PREDGOVOR

Транскрипт

1 QDoc web: Tel: Aplikacija je dostupna u verzijama za MS Office 2007/10/13/16 1

2 PREDGOVOR Cilj uputstva je da korisnika programa za upravljanje dokumentacionim centrom upozna sa aplikacijom QDoc, kako sa osnovnim postavkama vezanim za sistem kvaliteta i informacioni sistem, tako i sa korišćenjem aplikacije. Teţnja je bila da se korisnik osposobi za samostalni rad sa aplikacijom QDoc. Prva verzija programa QDoc je rađena u MS Accessu 2.0 i MS Word-u 7.0. Zbog ukazane potrebe i razvoja operativnog sistema i MS Office alata, pred vama je QDoc izrađen u MS Accesu 2003 i MS Word-u Poglavlja uputstva su tako koncipirana da se korisnik prvo upoznaje sa osnovnim postavkama aplikacije QDoc, pomoćnim alatima i tehnikama pri korišćenju aplikacije, zahtevima i sl. Kroz zasebno poglavlje je opisan postupak instalacije, podešavanja aplikacije i podešavanja šifarnika. Takođe, u uputstvu su detaljno objašnjene sve maske koje se pojavljuju u aplikaciji. Na kraju je propraćen ţivotni put jednog dokumenta, od njegovog evidentiranja, kreiranja, pa do arhiviranja i brisanja dokumenta. U poslednjem poglavlju je opisan postupak u slučaju pojavljivanja greškaka koje nastaju u radu. Projektantski tim QDoc-a se unapred izvinjava ako se potkrala neka greška. Takođe, svaka vaša sugestija i predlog će biti korisni za unapređenje programa za kreiranje i upravljanje dokumentacijom QDoc. Prijatan rad i dugu saradnju ţeli Vam QDoc tim 2

3 Sadržaj PREDGOVOR O programu i dokumentaciji uopšte Cilj i namjena aplikacije Ulazni podaci Izlazne informacije Logička postavka aplikacije Mreţna varijanta Jednokorisnička varijanta Prava i zadaci sistem administratora Konvencije u tekstu Pomoćni alati i tehnike pri korišćenju aplikacije Komandna dugmad Alati i tehnike Zahtevi Hardverski zahtevi Softverski zahtevi Postupak instalacije Pokretanje aplikacije Windows MS Windows O programu Podešavanja Podešavanje opštih parametara programa Postupak podešavanja i popunjavanja šifarnika Šifarnik tački standarda Šifarnik statusa dokumenta Šifarnik nivoa dokumenata Šifarnik izdanja dokumenta Šifarnik radnih mesta Šifarnik stručne spreme Šifarnik aplikacija Podešavanje parametara za pozivanje telefonskog broja iz imenika aplikacije Vodič kroz program Glavni meni Upravljanje dokumentacijom Evidentiranje dokumenata Promena statusa dokumenata Izmene dokumenata Distribucija dokumenata Izveštaji o dokumentima Arhiviranje dokumenata Pregled arhive Registar dokumenata Evidencija organizacionih jedinica Evidencija osoblja Evidencija odgovornosti Pregled i štampanje izveštaja Korišćenje Help-a Vodič za izradu dokumenata pomoću šablona

4 8.1 Šabloni za dokumente Unos podataka o dokumentu Unos teksta dokumenta Izrada dijagrama toka aktivnosti Zapisi Štampanje dokumenta Korišćenje QDoc kroz ţivotni put dokumenta Evidentiranje podataka o dokumentima Tehnička obrada dokumenta Unos teksa Izrada tabelarnog dijagrama toka Izrada klasičnog dijagrama toka Izrada zapisa Unos Liste (plana distribucije) kopija pod kontrolom Kontrolisanje i odobravanje dokumenta Distribucija dokumenta Izmene dokumenta Povlačenje dokumenta Arhiviranje dokumenta Pregled arhive i brisanje dokumenta iz arhive Greške pri izvršavanju programa i primedbe korisnika

5 1. O programu i dokumentaciji uopšte Jedna od osnova serije standarda JUS ISO 9000 jeste dokumentovanost sistema kvaliteta. Od sloţenosti poslovnog sistema zavisi arhitektura dokumenata sistema kvaliteta. Za praktičnu realizaciju sistema kvaliteta neophodno je da svi njegovi elementi (organizacija, procesi, postupci i resursi) budu: propisani (uvedeni), dosljedno sprovedeni i potvrđeni (dokazani u praksi). Značaj dokumenata u sistemu kvaliteta iskazan je kroz dve tačke standarda ISO 9001 posvećene isključivo dokumentima sistema kvaliteta (tačke 4.5 i 4.16). Uspostavljanje efikasnog upravljanja dokumentima sistema kvaliteta je od izuzetnog značaja za poslovni sistem, kako u fazi uvođenja sistema kvaliteta tako i kasnije u fazi njegovog daljeg unapređivanja. 1.1 Cilj i namjena aplikacije Cilj aplikacije za upravljanje dokumentacionim centrom - QDoc je da omogući efikasno praćenje i upravljanje dokumentima sistema kvaliteta i standardizovanu tehničku obradu dokumenata. Aplikacija za upravljanje dokumentacionim centrom QDoc je namjenjena onoj funkciji u preduzeću koja je zaduţena za upravljanje dokumentima. Ukoliko takva funkcija prije uvođenja sistema kvaliteta nije postojala, onda funkcija obezbeđenja kvaliteta treba da obavlja te poslove. Aplikacija je projektovana za rad u mreţnom okruţenju (postoji i jednokorisnička verzija aplikacije), što omogućava uspostavljanje internih standarda za izradu dokumenata sistema kvaliteta. 1.2 Ulazni podaci Podaci koji su neophodni za rad aplikacije QDoc su: podaci o dokumentima sistema kvaliteta (nivo dokumenta, izdanje dokumenta, status dokumenta), podaci o osoblju (odgovornost, stručna sprema, radnia mesta,...) podaci o organizacijskim jedinicama, tačke standarda JUS ISO 9001, podaci o odgovornostima u sistemu kvaliteta, podaci o korisničkim aplikacijama za tehničku obradu dokumenata (Word, WordViewer,...) i podaci koji zavise od konkretnih zahtjeva korisnika aplikacije QDoc. Na osnovu ovih ulaznih podataka aplikacija za upravljanje dokumentacionim centrom QDoc generiše odgovarajuće izlazne informacije. 5

6 1.3 Izlazne informacije Aplikacija generiše izlazne informacije u obliku Pregleda i Izvještaja. Pregled predstavlja izlazne informacije prikazane na ekranu (monitoru, displeju). Iz pregleda je moguće izvršiti odgovarajuće akcije u aplikaciji (na primjer, izabrati dokument iz liste date u pregledu i ući u njegov sadrţaj). Pregledi se ne štampaju. Izvještaj predstavlja izlaznu informaciju iz koje nije moguće vršiti dalje akcije u aplikaciji osim štampanja (u Prilogu A i B dati su primeri izvještaja). Lista izlaznih informacija 1. Registar dokumenata sistema kvaliteta 2. Lista dokumenata distribuiranih po organizacionim jedinicama: za sve organizacione jedinice za izabranu organizacionu jedinicu 3. Lista korisnika dokumenata: svih korisnika za sve dokumente svih korisnika za izabrani dokument 4. Lista izmjene dokumenata: za sve dokumente za izabrani dokument 5. Lista dokumenata po: statusu dokumenta tački standarda nivou dokumenta 6. Lista odgovornih lica za dokumente po organizacionim jedinicama 7. Matrica odgovornosti po organizacionim jedinicama po tačkama standarda 8. Telefonski imenik odgovornih lica Prema konkretnim zahtjevima korisnika mogu se: mijenjati svi postojeći izvještaji, dodavati novi (specifični izvještaji) 1.4 Logička postavka aplikacije Aplikacija QDoc je projektovana tako da predstavlja sliku realnog sistema u segmentu praćenja i upravljanja dokumentima sistema kvaliteta. Aplikacija QDoc je podijeljena u dvije logičke celine: Adm - administrator dokumentacionog centra, Kor - korisnici (autori) dokumenata sistema kvaliteta. Kao i u realnom sistemu, praćenje i upravljanje dokumentima sistema kvaliteta je centralizovano. Pisanje i korišćenje dokumenata, odnosno primjena je distibuirana. 6

7 Administrator podataka o dokumentima sistema kvaliteta jedini moţe unositi, brisati i aţurirati podatke u bazi. Korisnička aplikacija sadrţi samo preglede i izvještaje iz baze. Logička arhitektura (slika 1.1) je bazirana na centralizovanim podacima (baza i dokumenti), čime se postiţe konzistentnost podataka u distribuiranim aplikacijama što odraţava korišćenje dokumenata u realnom sistemu Mreţna varijanta Slika Šematski prikaz mreţne varijant U mreţnoj varijanti aplikacija QDoc u osnovi ima dve vrste korisnika: 1. Administratora podataka o dokumentima - Adm Administrator podataka vrši unos i aţuriranje podataka o dokumentima u sistemu. Ovime se obezbjeđuje jedinstveno vođenje podataka o dokumentima. Administrator je taj koji prati ţivotni ciklus dokumenata kroz podatke o njima. Administrator određuje lokaciju na računaru i pohranjuje vaţeće dokumente sistema kvaliteta tako da ih ostali korisnici mogu pročitati sa računara ali ne i promijeniti. Administratoru je preko aplikacije omogućeno da: upravlja podacima o dokumentu koristi šablone za izradu dokumenata sistema kvaliteta ima uvid u standarde JUS ISO 9000 vrši unos i aţuriranje odgovornog osoblja vrši unos i aţuriranje organizacionih jedinica vrši unos i aţuriranje matrice odgovornosti 2. Autore/korisnike dokumenata - Kor Autori/korisnici imaju mogućnost da sami rade nacrt dokumenata sistema kvaliteta pomoću jedinstvenih šablona koji su ugrađeni u aplikaciju. Od velike pomoći su i funkcije 7

8 koje daju informacije o standardima JUS ISO 9000 kao i skice za izradu procedura i uputstava sistema kvaliteta. Kako je aplikacija projektovana za mreţni rad, svi korisnici vide iste podatke o dokumentima i u svakom trenutku mogu direktno iz aplikacije da izaberu dokument sistema kvaliteta i da pročitaju njegovu sadrţinu. Autoru/korisniku je omogućeno da: piše i mijenja dokumenta za koja je zaduţen od strane Adm - inistratora. ima uvid u standarde JUS ISO 9000 vrši pregled vaţećih dokumenata sistema kvaliteta vrši pregled podataka o dokumentu Algoritam korišćenja aplikacije: Administrator vrši inicijalizaciju aplikacije definisanjem šifarnika. Na osnovu plana kvaliteta u kome su definisana dokumenta sistema kvaliteta, Adm vrši unos podataka o dokumentu. Adm uz pomoć šablona formira "kostur" za evidentirani dokument na mreţnom disku, na lokaciji i pod imenom dokumenta koji je unet u bazu podataka. Korisnik koji je dobio zadatak da izradi dokument, sada moţe preko aplikacije Kor, da uđe u "kostur" dokumenta i da napravi inicijalni predlog - nacrt. Korisnik obaveštava administratora, da je završio formiranje nacrta. Administrator postupa sa tim dokumentom u skladu sa procedurom za kontrolu dokumenata (vrši promjene statusa, evidentira proces distribucije dokumenata,...) Primjena ovog algoritma kroz faze ţivotnog ciklusa dokumenta prikazana je na slici 1.2 8

9 Slika Korišćenje aplikacije QDoc u fazama ţivotnog ciklusa dokumenta 9

10 1.4.2 Jednokorisnička varijanta Kod jednokorisničke aplikacije, instalira se samo segment za rad administratora podataka (opisan u mreţnoj varijanti). Aplikacija QDoc koristi se za efikasnu evidenciju podataka o dokumentima sistema kvaliteta i tehničku obradu dokumenata pomoću ugrađenih šablona Prava i zadaci sistem administratora Administrator podataka je nosilac svih ključnih aktivnosti u aplikaciji QDoc. Odgovoran je za sve podatke u aplikaciji kao i za aţurnost dokumenata sistema kvaliteta na centralnom disku. Njegove obaveze i duţnosti su: inicijalizacija aplikacije, evidencija podataka, definisanje lokacije dokumenata sistema kvaliteta na disku za mreţno okruţenje, promjena statusa i sadrţaja dokumenta sistema kvaliteta, distribucija dokumenata sistema kvaliteta, arhiviranje dokumenata i podataka o njima. izrada i čuvanje rezervnih kopija baze (DBNova.mdb) i vaţećih i povučenih dokumenata (direktorijumi Vaţeći i Povučeni) 1.5 Konvencije u tekstu U ovom uputstvu je korišćen jedan stil pisanja, koji ima prevashodnu namjenu da što jasnije istakne bitne pojmove i akcije koje korisnik moţe da preduzme. Usvojene konvencije su prikazane u tabeli 1.1 Primer Opis Windows, Word Nazivi aplikacija <Alt+F> Tasteri na tastaturi Šifra Nazivi polja u masci OK, Cancel, Evidencija osoblja Naziv komandnog dugmeta "Upravljanje dokumentacijom" Nazv maski a:/setup Tekst koji se ukucava Tabela Konvencije u tekstu 10

11 2. Pomoćni alati i tehnike pri korišćenju aplikacije 2.1 Komandna dugmad Komandna dugmad koja se najčešće sreću u aplikaciji QDoc su: 1. Brisanje trenutno aktivnog sloga iz baze. 2. Automatsko pozivanje unetog telefonskog broja. 3. Poništavanje poslednje operacije. 4. Povratak na prvi slog u bazi. 5. Povratak na prethodni slog u bazi. 6. Skok na sledeći slog u bazi. 7. Skok na poslednji slog u bazi. 8. Unos novog sloga u bazu. 9. Poništavanje akcije upisa ili aţuriranja 10. Sortiranje po opadajućem i rastućem redosledu 11. Filtriranje po selektovanom ključu 12. Filtriranje po zadatom upitu 13. Uključivanje filtera 14. Uključivanje filtera i sortiranje 15. Isključivanje filtera i sortiranja 16. Izlaz iz trenutno aktivne maske. 17. Pregled izveštaja ili dokumenta (u odabranoj aplikaciji za otvaranje dokumenta - dugme 19) 18. Detaljan pregled podataka o izabranom dokumentu. 19. Izbor aplikacije za otvaranje dokumenta. 11

12 20. Sortiranje dokumenata prema tačkama standarda. 21. Sortiranje dokumenata prema statusu dokumenta. 22. Sortiranje dokumenata prema nivou. 23. Spisak svih dokumenata prema redosledu unosa. 24. Spisak povučena dokumenta 25. Telefonski imenik osoblja. 26. Ime fajla (baze podataka) koju koristimo. 27. Slanje na štampu izveštaja ili dokumenta. 28. Spisak nadređenih dokumenata 29. Spisak podređenih dokumenata 30. Pomeranje ekrana Štampanje liste za evidentiranje i praćenje distribucije tekućeg dokumenta Upisivanje podataka u tabelu distribucije tekućeg dokumenta Brisanje dokumenata iz arhive čiji je datum povlačenja stariji od datuma obaveznog roka za čuvanje podataka u arhivi 34. Biranje direktorijuma ili fajla 35. Filter po nivou dokumenta, statusu ili po ISO 2.2 Alati i tehnike U sledećih 7 tačaka opisani su neki standardni alati i tehnike Windows okruţenja, koje se koriste i u aplikaciji QDoc: 1. Kombinacija tastera <Shift+F2 > omogućava zumiranje text box-ova. Primer box - a pre zumiranja dat je na slici 2.1, a posle zumiranja na slici Slika 2.1. Box pre zumiranja

13 Slika 2.2. Box posle zumiranja 2. Taster <Tab> koristi se za kretanje kroz masku (prelazak sa jednog polja za upis/pregled na sledeće polje). 3. Kombinacija tastera <Alt + podvučeno slovo> aktivira odgovarajuće dugme. Na primer u glavnom meniju (slika 5.5.) kombinacijom tastera <Alt+D> aktivira se dugme Upravljanje Dokumentacijom kojim se otvara maska "Upravljanje dokumentacijom". 4. Kod većine maski prisutan je pokazivač broja sloga u bazi (slika 2.3) koji pokazuje redni broj aktivnog sloga (Record:) i ukupan broj slogova u bazi (of:). Ako su slogovi u bazi sortirani po nekom kriterijumu (na primer po tački standarda) onda je to redni broj aktivnog sloga (Record:) i ukupan broj slogova u bazi (of:) koji zadovoljavaju postavljeni kriterijum za sortiranje. Levo i desno od pokazivača su dugmići za prelazak na Prvi/Prethodni odnosno Sledeći/Zadnji slog. Slika 2.3. Pokazivač broja sloga u bazi 5. U aplikaciji se često javljaju tzv. "combo box"-ovi (slika 2.4). Slika 2.4. Zatvoren "combo box" Oni omogućavaju izbor ţeljene opcije iz liste koja se otvara klikom na strelicu sa desne strane. Slika 2.5. Otvoreni "combo box" 6. Postoji mogućnost da kod pojedinih maski ne mogu svi podaci stati na ekran. Pregled tih podataka omogućen je strelicama na tzv. "scroll bar"-u (slika 2.6). Slika 2.6. "Scroll bar" Na slici 2.7 prikazana je tabela za evidenciju distribuiranih kopija dokumenta, kako se pojavljuje na ekranu. 13

14 Slika 2.7. Tabela pre korišćenja scroll bar-a Pritiskom na desnu strelicu scroll bar-a ispod tabele, postaće vidljiva i ostala polja: Dat.Pov, Vratio, Arhivirao,... (slika 2.8). Slika 2.8. Tabela posle korišćenja scroll bar-a 7. "Option group"alat (slika 2.9) omogućava izbor SAMO JEDNE od više ponuđenih opcija. Slika 2.9. "Option group" alat Izbor ţeljene opcije se vrši klikom miša na naziv ili na kruţić pored naziva opcije. 14

15 3. Zahtevi 3.1 Hardverski zahtevi Aplikacija QDoc je predviđena da radi na IBM PC kompatibilnom računaru. Za ozbiljan rad je potrebna optimalna konfiguracija, koju i preporučujemo. Za korektan rad aplikacije je neophodno zadovoljiti minimalnu konfiguraciju, da bi se izbegao nekorektan rad. Konfiguracija Minimalna Optimalna Procesor Pentium I Celeron/Atlon Takt 1 GHz 2 GHz Broj jezgara 1 2 RAM 512 MB 2 GB Mreţa ADSL 4096 kb/s / 512 kb/s LAN Gigabit Ethernet Rezolucija 1024x768 Više od 1024x768 Napomena: Bar 500 Mb slobodnog prostora za aplikaciju i dokumentaciju Za ADSL korisnike konekcija se ostvaruje preko Remote Desktop konekcije i tu je potreban i Remote Desktop Server računar 3. Za fajl server u mreţi se preporučuje jači računar Tabela 3.1. Procedura najcešce zauzima oko kb, a obicno se cuvaju 3 prethodna izdanja. To znaci da za 100 procedura treba odvojiti Mb na disku. Apilikacija je predvidena da radi u rezoluciji 800x600/1024x Softverski zahtevi Aplikacija treba da radi u saradnji sa komponentama instaliranih softvera drugih proizvođača, na računaru na kome postoji Microsoft Windows XP, ili verzija predviđena za Microsoft Windows Vista/W7. i da postoji i mogućnost da se moţe instalirati i neki od programa za brzi pregled Word-ovih dokumenata. Softver mora da bude zaštićen od kopiranja i da ima šifru. Autor se obavezuje da će instalirati RUN TIME verziju aplikacije QDoc (koja u sebi sadrţi i RUN TIME verzija MS Access-a), a korisnik treba da ima na računaru instaliran softver drugih proizvođača. Za instalaciju i korektan rad ADM-inistratorske i KOR-isničke aplikacije neophodno je imati instaliran softver kao je to dato u tabelama 3.2 i

16 Run time instalacija koja je besplatna Validna instalacija (plaća se) Validna instalacija (plaća se) Microsoft Access 2000/XP/2007/2010 Microsoft Windows Microsoft Word/Microsoft Excel XP Vista/W7 2000/XP 2007/2010 Adm - administrator Kor - korisnik - Preporučeno - Predviđeno - Nije predviđeno Napomena: Za ADSL korisnike konekcija se ostvaruje preko Remote Desktop konekcije i tu je potrebna licenca za Remote Desktop Server softver Tabela 3.2 U tabeli je prikazano da je aplikacija QDoc preporučena za rad na računaru na kome postoji Microsoft Windows XP, mada postoji i verzija predviđena za Microsoft Windows Vista/W7. Opcionio se u aplikaciji QDoc moţe instalirati i program za brz pregled Word-ovih dokumenata Word Viever koji je besplatan. QDoc tim ne snosi odgovornost za moguće probleme kod nepotpunih ili piratskih kopija ovih programa. Softver moţe u celini ili delimično da bude zaštićen od kopiranja ili da ima šifru. Svaka prodaja aplikacije QDoc bez ovlašćenja je izričito zabranjena, osim kada ona ne sadrţi posebnu dozvolu autora za tako nešto. 16

17 4. Postupak instalacije 1. Startovati Windows 2. Kliknuti na Start/Settings/Control Panel 3. Dva puta kliknuti na Add/Remove Programs 4. U disketnu jedinicu staviti prvu instalacionu disketu (Disk1) ili u CD-čitač instalacioni CD. 4. Kliknuti na Install, a odmah zatim i na Next 5. Pošto je selektovan fajl Setup.exe kliknuti na Finish 6. Continue. Zatvaranje pozdravne poruke 7. OK. Korisnik NE SME da menja naziv ponuđenog direktorijuma za instalaciju aplikacije 8. Kliknuti na dugme Typical (Aplikacija QDoc će biti instalirana sa maksimumom ponuđenih opcija) 9. Nakon pojavljivanja poruke da je QDoc uspešno instaliran kliknuti na OK i izvaditi poslednju disketu iz disketne jedinice ili instalacioni CD iz CD-čitača. 10. Instalirati fontove 11.1 Otvoriti prozor Control Panel: Start/Settings/Control Panel 11.2 Dvostruki klik na ikonu Fonts 11.3 Izabrati sa padajućeg menija File/Install New Fonts 11.4 Ako se instalacija vrši sa diskete staviti disketu sa fontovima u disketnu jedinicu i kliknuti na drives i odabrati a:, a ako se instalacija izvodi sa CD-a onda na instalacionom CD-u otvorimo direktorijum fonts Kada se pojavi spisak fontova u prozoru List of fonts kliknuti dugme Select All 11.6 OK. Za postojeće fontove preskočiti instalaciju sa OK Zatvoriti prozor Control Panel. 12. Ukoliko ne odgovaraju automatski formirani direktorijumi za smeštanje fajlova sa dokumentima potrebno je napraviti strukturu direktorijuma za smeštanje fajlova sa dokumentima. Pri tome POŠTOVATI ZAHTEVE APLIKACIJE opisane u napomeni (4) poglavlja 6.1 Podešavanje opštih parametara programa (strana 24). 13. Instalirati WordViewer-program za brz pregled Word-ovih dokumenata (opciono). 17

18 4. Pokretanje aplikacije Program QDoc radi u Windows XP/7 okruţenju (Kor-isnička aplikacija ima verziju i za rad u Windows 95 okruţenju). 4.1 Windows XP Odmah nakon startovanja računara ekran će biti kao na slici 5.1. Slika Početni ekran Startovanje aplikacije QDoc vrši se kroz sledeće korake: 1. Kliknuti mišem na Start 2. Izabrati opciju Programs 3. Izabrati programsku grupu QDoc 4. Izabrati aplikaciju Adm1 za ADMINISTRATORA ili Kor1 za KORISNIKA. Na ekranu se dobija poruka prikazana na slici 5.2. Klikom na OK pojavljuje se Osnovna maska aplikacije (slika 5.3). Slika Prozor sa početnom porukom 18

19 Slika Osnovna maska aplikacije 5. U masku Login (slika 5.4) ukucati korisničko ime, lozinku i izabrati reţim rada (radni ili primerni podaci). Slika Maska Login 6. Pritiskom na dugme OK, otvara se "Glavni meni" aplikacije QDoc (slika 5.5). Za aplikaciju Kor1 dobija se "Glavni meni" korisnika prikazan na slici

20 Slika Glavni meni Izborom opcije Primerni podaci u masci Login dobija se maska "Vezivanje tabela" (slika 5.6) sa informacijom da baza podataka nije na očekivanoj lokaciji: Slika Maska Vezivanje tabela Ukoliko program nije u mogućnosti da locira fajl sa bazom (npr. DBNova97.mdb) otvara se maska Izbor baze gde vršimo izbor baze, npr. DBNova97.mdb koja sadrţi radne podatke ili DBSamp97.mdb bazu, koja sadrţi primerne podatke (Slika 5.7). Slika Maska za izbor baze Nakon izbora baze i klikom na OPEN otvara se Glavni meni aplikacije (slika 5.5) i moţe se početi sa radom. 20

21 4.2 MS Windows 95 Pri instalaciji u ovom okruţenju napravljen je prozor QDoc iz koga se vrši pokretanje aplikacije prema sledećem postupku: 1. Aktivirati prozor programske grupe QDoc. 2. Dvostruki klik na ikonu Kor1 (MS Windows-u 3.11 podrţan je rad samo korisničke aplikacije). 3. Pritiskom na dugme OK otvara se "Glavni meni" korisničkog modula aplikacije QDoc. 4.3 O programu Program za upravljanje dokumentacionim centrom - QDoc napravila je grupa stručnjaka. Pritiskom na dugme O PROGRAMU u Glavnom meniju dobija se prozor prikazan na slici 5.8. Slika 5.8. Maska "Opis aplikacije" Pritiskom na dugme Sysinfo aktivira se prozor u kome se vide trenutne informacije o vašem sistemu (slika 5.9). Slika Informacije o sistemu Pritiskom na dugme OK zatvara se prozor u kome se vide trenutne informacije o vašem sistemu (slika 5.9). 21

22 5. Podešavanja Odmah po instalaciji aplikacije QDoc neophodno je izvršiti podešavanje programa. Potrebno je posebno obratiti paţnju na ovo poglavlje da bi program korektno radio. 5.1 Podešavanje opštih parametara programa Pritiskom na dugme Podešavanja na glavnom meniju (slika 5.5) otvara se maska za unos opštih parametara neophodnih za rad aplikacije (slika 6.1). Polje Automatsko zadavanje lozinke dokumenta je jedna od novina u odnosu na prethodnu verziju ovog programa koja štiti dokument urađen u Word-u od promena van kontrole programa QDoc. Osim toga, novine u ovoj verziji programa su: mogućnost pregleda trenutno ulogovanih korisnika, mogućnost uvoza i izvoza dokumenta u QDoc kao i mogućnost pravljenja back up-a dokumenta. Opis polja u masci "Podešavanja" dat je u tabeli 6.1. Ovakvim tabelama biće objašnjena polja u svim maskama u daljem tekstu. U koloni Ime polja upisan je naziv polja u masci. U koloni Opis polja opisan je sadrţaj polja (prikazan, ili koji treba uneti). Kolona Unos obavezan (Da/Ne) govori da li se zahteva obavezan unos podataka u dato polje. Crtica u ovom polju ukazuje da se podatak samo prikazuje (ne postoji mogućnost unosa u dato polje). Mod polja definisan je kolonom Izbor/Pregled/Upis. Izbor je oznaka za unos podataka preko combo box-a (poglavlje 2.2). Pregled je oznaka polja kome je zabranjen unos, a Upis označava unošenje podataka preko tastature u dato polje. Polje Napomena sluţi za unos rednog broja napomene koja će detaljnije objasniti polje. Slika Maska "Podešavanja" 22

23 Ime polja Automatsko šifriranje Automatsko imenovanje fajla Automatsko zadavanje lozinke dokumentima Adm Disk Kor Disk Opis polja Unos obavezan ( Da/Ne) Izbor/ Pregled /Upis Napomen a Indikator automatskog šifriranja Ne Izbor (1) Indikator automatskog dodeljivanja imena fajlu za dokument Ne Izbor (2) Indikator automatskog zadavanja lozinke dokumentu Ne Izbor Oznaka diska na kome se nalaze dokumenti gledano iz Adm aplikacije Oznaka diska na kome se nalaze dokumenti gledano iz Kor aplik. Da Upis (3) Da Upis (3) Staza za vaţeće Put do direktorijuma sa vaţećim dokumentima Da Upis (4) Staza za Put do direktorijuma sa arhivirane arhiviranim dokumentima Da Upis (4) Staza za Put do direktorijuma sa šablone šablonima za dokumenta Da Upis (5) Adresa firme Adresa firme Da Upis (6) Napomene: 1. Automatsko šifriranje Komandno dugme (7) Komandno dugme (8) Komandno dugme (9) Tabela Polja u masci "Podešavanja" Pri evidentiranju dokumenta u aplikaciji QDoc moguće je šifru dokumenta dodeliti ručno ili automatski, što je definisano ovim indikatorom. Za automatsko šifriranje usvojen je sledeći model: 2. Automatsko imenovanje fajla Ovaj indikator omogućava automatsko dodeljivanje imena fajlu na koji je smešten dokument. Usvojen je sledeći model: 23

24 Automatsko imenovanje se preporučuje uz automatsko šifriranje. 3. U jednokorisničkoj varijanti i AdmDisk i KorDisk imaju istu oznaku. U višekorisničkoj varijanti kada je aplikacija na disku kod administratora on taj disk vidi pod oznakom AdmDisk. Korisnici u tom slučaju vezuju (mapiraju) disk administratora pod oznakom KorDisk. 4. Struktura direktorijuma sa fajlovima na kojima su dokumenti sistema kvaliteta automatski se formira kao na slici Vazeci\ 3 4 C:QDoc\<Ime Firme> 1 2 Povuceni\ 3 4 Slika Struktura direktorijuma sa dokumentima sistema kvaliteta U slučaju kada ne odgovaraju automatski formirani direktorijumi treba izabrati druge za to određene direktorijume kao na primer: Staza za vaţeće = \QS_dokum\vazeci\ Staza za arhivirane =\QS_dokum\povuceni\ Aplikacija QDoc zahteva da podstrukture direktorijuma za vaţeća i povučena dokumenta budu identične. Pri upisu ovih polja staza MORA da počinje i da se završava kosom crtom (\) Vrednost polja Staza za vaţeće će se pojaviti u polju Lokacija na Disku u masci "Evidentiranje dokumenta" (slika 7.5.). 5. Ovo polje mora da sadrţi punu putanju do direktorijuma sa Šablonima dokumenata (C:\QDoc\). Zadnji karakter u polju mora biti (\). 6. Ovde se unosi adresa firme koja će se pojaviti u odgovarajućem polju pri evidenciji organizacionih jedinica. U firmama sa dislociranim organizacionim jedinicama treba modifikovati sadrţaj ovog polja pri evidenciji. 7. Klikom na otvori se maska "Šabloni za formiranje dokumenata" (slika 6.3) gde definišemo nivo, naziv i lokaciju šablona. 24

25 Slika 6.3. Maska "Šabloni za formiranje dokumenata" 8. Klikom na dugme vide se koji korisnici su trenutno ulogovani na sistem (koji korisnici u mreţi trenutno rade u aplikaciji QDoc, slika 6.4). Slika 6.4. Maska "Ko je trenutno ulogovan?" 9. Klikom na dugme Uvoz/Izvoz/Backup u masci "Podešavanja" (slika 6.1) otvara se maska "T-Uvoz/Izvoz/Backup" (slika 6.5) pomoću koje vršimo uvoz i izvoz dokumenata u QDoc i pravimo back up podataka. U daljem tekstu je dat primer podešavanja: 1. Otvoriti "Glavni meni "(poglavlje 5.1) 2. Kliknuti dugme Podešavanja Slika Maska "Uvoz/Izvoz/BackUp" 3. Kliknuti na Automatsko šifriranje (slika 6.1). Ovime je isključeno automatsko šifriranje. Za uključenje treba ponovo kliknuti na Automatsko šifriranje. 4. Kliknuti na Automatsko imenovanje za aktiviranje ovog indikatora. 25

26 5. Kliknuti na Automatsko zadavanje lozinke dokumenta (nije neophodno da budu uključeni indikatori Automatsko šifriranje i Automatsko imenovanje fajla). 6. Pozicionirati kursor u polje Adm Disk: (mišem ili <Tab>). 7. Upisati: C: 8. Pozicionirati kursor u polje Kor Disk:. 9. Upisati npr. M: 10. Pozicionirati kursor na polje Staza za vaţeće i kliknuti na, nakon čega se otvara maska na slici (6.6) (u ovoj masci biramo direktorijum gde su smešteni vaţeći dokumenti). Slika Maska "Izbor direktorijuma" 11. Isto ponovimo i za izbor Staze za arhivirane i za izbor Staze za šablone 12. Definisati jedinstvenu šifru, nivo, naziv i lokaciju šablona (vidi napomenu (7)). 13. Vratiti se na "Glavni meni" klikom na. 5.2 Postupak podešavanja i popunjavanja šifarnika Pri prvom pokretanju aplikacije neophodno je podesiti/popuniti šifarnike. Postupak popunjavanja je objašnjen na primeru "Šifarnika radnih mesta" i obavlja se na sledeći način: 1. Otvoriti "Glavni meni" 2. Klikom na dugme Šifarnici otvara se maska prikazana na slici

27 Slika 6.7. Maska "Šifarnici" 3. Klikom na naziv sekcije preći na drugu stranu (slika 6.8). Slika 6.8. Maska "Šifarnici" - druga strana 4. Kursor postaviti u polje ID u koloni 1 u šifarniku radnih mesta slika 6.9. i ukucati pripadajući broj. 5. Kursor postaviti u polje Naziv u koloni 2 u šifarniku radnih mesta slika 6.9. i ukucati naziv funkcije koja treba da bude u šifarniku (ako se u polju ne vidi pun naziv funkcije pritisnuti <Shift+F2> Slika Šifarnik radnih mesta 5. Pritisnuti dugme za prelazak na sledeći slog, na pokazivaču slogova. 27

28 Brisanje sloga u datoj tabeli se obavlja na sledeći način: 1. Kliknuti na polje pored sloga u koloni označenoj strelicom na slici Ovime je markiran slog. Slika Markiran slog u šifarniku radnih mesta 2. Pritisnuti taster <Del> za brisanje sloga. Otvara se sledeći prozor: Slika Prozor za potvrđivanje brisanja 3. Kliknuti dugme OK ili Cancel (slika 6.11.) za potvrđivanje ili odustajanje od brisanja. U fazi incijalizacije je neophodno prilagoditi i ostale šifarnike na ovoj strani menija. Vratiti se na prethodnu stranu menija za popunjavanje ostalih šifarnika. Kada su svi šifarnici prilagođeni vratiti se na "Glavni meni" pritiskom na dugme. Pored definisanja opštih parametara i popunjavanja šifarnika, u fazi inicijalizacije treba još: podesiti parametre za pozivanje telefonskog broja iz imenika aplikacije (poglavlje 6.3) OBAVEZNO upisati podatke o organizacionim jedinicama (poglavlje 8) OBAVEZNO upisati podatke o zaposlenima (poglavlje 9) Šifarnik tački standarda Izgled "Šifarnika tački standarda" dat je na slici Slika "Šifarnik tački standarda" 28

29 Opis podataka koji se unose u ovaj šifarnik dat je u tabeli 6.2. Ime polja Opis polja Unos obavezan ( Da/Ne) Izbor/Pregled / /Upis ISO Tačka standarda Da Upis Naziv Naziv tačke standarda Da Upis Pomoć Šifarnik statusa dokumenta Tabela Polja u "Šifarniku tački standarda" "Šifarnik statusa dokumenta" dat je na slici Slika "Šifarnik statusa dokumenta" Ovaj šifarnik mora biti usklađen sa interno definisanim statusima dokumenata -najverovatnije sa "Procedurom za kontrolu dokumenata". Opis podataka koji se unose u ovaj šifarnik dat je u tabeli 6.3. Ime polja Opis polja Unos obavezan ( Da/Ne) Izbor/Pregled/ /Upis Napomena Status Šifra statusa dokumenta Da Upis (1) Naziv Naziv statusa dokumenta Da Upis Tabela Polja u "Šifarniku statusa dokumenta" Napomena: (1) Za korektan rad aplikacije QDoc NIJE DOZVOLJENO menjati sledeće statuse: 4 - Odobren 5 - Novo izdanje u radu 7 - Izmena u toku 9 - Povučen Njima se mogu promeniti nazivi ali da značenje ostane isto Šifarnik nivoa dokumenata "Šifarnik nivoa dokumenata" dat je na slici Slika Šifarnik nivoa dokumenata 29

30 Opis podataka koji se unose u ovaj šifarnik dat je u tabeli 6.4 (preporučuje se već postojeći šifarnik). Ime polja Opis polja Unos obavezan ( Da/Ne) Izbor/Pregled/ /Upis Nivo Šifra nivoa dokumenta Da Upis Naziv Naziv nivoa dokumenta Da Upis Šifarnik izdanja dokumenta Tabela Polja u "Šifarniku nivoa dokumenata" "Šifarnik izdanja dokumenata" dat je na slici Slika "Šifarnik izdanja dokumenata" Ovaj šifarnik mora biti usklađen sa "Uputstvom za označavanje dokumenata". Opis podataka koji se unose u ovaj šifarnik dat je u tabeli 6.5. Ime polja Opis polja Unos obavezan ( Da/Ne) Izbor/Pregled / /Upis ID Šifra izdanja Da Upis Izdanje Naziv izdanja Da Upis Šifarnik radnih mesta Tablela Polja u "Šifarniku izdanja dokumenta" "Šifarnik radnih mesta" dat je na slici Da bi se video ceo sadrţaj polja Naziv u šifarniku, pozicionirati se u napr. u drugo polje (od vrha) u ovoj koloni i pritisnuti <Shift+F2 >. Slika "Šifarnik radnih mesta" Ovaj šifarnik treba preuzeti od kadrovske sluţbe. 30

31 Opis podataka koji se unose u ovaj šifarnik dat je u tabeli 6.6. Ime polja Opis polja Unos obavezan ( Da/Ne) Izbor/Pregled / Upis ID Šifra radnog mesta Da Upis Naziv Naziv radnog mesta Da Upis Napomena Ne Upis Šifarnik stručne spreme Tabela 6.6. Polja u "Šifarniku radnih mesta" "Šifarnik stručne spreme" (slika 6.17.) sadrţi spisak moguće stručne spreme u organizaciji. Ovaj šifarnik se preuzima od kadrovske sluţbe. Slika "Šifarnik stručne spreme" Opis podataka koji se unose u ovaj šifarnik dat je u tabeli 6.7. Ime polja Opis polja Unos obavezan ( Da/Ne) Izbor/Pregled / /Upis ID Šifra stručne spreme Da Upis Naziv Naziv stručne spreme Da Upis SkrNaz Skraćeni naziv stručne spreme Ne Upis Šifarnik aplikacija Tabela Polja u "Šifarniku stručne speme" Inicijalizacija ovog šifarnika podrazumeva unos lokacija na disku za aplikacije kojima će se pristupati dokumentima (pregled i modifikovanje). Izgled "Šifarnika aplikacija" dat je na slici Slika "Šifarnik aplikacija" Potrebno je kliknuti na da bi se otvorio prozor Izbor aplikacija (slika 6.19.) gde se mora pozicionirati na direktorijum u kome se nalazi potrebna aplikacija. 31

32 Slika "Izbor aplikacija" Opis podataka koji se unose u ovaj šifarnik dat je u tabeli 6.8. Ime polja Opis polja Unos obavezan ( Da/Ne) Izbor/Pregled / /Upis Napomena ID Šifra aplikacije Da Upis / Naziv Naziv aplikacije Da Upis / Lokacija Mesto aplikacije na disku Da Upis / On/Off Napomena: Indikator zatvaranja programa QDoc po pozivu dokumenta datom aplikacijom Ne Izbor (1) Tabela Polja u "Šifarniku aplikacija" (1) Kod računara sa manje od 16 MB radne memorije, dolazi do naglog usporenja kada se iz aplikacije otvara dokument. Ovim poljem se vrši izbor aplikacija za otvaranje dokumenata po čijem se otvaranju aplikacija QDoc zatvara. Ponovno aktiviranje se vrši postupkom POKRETANJE APLIKACIJE (poglavlje 5). 5.3 Podešavanje parametara za pozivanje telefonskog broja iz imenika aplikacije Za automatsko pozivanje telefonskog broja, potrebno je prethodno izvršiti početna podešavanja, kroz sledeće korake: 1. Na glavnom meniju (slika 5.5) pritisnuti dugme za automatsko pozivanje tel. broja nakon čega se na ekranu pojavljuje prozor kao na slici Slika "Automatsko pozivanje telefonskog broja" Na dugme Setup se otvara prozor Modems Properties gde vršimo dodatna podešavanja modema (slika 6.21), a na dugme Dialing Properties podešavamo vrstu izlaza (tonski ili pulsno), pozivni broj i slične parametre (slika 6.22).

33 Slika Prozor "Automatsko pozivanje telefonskog broja" Slika Prozor za početna podešavanja 3. Ukoliko je unet telefonski broj i izvršeno podešavanje parametara, pritisnuti OK. 33

34 6. Vodič kroz program U ovom poglavlju dat je detaljan opis maski preko kojih administrator/korisnik komunicira sa aplikacijom. Za svaku masku data je tabela koja precizno definiše svako polje za upis/pregled podataka. Na sledećoj slici prikazan je dijagram toka aplikacije QDoc. Svaka faza dijagrama toka grana se na aktivnosti koje se izvršavaju preko odgovarajućih maski. U kruţiću vezanom za aktivnost upisan je broj slike na kojoj je maska prikazana. Slika 7 - Dijagram toka aplikacije QDoc 34

35 6.1 Glavni meni Nakon pokretanja Adm aplikacije, pojavljuje se "Glavni meni Adm aplikacije" (slika 7.1.), koji omogućava: 1. Upravljanje dokumentacijom, 2. Unos i pregled organizacionih jedinica, 3. Evidenciju osoblja, 4. Pregled i popunjavanje matrice odgovornosti, 5. Pregled i štampanje izveštaja. Pored ovih osnovnih funkcija, na masci za "Glavni meni" su dugmad, koji omogućavaju: a) Pregled uputstva o dokumentaciji sistema kvaliteta, b) Podešavanje opštih parmetara aplikacije, c) Pregled i popunjavanje šifarnika, d) Dobijanje informacija o programu e) Pregled telefonskog imenika zaposlenih, f) Automatsko pozivanje telefonskog broja i g) Izlazak iz aplikacije Slika "Glavni meni Adm aplikacije" Kod startovanja Kor aplikacije pojavljuje se "Glavni meni Kor aplikacije" (slika 7.2), koji omogućava: 1. Obradu dokumentacije i 2. Pregled dokumentacije 35

36 Slika 7.2- Glavni meni Kor aplikacije Pritiskom na dugme 1. Pregled dokumenata za izradu 2. Pregled dokumenata za kontrolisanje 3. Pregled dokumenata za kontrolisanje otvara se meni koji omogućava: Pritiskom na dugme 1. Pregled dokumenata u radu 2. Pregled vaţećih dokumenata 3. Pregled arhiviranih dokumenata otvara se meni koji omogućava: Autoru/korisniku je ovim funkcijama praktično omogućeno samo pregledanje podataka koje je uneo administrator kao i pisanje i pregled dokumenata u Word-u. Zato je teţište uputstva na aktivnostima administratora. 6.2 Upravljanje dokumentacijom Dugme Upravljanje dokumentacijom sa glavnog menija (slika 7.1) otvara podmeni (slika 7.3) koji omogućava: 0. Pregled svih dokumenata sistema kvaliteta 1. Unos podataka o novom dokumentu, 2. Promenu statusa dokumenata, 3. Unos podataka o izmenama dokumenta, 4. Evidentiranje podataka o distribuciji dokumenata, 5. Pregled i štampanje podataka o dokumentima po raznim kriterijumima, 6. Povlačenje dokumenta i 7. Pregled povučenih dokumenata. 36

37 Slika Meni "Upravljanje dokumentacijom" Među pomoćnim dugmićima, koji su ranije opisani, na ovoj masci je i jedno novo, koje omogućava povratak na glavni meni. 6.3 Evidentiranje dokumenata Izborom dugmeta "Evidencija dokumenata" iz menija "Upravljanje dokumentacijom" (slika 7.3) otvara se maska (slika 7.4) za unos novih i pregled postojećih dokumenata sistema kvaliteta koja su u fazama pre kontrolisanja i odobravanja. Unos u ovu masku obavlja administrator. Ako je u masci za podešavanje aplikacije uključeno atomatsko imanovanje fajla i automatsko šifriranje, aplikacija će navedene operacije automatski zadavati. Maska Evidentiranje dokumenata ima dva nivoa. Pritiskom na dugme prelazi se na drugi nivo. Radi dobre evidencije neophodno uneti sve traţene podatke (slika 7.4 i 7.5). 37

38 38 Slika Maska "Evidentiranje dokumenata " Opis podataka koji se koriste kod ove maske, dat je u tabeli 7.1. Ime polja Opis polja Unos obavezan ( Da/Ne) Izbor/Pregled/ /Upis Napomena Šifra Šifra dokumenta Da Upis (1) Verzija Izdanje - Pregled Naziv Tekuća izmena - Pregled Naziv evidentiranog dokumenta Da Upis Autor Autor dokumenta Da Izbor Kontroliše Odobrava Osoba zaduţena za kontrolu dokumenta Osoba zaduţena za odobravanje dokumenta Da Da Izbor Izbor Nivo dok. Nivo dokumenta po šifarniku Da Izbor Šablon dokumenta Status dok. Datum izdavanja Vrsta šablona koja će se koristiti Ne Izbor Status dokumenta po šifarniku Da Izbor Datum izdavanja dokumenta Da Unos Lokacija Disk - Pregled na disku Direktorijum Ne Upis (2)

39 Tačka Ime fajla sa dokumentom Da Upis Redni broj prema JUS ISO 9000 standarda Tačka stand. za koju je vezan dokument Izbor lista Unos poddokumenata datog dokumenta - Pregled Da Da Izbor Izbor (3) Tabela Polja u masci "Evidencija dokumenata" Napomena: 1. Polje Šifra je zaključano za upis kada je aktivno automatsko šifriranje. 2. Polje Lokacija na disku se sastoji iz tri celine: a) Oznaka diska (C:) definisana u meniju "Podešavanja". b) Putanja do direktorijuma koju po potrebi treba dopuniti ako postoji drugačija podstruktura na direktorijumu definisanom u meniju "Podešavanja", od one koju aplikacija sama formira. Ovaj upis MORA da počinje i da se završava kosom crtom( Đ). c) Ime fajla sa dokumentom. Ovo polje je zaključano za upis pri automatskom imenovanju. Pri ručnom imenovanju MORA se uneti i ekstenzija fajla (.doc za Wordov dokument) 3. Tačku standarda je moguće definisati tek nakon definisanja statusa dokumenta. Kostur evidentiranog dokumenta se automatski formira pri prelasku na drugi deo maske "Evidentiranje dokumenata" (slika 7.5) ili pri izlasku iz ove maske. 6.4 Promena statusa dokumenata Pritiskom na dugme Promena statusa dokumenata u meniju "Upravljanje dokumentacijom" (slika 7.3) otvara se maska prikazana na slici 7.6. Slika Maska " "Promena statusa dokumenata" Iz ove maske, osim promene statusa dokumenta evidentiraju se lica koja su odobrila i kontrolisala dokument i datum povlačenja dokumenta. Takođe, sa ove maske je moguće direktno izabrati sledeće opcije menija "Upravljanje dokumentacijom": Unos, Izmene i Distribucija. 39

40 Opisi polja u ovoj masci dati su u tabeli 7.2. Ime polja Opis polja Unos obavezan Izbor/Pregled/ ( Da/Ne) Upis Napomena Šifra Šifra dokumenta - Pregled Verzija Verzija dokumenta - Pregled Naziv Naziv dokumenta - Pregled Nivo Nivo dokumenta - Pregled Tačka stan. Tačka standarda - Pregled Status Status dokumenta Da Izbor (1) Kontrolisao Osoba koja je Da Izbor (2) kontrolisala dokument Odobrio Osoba koja je odob. Da Izbor/Pregled (3) dok. Datum kontrole Datum kontrole dokum. Da Upis Datum odobrenja Datum odobrenja dok. Da Upis Datum primene Datum primene dok. Da Upis Datum pov. Datum povlačenja dok. Da Upis (4) Lokacija dok. Lokacija u memoriji - Pregled Tabela Polja u masci "Promena statusa dokumenta" Napomene: (1) Izbor je obavezan u slučaju promene statusa dokumenta. Ako samo pregledamo podatke, nema potrebe za unosom. Promenu statusa dokumenta iz 1 (U rukopisu) u status 2 (Nacrt u računaru) moguće je izvršiti samo iz maske za evidenciju dokumenata. (2) Izbor je moguć i obavezan samo kada dokument dobije status KONTROLISAO. (3) Izbor je moguć i obavezan samo kada dokument dobija status ODOBREN. (4) Ovo polje se pojavljuje tek kada dokument dobije status 9 (Arhiviran ili Povučen) Početna vrednost za sva datumska polja je tekući datum. Polja u tabeli koja su osenčena se pojavljuju u zavisnosti od statusa dokumenta. 6.5 Izmene dokumenata Klikom na dugme Izmena dokumenata u meniju "Upravljanje dokumentacijom" (slika 7.3) otvara se sledeća maska (slika 7.7.), koja omogućava evidentiranje i pregled izmena kod dokumenta. 40

41 Slika Maska "Evidencija izmena dokumenata" Opisi polja u ovoj masci dati su u tabeli 7.3 Unos obavezan Izbor/Pregeled/ Ime polja Opis polja ( Da/Ne) /Upis Napomen a Šifra dok. Šifra dokumenta - Pregled Verzija Verzija dokumenta - Pregled Status Status dokumenta - Pregled Naziv Naziv dokumenta Da Izbor Novo izdanje Komandno dugme - - (1) R.br. Redni broj izmene - Pregled (2) Opis Opis izmene Da Upis Izradio Lice koje je izvršilo izm. Da Izbor Dat. Izr.: Datum izmene Da Upis Kontrolisao Lice koje je kontrolisalo Da Izbor Dat. kon.: Datum kontrolisanja Da Upis Odobrio Lice koje je izvršilo izm. Da Izbor Dat. Odob: Datum odobranja Da Upis Dat. Prim.: Datum primene Da Upis Strane Izmenjene strane Da Upis (3) Tabela 7.3. Polja u masci "Izmene dokumenata" Napomena: (1) Dugme Novo Izdanje vrši automatsko evidentiranje sledećeg izdanja dokumenta. Za dokument za koji je pokrenuto novo izdanje, ne moţe se više aktivirati ovo dugme (dokument moţe da ima najviše jednu "Novu verziju u radu"). (2) Redni broj izmene se automatski unosi pri pozicioniranju u tabelu za upis nove izmene. (3) Posle unosa izmenjenih strana program automatski unosi podatke o izmeni u dokument (Liste izmena). 41

42 6.6 Distribucija dokumenata Dugmetom Distribucija dokumenata na meniju "Upravljanje dokumentacijom" omogućena je evidencija distribucije dokumenata preko maske prikazane na slici 7.8. Slika Maska "Distribucija dokumenata" Opis polja u ovoj masci dat je u tabeli 7.4 Naziv polja Opis polja Unos obavezan ( Da/Ne) Šifra dokumenta Šifra dokumenta - Pregled Verzija Verzija dokumenta - Pregled Status Status dokumenta - Pregled Naziv Naziv dokumenta Da Izbor Zaduţenje po org. jed. Izbor/Upis/ /Pregled Napomena Komandno dugme - - (1) Komandno dugme (2) Komandno dugme (3) Komandno dugme (4) Komandno dugme (6) B.K Broj kopije - Pregled Datum Datum distribucije Da Upis Org.jed. Org. jedin. kojoj je dok. distrib. Da Izbor Primio Lice koje je primilo dok. Da Izbor Predao Lice koje je predalo dok. Da Izbor R.M. Primaoca: Radno mesto primaoca Da Izbor Dat. odob: Datum odobravanja Da Upis Dat.Pov. Datum povlačenja kopije Ne Upis (5) Vratio Lice koje je vratilo dok. Ne Upis (5) Arhivirao Lice koje je arhiviralo dok. Ne Upis (5) Tabela Polja u masci "distribucija dokumenata" 42

43 Napomena: (1) Pomoću dugmeta Zaduţenej po org. jedinicama otvara se nova maska (slika 7.10), koja omogućava pregled svih dokumenata, koje je zaduţila izabrana organizaciona jedinica. Izbor organizacione jedinice se vrši preko combo box-a označenog strelicom na slici (2) Klikom na pokreće se prenos podataka o distribuciji u dokument (Lista korisnika kopija pod kontrolom). (3) Klikom na pokreće se štampanje kopija dokumenta potrebnih za distribuciju. (4) Klikom na otvara se maska za podešavanje štampanja (slika 7.9) Sve kopije za distribuciju - štampa sve potrebne kopije kompletno Samo stranice sa zadnjom izmenom - štampa strane dokumenta sa zadnjom izmenom Broj kopije - štampa samo zadatu kopiju Slika Maska "Štampanje dokumenata za distribuciju" (5) Zadnja tri polja u tabeli se popunjavaju pri povlačenju dokumenta. Ona nisu vidljiva inicijalno, već se otkrivaju pomoću scroll bar-a ispod tabele na masci. (6) Klikom na štama se lista za praćenje distribucije dokumenta. 6.7 Izveštaji o dokumentima Slika Pregled zaduţenih dokumenata Pritiskom na dugme Izveštaji o dokumentima u meniju "Upravljanje dokumentacijom" (slika 7.3) otvara se maska prikazana na slici Ona omogućava dobijanje tabelarnog prikaza podataka o dokumentima na ekranu i na papiru. 43

44 Slika Maska "Izveštaj o dokumentima" I za pregled i za štampanje izveštaja neophodno je da bude instaliran štampač na stranicu A4 formata i aplikacija se automatski prilagođava onom štampaču koji je postavljen kao DEFAULT (podrazumevani) štampač. Opis polja u ovoj masci dat je u tabeli 7.5 Naziv polja Opis polja Unos obavezan Izbor/Upis/ ( Da/Ne) /Pregled Napomena Tip izveštaja Da Izbor (1) Osoba Ime osobe Ne Izbor (4) Dokument Naziv dokumenta Ne Izbor (2) Org. jedinica Naziv organizacione jedinice Ne Izbor (3) Nivo Filter ON/OFF Filter po nivu dokumenta Ne Izbor Napomena: Tabela Polja u masci "Izveštaji o dokumentima" (1) Ovo polje je tipa "option group" (poglavlje 2.2) i sastoji se od sledećih opcija: a) Lista dokumenata po osobi b) Registar dokumenata (Spisak svih dokumenata) c) Lista korisnika (spisak svih korisnika dokumenata) d) Lista izmena (spisak izmena svih dokumenata) e) Lista dokumenata po organizacionim jedinicama (spisak svih dokumenata po organizacionim jedinicama) f) Lista korisnika (spisak korisnika dokumenata po izboru) g) Lista izmena (spisak izmena po izboru) h) Lista dokumenata po organizacionim jedinicama (po izboru) i) Lista naddokumenta j) Lista poddokumenta k) Registar arhiviranih dokumenata Primeri ovih izveštaja dati su u Prilogu. 44

45 (2) Za slučaj izbora opcije 5) i 6) preko ovog polja MORA se definisati dokument za koji se traţi izveštaj. (3) Za slučaj izbora opcije 7) preko ovog polja MORA se definisati organizaciona jedinica za koju se traţi izveštaj. (4) Za slučaj izbora opcije 0) preko ovog polja MORA se definisati osoba za koju se traţi lista dokumenata 6.8 Arhiviranje dokumenata Izborom opcije Arhiviranje u meniju "Upravljanje dokumentacijom" (slika 7.3) otvara se prozor prikazan na slici Slika Prozor za arhiviranje Pritiskom na komandno dugme Pregled povučenih dokumenata i prenos u arhivu otvara se maska prikazana na slici Opis polja u ovoj masci dat je u tabeli 7.6. Slika Maska "Pregled dokumenata za arhivu" Naziv polja Pregled dok za arhivu Prenos u arhivu Opis polja Unos obavezan ( Da/Ne) Izbor/Upis/ /Pregled Napomena Naziv dokumenta Ne Izbor (1) Komandno dugme - - (2) Tabela Polja u masci "Pregled dokumenata za arhivu" 45

46 Napomena: (1) Pomoću ovog polja moguće je izabrati dokument radi pregleda u Word-u. (2) Ovo komandno dugme pokreće akciju prenošenja podataka o povučenim dokumentima u arhivsku bazu i premeštanja fajlova sa direktorijuma za vaţeće na direktorijum za povučene dokumente. Zbog brisanja podataka iz radne baze od korisnika se zahteva potvrda ove akcije. PAŢNJA! Ne postoji način na koji bi korisnik izvršio reverznu akciju i vratio već arhivirana dokumenta u bazu sa vaţećim dokumentima. 6.9 Pregled arhive Izborom opcije Pregled arhive, u masci "Upravljanje dokumentacijom" (slika 7.3) otvara se maska prikazana na slici Opis polja u ovoj masci dat je u tabeli 7.6 Naziv polja Pregled arhive dokumenata Slika Maska "Pregled arhive dokumenata" Opis polja Unos obavezan ( Da/Ne) Izbor/Upis/ /Pregled Napomena Naziv dokumenta Ne Izbor (1) Distribucija Komandno dugme (2) Izmene Komandno dugme (3) Komandno dugme (4) Napomene: Tabela Polja u masci "Pregled arhive dokumenata" (1) Pomoću ovog polja moguće je izabrati dokument radi pregleda u Word-u. 46

47 (2) Ovo dugme omogućava pregled organizacionih jedinica kojima je distribuiran izabrani dokument. (3) Ovo dugme omogućava pregled izmena za izabrani dokument. (4) Klikom na ovo dugme pokreće se brisanje dokumenata iz arhive koji su stariji (počev od datuma povlačenja) od perioda obaveznog čuvanja dokumenta zadatog u masci Evidentiranje dokumenta (poglavlje 7.3) Registar dokumenata Izborom opcije Registar dokumenata u masci "Upravljanje dokumentacijom" (slika 7.3) otvara se maska (7.15) sa pregledom podataka o svim vaţećim dokumentima. Opis polja u ovoj masci dat je u tabeli 7.7 Slika Maska "Registar dokumenata" Naziv polja Registar dokumenata Opis polja Unos obavezan ( Da/Ne) Izbor/Upis/ /Pregled Napomena Naziv dokumenta Ne Izbor (1) Komandno dugme (2) Komandno dugme (3) Komandno dugme (4) Komandno dugme (4) Napomene: Tabela Polja u masci "Pregled arhive dokumenata" (1) Pomoću ovog polja moguće je izabrati dokument radi pregleda u Word-u. (2) Ovo dugme omogućava pregled organizacionih jedinica kojima je distribuiran izabrani dokument i pojavljuje se samo onda kada je status dokumenta 4 (Odobren i viši). (3) Ovo dugme omogućava pregled izmena za izabrani dokument i pojavljuje se samo onda kada je status dokumenta 4 (Odobren i viši). 47

48 (4) Ovo dugme omogućava pregled podređenih i nadređenih dokumenata datog dokumenta Evidencija organizacionih jedinica Podaci o organizacionim jedinicama se unose preko maske prikazane na slici 8.1, do koje se dolazi pritiskom na dugme Evidencija organizacionih jedinica u glavnom meniju (slika 7.1). Opis polja u ovoj masci dat je u tabeli 8.1. Naziv polja Slika Maska "Evidencija organizacionih jedinica" Opis polja Unos obavezan ( Da/Ne) Izbor/Upis/ /Pregled Napomen a Šifra org. Šifra organizacione jedinice Da Upis jedinice Naziv Naziv organizacione Da Izbor jedinice Adresa Adresa organizacione jedinice Da Upis (1) Tel/fax Telefon i fax organizacione jedinice Ne Upis Odgovorno lice Odgovorno lice za organizacionu jedinicu Da Izbor Tabela Polja u masci "Organizacione jedinice" Napomena: (1) U ovom polju se za sve organizacione jedinice pojavljuje adresa uneta u masci za podešavanje. Za dislocirane organizacione jedinice treba modifikovati ovaj podatak. 48

49 6.12 Evidencija osoblja Klikom na komandno dugme Evidencija osoblja na Glavnom meniju (slika 7.1) dobija se maska prikazana na slici 9.1. Opis polja u ovoj masci dat je u tabeli 9.1. Ime polja Slika Maska "Evidencija osoblja" Opis polja Unos obavezan (Da/Ne) Izbor/Upis/ /Pregled ID_Osobe Šifra osobe Da Upis Prezime Prezime osobe Da Upis Ime Ime osobe Da Upis Stručna sprema Stepen stručne spreme osobe Da Izbor Radno mesto Naziv radnog mesta Da Izbor Org. jedinica Naziv organizacione jedinice Da Izbor Nivo pristupa korisnika Nivo pristupa korisnika Da Izbor Sistemsko ime Sistemsko ime korisnika Da Upis Korisničko ime Korisničko ime Da Upis Lozinka Ključ korisnika za ulazak Da Upis (lozinka) Tel. na poslu Broj telefona na poslu Ne Upis Tel. kod kuće Broj kućnog telefona Ne Upis Tabela Polja u masci "Evidencija osoblja" Sistemsko ime, korisničko ime i lozinka moraju biti jedinstveni za svaku osobu. 49

50 6.13 Evidencija odgovornosti Dugme Evidencija odgovornosti na Glavnom meniju (slika 7.1) omogućava popunjavanje i pregled matrice odgovornosti preko maske na slici Slika Maska "Evidencija odgovornosti" Ova maska omogućava da se za svaku organizacionu jedinicu dobije spisak odgovornih lica za svaku tačku standarda i za svaki nivo odgovornosti. Opis polja u ovoj masci dat je u tabeli 10.1 Ime polja Opis polja Unos obavezan Izbor/Pregled/ ( Da/Ne) /Upis Napomena Org. jedinica Naziv org. jedinice Da Izbor (1) ISO Tačka standarda Da Izbor Naziv Naziv tačke standarda - Pregled Osoba Ime odgovornog lica Da Izbor Funkcija Naziv funkcije - Pregled Nivo Šifra nivoa odgovornosti Da Upis (2) Napomena: Tabela Polja u masci "Evidencija odgovornosti" (1) Polje Org. jedinica je označeno strelicom na slici (2) Nivo odgovornosti uskladiti prema organizacionoj šemi (npr. 1, 2, 3; A, B, C; I, II, III) Pregled i štampanje izveštaja Izborom opcije Pregled i štampanje izveštaja sa glavnog menija (slika 7.1) moguće je dobiti sledeće izveštaje (primeri su dati u Prilogu): 50

51 a) Lista osoblja b) Lista organizacionih jedinica c) Matrica odgovornosti d) Lista odgovornih lica za ISO - spisak odgovornih lica. e) Telefonski imenik osoblja. Izbor tipa izveštaja, pregled i štampanje se vrši preko maske prikazane na slici Slika Maska "Pregled i štampanje izveštaja" I za pregled i za štampanje izveštaja neophodno je da bude instaliran štampač na stranicu A4 formata, a program se automatski podešava za štampač koji je podešen kao DEFAULT (podrazumevani). 51

52 7. Korišćenje Help-a Pri korišćenju aplikacije QDoc pritiskom na taster <F1> otvara se prozor sa Help fajlom (slika 12.1). Istu akciju moguće je izvršiti pomoću komandnog dugmeta u Toolbar-u. Help fajl je "kontekst senzitivan" i otvara se na mestu koje objašnjava tekuću masku (masku u kojoj se trenutno program nalazi). Slika Help fajl za "Glavni meni" Osim Help-a koji opisuje rad programa, tu je i Help o zahtevima standarda JUS ISO 9000 za dokumentaciju sistema kvaliteta (slika 12.2 dugme ). 52

53 Slika Help "o dokumentaciji" 53

54 8. Vodič za izradu dokumenata pomoću šablona 8.1 Šabloni za dokumente Šabloni predstavljaju pripremljene standardizovane forme za pisanje dokumenata sistema kvaliteta procedura, uputstava,... U okviru ovih šablona nalaze se sve tačke standardnog sadrţaja, za odgovarajući dokument, pa je samo potrebno uneti podatke o dokumentu, tekst po tačkama i nacrtati dijagram toka. Napomena: Vizuelni izgled šablona se radi prema konkretnim zahtevima korisnika. U daljem tekstu dat je opis šablona standardnog izgleda i ovo se moţe menjati u skladu sa konkretnim zahtevima korisnika. 8.2 Unos podataka o dokumentu Na prvoj strani dokumenta (slika 13.1A) nalaze se sledeći podaci: naziv firme (logo firme) naziv fajla šifra (oznaka) dokumenta verzija/izdanje dokumenta naziv dokumenta Slika 13.1.A - Izgled prve strane Na dnu prve strane (slika 13.1B) nalaze se dve tabele: Lista korisnika kopija pod kontrolom i tabela u kojoj se nalaze polja sa sledećim podacima podacima: lica koje je izradilo dokument 54

55 lica koje je kontrolisalo dokument lica koje je odobrilo dokument, kao i datum izrade dokumenta datum kontrole dokumenta datum odobrenja dokumenta datum od kada se primenjuje dokument broj kopije dokumenta Slika 13.1B - Tabela na dnu prve strane dokumenta Svi gore navedeni podaci izuzev naziva firme (koji je sastavni deo šablona) se unose automatski pri formiranju evidentiranog dokumenta (poglavlje 7.2.) Na slici 13.2 prikazana je druga strana dokumenta (Lista izmena dokumentata tj. Lista revizije) koja se takođe popunjava automatski pri evidentiranju ovih podataka u bazu. Slika Izgled druge strane U zaglavlju svake strane (slika 13.3) nalaze se podaci, koji se automatski aţuriraju. 55

56 8.3 Unos teksta dokumenta Slika Izgled zaglavlja Šabloni predstavljaju pripremljene forme za pisanje teksta dokumenta. Unos teksta se vrši pomoću unapred definisanih stilova koji su ponuđeni u Toolbar-u Stilovi (slika 13.4). Slika Toolbar stilovi Stilovi iz prikazanog Toolbar-a imaju sledeći izgled: -za naslov prvog nivoa: 1. Cilj primene - za naslov drugog nivoa: 3.1 Veza sa standardom JUS ISO za definicije, aktivnosti: Inţenjer za dokumentaciju sistema kvaliteta... - za unos običnog teksta: Osiguranje kontrole dokumenata sistema kvalitata... - navođenje: Procedura kontrole procesa proiz. samolepljivih materijala, Br PR Procedura interventnog odrţavanja, Br. PR nabrajanje: 1. Evidencija preventivnih pregleda 2. Godišnji plan odrţavanja 56

57 U šablonu za izradu dokumenta zadat je redosled stilova. Pritiskom na <Enter> u paragrafu sa stilom 1, započinje novi paragraf sa stilom Tekst. Kod paragrafa sa stilom 1.1 ili pritiskom na <Enter> započinje novi paragraf sa istim stilom samo se menja zadnji broj. Za promenu stila treba najpre markirati ţeljeni paragraf (dvostruki klik unutar paragrafa), a zatim kliknuti na ţeljeni stil. 8.4 Izrada dijagrama toka aktivnosti Pomoću šablona za izradu dokumenata moguće je crtati tabelarni dijagram toka i "klasični" dijagram toka. Toolbar "Dijagram" (slika 13.5.) sastoji se od alata za crtanje tabelarnog dijagrama toka aktivnosti. Korišćenjem ovih alata izgled dijagrama toka u dokumentima biće standardizovan Ubaci Tabelu Aktivnosti 8. Nastavak dijagrama 1 2. Nastavak Tabele Aktivnosti 9. Povratna veza 3. Ubaci Novu Vrstu 10. Premošćavanje ćelije 4. Početak 11. Kraj 5. Odluka 12. Dijagram2 Style 6. Aktivnost 13.Dijagram1 Style 7. Nastavak dijagrama Slika Sadrţaj Toolbar-a "Dijagram" Dugmad 1 i 2 koriste se samo pri izradi tabelarnog dijagrama toka koji je prikazan na slici Oni omogućavaju kreiranje (dugme 1) i nastavak (dugme 2) tabele za izradu dijagrama toka. 57

58 Slika Izgled tabelarnog dijagrama toka aktivnosti Opis polja u tabelarnom dijagramu toka dat je u tabeli Naziv polja Opis polja Napomena Redni broj Labela aktivnosti (1) Dijagram toka Simboli aktivnosti (2) Aktivnost Opis aktivnosti (3) Odgovornost Broj u legendi za odgovornu funkciju (4) Dokument Naziv dokumenta vezanog za aktivnost (3) u/i Indikator Ulazno/Izlaznog dokumenta (5) Napomena Tabela Polja u "Tabelarnom dijagramu toka" (1) Labela aktivnosti je broj na koji se referencira pri skokovima u dijagramu toka. Simbol za početak i kraj nemaju labelu, kao ni simbol za nastavak dijagrama toka. (2) Koriste se dugmići 3-11 sa slike Za dugačke dijagrame toka koji prelaze veličinu jedne strane dokumenta koristi se simbol na dugmetu 8 kao zadnji na strani gde se prekida dijagram toka, a kao prvi na sledećoj strani se koristi simbol na dugmetu 7. (3) Tekst koji se unosi moţe se formatirati pomoću dugmeta 13 za kratak tekst i dugmeta 12 u slučaju dugačkog teksta. Pre aktiviranja ţeljenog dugmeta treba markirati tekst. U slučaju kada tekst prelazi granicu polja za upis koristi se dugme 10 da se "premosti" jedna vrsta. Najpre se pozicionirati u polje Dijagram toka u sledećoj vrsti, a zatim kliknuti na dugme 10. Ovime se samo produţava strelica koja izlazi iz prethodne aktivnosti. (4) Kolona Odgovornost je podeljena na 3 polja: P - upisuje se broj kojim je u legendi (slika 13.7) ispod dijagrama toka označena funkcija sa primarnom odgovornošću za aktivnost. U - upisuje se broj kojim je u legendi označena funkcija učesnika u izvođenju aktivnosti. I - upisuje se broj kojim je u legendi označena funkcija koja se informiše o aktivnosti Slika Legenda tabelarnog dijagrama toka (5) Dokumenti koji ulaze u određenu aktivnost su označeni sa U, a oni koji izlaze su označeni sa I. 58

59 Za crtanje "klasičnog" dijagrama toka koriste se sledeći Toolbar-ovi: Toolbar "Izbor" - izbor kolone u kojoj se crta element dijagrama toka (0- pasivna kolona, 1-aktivna kolona). Toolbar "Prva kolona" - crtanje dijagrama toka u prvoj koloni. Toolbar "Druga kolona" - ubacivanje mreţe za crtanje dijagrama toka i dijagrama toka u drugoj koloni. Toolbar "Treća kolona" - crtanje dijagrama toka u trećoj koloni. Slika Izgled "klasičnog" dijagrama toka. 8.5 Zapisi U šablonima aplikacije QDoc predviđeno je da se zapisi prikazuju u obliku tabele. Broj vrsta u tabeli zapisa povećava se tako što se pozicionira u zadnju vrstu (pre njenog popunjavanja) a zatim se klikne na dugme 3 Toolbar-a "Dijagram". 59

60 Slika Izgled Tabele zapisa Za slučaj kada se zapisi ne prikazuju tabelarno, tabelu treba obrisati. 8.6 Štampanje dokumenta Štampanje dokumenta moguće je izvršiti izborom opcije Print sa padajućeg menija File, ili aktiviranjem komandnog dugmeta. U prvoj od dve navedena načina štampanja File/Print moguće je pre štampanja podesiti parametre kao što su: broj kopija, štampanje tačno određenih strana itd. Napomena: Gore navedeni način štampanja vaţi samo za probne kopije dokumenta. Vaţeće kopije dokumenta (kopije pod kontrolom) za distribuciju u okviru sistema kvaliteta štampaju se iz programa QDoc. 60

61 9. Korišćenje QDoc kroz ţivotni put dokumenta Na slici 14.1 dat je šematski prikaz ţivotnog puta dokumenta. Aplikacijom QDoc pokrivene su sve faze izuzev prve - IZRADA PREDLOGA. U ovom poglavlju je za svaku fazu prikazan postupak korišćenja QDoc po koracima. Slika Ţivotni put dokumenta 61

62 9.1 Evidentiranje podataka o dokumentima Rukovodilac organizacione jedinice koja daje predlog za novi dokument/izmenu dokumenta dostavlja nacrt novog dokumenta Rukovodiocu kvaliteta, zajedno sa Zahtevom za izdavanje novog-izmenu postojećeg dokumenta. Rukovodilac kvaliteta daje stav o nacrtu i izdaje nalog da se evidentira nacrt dokumenta. Referent dokumentacije (administrator) evidentira dokument u skladu sa podacima u Zahtevu. Postupak evidentiranja dokumenta pomoću QDoc je sledeći: 1. Kliknuti na dugme Evidencija dokumenta na meniju Upravljanje dokumentacijom (slika 7.3). Otvara se maska za evidenciju dokumenata (slika 14.1) 2. Upisati naziv dokumenta npr. Preventivno odrţavanje sredstava rada<enter> 3. Po potrebi uneti perod čuvanja dokumenta (u godinama) - podrazumevana vrednost je 1 godina 4. Na padajućem meniju izabrati ime autora dokumenta npr. Planić Jovan <Enter> 5. Na padajućem meniju izabrati osobu koja kontroliše dokument npr. Radunović Zdravko <Enter> 6. Na padajućem meniju izabrati osobu koja odobrava dokument npr. Pejčić Gordana <Enter> 7. Na padajućem meniju izabrati nivo dokumenta: Procedure<Enter> 8. Izabrati šablon po kome se kreira dokument (ako ima više verzija šablona za dati dokument). 9. Pošto se dokument tek evidentira automatski mu je dodeljen status: U izradi <Enter> 10. Lokacija se takođe automatski podešava za dati nivo dokumenta, a u našem slučaju je to: \QDoc\Vazeći\2\ <Enter> (jer su procedure drugi nivo dokumenata u sistemu kvaliteta, a da je u pitanju npr. uputstvo lokacija bi bila \QDoc\Vazeći\3\). 11. Na padajućem meniju izabrati naziv tačke standarda npr. Korektivne i preventivne mere <Enter> 12. Ako je prilikom podešavanja aplikacije uključena opcija Automatsko imenovanje fajla (što autori aplikacije preporučuju), računar će automatski, na osnovu poznatih parametara, upisati ime fajla npr. PR1403A.doc. Ako u masci za podešavanja nismo uključili Automatsko imenovanje fajla u polje za imenovanje fajla je neophodno upisati ime fajla pod kojim će biti sačuvan dokument koji upravo radimo, npr. PR1403A.doc. 13. Ako je prilikom podešavanja aplikacije uključena opcija Automatsko šifriranje (što takođe preporučuju autori aplikacije), računar će automatski, na osnovu poznatih parametara, upisati šifru dokumenta u polje Šifra npr. PR Ako u masci za podešavanja nismo uključili Automatsko šifriranje u polje Šifra je neophodno upisati šifru, npr. PR.4.03.doc. 14. Kliknuti na (slika 14.2) i u Izbor lista i izabrati poddokumenta datog dokumenta. To je neophodno uraditi za sva dokumenta. 15. Vratiti se na "Glavni meni". Napomena: Kostur dokumenta se automatski formira pri prelasku na podatke o drugom dokumentu, pri prelasku na donji deo maske ili pri izlasku iz maske, što pokazuje merač izrade/promene dokumenta u zadnjoj liniji ekrana.. Dokument dobija status U izradi. Tek po završenoj tehničkoj obradi od strane autora dokumentu se dodeljuje status Spreman za pregled. 62

63 Slika Evidencija dokumenta Slika Evidencija dokumenta 63

64 9.2 Tehnička obrada dokumenta Neophodno je osposobiti sve zaposlene za osnove korišćenja računara i tehničke obrade teksta. U narednom tekstu dat je primer izrade procedure korišćenjem šablona. Da bi se pristupilo automatski formiranom kosturu dokumenta potrebno je pozicionirati se, odnosno izabrati ţeljeni dokument: 1) U slučaju Administratora kliknuti na dugme u masci za Evidenciju dokumenata (slika 14.2). 2) U slučaju Korisnika aktivirati Registar dokumenata (slika 14.3) i takođe kliknuti na dugme. Slika "Registar dokumenata" U masci Registar dokumenata kada dva puta kliknemo u koloni Naziv dokumenta na neko od polja, ili kada kliknemo na otvara se maska Podaci o dokumentu (slika 14.4). Kada kliknemo na (ili ) u masci Registar dokumenata otvara nam se maska Pregled podređenih dokumenata Slika (ili Pregled nadređenih dokumenata Slika 14.6.). 64

65 Slika "Podaci o dokumentu" Slika "Poddokumenta za:..." 65

66 Slika "Naddokumenta za:..." Unos teksa Kada je administrator evidentirao dokument, autor dokumenta moţe početi sa unosom teksta. Na prve dve strane dokumenta (procedura i uputstava) autor dokumenta ne unosi ništa, jer sve te podatke popunjava administrator u aplikaciji. Na trećoj strani procedure unosi se tekst, redom popunjavajući svaku tačku procedure (slika 14.7). 1. Kursor pozicionirati na kraj naslova: 1. Cilj primene 2. Pritisnuti taster <Enter> 3. Upisati cilj primene npr. Osiguranje kontinualne sposobnosti proizvodne opreme Kursor pozicionirati na kraj naslova: 2. Oblast primene 5. Pritisnuti taster <Enter> 6. Upisati oblast primene npr. Sva oprema koja ima direktnog uticaja na sposobnost Pozicionirati kursor na kraj naslova 3.1 Veza sa standardom JUS ISO 9000 <Enter> 8. Markirati deo teksta kome treba da se dodeli drugi stil 9. Kliknuti dugme za promenu stila 10. Upisati npr Odgovornost rukovodstva 11. Kursor pozicionirati na kraj naslova: 3.2 Vezane procedure <Enter> 12. Upisati nazive vezanih procedura 13. Koristeći ove korake upisati tekst procedure 66

67 Slika Izgled treće strane procedure 67

68 9.2.2 Izrada tabelarnog dijagrama toka 1. Pozicionirati kursor u prvi red kolone "Dijagram toka" 2. Kliknuti dugme 3. Pritisnuti taster < > 4. Kliknuti dugme 5. Pritisnuti <Tab> 6. Upisati aktivnost: Izrada... <Tab> 7. Upisati brojeve za odgovorna lica: 1 <Tab>, 2 <Tab>, 5 <Tab> 8. Upisati dokumenta: Prepor Upisati oznaku za ulazni/izlazni dokument: u dva puta <Tab> 10. Kliknuti dugme 11. Pritisnuti <Tab> 12. Upisati aktivnost 13. Pritisnuti <Tab> 14. Upisati brojeve za odgovorna lica 15. Pritisnuti <Tab> 16. Kliknuti dugme 17. Pritisnuti <Enter> 18. Upisati: Godišnji plan <Enter> 19. Upisati: Nedeljni plan 20. Markirati sav tekst u tekućoj ćeliji 21. Kliknuti dugme 22. Pritisnuti <Tab> 23. Kliknuti dugme 24. Pritisnuti <Enter> 25. Upisati: u <Enter> 26. Upisati: i 27. Markirati simbol aktivnosti u vrsti sa rednim brojem Drţati pritisnuti <Shift> i markirati simbol u vrsti sa rednim brojem Drţeći pritisnut <Shift> pritisnuti taster miša na markirane simbole i povući ih u sledeći red (slika 14.8) 30. Markirati tekst u redu 2 i Kliknuti dugme 32. Pozicionirati kursor u red 3 u koloni "Aktivnost" 33. Kliknuti dugme 34. Pozicionirati kursor u ćeliju kolone "Dijagram toka" u redu Kliknuti dugme 36. Ponoviti korake 5-8 za popunjavanje ovog reda 37. Opisane korake ponavljati dok se ne nacrta dijagram toka 38. Nastaviti popunjavanje ostalih tačaka procedure 68

69 Slika Izgled tabelarnog dijagrama toka Ukoliko dijagram toka ne moţe stati na jednu stranu 1. Pozicionirati kursor u ćeliju kolone "Dijagram toka"-poslednju na strani na kojoj se prekida dijagram 2. Kliknuti dugme 3. Kliknuti u krug simbola 4. Upisati: A 5. Pozicionirati kusor iznad naslova 6.2 Opis aktivnosti na sledećoj strani 6. Kliknuti dugme za nastavak tabele 7. Pozicionirati kursor u kolonu "Dijagram toka" u prvom redu na novoj strani 8. Kliknuti dugme 9. Ponovi korake 3 i 4. Za brisanje simbola: 1. Markirati simbol koji se briše 2. Pritisnuti <Delete> Napomena: Autori aplikacije preporučjuju tabelaran način za crtanje dijagrama toka. 69

70 9.2.3 Izrada klasičnog dijagrama toka 1. Pozicionirati se u ćeliju tabele za tabelarni dijagram toka 2. Izabrati opciju Select Table iz padajućeg menija Table 3. Pritisnuti 4. Postaviti kursor ispod naslova 6.1 Dijagram toka 5. Kliknuti dugme za otvaranje prazne strane 6. Kliknuti dugme 7. Kursor postaviti ispod simbola za početak 8. Kliknuti dugme 9. Markirati simbol za početak 10. Pozicionirati ga na odgovarajuće mesto prema postupku iz prethodnog poglavlja 11. Pozicionirati se u red ispod zadnjeg simbola 12. Kliknuti dugme 13. Kliknuti dugme 14. Kliknuti dugme 15. Ponoviti korak Markirati simbol za dokument 17. Kursorskim strelicama pomerati markirani simbol 18. Kursor postaviti u novi red 19. Kliknuti 20. Kliknuti dugme 21. Markirati strelicu 22. Kursorskim strelicama pomerati strelicu 23. Kursor postaviti u novi red 24. Kliknuti dugme 25. Kliknuti dugme 26. Markirati krug i pomeriti ga kursorskim strelicama 27. Nastaviti sa crtanjem do završetka dijagrama toka, završavajući simbolom za kraj Unos teksta u simbole: 28. Kliknuti u prostor za upis funkcije u simbolu za prvu aktivnost 29. Upisati: Inţenjer odrţavanja 30. Kliknuti u prostor za upis aktivnosti u simbolu za prvu aktivnost 31. Upisati: Izrada planova Kliknuti unutar simbola za dokument 33. Upisati : Godišnji plan 34. Kliknuti pored strelice ispod odluke 35. Upisati : Da 36. Kliknuti iznad strelice pored odluke 37. Upisati : Ne 38. Kliknuti unutar kruga na Ne grani odluke 39. Upisati : 10 70

71 Slika Izgled klasičnog dijagrama toka 71

72 9.2.4 Izrada zapisa 1. Postaviti kursor u prvu praznu ćeliju u koloni "Naziv" 2. Upisati: Evidencija preventivnih pregleda <Tab> 3. Upisati : Kancelarija Ruk. odrţavanja <Tab> 4. Upisati: Vek trajanja opreme <Tab> 5. Upisati: Rukovodilac odrţavanja Opisane korake ponoviti dok se ne popuni tabela. Slika Izgled tabele zapisa Za brisanje praznog reda 1. Markirati poslednju vrstu tabele (slika 14.11) 2. Kliknuti dugme Kada je autor završio sa tehničkom obradom dokumenta mora zamemorisati (File/Save) i izaći iz Word-a (File/Exit) 9.3 Unos Liste (plana distribucije) kopija pod kontrolom Lista kopija pod kontrolom je plan za distribuiranje dokumenta sistema kvaliteta. Po odobravanju dokumenta po ovom planu se vrši realna distribucija. U svakoj organizacionoj jedinici je definisano lice odgovorno za prijem i primenu dokumenta. Za svaku planiranu kopiju treba uneti podatke o distribuciji preko maske na slici Treba primetiti da je u ovom trenutku polje Datum Distribucije kopije zaključano i ono postaje pristupačno tek po odobrenju dokumenta, kada je realna distribucija i moguća. 72

73 Slika Maska - "Distribucija dokumenata" Postupak unosa Liste je sledeći: 1. Pritisnuti dugme Distribucija dokumenta u meniju Upravljanje dokumentacijom (slika 7.3) 2. Kliknuti na strelicu za otvaranje combo-box-a Naziv 3. Kliknuti na dokument: Preventivno odrţavanje sredstava rada 4. Kliknuti na strelicu za otvaranje combo-box-a u polju Org. jedinice 5. Kliknuti na organizacionu jedinicu: Rukovodsatvo <Enter> 6. Ponoviti korake 4. i 5. za popunjavanje polja Primio i Predao. 7. Kliknuti na dugme za unos podataka o distribuciji u dokument nakon čega se pojavljuje prozor (slika 14.13). Kada pritisnemo dugme <OK> aplikacija u pozadini popunjava prvu i drugu stranu dokumenta koji treba da se distribuira. Slika Maska - "Upozorenje" 8. Vratiti se na Glavni meni. 9.4 Kontrolisanje i odobravanje dokumenta Tehnički obrađen dokument se usaglašava i kontroliše od strane ovlašćene osobe, nakon čega ga predstavnik Rukovodstva za kvalitet odobrava. Referent za dokumentaciju evidentira da je dokument odobren za primenu (slika 14.14). 73

74 Slika Maska "Promena statusa dokumenta" Postupak kontrolisanja: 1. Kliknuti na dugme Promena statusa dokumenta u meniju Upravljanje dokumentacijom (slika 7.3) 2. Kliknuti na strelicu za otvaranje combo box-a Naziv 3. Izabrati dokument: Preventivno odrţavanje sredstava rada 4. Kliknuti na strelicu za otvaranje combo-box-a Status 5. Izabrati status dokumenta: Kontrolisan 6. Kliknuti za strelicu za otvaranje combo-box-a Kontrolisao 7. Izabrati osobu koja kontroliše dokument: Vukelić Leposava 8. Pritisnuti dugme za povratak na Glavni meni Postupak odobravanja dokumenata: 1. Kliknuti na dugme Promena statusa dokumenta u meniju Upravljanje dokumentacijom (slika 7.3) 2. Kliknuti na strelicu za otvaranje combo box-a Naziv 3. Izabrati dokument: Preventivno odrţavanje sredstava rada 4. Kliknuti na strelicu za otvaranje combo-box-a Status 5. Izabrati status dokumenta: Odobren 6. Kliknuti za strelicu za otvaranje combo-box-a Odobrio 7. Izabrati osobu koja odobrava dokument: Jovanović Branko 8. Pritisnuti dugme za povratak na Glavni meni 9.5 Distribucija dokumenta Referent dokumentacije je odgovoran da se izvrši distribucija dokumenta prema Listi kopija pod kontrolom. 74

75 Referent dostavlja kopije odgovornim licima za dokumente koji potpisuju Listu distribucije. Za svaku distribuiranu kopiju treba uneti datum distribucije preko maske na slici (kopije, za koje nije unet Datum Distribucije ne mogu se odštampati). Postupak distribucije dokumenata je: Slika Maska "Distribucija dokumenta" 1. Pritisnuti dugme Distribucija dokumenta u meniju Upravljanje dokumentacijom (slika 7.3) 2. Kliknuti na strelicu za otvaranje combo-box-a Naziv 3. Izabrati dokument: Preventivno odrţavanje sredstava rada 4. Postaviti kursor u prvo slobodno polje Datum u tabeli. 5. Upisati datum izdavanja dokumenta: 01/12/98 <Enter> 6. Kliknuti na dugme za štampanje potrebnih kopija za distribuciju. 7. Vratiti se na Glavni meni Napomena: Klikom na dugme izabrati način štampanja kopija za distribuciju (slika 14.16). Slika Štampanje kopija za distribuciju 75

76 9.6 Izmene dokumenta Postupak kod izmene je identičan sa izdavanjem novog dokumenta. Referent dokumentacije je duţan da evidentira izmenu, sprovede izmenu u dokumentu i obezbedi distribuciju izmene. 76 Slika Maska "Izmene dokumenta" Postupak evidentiranja izmene dokumenta pomoću QDoc je sledeći: 1. Pritisnuti dugme Izmene dokumenta u meniju Upravljanje dokumentacijom (slika 7.3) 2. Postaviti kursor u polje Naziv 3. Izabrati dokument: Preventivno odrţavanje sredstava rada<enter> 4. Upisati opis izmene: Promena dijagrama toka <Enter> 5. Izabrati ime lica koje je izvršilo izmenu dokumenta: Panić <Enter> 6. Pozicionirati kursor u prvo slobodno polje Dat. Izr.: 7. Upisati datum izrade izmene:12/12/98<enter> 8. Izabrati ime lica koje je izvršilo kontrolu dokumenta: Kuzmić <Enter> 9. Upisati datum kontrolisanja izmene:12/13/98<enter> 10. Izabrati ime lica koje je odobrilo izmenu dokumenta: Jovanović <Enter> 11. Upisati datum odobrenja izmene:12/14/98<enter> 12. Upisati datum primene izmene:12/15/98<enter> 13. Upisati izmenjene strane: 1, 2, 5 <Enter> 14. Za povratak u Glavni meni pritisnuti dugme Automatsko evidentiranje novog izdanja dokumenta se pokreće po zahtevu Rukovodioca organizacione jedinice koja je dala predlog dokumenta ili po nalogu Rukovodioca kvaliteta. Referent dokumentacije mora blagovremeno da obavesti Rukovodioca kvaliteta o dokumentima koji imaju maksimalni broj izmena (maksimalni broj izmena je 3). U Aplikaciji QDoc pomoću dugmeta Novo Izdanje (slika 14.17) pokreće se Automatsko evidentiranje novog izdanja i na ekranu se nakon toga pojavljuje poruka kao na slici Pošto je sa OK potvrđena akcija otvara se masku za Evidentiranje dokumenta (slika 14.5) gde je automatski stavljena verzija veća za jedan od prethodne. U tom trenutku stara verzija

77 dokumenta još nije povučena (pošto dokumentacioni sistem ni jednog trenutka ne sme da ostane bez dokumenta), a na računaru trenutno postoji nova kopija tog dokumenta koji ima status u izradi. Stara kopija će postojati u dokumentacionom centru sve dok nova kopija ne dobije status distribuiran. Tada se stara verzija dokumenta povlači. Pošto je potvrđeno otvaranje novog izdanja neophodno je odgovoriti na upit da li se pravi prazan dokument ili se preuzima sadrţaj starog izdanja za novo izdanje, tj. da li ćemo postojeće staro izdanje samo da prepravljamo. 9.7 Povlačenje dokumenta Slika Upozorenje Dokument koji se zamenjuje novim dokumentom se povlači iz upotrebe. Odgovorno lice OJ je duţno da dostavi primerke dokumenta Referentu dokumentacije. Radi izbegavanja nenamenske upotrebe, aplikacija pri povlačenju u dokument upisuje tekst "VAN UPOTREBE" i datum povlačenja čime je dokument označen kao nevaţeći. Referent dokumentacije je odgovoran da original arhivira, a kopije uništi. Slika Maska "Promena statusa dokumenta" Promena statusa dokumenta u Povučen pomoću DosISO: 1. Kliknuti na dugme Promena statusa dokumenta u meniju Upravljanje dokumentacijom (slika 7.3) 2. Kliknuti na strelicu za otvaranje combo box-a Naziv 3. Izabrati dokument: Preventivno odrţavanje sredstava rada 4. Kliknuti za strelicu za otvaranje combo box-a Status 5. Izabrati status dokumenta: Povučen 6. Pozicionirati kursor u polje Dat_Pov 7. Upisati: 12/17/98 77

78 8. Pritisnuti dugme za povratak u Glavni meni Zatim se pristupa povlačenju dokumenta iz organizacionih jedinica i evidentiraju se podaci o povlačenju. Postupak evidentiranja vraćanja dokumenta pri povlačenju podrazumeva sledeće korake: 1. Ponoviti korake 1-3 iz postupka za distribuciju. 2. Kliknuti na desnu strelicu scroll bar-a ispod tabele da polja za povlačenje postanu vidljiva. 3. Pozicionirati kursor u polje Dat.Pov u vrsti kopije koja se povlači. 4. Upisati datum povlačenja dokumenta: 12/17/98 <Enter> 5. Popuniti ostala dva polja prema ranije opisanom postupku. 6. Vratiti se na Glavni meni 9.8 Arhiviranje dokumenta Dokumenta se čuvaju u arhivi, arhiviraju se na papirnom i magnetnom mediju (disketa, disk ili traka). Arhiva sa originalima mora da bude adekvatno obezbeđena. U arhivi se moraju i fizički razdvojiti vaţeći od nevaţećih originala. Slika Maska "Arhiviranje" Aplikacija QDoc zahteva da su vaţeći i nevaţeći dokumenti pohranjeni na odvojenim direktorijumima koji moraju imati identičnu podstrukturu. Tako da se u postupku povlačenja podaci o povučenim dokumentima smeštaju u arhivsku bazu, a fajlovi sa dokumentima pomeraju na arhivski direktorijum. Postupak povlačenja je sledeći: 1. Pritisnuti dugme Arhiviranje u meniju Upravljanje dokumentacijom (slika 7.3) 2. Pritisnuti dugme Pregled povučenih dokumenata i prenos u arhivu. 3. Izvršiti pregled dokumenata. Moguće je pročitati dokument pomoću klikom na 78

79 4. Pritisnuti dugme Prenos u arhivu (slika 14.21) Slika Prenos u arhivu 5. Pritisnuti dugme OK za arhiviranje dokumenata, ili dugme Cancel za prekid akcije. 6. Vrati se na Glavni meni 79

80 9.9 Pregled arhive i brisanje dokumenta iz arhive Slika Pregled arhive Klikom na dugme brišu se oni dokumenti iz arhive čiji je datum povlačenja stariji od obaveznog roka za čuvanje podataka u Arhivi. Rok za čuvanje se zadaje u masci Evidentiranje dokumenata, pri evidentiranju i kreiranju dokumenata. 80

81 10. Greške pri izvršavanju programa i primedbe korisnika Aplikacija QDoc je paţljivo testirana i otklonjene su sve uočene greške u programu. Međutim, postoji mogućnost pojave prozora sa upozorenjem da se pojavila greška u kodu. Ovakve greške mogu dovesti do prekida započete akcije i izlaska iz aplikacije, ali već uneti podaci neće biti oštećeni. Neadekvatne akcije korisnika takođe mogu dovesti do grešaka. Neke od tih grešaka su simulirane i evidentirane prilikom testiranja, tako da korisnik dobija odgovarajuću informaciju o daljem postupku. Međutim, neke od akcija korisnika nisu predviđene i program će najpre javiti da se pojavila neobrađena greška (slika 15.1). Slika Poruka za pojavu neobrađene greške Nakon toga se otvara maska za opis akcije koja je izazvala grešku i preko nje prozor iz Accessa na engleskom jeziku (slika 15.2). Odgovorom na poruku (OK/Cancel/Help) zatvara se prozor sa porukom i ostaje maska za opis akcije koja je prethodila pojavi greške i u koju korisnik treba da unese podatke o grešci. Slika Maska za opis akcije koja je prethodila pojavi greške. Korisniku je takođe ostavljena mogućnost otvaranja maske "Primedbe" (i kada se nije pojavila greška) za slučaj da ima primedbe ili sugestije vezane za korišćenje aplikacije QDoc. Maska "Primedbe" se otvara iz "Glavnog menija" dvostrukim klikom na naslov maske "Upravljanje dokumentacijom QS" Opisi neobrađenih grešaka, kao i primedbe korisnika biće smeštene u bazu podataka. Na osnovu ovih podataka QDoc razvojni tim će dalje usavršavati aplikaciju QDoc obezbeđujući korisniku konforniji i pouzdaniji rad. 81