta pohrane vode se u šifarnicima podatka. Ostali podaci izvedeni su prema zahtjevima arhivskog zakonodavstva i meappleunarodne norme za opis arhivskoga gradiva. Dodatne podatke za pretraživanje moguće je osigurati integracijom s urudžbenim zapisnikom i s poslovnim registrima organizacije. Moguće je uvesti podatke za posebne vrste gradiva (fotografija, mikrofilm, zbirke elektroničkog gradiva). Primjer : ima ugraappleenu ekspertizu arhivista i vodi djelatnike koji evidentiraju i opisuju gradivo pritom se ti zadaci rade točnije, a podaci ostaju konzistentni. Zašto nema viceva o arhivistima? Zato što su svi spremljeni u arhiv! Integracija s drugim sustavima Preuzimanje dodatnih informacija o tehničkim jedinicama iz sustava za uredsko poslovanje (Centrix...). Priprema zbirne evidencije gradiva u propisanom formatu (ARHiNET) za potrebe predaje u nadležni arhiv. Podrška za korištenje barkod i RFID čitača u poslovnim procesima: potvrda primitka, dodjela mjesta pohrane, inventura, ulaz/izlaz iz pismohrane. Tehnologije Application server Microsoft SQL Server (moguća podrška za Oracle) Interno razvijena platforma za razvoj poslovnih aplikacija temeljenih na DSL. RESTful web interface na WCF (JSON/XML format) Web sučelje ASP.NET MVC/Razor jqgrid, jquery, knockout i bootstrap na klijentskoj strani primjer iz prakse Arhitektura rješenja Web Server (MVC, ASP.NET, Bootstrap, jpgrid) REST API Application Server (IIS) External System (Uredsko poslovanje) JavaScript API Database U Agenciji za lijekove i medicinske proizvod je integrirana s uredskim poslovanjem kako bi se olakšalo praćenje arhivskog gradiva koje se iz uredskog poslovanja povezuje s tehničkom jedinicom u pismohrani. Da bi se postiglo učinkovitije upravljanje s velikim obimom arhivskog gradiva, implementiran je servis za komunikaciju izmeappleu ključnih komponenti arhiva kao i RDIF terminali i barkod čitači koji omogućuju brže i lakše pronalaženje gradiva, inventuru, postavljanje na mjesto pohrane i sl. Izvedba je zaokružena komponentom agenta koja je bitno pridonijela boljoj kontroli kroz jednostavnije praćenje kretanja tehničkih jedinica (npr. kod kojeg djelatnika, koja jedinica, kada ju je preuzeo). DSL Zašto su stari Egipćani zapisivali svoju povijest na zidove? Da se ne zagubi u pismohrani! tehničke jedinice Barkod Vraćenje u rad Predmeti Mjesto pohrane Barkod terminal CENTRIX AGENT CENTRIX INTERMEDIJAR RFID terminal Koji je najveći arhiv na svijetu? World wide web koji sadrži skoro 5 bilijuna dokumenata Vraćenje u rad Predmeti 6

5 Omega software d.o.o. Oreškovićeva 5, 0 00 Zagreb, Hrvatska Tel. +85 (0) Fax. +85 (0) info@omega-software.hr Obratite nam se s povjerenjem, bit će nam zadovoljstvo započeti suradnju s Vama.