POSLOVNIK O RADU NADZORNOG ODBORA

Транскрипт

1 Hrvatske autoceste d.o.o. POSLOVNIK O RADU NADZORNOG ODBORA Kolovoz 2019.

2 SADRZAJ OPCE ODREDBE... 3 KONSTITUIRANJE NADZORNOG ODBORA... 3 NADLEZNOST NADZORNOG ODBORA... 3 PREDSJEDNIK NADZORNOG ODBORA... 4 ZAMJENIK PREDSJEDNIKA NADZORNOG ODBORA...4 CLANOVI NADZORNOG ODBORA...4 NACIN RADA I ODLUCIVANJA NADZORNOG ODBORA... 4 Sjednice... 4 Priprema i sazivanje sjednica... 5 Odrzavanje sjednica...6 Sudjelovanje na sjednicama... 7 Odlucivanje na sjednicama...7 Odrzavanje sjednica telefonski ili putem video konferencije... 8 Zakljucenje sjednice...8 Zapisnik sa sjednice...9 ODLUCIVANJE BEZ ODRZAVANJA SJEDNICE...10 RADNA TIJELA NADZORNOG ODBORA...10 CUVANJE POSLOVNE TAJNE ZAKLJUCNE ODREDBE

3 Temeljem odredbe clanka 11. do 15. Izjave o osnivanju drustva s ogranicenom odgovornoscu Hrvatske autoceste, Nadzorni odbor Drustva na 3. sjednici odrzanoj 12. kolovoza godine donosi sljedeci POSLOVNIK o radu Nadzornog odbora 1/ OPCE ODREDBE Clanak 1. Ovim Poslovnikom o radu Nadzornog odbora (u daljnjem tekstu: Poslovnik) ureduju se pitanja znacajna za nacin rada Nadzornog odbora. Odredbe Poslovnika obvezuju predsjednika Nadzornog odbora i sve clanove Nadzornog odbora te se, na odgovarajuci nacin, primjenjuju i na druge osobe koje sudjeluju u radu Nadzornog odbora ill su nazocne sjednicama Nadzornog odbora kao i na radna tijela Nadzornog odbora. 11/ KONSTITUIRANJE NADZORNOG ODBORA Clanak 2. Nadzorni odbor mora se konstituirati u roku ne duzem od 30 (trideset) dana od dana izbora, a saziva ga najstariji clan novog saziva Nadzornog odbora. Clanak 3. Na konstituirajucoj sjednici, Nadzorni odbor iz reda svojih clanova izabire Predsjednika i njegovog zamjenika. Ill/ NADLEZNOST NADZORNOG ODBORA Clanak 4. Nadzorni odbor ima ovlastenja i odgovornosti utvrdene Zakonom o trgovackim drustvima i Izjavom o osnivanju drustva s ogranicenom odgovornoscu Hrvatske autoceste. Nadzorni odbor u okviru svoje nadleznosti zauzima stavove, donosi ocjene i misljenja, daje suglasnosti na odredene odluke Uprave Drustva te utvrduje prijedloge odluka iz svoje nadleznosti za Skupstinu Drustva. U slucajevima davanja prethodnih suglasnosti na odredene odluke Uprave Drustva, odluke Uprave Drustva stupaju na snagu nakon dobivene suglasnosti Nadzornog odbora.

4 IV/ PREDSJEDNIK NADZORNOG ODBORA Clanak 5. Predsjednik Nadzornog odbora (u daljnjem tekstu: Predsjednik) predsjedava sjednicama te je odgovoran za primjenu Poslovnika. Clanak 6. Predsjednik organizira rad i rukovodi radom Nadzornog odbora, a osobito: - brine za pripremu sjednica; - saziva sjednice i rukovodi njihovih radom; - utvrduje postojanje kvoruma; - predlaze dnevni red sjednice; - oblikuje prijedloge odluka i zakljucaka i stavlja ih na glasovanje; - utvrduje i proglasava rezultate glasovanja; - potpisuje akte koje donosi Nadzorni odbor. V/ ZAMJENIK PREDSJEDNIKA NADZORNOG ODBORA Clanak 7. Zamjenik Predsjednika ima sva prava i obveze Predsjednika ukoliko je Predsjednik sprijecen u obavljanju svoje funkcije. VI/ CLANOVI NADZORNOG ODBORA Clanak 8. Clanovi Nadzornog odbora obavljaju sljedece poslove: - sudjeluju u radu sjednica; - daju inicijativu za sazivanje sjednica; - predlazu izmjene, odnosno dopune dnevnog reda, kao i prijedloge odluka; - sudjeluju u radu radnih tijela Nadzornog odbora, u koja ih imenuje Nadzorni odbor; - obavljaju druge poslove, za obavljanje kojih ih je ovlastio Nadzorni odbor. VII/ NACIN RADA I ODLUCIVANJA NADZORNOG ODBORA (i) Sjednice Clanak 9. Nadzorni odbor radi i donosi odluke na sjednicama. 4

5 Clanak 10. Sjednice se sazivaju, u pravilu, cetiri puta godisnje (kvartalno), a u slucaju potrebe i cesce. Sjednice se moraju sazivati najmanje jednom polugodisnje. (ii) Priprema i sazivanje sjednica Clanak 11. Sjednice u pravilu saziva Predsjednik. Prijedlog za sazivanje sjednice moze, uz navodenje razloga i svrhe, dati i svaki od clanova Nadzornog odbora ili Uprave Drustva. Clanak 12. U slucaju obrazlozenog i utemeljenog prijedloga iz prethodnog clanka Poslovnika, Predsjednik ce sazvati sjednicu unutar roka od 3 (tri) radna dana, racunajuci od primitka prijedloga iz prethodnog clanka Poslovnika, a sjednica se mora odrzati unutar roka od 8 (osam) radnih dana od dana kada je sazvana. Ukoliko Predsjednik ne bi postupio sukladno odredbi prethodnog stavka, clanovi Nadzornog odbora ili Uprave mogu sazvati sjednicu uz navodenje razloga sazivanja i dnevnog reda Clanak 13. Prijedlog za pojedinu tocku dnevnog rada za sjednicu ovlasten je podnijeti svaki clan Nadzornog odbora i Uprave Drustva. Prijedlog iz prethodnog stavka ovog clanka dostavlja se Predsjedniku u pisanom obliku, s kratkim obrazlozenjem i prijedlogom odluke. Clanak 14. Prijedlog dnevnog reda utvrduje Predsjednik temeljem obradenih prijedloga iz prethodnog clanka Poslovnika. Clanak 15. Poziv za sjednicu, zajedno s prijedlozima odluka i ostalim odgovarajucim materijalima potrebnim za donosenje odluke, dostavlja se clanovima Nadzornog odbora te svim osobama koje su pozvane na sjednicu. Poziv na sjednicu se dostavlja putem elektronicke poste i/ili na drugi odgovarajuci nacin, ukoliko se tome ne usprotivi nijedan clan Nadzornog odbora, najkasnije 5 (pet) dana prije odrzavanja sjednice. U hitnim slucajevima rok iz stavka 1. ovog clanka moze biti kraci, ukoliko se tome ne usprotivi nijedan clan Nadzornog odbora. Ured Uprave osigurava pravovremenu pripremu izvjesca i drugih materijala za sjednice, kao i obavljanje svih administrativno-tehnickih poslova za Nadzorni odbor. 5

6 Clanak 16. Poziv iz prethodnog clanka Poslovnika obvezno sadrzi slijedece: - naznaku osoba pozvanih na sjednicu; - naznaku mjesta, datuma i vremena odrzavanja sjednice; - prijedlog dnevnog reda. (iii) Odrzavanje sjednica Clanak 17. Vrijeme odrzavanja sjednice odreduje Predsjednik u dogovoru s clanovima Nadzornog odbora. Clanak 18. Sjednicama predsjeda Predsjednik. U slucaju sprijecenosti Predsjednika, sjednicom predsjeda zamjenik Predsjednika te ukoliko je i on sprijecen najstariji clan Nadzornog odbora (Predsjedavajuci). Clanak 19. Predsjedavajuci je duzan, prije otvaranja sjednice, utvrditi da li su ispunjeni uvjeti za odrzavanje sjednice, odnosno da li sjednici prisustvuje natpolovican broj svih clanova Nadzornog odbora (kvorum). Ukoliko na sjednici ne postoji kvorum, Predsjedavajuci ce odgoditi sjednicu i istovremeno zakazati novu koja ce se, u pravilu, odrzati najkasnije u roku od 5 (pet) radnih dana od dana kada je sjednica bila prvotno zakazana. Clanak 20. Nakon utvrdenja da su ispunjeni uvjeti za odrzavanje sjednice, sukladno odredbi prethodnog clanka Poslovnika, Predsjedavajuci otvara raspravu o predlozenom dnevnom redu. Dnevni red se utvrduje na osnovi prethodno dostavljenih pisanih prijedloga sukladno odredbi clanka 13. Poslovnika te na osnovi izmjena, odnosno dopuna dnevnog reda koji moze dati, uz obvezu obrazlozenja, svaki od clanova Nadzornog odbora na pocetku sjednice. Nadzorni odbor najprije odlucuje o dnevnom redu koji je dostavljen uz poziv za sjednicu, a nakon toga o prijedlozima za izmjene, odnosno dopune dnevnog reda koji su podneseni na samoj sjednici. Ako se ne moze postici sporazum o tome koje ce se tocke ukljuciti na dnevni red, glasovati ce se posebno o svakom pojedinom prijedlogu tocke dnevnog reda. Dnevni red smatra se utvrdenim ako je za njega glasovala vecina svih clanova Nadzornog odbora i to javnim glasovanjem, a moguce je i tajno glasovanje ako tako odluci Nadzorni odbor. Po utvrdivanju dnevnog reda pristupa se raspravljanju o pojedinim tockama dnevnog reda, a temeljem uvodnog izlaganja izvjestiteija i/ili temeljem pisanog obrazlozenja. 6

7 Nakon uvodnog izlaganja, Predsjedavajuci otvara raspravu i daje rijec clanovima Nadzornog odbora redoslijedom prijave, a drugim prisutnim osobama u skladu s tijekom rasprave i potrebom za dodatnim obrazlozenjima. Osoba koja dobije rijec ovlastena je govoriti samo o pitanjima koja su u neposrednoj vezi s tockom dnevnog reda o kojoj se raspravlja. Clanak 21. Predsjedavajuci je duzan, prije nego zakljuci raspravu o pojedinom pitanju, ocijeniti da li su raspravljeni svi elementi znacajni za odlucivanje. Ako Nadzorni odbor, raspravljajuci o pojedinom pitanju koje se nalazi na dnevnom redu, ocijeni da se na temelju iznesenih i raspravljenih cinjenica ne moze odlucivati, moze zatraziti dopunsko obrazlozenje i/ili podatke i odrediti da ce o takvoj tocki dnevnog reda odlucivati na jednoj od sljedecih sjednica. U svom zakljucku, Nadzorni odbor ce zaduziti tocno odredenu osobu za davanje dopunskog obrazlozenja, odnosno prikupljanje podataka te ce joj odrediti primjereni rok u kojem je to duzna uciniti. (iv) Sudjelovanje na sjednicama Clanak 22. Sjednicama prisustvuju clanovi Nadzornog odbora, clanovi Uprave Drustva i osoba koja vodi zapisnik (u daljnjem tekstu: zapisnicar). Po posebnom pozivu Nadzornog odbora, sjednicama mogu prisustvovati i izvjestitelji i savjetnici za pojedina pitanja o kojima se odlucuje. (v) Odlucivanje na sjednicama Clanak 23. Nakon sto Predsjedavajuci utvrdi da je pojedino pitanje raspravljeno u mjeri da se rasprava moze zakljuciti, pozvat ce clanove Nadzornog odbora da javnim glasovanjem odluce o takvom pitanju, dizanjem ruku. Ako takvo glasovanje ne proizvodi rezultat, glasovanje se ponavlja prozivanjem clanova Nadzornog odbora. Clanovi Nadzornog odbora mogu glasati o pojedinim odlukama i pitanjima izjasnjavajuci se "ZA" ili "PROTIV ili "SUZDRZAN". Osnova za odlucivanje je prijedlog koji je bio dostavljen prije sjednice, odnosno prijedlog kojeg prije glasovanja uoblici Predsjedavajuci, ukoliko je prijedlog dostavljen prije sjednice izmijenjen. Clanak 24. O pitanjima koja se ticu postupka, Nadzorni odbor odlucuje zakljuckom, a o glavnim pitanjima odlukom. Odluke iz prethodnog stavka ovoga clanka potpisuje predsjednik. 7

8 Nadzorni odbor odlucuje vecinom svih glasova clanova Nadzornog odbora, osim ako pozitivnim propisima ili aktima Drustva nije propisana neka druga vecina, u kojem slucaju se odluka odnosno zakljucak donosi ako je glasala vecina utvrdena pozitivnim propisima ili aktima Drustva. Svaki clan Nadzornog odbora ima pravo na jedan glas. U slucaju podijeljenih glasova odlucujuci je glas predsjednika Nadzornog odbora. Clanak 25. Odsutni clanovi Nadzornog odbora mogu sudjelovati u donosenju odluka na nacin da putem pisane punomoci koja mora biti dostavljena Predsjedavajucem prije pocetka sjednice opunomoce trecu osobu ili drugog clana Nadzornog odbora koji ce biti nazocan na sjednici. Punomocnici iz prethodnog stavka ovog clanka ne mogu glasati u ime odsutnog clana Nadzornog odbora ali mogu predati njegov pisani glas Predsjedavajucem, a cemu se ostali clanovi Nadzornog odbora ne mogu protiviti. Osim sudjelovanja u donosenju odluka sukladno prethodnom stavku ovog clanka, odsutni clanovi Nadzornog odbora mogu sudjelovati u donosenju odluka na nacin da svoj glas dadu pismom, telefonom, telefaksom ili koristenjem drugih za to podobnih tehnickih sredstava, ukoliko se tome ne usprotivi nijedan clan Nadzornog odbora. (vi) Odrzavanje sjednica telefonski ili putem video konferencije Clanak 26. Ukoliko postoje tehnicke mogucnosti, ukoliko se tome ne usprotivi nijedan clan Nadzornog odbora, pojedine sjednice Nadzornog odbora mogu se odrzati telefonski ili putem video konferencije. U slucaju iz prethodnog stavka ovog clanka potrebno je osigurati da se tijekom trajanja cijele sjednice omoguci nesmetana i kontinuirana komunikacija izmedu svih osoba koje sudjeluju u radu sjednice. Ukoliko se ne moze postici nesmetana i kontinuirana komunikacija sukladno prethodnom stavku ovog clanka, Predsjedavajuci ce prekinuti sjednicu i odrediti njezino ponovno odrzavanje u roku ne duzem od 5 (pet) radnih dana, racunajuci od dana prekinute sjednice. U slucaju iz prethodnog stavka ovog clanka, moze se ponovo zakazati odrzavanje sjednice telefonski ili putem video konferencije ili ce se sjednica odrzati u mjestu o kojem se suglase clanovi Nadzornog odbora. (vii) Zakljucenje sjednice clanak 27. Predsjedavajuci zakljucuje sjednicu nakon sto se rasprave sva pitanja koja se nalaze na dnevnom redu. 8

9 (viii) Zapisnik sa sjednice Clanak radu na sjednici vodi se zapisnik (u daljnjem tekstu: zapisnik), kojega potpisuje zapisnicar 1 Predsjedavajuci. Clanak 29. U zapisnik se unose sljedeci podaci: - mjesto i datum odrzavanja sjednice; - imena clanova Nadzornog odbora koji su sudjelovali u radu sjednice; - imena prisutnih osoba koje nisu clanovi Nadzornog odbora; - imena clanova koji su glasali pisanim putem, odnosno napomena da su opunomocili odredenog clana Nadzornog odbora da glasa u njihovo ime; - redni broj sjednice; - dnevni red; - izneseni prijedlozi izmjena dnevnog reda; - bitan sadrzaj vodene rasprave; - donesene odluke i zakljucci po svakoj tocki dnevnog reda, s rezultatima glasovanja; - vrijeme pocetka i zavrsetka sjednice. Clanak 30. Na sjednici se tijek rasprave biljezi audio zapisom, ukoliko se tome ne usprotivi nijedan clan Nadzornog odbora. Clanak 31. Zapisnik iz clanka 28. i 29. ovog Poslovnika izraduje se, u pravilu, u roku od 15 (petnaest) dana od dana odrzavanja sjednice. Clanak 32. Zapisnik s prethodne sjednice potvrduje se na prvoj narednoj sjednici. Svaki clan Nadzornog odbora ima pravo na pocetku sjednice iznijeti primjedbe na zapisnik s prethodne sjednice. 0 osnovanosti primjedbe na zapisnik odlucuje se glasovanjem. Ukoliko se primjedba prihvati u zapisniku ce se izvrsiti odgovarajuca izmjena. Clanak 33. Jedan primjerak zapisnika, zajedno sa svim pripadajucim prilozima, cuva se kao dokument Drustva trajne vrijednosti. Svakom clanu Nadzornog odbora mora se na njegov zahtjev zapisnik dati na uvid. 9

10 VIII/ ODLUCIVANJE BEZ ODRZAVANJA SJEDNICE Clanak 34. Nadzorni odbor moze donijeti odluku i bez odrzavanja sjednice (odlucivanje korespondentnim putem). Clanak 35. Nadzorni odbor moze donositi odluke korespondentnim putem, ukoliko se tome ne usprotivi nijedan clan Nadzornog odbora i svoje utemeljeno i obrazlozeno protivljenje dostavi Predsjedniku pisanim putem, najkasnije u roku od 24 (dvadeset i cetiri) sata, racunajuci od trenutka otpreme poziva o odlucivanju korespondentnim putem. Ukoliko se koji od clanova Nadzornog odbora utemeljeno i obrazlozeno usprotivi donosenju odluke korespondentnim putem, Predsjednik je duzan sazvati sjednicu u sto kracem roku. Predsjednik odlucuje da li protivljenje iz stavka 1. ovog clanka ispunjava kriterije utemeljenosti i obrazlozenosti. Clanak 36. Kod odlucivanja korespondentnim putem, zapisnicar dostavlja, putem elektronicke poste, svim clanovima Nadzornog odbora prijedlog odluke koja se namjerava donijeti, a koji je formuliran na nacin da se o njemu clanovi Nadzornog odbora mogu izjasniti sa "za" ili "protiv" ili "suzdrzan". Prijedlog odluke iz prethodnog stavka ovog clanka mora biti obrazlozen. Clanak 37. Clanovi Nadzornog odbora su duzni, u pravilu u roku ne duzem od 2 (dva) radna dana, racunajuci od primitka prijedloga odluke iz prethodnog clanka Poslovnika, dostaviti svoj glas zapisnicaru putem elektronicke poste ili telefaksa. Clanak 38. Odluka je donesena korespondentnim putem ukoliko je za istu glasovala vecina svih clanova Nadzornog odbora, osim ako pozitivnim propisima ili aktima Drustva nije propisana neka druga vecina, u kojem slucaju se odluka donosi ako je glasala vecina utvrdena pozitivnim propisima ili aktima Drustva. Zapisnik o donosenju odluke korespodentnim putem mora biti zabiljezen i potvrden u zapisniku s prve iduce sjednice Nadzornog odbora. IX/ RADNA TIJELA NADZORNOG ODBORA (REVIZIJSKI ODBOR) Clanak 39. Nadzorni odbor moze, prema potrebi, formirati radna tijela, odnosno odbore ciji clanovi mogu biti clanovi Nadzornog odbora, kao i strucnjaci za pojedina podrucja poslovanja Drustva. 10

11 Radna tijela iz prethodnog stavka ovog clanka ne mogu donositi odluke o pitanjima iz nadleznosti Nadzornog odbora. Radna tijela iz stavka 1. ovog clanka duzna su redovito izvjestavati Nadzorni odbor te podnositi izvjestaje uvijek kada Nadzorni odbor to zatrazi. Radna tijela iz stavka 1. ovog clanka donose poslovnike o svom radii uz prethodnu suglasnost Nadzornog odbora. X/ CUVANJE POSLOVNE TAJNE Clanak 40. Predsjednik i svi clanovi Nadzornog odbora duzni su djelovati u interesu Drustva i cuvati kao poslovnu tajnu sve ono sto saznaju iz povjerljivih izvjesca i akata kojima se daju savjeti u Drustvu, ako su oznaceni kao poslovna tajna Obvezu iz prethodnog stavka ovog clanka imaju i sve druge osobe koje sudjeluju u radu Nadzornog odbora ill koje na bilo koji drugi nacin saznaju za predmetne podatke, sa cime ih je Predsjednik duzan upoznati. XI/ ZAKUUCNE ODREDBE Clanak 41. Odluku o izmjenama i dopunama Poslovnika, Nadzorni odbor donosi vecinom svih glasova clanova Nadzornog odbora. Clanak 42. Poslovnik stupa na snagu i primjenjuje se danom usvajanja na sjednici Nadzornog odbora. Clanak 43. Stupanjem na snagu ovog Poslovnika prestaje vaziti Poslovnik o radu Nadzornog odbora koji je Nadzorni odbor donio na sjednici odrzanoj 21. prosinca godine. Predsjedflik Nadzornog odbora Branirtiir Jerneic Ur.broj: fey2019 Zagreb,